Workplace

Was sind die Säulen eines Modern Workplace? 

Ein Modern Workplace ermöglicht die Verwaltung des gesamten Arbeitsplatzes über eine zentrale Plattform und vereinfacht flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten – egal mit welchem Gerät.  

Das Konzept des Modern Workplace fußt auf folgenden fünf Säulen:  

Der Modern Workplace fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen – unabhängig von Abteilungszugehörigkeit, Hierarchieebene oder Standort. Die Kommunikation erfolgt ortsunabhängig und in Echtzeit über Chats oder Videokonferenzen. Darüber hinaus vereinfacht ein Modern Workplace das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten über eine zentrale Plattform und stellt Collaboration-Tools bereit, welche die projektübergreifende Zusammenarbeit fördern. 

Modern Workplace-Lösungen vereinen die Stärken von Mensch und Technologie. Während intelligente Tools zuverlässig Routineaufgaben und Informationsbeschaffung übernehmen, obliegen kreative und sinnstiftende Tätigkeiten dem Menschen. Computer sind dem Menschen in allem überlegen, was sich regelhaft erfassen und in präzisen Schritten festlegen lässt – wie beispielsweise die Auswertung großer Datenmengen. Kreativität und Innovationsgeist dagegen erwachsen aus dem, was sich nicht regelhaft beschreiben lässt. Sie erfordern die Verknüpfung vorhandener Inhalte auf neue und produktive Weise und lassen sich durch Technologie nicht „nachbauen“. Der Modern Workplace liefert Mitarbeitenden in Echtzeit die Daten, die sie gerade benötigen und trägt so dazu bei, dass mehr Zeit für kreative und innovative Tätigkeiten bleibt. Das World Economic Forum nennt hierbei Kreativität als eine der zehn wichtigsten Fähigkeiten in der modernen Arbeitswelt, da sie zu den Fähigkeiten gehört, die Menschen der Technologie weiterhin voraushaben.    

Durch das digitale Arbeiten und immer komplexere Netzwerkstrukturen werden auch die Angriffsflächen für Cyberangriffe größer. Ein Modern Workplace ohne ganzheitliches Sicherheitskonzept ist aus diesem Grund nicht denkbar. Moderne IT-Systeme nutzen in der Regel ein einheitliches Rollen- und Berechtigungskonzept mit Multi-Faktor-Authentifizierungen. Das System erkennt anhand verschiedener Faktoren die Zugriffsberechtigungen der Anmeldung und prüft die Identität des Users. Modern Workplace-Anbieter arbeiten mit vertrauenswürdigen Partnern wie Microsoft zusammen, die der Sicherheit von Daten höchste Priorität einräumen und DSGVO-konform sind. So wird eine lückenlose Modern Workplace-Security sichergestellt. 

4. Einfachheit 
Die Anforderungen an IT-Infrastrukturen entwickeln sich ständig weiter. Unternehmen, die immer noch auf eine klassische IT-Infrastruktur setzen, können bei dem Versuch, mit sämtlichen neuen Entwicklungen Schritt zu halten, häufig kaum noch durchatmen. Ein Modern Workplace dagegen vereint sämtliche Tools und Funktionen, welche die organisatorische Komplexität der IT-Abteilung reduzieren. Manche Unternehmen entscheiden sich außerdem dazu, Arbeitsplätze extern verwalten zu lassen. Dieser Service wird als Workspace Management bezeichnet. Dabei werden IT-Systeme und Anwendungen von einem externen Anbieter verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten.  

5. Mobiles Arbeiten  
Arbeit ist längst nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden. Ein Modern Workplace muss die Möglichkeit bieten, flexibel und produktiv arbeiten zu können – egal wann und wo. Der Modern Workplace sollte daher jederzeit auf jedem Gerät synchronisiert zur Verfügung stehen und sowohl die Erreichbarkeit von Kunden, Dienstleistern und Kollegen als auch den Zugriff auf relevante Daten und Dokumente sicherstellen.

Die richtige Umsetzung Ihres Modern Workplace 

Häufig bereitet der Umstieg auf einen Modern Workplace Unternehmen Probleme, denn sie wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kann die Zusammenarbeit mit einem Modern Workplace-Anbieter Abhilfe schaffen. Dieser wird zunächst Ihren Status quo erfassen: Welche IT-Prozesse und Arbeitsabläufe nutzen Sie aktuell? Was sind Bedürfnisse, Herausforderungen und Ziele? Daraus lassen sich schließlich individuell strategische und technische Empfehlung ableiten.  

Ein Modern Workplace erfordert dabei gewisse technische sowie strukturelle und personelle Voraussetzungen:  

Technische Voraussetzungen für den Modern Workplace 

Ein Modern Workplace erfordert eine IT-Infrastruktur, die das orts- und zeitunabhängige Arbeiten unterstützt. Dazu gehören beispielsweise:

• Anwendungen und Dokumentenaustausch über eine Cloud

• Role-based access

• Kommunikationstools wie beispielsweise MS Teams, die kollaboratives Arbeiten fördern und erleichtern 
• Gesicherter Zugriff auf Unternehmens-IT-Ressourcen 
• IT-Security auf allen Geräten durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen 

Strukturelle und personelle Voraussetzungen für den Modern Workplace 

Neben einer geeigneten IT-Infrastruktur sollte zudem die Arbeitsweise der Belegschaft auf den Modern Workplace abgestimmt werden. Es muss klare Regeln für die Zusammenarbeit geben und sichergestellt werden, dass Mitarbeitende im Homeoffice nicht von Informationen abgeschnitten sind.  

Zu den strukturellen und personellen Voraussetzungen für den Modern Workplace zählen zum Beispiel:

• IT-Kenntnisse der Mitarbeitenden sowie die Fähigkeit zur Selbstorganisation und proaktiven Kommunikation

• Klare Regeln zur Dokumenten- und Informationsablage

• Regelmäßige, kurze Status-Meetings, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und einen gegenseitigen Austausch zu gewährleisten

• Prozesse und Zuständigkeiten, die auch ohne physische Anwesenheit funktionieren