Kölner Studierendenwerk: Modernes Arbeiten und verbesserte Zusammenarbeit dank Microsoft 365

Ausgangssituation: nahendes Support-Ende für alte Microsoft-Produkte und Herausforderungen in der Kollaboration

Der Weg in die Cloud als Ziel: Für das Kölner Studierendenwerk war dies ein wichtiger Aspekt ihrer IT-Strategie, um die Organisation fit für die Zukunft zu machen, Compliance-Vorgaben einzuhalten und die Vorzüge der cloudbasierten Arbeitsweise mit Microsoft 365 voll auszuschöpfen.  

Dass die alten Versionen von Office und Microsoft Exchange nicht mehr lange genutzt werden konnten, war sowohl der Geschäftsführung als auch der IT-Abteilung klar. Mit dem für Herbst 2025 angekündigten Support-Ende in Bezug auf Microsoft-Produkte wie Windows 10 und Exchange 2016/2019 wurde somit eine passende Migrationsstrategie unumgänglich. 

Somit entschied sich das Kölner Studierendenwerk nach dem Ausschreibungsprozess für eine Zusammenarbeit mit dem IT-Spezialisten netgo. Insbesondere dessen umfassende Erfahrung mit Microsoft-Projekten kam der Organisation hierbei zugute. Ziel des IT-Projektes war eine Umstellung auf Microsoft 365, um eine organisationsweite Nutzung in der Cloud zu ermöglichen.

Lösung: Einführung von Microsoft 365 gemeinsam mit netgo

Durch die Einführung von Microsoft 365 wurden rund 300 Mitarbeitende des Kölner Studierendenwerkes umgezogen und mehrere Lösungen implementiert. 

• Microsoft Teams ist nun das zentrale Kollaborations- und Kommunikationstool des Kölner Studierendenwerks. Durch die Absicherung des offenen Microsoft 365 Tenants und die entsprechende DSGVO-konforme Umsetzung kann Microsoft Teams sicher und compliant für die Audio- und Videokommunikation sowie für den Chat genutzt werden.  

• Der Zugriff auf den Tenant ist durch Conditional Access geregelt und ebenfalls DSGVO-konform umgesetzt.  

• Zudem nutzt das Kölner Studierendenwerk nun eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA), um auch hier die Compliance-Anforderungen entsprechend umzusetzen.  

• Darüber hinaus wurde die Basis für eine zentrale Datenablage in SharePoint geschaffen, sodass die Möglichkeit in Zukunft besteht, das Dokumentenmanagement innerhalb der Organisation auszubauen. 

• Die zentrale Verwaltung der mobilen Endgeräte erfolgt nun über Microsoft Intune. Grundlegend sind die Windows-Geräte dort auch eingebunden, um das Antivirenprogramm optimal verwalten zu können, doch der vorige Device Manager wird auch weiterhin für Softwareverteilung, Patch-Management und Geräteverwaltung eingesetzt. 

• Ein weiterer wichtiger Projektbestandteil ist die Umstellung der E-Mail-Verwaltung: Für die meisten Mitarbeitenden erfolgt diese nun nicht mehr über einen lokalen Exchange-Server, sondern in der Cloud. Eine Ausnahme bildet das BAföG-Team, das aus Datenschutzgründen weiterhin einen lokalen Exchange nutzt. 

• Ferner ist nun der Grundstein gelegt für einen sicheren Zugriff auf interne Webseiten ohne obligatorische VPN-Verbindung. 

Das IT-Team des Kölner Studierendenwerks ist sehr zufrieden mit der Umsetzung des Projektes sowie der Zusammenarbeit mit den netgo-Ansprechpartner*innen rund um IT-Architect Thilo Langenhorst. 

"Jemand anderes als die netgo hätte ich mir für dieses Projekt nicht vorstellen können. Immer, wenn wir auf neue Situationen gestoßen sind, hat uns das Team tatkräftig und auf Augenhöhe unterstützt", meint Kaan Cengiz, Systemadministator beim Kölner Studierendenwerk.  

Ergebnis: mehr Sicherheit, verbesserte Zusammenarbeit und umfassende Möglichkeiten für modernes Arbeiten

Dank der Einführung von Microsoft Teams können Audio- und Videocalls nicht nur intern, sondern auch mit Kooperationspartnern problemlos durchgeführt werden – und das alles über eine zentrale Plattform, die sämtliche Prozesse bündelt und das Teilen von Dateien einfacher und sicherer denn je macht. Dies ist ein großer Pluspunkt für die Kommunikation und Kollaboration, sowohl intern als auch extern. 

Darüber hinaus bildet das Transformations-Projekt die Basis für flexible und mobile Arbeitsweisen, was ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitendenzufriedenheit und die Arbeitgeberattraktivität ist. Durch die Modernisierung können nun von unterwegs aus E-Mails abgerufen und versendet werden, und der Zugang zu relevanten Teams-Gruppen oder Dateien aus dem Home-Office ist problemlos möglich – schnell, einfach und sicher. 

Beinahe zeitgleich mit dem IT-Projekt zog das Kölner Studierendenwerk in neue Büroräumlichkeiten um, weswegen Cornelia Draschner, Bereichsleiterin IT und werkService und stellvertretende Abteilungsleiterin Interner Dienst beim Kölner Studierendenwerk, gerne von einem physischen und digitalen Umzugs-Projekt spricht: "Wir haben intern oft von einem 'Big Bang' gesprochen, wenn es um das Microsoft 365-Projekt ging. Doch der große Knall fand nicht nur digital statt, denn während der IT-Transformation zogen wir auch physisch in das neue Service-Haus um. Wir haben unseren Mitarbeitenden also einiges zugemutet, doch es hat alles funktioniert und so konnten wir in einem großen Projekt alles modernisieren", erzählt sie.  

"Im neuen Büro können unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitsplätze über eine Software buchen, wenn sie einen Büro-Tag einplanen. Außerdem sind die Meeting- und Konferenzräume komplett integriert mit Microsoft Teams – somit sind hybride Meetings schnell und unkompliziert durchführbar. Wir freuen uns sehr über diese Rundum-Modernisierung, ganz nach dem Motto 'Verwaltung goes Digital'!", ergänzt sie. 

Das Team in der IT-Administration profitiert außerdem stark von den Automatisierungs- und Standardisierungs-Möglichkeiten in Microsoft 365. „Ich bin ein großer Fan von den Automatisierungen in M365. Ohne netgo hätte ich das nie so herausgefunden und genutzt“, merkt Kaan Cengiz an. „Das Projekt hat unsere Systemadministration wirklich auf ein neues Level gehoben“, ergänzt Cornelia Draschner.  

Insgesamt profitiert das Kölner Studierendenwerk somit von einer Vielzahl von Verbesserungen dank Microsoft 365: 

• Höhere Sicherheit und Umsetzung von Compliance-Anforderungen 

• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation 

• Voraussetzungen für mobile und flexible Arbeitsweisen 

• Höhere Arbeitsgeberattraktivität und Mitarbeitendenzufriedenheit 

• Optimierte Prozesse in der Systemadministration