Franz Mensch: Der Weg in die Digitalisierung und Automatisierung mit ELO

Die Ausgangssituation: manuelle und zeitraubende Prozesse in der Auftragsverarbeitung

Die Auftragsverarbeitung automatisieren – dieses Ziel hat sich die Franz Mensch GmbH für die kommenden Jahre gesetzt und arbeitet nun Schritt für Schritt an der erfolgreichen Zielumsetzung im Rahmen der unternehmensweiten Wachstumsstrategie. Dabei möchte der führende Hygieneartikel-Anbieter bis 2030 das Logistikzentrum verdoppeln und die angebotene Artikelmenge um ein Vielfaches erhöhen: Das Sortiment soll von etwa 10.000 Artikeln auf rund 70.000 Artikel anwachsen.  

Die Basis bildet eine durchdachte Strategie, die eine stetige Prozessoptimierung und Automatisierung sowie den klugen Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Robotik vorsieht. Die Mitarbeitenden sollen optimal unterstützt und an den passenden Stellen entlastet werden. Die Verwendung innovativer Softwarelösungen spielt eine wichtige Rolle für die Erreichung der Wachstumsziele.  

Dass die vor einigen Jahren eingeführte Softwarelösung für die Auftragsverarbeitung die Anforderungen des Unternehmens nicht vollumfänglich erfüllen konnte, wurde somit schnell klar. "Es war uns wichtig, den zuständigen Fachbereich zu entlasten und manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Hierfür brauchten wir eine passende und zukunftsfähige Softwarelösung", meint Zdenko Bajac, IT-Leitung (CIO) bei der Franz Mensch GmbH.  

Innerhalb des Softwareauswahl-Prozesses wurden verschiedene Lösungen ausprobiert und unter denselben Bedingungen miteinander verglichen. Die Softwarelösungen von ELO überzeugten das Unternehmen auf ganzer Linie und erhielten somit den Zuschlag. Mit dem erfahrenen Software-Team des IT-Spezialisten netgo konnte Zdenko Bajac eine maßgeschneiderte Lösung zur ELO-Nutzung für die Franz Mensch GmbH erarbeiten. „netgo konnte uns die benötigte Erfahrung und Kompetenz liefern, um ELO erfolgreich bei Franz Mensch einzuführen“, erzählt Zdenko Bajac.  

Die Lösung: digitalisierte Prozesse in der Auftragsbearbeitung mit ELO

Die Franz Mensch GmbH nutzt seit Sommer 2024 erfolgreich die ELO Software, um die Prozesse im Bereich der Aufträge zu optimieren. Durch den Einsatz der bewährten Digitalisierungs-Software wird die Auftragsverarbeitung nun zu einem Großteil digitalisiert und automatisiert: 

• Die eingehenden E-Mails der Kunden werden von ELO ausgelesen. 

• Anschließend werden diese mit den entsprechenden Daten (wie Kunden- und Artikel-Stammdaten) aus dem ERP-System abgeglichen. 

• Es folgt eine Umwandlung in ein für das ERP-System passende Format, um einen Auftrag zu generieren. 

• Bei einzelnen Aufträgen ist aktuell noch ein manuelles Prüfen erforderlich, da nicht alle Dokumente zu 100% erkannt werden – dies wird jedoch Stück für Stück optimiert. 

• Das langfristige Ziel ist die Vollautomatisierung der Auftragsbearbeitung. 

„Wir sind sehr zufrieden mit der Einführung von ELO und konnten uns insbesondere bei den Prozessen rund um die Stammdaten über die Expertise des netgo-Teams freuen“, meint Zdenko Bajac. „Der Abgleich der Bestellinformationen in Richtung der Stammdaten ist eine der größten Herausforderungen, denn natürlich kommt es in den Kunden-E-Mails zu unterschiedlichen Bezeichnungen – beispielsweise wird manchmal das Wort Packung anstatt Karton verwendet. Das netgo-Team konnte uns hierbei sehr kompetent unterstützen“, ergänzt Zdenko Bajac. 

Der Grundstein für eine volle Automatisierung der Auftragsbearbeitung ist somit gelegt und kann durch den Einsatz der ELO-Lösungen und die Zusammenarbeit mit netgo schrittweise weiterverfolgt werden. 

Das Ergebnis: Entlastung der Mitarbeitenden und höhere Effizienz

Dank der Einführung von ELO werden die Mitarbeitenden in der Auftragsbearbeitung zunehmend entlastet – bei einer gleichzeitig wachsenden Auftragslast infolge der sukzessiv steigenden Artikelmenge. „Insgesamt betrachtet haben wir eine höhere Effizienz geschaffen für die Mitarbeitenden“, meint Zdenko Bajac.  

Dies ist wichtig für Franz Mensch, um die Wachstumsstrategie und die kontinuierliche Sortimentserweiterung voranzubringen sowie eine Vollautomatisierung in der Zukunft zu erlangen. 

„Auf dem Weg zur Vollautomatisierung und Digitalisierung der Prozesse ist die Einführung von ELO ein bedeutender Meilenstein für Franz Mensch – wir haben einen riesigen Sprung nach vorne gemacht“, meint Zdenko Bajac. 

Die Wahrnehmung der Mitarbeitenden in Bezug auf die neue Softwarelösung ist sehr positiv, was sicherlich auch ein Resultat der Einbindung des Fachbereichs im Rahmen der Softwareeinführung ist: Im Vorfeld wurden jegliche Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzenden beachtet und in das Projekt miteinbezogen. 

Die Franz Mensch GmbH kann somit signifikante Verbesserungen durch den Einsatz der ELO Software feststellen: 

• Entlastung der Mitarbeitenden und optimale Usability 

• höhere Auftragslast bei Steigerung der Artikelmenge 

• kein Auftragsstau mehr 

• zukunftsfähige Lösung innerhalb der andauernden Digitalisierungsstrategie