E-Procurement

Für einfache und effiziente IT-Beschaffung

Im Rahmen des digitalen Wandels verändern sich zahlreiche Prozesse und Arbeitsabläufe in allen Bereichen von Unternehmen. Insbesondere mithilfe von digitalen Lösungen gestalten sich zahlreiche Vorgänge schneller und effizienter. Auch der Beschaffungsprozess ist einer der Faktoren, der sich durch digitale Lösungen optimieren lässt.

Damit sich die IT-Beschaffung in Unternehmen nicht mehr zeit- und kostenintensiv gestaltet, sondern einfach und bequem abgewickelt werden kann, gelten E-Procurement-Lösungen als Beschaffungs- und Informationsplattformen als Gamechanger.

Bieten auch Sie mit netgo Ihren Mitarbeitenden eine zentrale Plattform für die digitale IT-Beschaffung. Mit dem centralhub von netgo nutzen Sie in Ihrem Unternehmen eine einzige Umgebung als Beschaffungs- und Informationsplattform mit unterschiedlichen Modulen.

Was ist E-Procurement (elektronische Beschaffung)?

Für viele Unternehmen ist die IT-Beschaffung eine kostspielige Angelegenheit. Aber nicht aufgrund der Produktpreise, sondern weil häufig Abläufe weder standardisiert noch automatisiert sind und sich der Einkaufsprozess dadurch besonders aufwendig gestaltet. Mit dem Einsatz von speziell dafür entwickelten digitalen Lösungen können Unternehmen jedoch ihre internen Ressourcen entlasten.

Mit dem Begriff des E-Procurements ist eben diese Art der digitalen IT-Beschaffung mit Unterstützung von dafür geeigneten IT-Systemen über digitale Netzwerke gemeint. Insbesondere die Verbindung von modernen Kommunikationsmethoden mit klassischen Beschaffungsmaßnahmen erleichtert die Beschaffung von IT-Anwendungen oder Systemen.

Die Individualisierungsmöglichkeiten in den speziell für diesen Zweck konzipierten Portalen ermöglichen es Unternehmen, die Firmenstandards optimal abzubilden. Aber auch der systemübergreifende Bestellprozess, der durch die Anbindung der Portale an die unternehmensinternen Systeme ermöglicht wird, sorgt für eine automatisierte und transparente Prozesskette.

Damit verbinden digitale Portale für die Beschaffung der IT den Komfort des Online-Shoppings mit der Effizienz automatisierter Beschaffungsabläufe. So ist mit individuellen E-Procurement-Lösungen ein schnelles und kosteneffizientes Einkaufen der IT entsprechend den Unternehmensrichtlinien für jeden Betrieb möglich.

Bedarfsanforderungen

Um einen koordinierten Einkauf zu gewährleisten, werden in E-Procurement-Lösungen die Bedarfsanforderungen von Unternehmen über integrierte Kataloge generiert. Zusätzlich haben Unternehmen über Produkt- und Service-Konfigurationen auch die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, welche Produkte angeboten werden. Mithilfe dieser individuellen Warenkörbe wird die Produktsuche zudem deutlich vereinfacht.

Freigabe

Durch die Anbindung der E-Procurement-Lösung an unternehmensinterne Systeme laufen auch die Freigabeprozesse größtenteils automatisiert und dadurch deutlich schneller ab. Unter der Berücksichtigung von im Vorfeld festgelegten Freigabelimits verläuft die Freigabe fast gänzlich ohne manuelles Zutun.

Bestellung und Auftragsbestätigung

Über das E-Procurement System wird die Bestellung umgehend an die Lieferanten übermittelt. Auch die Auftragsbestätigung wird unmittelbar an das Unternehmen weitergeleitet, das eine Bestellung aufgegeben hat.

Wareneingang

In E-Procurement-Lösungen wird darüber hinaus auch der Wareneingang erfasst. Dieser wird automatisch mit den aufgegebenen Bestellungen und den daraus resultierenden Rechnungen abgeglichen.

