Exchange Online für zentrales E-Mail-Management und zur Entlastung der Infrastruktur
Seit über 40 Jahren bietet GNS Lösungen zur nuklearen Entsorgung während Betrieb, Stilllegung und Rückbau von Kernkraftwerken und kerntechnischen Einrichtungen an. Die GNS-Gruppe ist Spezialist für die sichere Verarbeitung, Verpackung und Lagerung der durch den Betrieb von Kernkraftwerken anfallenden radioaktiven Abfälle und Reststoffe.
Jede Gesellschaft der Gruppe hatte zuvor eine eigene E-Mail-Verwaltung. Mit der Microsoft 365 Einführung werden nun alle Postfächer über Exchange Online mit einer einheitlichen E-Mail-Lösung gemanaged.
Kunde
- GNS Gesellschaft für Nuklear-Service mbH
- Branche: Kerntechnik
- Mitarbeitende: 1000
- Umsatz: 250 Mio. Euro
Lösungen
- Exchange Online
- OneDrive for Business
- Microsoft Forms
Kernthemen des Projekts
- Migration der Postfächer zu
Microsoft 365 - Konsolidierung der Tochtergesellschaften in eine E-Mail-Lösung
Ausgangssituation
Schon im Vorfeld des Projekts wurde strategisch entschieden, Microsoft Teams zur Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation einzuführen. In diesem Zusammenhang wurden die wesentlichen Fragen zu Sicherheit und Datenschutz in Microsoft 365 positiv beantwortet und eine erste Lizenzauswahl getroffen, die auch Exchange Online umfasste.
Microsoft Exchange war bereits seit vielen Jahren die präferierte E-Mail-Verwaltung der GNS. Die Tochtergesellschaften waren im IT-Betrieb allerdings autark aufgestellt, teilweise auch mit einer alternativen Lösung. Mit dem Plan, Teile des Rechenzentrumsbetrieb nach Microsoft 365 auszulagern, wurde auch die Konsolidierung der IT-Systeme verfolgt.
„Im Hinblick auf die IT-Sicherheit wurde zudem definiert, nicht alle Postfächer zu migrieren. Einige strategische Postfächer sollten
on-premises im Hybridbetrieb mit Exchange Online koexistieren, um eine Absicherung im Worst-Case-Fall zu gewährleisten“, betont Matthias Degener, Leiter IT-Infrastruktur bei der GNS.
Vorgehen
Zunächst wurde in mehreren Workshops geklärt, wie die Ziel-Infrastruktur zukünftig aussehen soll und welche Postfächer nach Exchange Online überführt werden. Alle Ergebnisse wurden in einem Konzept zusammengefasst und mit der IT-Abteilung abgestimmt. Die Gesellschaften wurden jeweils vor einer Migration genauer betrachtet: „Die Detail-Analysen wurden in Workshops für alle unsere Gesellschaften erarbeitet. Um einen reibungslosen und angenehmen Ablauf zu gewährleisten, haben wir uns für eine zeitlich versetzte Migration der Gesellschaften entschieden“, ergänzt Matthias Degener.
Ziel für alle Unternehmensteile war Exchange Online in Kombination mit einem zentral betriebenen Exchange Hybridserver für die jeweilige Gesellschaft. Dabei wurden auch Drittanbieter-Lösungen zur E-Mail-Verschlüsselung und Archivierung mit Auswirkung auf den eingehenden und ausgehenden Nachrichtenfluss berücksichtigt.
Lösung
Um die IT-Infrastruktur des Kunden zu modernisieren und zu vereinfachen, wurde Microsoft 365 in den primären Rechenzentren Berlin und Frankfurt eingeführt. Dies umfasste die Umstellung der Lizenzierung auf Microsoft 365 Apps auf allen Clients und virtuellen Desktops, die Migration aller Postfächer nach Exchange Online und die Einführung von Cloud-Lösungen, die nahtlos mit Microsoft 365 integriert sind. Die Migration der Postfächer erfolgte dabei gestaffelt in Wellen begleitet durch Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.
Dadurch verfügen die Mitarbeiter nun über die stets aktuelle Office Version, auch auf mobilen Endgeräten. Außerdem wurde der Serverbetrieb zum Hosten der eigenen Postfächer entlastet, was zukünftig Kosten einspart und die Wartung vereinfacht. Mit den weiteren Diensten aus Microsoft 365 stehen zudem komplementäre Optionen für Outlook zur Verfügung, wie bspw. „OneDrive for Business“ zum Teilen von zentral freigegebenen Dokumenten und „FindTime“ zur einfachen Vereinbarung von Terminen mit Externen.
Ergebnis
Alle Postfächer wurden nach Exchange Online ausgelagert. Damit sind nun alle Mitarbeiter der Gruppe auf einer Kommunikationsplattform vereint.
Mit dem erfolgreich durchgeführten Projekt hat GNS einen wichtigen Schritt in die digitale Transformation gemacht und profitiert von den Vorteilen einer modernen und sicheren Cloud-Plattform. Der Kunde hat seine IT-Ressourcen optimiert, ohne dabei an Qualität oder Leistung einzubüßen.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Migration zu Exchange Online. Es war ein reibungsloser und effizienter Prozess, der von netgo effizient und professionell begleitet wurde. Mit Microsoft 365 haben wir unsere IT-Infrastruktur modernisiert und zukunftssicher gemacht. Wir können nun von den vielen Vorteilen einer Cloud-Lösung profitieren, die perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wir danken netgo für ihren hervorragenden Service und ihre Unterstützung.“
Matthias Degener, Leiter IT-Infrastruktur
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