Mayer: Digitaler Rechnungseingang an allen Standorten mit ELO

Die Ausgangssituation: kein unternehmensweit einheitliches Dokumentenmanagement

Nachdem die Mayer Gruppe das am Standort Heidenheim eingesetzte Dokumentenmanagementsystem (DMS) von DATEV nicht mehr weiterverwenden konnte, machte sich die Geschäftsführung auf die Suche nach einem langfristig einsetzbaren DMS für alle Standorte des Unternehmens. Da das Team rund um den kaufmännischen Leiter und CFO Chris Matzner bereits bestens vertraut mit DATEV war, lag die Entscheidung für ELO for DATEV nahe.  

Ein wichtiger Punkt bei der Softwareauswahl war u. a. die Sprache, da der Standort in Ungarn ebenfalls mit dem DMS arbeiten sollte. "Bislang erfolgte die Rechnungsbearbeitung in Ungarn ausschließlich papierbasiert. Die Belege wurden klassisch manuell in Umlauf gebracht mit Haken und Stempel versehen – ein ineffizienter und zeitintensiver Ablauf", erinnert sich Chris Matzner. 

Auch das seit 2025 der Mayer Gruppe zugehörige Unternehmen Dörflinger Bedachungs- und Fassadenbau GmbH & Co. KG sollte in das Finanzsystem integriert werden und somit das neue DMS nutzen. Ähnlich wie am Standort in Ungarn zeichnete sich die Unternehmenskultur durch eine papierbasierte Arbeitsweise aus, sodass eine Digitalisierung des Rechnungseingangs erstrebenswert war. 

Die Lösung: digitaler Rechnungseingang mit ELO for DATEV

Gemeinsam mit netgo als Software-Partner wurde Schritt für Schritt ein Plan erarbeitet, wie ELO for DATEV sowohl im deutschen Heidenheim als auch im ungarischen Standort Kisfalud eingesetzt werden konnte, um alle Workflows abzubilden und nahtlos weiterzuarbeiten. Die Prozessgestaltung wurde durch das netgo Consulting individuell an die Mayer Gruppe angepasst. 

Durch die Einführung von ELO for DATEV profitiert die Mayer Gruppe nun von einem unternehmensweit einheitlichen digitalen Rechnungseingang und Dokumentenmanagement.  

• Eingehende Rechnungen sind direkt in ELO sichtbar und nichts geht verloren – international und standortübergreifend 

• Der gesamte Rechnungseingang ist nun digital und die Dokumente zentral verfügbar – das Team hält sich nicht mehr mit ineffizienten papierbasierten Prozessen auf 

Die Lösung ist somit ein großer Gewinn für die Mayer Gruppe und ermöglicht eine intuitive, nahtlose und digitale Zusammenarbeit über alle Niederlassungen hinweg. Insbesondere für den Standort in Ungarn ist die Einführung von ELO ein großer Schritt in der Digitalisierungsstrategie der Unternehmensgruppe, da in der Vergangenheit kein digitales Dokumentenmanagementsystem genutzt wurde.  

"Mit ELO sehe ich immer: Wer hat wann was gemacht? Praktisch ist auch die Funktion der Haftnotiz, wie man sie auch aus den Papierbelegen kennt", merkt Chris Matzner positiv an.

Das Ergebnis: weniger Papierberge, mehr Zeit und ein moderne Rechnungsbearbeitung an allen Unternehmensstandorten 

Dank der Einführung von ELO bei der Mayer Gruppe werden nun alle Belege zentral erfasst und können digital weiterverarbeitet werden. Das Unternehmen beobachtet zahlreiche Vorteile durch die ELO-Nutzung – und das auf internationaler Ebene. 

Dem Unternehmensstandort in Ungarn gelingt mit der Softwareeinführung der Sprung von der papierbasierten Arbeitsweise zum digitalen Rechnungseingang. Die Tochtergesellschaft profitiert nun von schlanken, digitalen Prozessen und einer großen Zeitersparnis. 

Auch für die Dörflinger GmbH & Co. KG bedeutet die ELO-Anbindung eine positive Veränderung und ein Wegkommen von Papierbelegen. Besonders für die Mitarbeitenden, die tagsüber auf Baustellen im Einsatz sind und ihre administrativen Aufgaben oft erst abends erledigen können, bringt die Digitalisierung spürbare Vorteile, denn sie haben nun jederzeit und von überall aus Zugriff auf den aktuellen Status ihrer Belege – sei es auf der Baustelle, von unterwegs oder aus dem Home-Office.   

"Egal, mit wem im Hause man sich unterhält – jeder ist mit ELO zufrieden", resümiert Chris Matzner. „Wir haben ja auch unterwegs viele Neuerungen, Bausteine oder Implementierungen dazu genommen, weil es für uns einfach eine sehr gute Lösung ist“ ergänzt er. 

Die Mayer Gruppe profitiert durch die Einführung von ELO somit auf zahlreichen Ebenen: 

• Einfache Prozesse: Der Workflow funktioniert lückenlos und zügig. 

• Zeitersparnis: Der Wegfall papierbasierter Prozesse ermöglicht eine effiziente digitale Arbeitsweise und die Belege sind schnell im System auffindbar. 

• Transparenz: Alle Belege sind mit einem Klick sichtbar und die gesamte Dokumentation ist vorhanden. 

• Rechnungshistorie: Jeder Mitarbeitende kann schnell und einfach auf seine alten Belege zurückgreifen. 

• Flexibilität: Die Belege sind jederzeit von überall aus einsehbar und können bearbeitet werden – die Daten sind in Echtzeit verfügbar. 

• Intuitive Arbeitsweise: ELO zeichnet sich durch eine optimale Usability aus, sodass die Mitarbeitenden sich rasch in der Software zurechtfinden.