Anwenderfokus zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Projekten über Microsoft Teams

Ausgangssituation 

Bisher wurden ausschließlich IT-Ressourcen aus dem eigenen Rechenzentrum für die täglichen IT-Aufgaben bereitgestellt. Damit gestalteten sich aber insbesondere Projekte mit externen Teilnehmern zunehmen als Herausforderung. Während sich andere Firmen in Richtung Cloud orientierten, steht für die GNS-Gruppe die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und die Kontrolle abfließender Daten an oberster Stelle. Mit den zunehmenden Datenschutz-Mechanismen und der Zusicherung von Dienst-Standorten wurde die Cloud für den Kunden interessant.

Das Unternehmen setzte schon seit vielen Jahren auf Geschäftslösungen von Microsoft. So wurden u.a. Dateiablagen, Postfächer oder webbasierte Anwendungen über Serverlösungen wie Exchange oder SharePoint betrieben. Die Verwendung bekannter Lösungen aber auch die zunehmende Umstellung der Lizenzmodelle von Microsoft auf die eigenen Cloud-Dienste waren u.a. die Beweggründe der GNS-Gruppe, sich intensiv mit Microsoft 365 auseinanderzusetzen.

Vorgehen

Zunächst wurde in User Adoption Workshops untersucht, welche offenen Themen es bei der Zusammenarbeit damaliger IT-Lösungen gab und welche Lösungen seitens der Anwender gesucht wurden, um insbesondere in Projekten die Zusammenarbeit an Dokumenten, Aufgaben und Prozessen zu verbessern.

Die so gewonnenen Einblicke wurden mit den Möglichkeiten von Microsoft 365 abgeglichen und somit eine erste Dienstauswahl sowie eine mögliche zeitliche Umsetzung (Roadmap) erstellt. Besonders im Fokus standen die kollaborativen Möglichkeiten von Microsoft Teams, ein Dienst, der bereits für Kommunikationszwecke eingeführt war.

Lösung

Durch den gemeinsam entwickelten Projektplan wurden die Release-Zeitpunkte der Gesellschaften festgelegt und mittels Rückrechnung bestimmt, wann welche Informationen zur Microsoft 365 Einführung an wen kommuniziert und in welcher Ausprägung Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden.

Dabei entschied sich GNS für einen mehrstufigen Einführungsprozess: Ausgewählte Key-User jedes Unternehmensbereichs wurden in intensiven Vor-Ort-Trainings mit umfangreichem Hintergrundwissen zu den Diensten versorgt. Desweiteren erhielten alle Mitarbeiter zweistündige Webinar-Trainings, die aufgezeichnet und anschließend abrufbar bereitgestellt wurden. Die Rolle der Key-User beinhaltete, erste praxisnahe Fragen der Anwender nach den durchgeführten Webinaren direkt in den Bereichen bzw. in einer Microsoft Teams Community klären zu können. Technische Fragen gingen weiterhin an den IT-Support.

Abgerundet wurden die Maßnahmen durch ein webbasiertes On-Demand-Schulungsportal mit über 1000 Videos zu diversen Microsoft 365 Themen (Office, Teams, Planner, etc.) sowie durch ein SharePoint Online basiertes Adoption Portal, welches Begriffsklärungen, die Definition neuer Arbeitsweisen, Zeitpläne und erste Informationen zu den Microsoft 365 Diensten enthielt. Dieses individualisierbare Portal erleichtert es zudem, auch zukünftig alle Mitarbeiter über Updates, Dokumente oder Videos informiert zu halten. Diesen Prozess unterstützt netgo fortlaufend durch das Angebot „Managed Microsoft 365 User Adoption“.

Ergebnis

Insgesamt erreichte die GNS durch die Adoption Maßnahmen eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit bei der Einführung von Microsoft 365: „Mit der netgo haben wir eine reibungslose Einführung der Microsoft 365 Dienste erreichen können. Wir bekommen aus allen Bereichen durchweg positives Feedback und freuen uns, dass die Dienste angenommen werden.“, so Frau Dr. Andrea Eckelhoff, IT-Leiterin der GNS-Gruppe.

Die direkte Ansprache der Mehrwerte für Anwender, die Integration aller Bereiche im Einführungsprozess, die umfassenden Schulungsmaßnahmen sowie die kontinuierliche Versorgung mit Anwender-Tipps und Updates zu den Diensten, sorgten für den Erfolg und die gewünschte Benutzerakzeptanz.