Wittler: Papierlos glücklich dank digitalem Rechnungseingang

Die Ausgangssituation:  papierbasierte, zeitintensive Rechnungssuche

Bevor das Team der Wittler Visuelle Einrichtungen GmbH auf netgo zukam, verfügte die Finanzbuchhaltung des Unternehmens über keine digitale Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung, was zunehmend herausfordernd wurde. Um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht nachzukommen, GoBD-konform zu arbeiten und digitale Eingangsrechnungen revisionssicher ablegen zu können, wurde eine passende Lösung benötigt.  

Doch nicht nur die gesetzliche Lage bewegte das Team dazu, die Prozesse zu überarbeiten und zu optimieren: Auch der Arbeitsaufwand in der Buchhaltung war sehr hoch und erforderte viele manuelle Schritte. Insbesondere die Suche nach einzelnen Rechnungen gestaltete sich als überaus zeitaufwändig.  

„Gerade im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht merkten wir sehr schnell, dass wir mit der bestehenden Lösung an unsere Grenzen gerieten und z. B. keine revisionssichere Archivierung der Rechnungen gewährleisten können", meint Christina Rother, Finanzbuchhalterin bei Wittler. "Wir brauchten eine Lösung, die uns eine unkomplizierte Umsetzung des digitalen Eingangsrechnungsprozesses ermöglichte und mit deren Hilfe wir die Rechnungen gesetzeskonform ablegen können“, ergänzt sie. 

Dass netgo hierbei mit Rat und Tat zur Seite stand, erleichterte die Einführung einer passenden Lösung ungemein. Das erfahrene Team rund um Consultant Michael Lenz kümmerte sich um die Implementierung der ELO ECM Suite, um den digitalen Rechnungseingang effizient umzusetzen. 

Die Lösung: Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung mit ELO

netgo arbeitete an der Einführung der ELO ECM Invoice Business Solution bei Wittler; dabei wurden auch ELO DocXtractor sowie ELO XC für das Rechnungseingangspostfach implementiert.  

Im Zuge dessen wurde eine Anbindung der Stammdaten aus der vorhandenen Rechnungssoftware über eine Schnittstelle eingerichtet. Die digitalen Rechnungen sind gesetzeskonform archiviert und der Buchhaltungsvorschlag wird entsprechend an die bereits vorhandene Rechnungssoftware übergeben. 

Weiterhin arbeitete das netgo-Team im Rahmen des Projektes an der Volltextindizierung aller Rechnungen, um eine intelligente und effiziente Suche in ELO zu ermöglichen. Durch die Erweiterung des Rechnungs-Dashboards wurde darüber hinaus eine optimale Übersicht aller Rechnungen geschaffen – entsprechende Filteroptionen erleichtern die Bedienung und sorgen für eine übersichtliche und benutzerfreundliche Handhabung. 

Somit wurde ein wichtiger Meilenstein für die Digitalisierung des Rechnungseingangs bei Wittler gesetzt und die Grundlage für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht gelegt. 

Das Ergebnis: schnelles Auffinden von Rechnungen in ELO und zeitsparende digitale Workflows

Dank der Implementierung von ELO sind zahlreiche Vorteile für die Finanzbuchhaltung der Wittler Visuelle Einrichtungen GmbH entstanden. 

Zum einen werden die Eingangsrechnungen nun über den digitalen Workflow freigegeben und revisionssicher abgespeichert. Somit müssen die Papier-Dokumente nicht mehr durch das Unternehmen wandern und die Freigabeprozesse konnten deutlich beschleunigt werden. Außerdem können somit keine Dokumente verloren gehen und die Mitarbeitenden sehen jederzeit in ELO, wer wann welchen Beleg freigegeben hat. 

Zum anderen können durch den optimierten digitalen Workflow und die verbesserte Übersichtlichkeit die Skonti-Fristen effizienter gestaltet werden: Innerhalb der Freigabe-Aufgaben sind jeweils Fristen für die Freigaben hinterlegt, sodass die einzelnen Kolleg*innen automatisch erinnert werden, bis wann eine Freigabe jeweils erfolgen muss. Frau Rother kann sich somit sicher sein, dass alle wichtigen Informationen im System hinterlegt sind und die Mitarbeitenden die Erinnerungen rechtzeitig innerhalb von ELO bekommen. 

Mithilfe der intelligenten Suchfunktion lassen sich einzelne Rechnungen auf digitalem Wege nun wesentlich schneller finden, was den Arbeitsalltag stark erleichtert. Weiterhin sind auf dem Dashboard alle wichtigen Rechnungen auf einen Blick verfügbar – schnell, unkompliziert und digital. 

Die Anforderungen der E-Rechnungspflicht werden dank der revisionssicheren Ablage und der digitalen Eingangsrechnung nun mühelos umgesetzt. 

"Insbesondere dank der intelligenten Suche in ELO sparen wir viel Zeit und müssen nicht lange nach bestimmten Rechnungen suchen. Wir haben einen optimalen Überblick und alles ist digital abgebildet. Somit steht den Anforderungen der E-Rechnungspflicht dank netgo und ELO nichts mehr im Wege“, freut sich Christina Rother. 

Mit der Einführung der ELO Suite geht die Wittler Visuelle Einrichtungen GmbH somit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Zukunftssicherheit.