Digitalisierung in der Baubranche: H. Hütter GmbH & Co. KG optimiert Dokumentenmanagement mit netgo

Ausgangssituation: komplexe Prozesse und Papierberge

Als kaufmännischer Leiter bei H. Hütter erkannte Marc Homburg schnell die Notwendigkeit, die Verwaltungsprozesse zu verschlanken und zu digitalisieren. Die Baubranche ist bekannt für ihre komplexen Abrechnungsprozesse, insbesondere wenn es um die Zusammenarbeit mit Nachunternehmen geht. „In der Baubranche wird nicht jede Rechnung so bezahlt, wie es auf der Rechnung steht“, erklärt Homburg. Oft werden Rechnungen händisch korrigiert, was zu Unübersichtlichkeit und Fehlern führte. 

Ein weiteres Problem stellte die Verwaltung von Lieferscheinen dar. Diese trafen oft erst lange nach den zugehörigen Rechnungen ein, da sie von den Baustellen eingesammelt werden mussten. Dies führte zu einer zeitaufwändigen Nachbearbeitung und erschwerte die Übersicht über den aktuellen Stand der Projekte. 

Auch die Archivierung und der Zugriff auf Dokumente waren eine Herausforderung. Bauleiter*innen mussten oft für jede Auskunft in die Buchhaltung gehen und Ordner durchsuchen, um Informationen zu Rechnungen oder Projekten zu erhalten. Das kostete wertvolle Zeit und behinderte einen effizienten Arbeitsablauf. 

Lösung: maßgeschneidertes Dokumentenmanagement mit d.velop documents

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich H. Hütter für die Implementierung von d.velop documents, einer leistungsstarken Dokumentenmanagement-Lösung, die von netgo individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde. 

Zunächst wurde ein digitaler Rechnungseingang eingerichtet. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch dokumentiert – papierne Rechnungen eingescannt – und in einen strukturierten Workflow überführt. Dabei wurde ein spezieller Abrechnungsbogen entwickelt, der es ermöglicht, Rechnungen von Nachunternehmen effizient zu prüfen und bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen. 

Lieferscheine können nun unabhängig von den Rechnungen erfasst und später automatisch mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft werden. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und vereinfacht die Rechnungsprüfung erheblich. 

Besonders hervorzuheben sind auch die Integration des Dokumentenmanagements in das ERP-System – auch für den Rechnungsausgang – und die Entwicklung eines spezialisierten Workflows für Abschlagsrechnungen, der die besonderen Anforderungen der Baubranche berücksichtigt. Dieser ermöglicht es, aufeinander aufbauende Rechnungen effizient zu verwalten und zu prüfen. 

Ergebnis: Effizienz und Transparenz im Fokus

Die Implementierung des neuen Dokumentenmanagement-Systems hat bei H. Hütter für signifikante Verbesserungen gesorgt. Marc Homburg berichtet: „Mittlerweile haben wir fast 80% unserer Rechnungen nur noch digital im Eingang". Dies hat die Verarbeitungszeiten erheblich verkürzt und nebenbei auch den Papierverbrauch drastisch reduziert. Ein großer Vorteil ist die gesteigerte Transparenz. Bauleiter*innen können nun von überall auf relevante Dokumente zugreifen, ohne den Umweg über die Buchhaltung gehen zu müssen. „Mit zwei, drei Klicks habe ich die Informationen, die ich brauche, vor mir“, freut sich Homburg über die neue Effizienz. 

Auch die Fehleranfälligkeit wurde deutlich reduziert. Durch die automatisierte Verarbeitung und die integrierten Prüfschritte werden manuelle Eingabefehler minimiert. Dies führt nicht nur zu einer höheren Datenqualität, sondern auch zu einer verbesserten Compliance, weil zum Beispiel jeder Vorgang vollständig nachvollziehbar ist. Die Einführung des digitalen Abrechnungsbogens hat die Zusammenarbeit mit Nachunternehmern vereinfacht und beschleunigt. Korrekturen und Anpassungen können nun transparent und nachvollziehbar vorgenommen werden. 

Ein weiterer positiver Effekt ist die Optimierung des Cashflows. Durch die schnellere Rechnungsverarbeitung können Skontofristen regelmäßig ausgenutzt werden, ohne dabei auf eine gründliche Prüfung verzichten zu müssen. Diese Fristen konnten früher oft nicht gehalten werden. Trotz anfänglicher Skepsis einiger Mitarbeitenden hat sich das neue System bewährt. „Nach und nach kommen wir dahin, dass die Mitarbeitenden regelrecht begeistert davon sind“, berichtet Homburg über die positive Entwicklung.  

Die Zusammenarbeit zwischen H. Hütter und netgo geht über die reine Implementierung hinaus. Kontinuierliche Optimierungen gehören dazu. Schließlich hat auch Hütter, wie jedes andere Unternehmen, ganz spezielle Geschäftsprozesse, auf die man d.velop documents anpassen kann – und sollte. Und auch Erweiterungen, wie beispielsweise die aktuell in Entwicklung befindliche digitale Abnahmeprotokoll-Lösung oder die vollständige digitale Bauakte, die Hütter anstrebt, und nicht zuletzt die kommende E-Rechnungspflicht stehen auf der Agenda. Das alles zeigt, dass die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist.