Modeladen Hillenbach: Zeitersparnis von 80% dank digitalisiertem Rechnungsdurchlauf

Ausgangssituation: papiergebundene Prozesse in der Buchhaltung bei wachsendem Belegaufkommen

Bevor die Modeladen Hillenbach GmbH das Digitalisierungsprojekt mit netgo umsetzte, waren die Prozesse komplett papierbasiert. Die Lieferanten schickten ihre Ware direkt an die Zentrale, sodass nur eine einzige Rechnung pro Lieferung bzw. pro Lieferant anfiel, die entsprechend einfach bearbeitet werden konnte.  

Mit der Umstellung auf eine dezentrale Anlieferung änderte sich der Prozess jedoch grundlegend: Die Lieferungen gehen seither direkt in die insgesamt 19 Filialen – und mit jeder einzelnen Lieferung entstehen separate Rechnungen und Lieferscheine. Somit kam es schlagartig zu einem enormen Umfang an Einzelbelegen. Die Unmengen an Lieferscheinen und Rechnungen mussten händisch geprüft, sortiert und weiterbearbeitet werden, was die bisherigen papiergebundenen Prozesse zunehmend vor große Herausforderungen stellte.  

Torsten Wellkamp, der sowohl in der IT als auch in der Buchhaltung bei der Modeladen Hillenbach GmbH tätig ist, merkte zur damaligen Zeit schnell, dass eine digitale Lösung benötigt wurde: „Der buchhalterische Aufwand wuchs stark und so kamen wir rasch auf den Gedankengang, dass es möglich sein muss, all das in digitalisierter Form abzuhandeln“, erinnert sich Wellkamp. „Mittlerweile fallen rund 60.000 Rechnungen pro Jahr an – das entspricht etwa 260 Rechnungen pro Werktag. Diese Menge kann man nicht mehr manuell bearbeiten“, ergänzt er. 

Somit entschied sich die Geschäftsführung der Modeladen Hillenbach GmbH mit dem IT-Spezialisten netgo eine entsprechende Lösung zu finden, um die Prozesse in der Buchhaltung zu digitalisieren.

Lösung: digitalisierter Rechnungsdurchlauf auf Basis von d.velop documents

Der Lösungsansatz für einen digitalisierten Rechnungsdurchlauf basiert auf der bewährten Lösung d.velop documents. Gemeinsam mit dem netgo-Team wurden die Prozesse digitalisiert: 

• Eingehende Rechnungen, die per E-Mail das Unternehmen erreichen, gelangen nun automatisch in den Eingangsrechnungsordner und werden ins System übernommen. 

• Auch E-Rechnungen werden gleichermaßen erkannt und verarbeitet. 

• Der Lieferschein wird von der Warenwirtschaft nach dem Einbuchen als digitaler Lieferschein exportiert.  

• Anschließend erfolgt die erste Prüfung direkt im System, um abzugleichen, ob alle Details korrekt sind. 

• Danach werden die Belege nahtlos und ohne zusätzlichen Aufwand an das Steuerbüro weitergeleitet. 

Für einzelne Lieferanten, die ein Zahlungsavis nur als PDF bereitstellen können, wird dieses in CSV konvertiert, damit das Steuerbüro es direkt verarbeiten kann. Dank der neuen Lösung entfallen sowohl das manuelle Sortieren als auch das Ablegen von Rechnungen. Das Team muss sich nur noch vereinzelt um fehlerhafte Rechnungen kümmern, bei denen beispielsweise eine Steuernummer nicht korrekt ist.   

Auch die Nachbereitung ist nun wesentlich simpler und zeitsparender, da über die komfortable Schlagwortsuche benötigte Rechnungen in wenigen Klicks im System gefunden werden können. Da die Modeladen Hillenbach GmbH marktplatzangebunden ist, werden beispielsweise immer wieder Originalrechnungen auf EAN-Basis benötigt – diese können mithilfe der intelligenten Suchfunktion wesentlich schneller gefunden werden. 

Ergebnis: mehr Zeit, geringere Kosten und weniger Stress

Dank der Einführung von d.velop documents und den optimierten Prozessen in der Buchhaltung kann das Unternehmen eine Zeitersparnis von fast 80% beobachten – vor allem durch den Wegfall der papiergebundenen Rechnungsprozesse und die intelligente Suche im System. Die gewonnene Zeit kann das Team wiederum gezielt für andere Aufgaben nutzen. 

„Vor dem Digitalisierungsprojekt haben in den Hochphasen mehrere Leute an der Rechnungsbearbeitung gearbeitet, mindestens zwei in Vollzeit. Jetzt ist es eine Kollegin, die sich darum kümmert und sich zu 100% darauf fokussieren kann“, meint Wellkamp. „Man findet nun in wenigen Klicks genau das, was man braucht. Auch während der Bearbeitung und später beim Suchen oder Nachbearbeiten spart man enorm viel Zeit“, ergänzt er. 

Die Modeladen Hillenbach Gmbh profitiert somit in vielerlei Hinsicht von der Einführung der d.velop-Software und der Umsetzung digitalisierten Rechnungsdurchlaufs: 

• Signifikante Kosteneinsparungen durch weniger Papierverbrauch 
• Eine geschätzte Zeitersparnis von 80% in der Rechnungsbearbeitung 

• Ein geringeres Stresslevel in der Buchhaltung