Caritasverband im Kreisdekanat Warendorf e.V.: Verbesserte Zusammenarbeit dank Microsoft 365

Die Ausgangssituation

Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sind heutzutage entscheidende Erfolgsfaktoren – auch intern. Für den Caritasverband im Kreisdekanat Warendorf e.V. war genau das der Antrieb, die bestehenden Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und neue Wege zu gehen.

Bis Dezember 2023 verfügten die rund 1.400 Mitarbeitenden über keine gemeinsame Informationsplattform. Wichtige interne Inhalte waren nur über die öffentlichen Webseiten verfügbar, während interne Dokumente dezentral und unübersichtlich verteilt lagen. Dadurch entstanden lange Suchzeiten, redundante Nachfragen und insgesamt ineffiziente Arbeitsabläufe sowie Kommunikationslücken.

Gemeinsam mit netgo wurde ein modernes Arbeitsumfeld auf Basis von Microsoft 365 geschaffen, das nicht nur technologische Lücken schloss, sondern vor allem die tägliche Zusammenarbeit nachhaltig verbesserte.

Die Lösung

Als Lösungsansatz wurde eine umfassende digitale Transformation angestoßen, die bis Februar 2025 umgesetzt wurde. Im Mittelpunkt standen die Einführung und strategische Nutzung von Microsoft 365. Dazu gehörte eine fundierte Beratung zu den Produktivitäts- und Sicherheitstools, mit dem Ziel, eine moderne und geschützte Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die grundlegende Einrichtung des Microsoft 365 Tenants erfolgte nach Best-Practice-Vorgaben, um eine stabile technische Basis zu gewährleisten. Die Migration zu Exchange Online wurde technisch begleitet – inklusive Benutzersynchronisation und Einrichtung einer Exchange-Hybridumgebung – und ermöglichte eine reibungslose Systemumstellung.

Für eine effizientere Zusammenarbeit wurden Strukturen für den Einsatz von Microsoft Teams entwickelt, insbesondere für die abteilungs- und projektübergreifende Kommunikation. Zusätzlich wurde ein SharePoint-Online-basiertes Intranet für sämtliche Geschäftsbereiche der Caritas eingeführt, um eine zentrale Plattform für interne Informationen bereitzustellen.

Abgerundet wurde das Projekt durch praxisnahe Schulungen: On-Demand-Trainings zur Rollenverantwortung von Gruppenbesitzern sowie gezielte Einführungen in SharePoint Online stellten sicher, dass alle Mitarbeitenden die neuen digitalen Werkzeuge sicher und effektiv anwenden können.

Das Ergebnis

Die Einführung der neuen Technologien und die Umstrukturierung der Arbeitsabläufe führten zu einer erheblichen Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Mitarbeitenden haben nun Zugang zu einer zentralen Informationsplattform, was die Effizienz und Produktivität deutlich gesteigert hat.

Durch die begleitenden Schulungen wurden zudem digitale Kompetenzen aufgebaut – die Grundlage für einen souveränen Umgang mit den neuen Tools im Arbeitsalltag.

Florian Rünz, Projektleiter der netgo, resümiert: „Als Projektleiter erfüllt es mich mit großem Stolz, mit einem so engagierten Team zusammengearbeitet zu haben und gemeinsam eine bedeutende Verbesserung für einen so wichtigen sozialen Verein wie die Caritas erreicht zu haben.“ Marc Hölscher, IT-Architekt der netgo, ergänzt: „Das Projekt war von Beginn an sehr konstruktiv. Es bot die Möglichkeit, alte Strukturen neu zu denken und diese mittels Cloud-Technologie in zukunftsorientierte Bahnen zu lenken.“

Das Projekt zeigt, wie gezielte Beratung und eine enge Zusammenarbeit dazu beitragen können, eine Organisation fit für die digitale Zukunft zu machen. Die Caritas hat bewiesen, dass Tradition und Innovation Hand in Hand gehen können – und wir sind dankbar, Teil dieser Transformation gewesen zu sein