Party Rent Group:
Gefragtes Duo für besondere Ansprüche

Ausgangssituation

Ob Hochzeit, Firmenevent oder Messeauftritt – wenn eine Veranstaltung zu einem einzigartigen Erlebnis werden soll, dann klingelt bei Party Rent meist das Telefon. Denn trotz der Möglichkeit, Möbel, Geschirr und anderes Equipment über den Party Rent Webshop zu bestellen, ist das Telefon nach wie vor der wichtigste Kommunikationskanal. Das liegt an den besonderen Bedürfnissen des Unternehmens. „Last-Minute-Änderungen, etwa dass noch 50 Gäste mehr kommen, das ist für uns Alltag“, erklärt Manuel Heiser, Geschäftsführer Party Rent Kassel. Hohe Geschwindigkeit und sofortige Erreichbarkeit sind daher entscheidend für den Geschäftserfolg. Das gilt für die kurzfristige Absprache, etwa zwischen den Projektleitern vor Ort und der Logistik. Das gilt aber auch für den Vertrieb: „Viele Kunden schicken ihre Bedarfe per Excel-Liste. In der Regel telefonieren wir nach, um schnellstmöglich Details zu klären“, erzählt Heiser. Schließlich erwarten Kunden auch bei spontanen Anfragen eine punktgenaue Umsetzung. 

Der ehemalige Projektleiter bei Party Rent Frankfurt hat den Standort Kassel und inzwischen noch ein Vertriebs- und Projektbüro in Erfurt aufgebaut. Je mehr jedoch das Auftragsvolumen und der Kundenstamm anwuchsen, desto mehr erwies sich die bisherige Telefonanlage als Hemmnis: „Irgendwo klingelte es immer, häufig alle Apparate auf einmal. Das war laut und nervig, und das umständliche Handling mit Rufnummern eintippen war fehleranfällig und kostete viel Zeit. Wir wollten raus aus der analogen Welt“, sagt Heiser. Daher hieß es auch dieses Mal wieder an netgo gewandt: einmal Swyx bitte! 

Lösung

„netgo und Swyx sind seit mehr als zehn Jahren eine bewährte und geschätzte Größe im Unternehmen“, begründet Heiser die Entscheidung. „Alle gemeinsamen Swyx-Umsetzungen gingen absolut reibungslos über die Bühne“, pflichtet Manuel Storkebaum, IT-Manager Party Rent Group, bei. Das ist keine Selbstverständlichkeit. Ein Standort, der die Anlage nicht über netgo bezog und einrichten ließ, machte die Erfahrung, „dass derjenige, der die Brötchen verkauft, nicht unbedingt gut backen kann.“ Nachdem netgo nachbesserte und den Support übernahm, „wollen die Mitarbeiter die Anlage nicht mehr hergeben“, so Storkebaum. 

Auch bei Swyx-Anlage Nummer 7 musste er lediglich die Anzahl der Lizenzen, die gewünschte Konfiguration und den Go-Live-Termin durchgeben. „Im Geschäftsbetrieb des Kunden wollen wir so wenig wie möglich sichtbar werden“, sagt David Flötotto, System Engineer bei netgo. 

„Wir beschaffen und bereiten daher alles Nötige vor, etwa den Swyx-Server mit Benutzern sowie die Einstellungen für das Call-Routing, damit die Inbetriebnahme vor Ort unterbrechungsfrei und erfolgreich über die Bühne geht." So auch in Kassel. Morgens erhielten die Mitarbeiter ihre neuen Telefone und eine Einweisung in die Tipps & Tricks im Umgang mit der neuen Telefonanlage. Nach einem kurzen Parallelbetrieb von analoger und IP-Telefonie wurde am Mittag komplett auf Swyx umgestellt – ohne jegliche Beeinträchtigung des Arbeitsalltags. 

Ergebnisse

„Das war wieder eine Punktlandung ohne Ausfallzeit. Swyx unterstützt uns genauso, wie wir uns das vorgestellt haben“, lobt Storkebaum. Bedienerfreundliche Funktionen erleichtern und beschleunigen das Arbeiten. Das Ergebnis ist eine verbesserte Prozesseffizienz und Erreichbarkeit sowie ein bis dahin unerreichtes Nutzererlebnis. So sorgt ein intelligentes Call-Routing für Entlastung und Ruhe im Tagesgeschäft. Dazu wurden gestaffelte Überlaufgruppen eingerichtet. Eingehende Anrufe werden bei Besetztzeichen automatisch auf immer größere Gruppen verteilt, bis der Call beantwortet ist. Auf diese Weise gehen keine Gespräche verloren und lange Wartezeiten für Kunden werden vermieden.  

Arbeit spart auch die Ankopplung des ERP-Systems an Swyx Visual Contacts. Vertriebsmitarbeiter bekommen den Namen und die Kundennummer des Anrufers angezeigt und können mit wenigen Klicks die relevanten Informationen aus der Warenwirtschaft aufrufen. „Kurze Bearbeitungszeiten sind extrem wichtig. Was wir vorne an Zeit einsparen, steht uns bei der Umsetzung zur Verfügung“, konstatiert Storkebaum. Das zügige Abstimmen mit den Kollegen aus den unterschiedlichen Bereichen wie Logistik oder Aufbau, von denen viele mobil arbeiten, geht ebenfalls deutlich einfacher. Anhand verschieden farbiger Lämpchen – von rot für besetzt bis grün für frei – ist jederzeit erkennbar, welche Kollegen gerade verfügbar sind. Ein Klick, und schon steht die Verbindung.  

Großer Beliebtheit erfreut sich das mobile Arbeiten per Swyx App auf dem Smartphone. Nicht nur stehen alle Funktionen wie der Präsenzstatus von Kollegen oder der Zugriff auf Unternehmenskontakte parat. Ein weiterer Vorteil: Die mobilen Nutzer sind unter ihrer Büronummer erreichbar, die auch angezeigt wird. „Das funktioniert so gut, dass manche Kollegen bis heute nicht wissen, dass ich während Corona im Home-Office gearbeitet habe“, erzählt Storkebaum verschmitzt.  

Er selbst ist ein Fan von Swyx. Auch weil sich die softwarebasierte Lösung über die zentrale Citrix Terminalserverumgebung bereitstellen lässt. Die Einstellungen auf den Clients werden mit wenigen Klicks per Gruppenrichtlinie zugeordnet und über ein Image provisioniert. Remote erfolgt auch der Support der Swyx-Systeme durch netgo. Die Experten stehen auch bereit, falls ein Standort Unterstützung braucht und die zentrale IT gerade keine Ressourcen verfügbar hat, oder spezielle Expertise gefragt ist. So hat netgo kürzlich die deutschen Standorte mit WLAN ausgestattet. „Seit über zehn Jahren klappt die Zusammenarbeit vorbildlich. Noch immer bin ich begeistert, wie kompetent und reibungslos netgo alles löst. Von daher freue ich mich auf weitere zehn Jahre Zusammenarbeit!“, so Storkebaum.