Was sind die Vorteile des E-Procurements?

Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen, die auf E-Procurement-Systeme setzen:

Digitale IT-Beschaffung

Mit dem Einsatz von E-Procurement-Systemen für die digitale IT-Beschaffung entlasten Unternehmen die internen Ressourcen. Die Firmenstandards werden optimal abgebildet. Durch ein individuelles IT-Beschaffungsportal und die Anbindung an das ERP-System entsteht eine automatisierte und transparente Prozesskette.

Individuelle Warenkörbe

Über die individuelle Abbildung von Warenkörben über Produkt- und Service-Konfiguratoren mit Kompatibilitätsprüfung bestimmen Unternehmen selbst, welche Produkte in ihrem kundenspezifischen estore angeboten werden. Dabei können auch ganze Produkt-Bundles berücksichtigt werden.

Benutzer- und Rechteverwaltung

Die detaillierte Benutzer- und Rechteverwaltung in E-Procurement-Lösungen ermöglicht Unternehmen die Vergabe nutzerspezifischer Shop-Funktionen. Dabei deckt der elektronische Freigabeprozess etwa beliebig viele vom Kunden definierte Budgetfreigaben ab – auch unternehmensübergreifend.

Systemübergreifende Bestellprozesse

Durch die Anbindung von E-Procurement-Systemen an ERP-Systeme wird der Bestellprozess systemübergreifend. Somit bestellen Unternehmen direkt aus ihrem Warenwirtschaftssystem und profitieren von einer automatisierten und transparenten Prozesskette, die von der Bestellung über die Wareneingangs- und Rechnungsprüfung bis hin zur Bezahlung reicht.

Automatisierung

Im Rahmen nicht-digitaler traditioneller Beschaffungsprozesse ist ein enormer Ressourcenaufwand erforderlich, um die immer wieder anfallenden Routineaufgaben bewältigen zu können. Bereits die Anforderung von Lieferantenkatalogen dauert sehr lange. Dank effizienter E-Procurement-Lösungen können sich Unternehmen zahlreiche langwierige und sich wiederholende Arbeitsschritte sparen.

Welche Herausforderungen bringt E-Procurement mit sich?

Damit der Wechsel von der papierbasierten Beschaffung hin zu digitalen Prozessen zwischen Lieferanten und Unternehmen gelingt, gilt es einige technische Voraussetzungen zu erfüllen. Unter anderem ist die Nutzung von möglichst einheitlichen Standards in den IT-Systemen unbedingt ratsam, da nur so gewährleistet ist, dass der Datenaustausch reibungslos verläuft.

Auch die Wahl eines geeigneten Systems ist eine der zentralen Herausforderungen, die sich dabei ergeben. Um eine passende Wahl zu treffen, ist es unter anderem erforderlich, die angestrebten Ziele und die KPIs eindeutig zu definieren. Im Rahmen der Zieldefinition ist es wichtig, die Bedürfnisse aller Stakeholder gleichwertig zu beachten. Mithilfe der definierten Ziele lassen sich die Vorteile von E-Procurement-Lösungen eindeutig nachweisen.

Bei der professionellen digitalen Beschaffung der IT ist auch die Beachtung von Sicherheitsaspekten eine Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Denn nur so lassen sich unternehmenskritische Informationen effektiv schützen. Damit die Datenübertragung sicher und zuverlässig verlaufen kann, muss die Datensicherheit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein. Aber auch die zuverlässige Übertragung ist entscheidend, damit die Sicherheit kontinuierlich garantiert ist.

Warum mit netgo im Bereich E-Procurement zusammenarbeiten?

Da die strategisch sinnvolle und effizienzsteigernde Digitalisierung in Unternehmen unsere Mission ist, kennen wir die Vorteile, die mit E-Procurement-Lösungen einhergehen, ganz genau. Wir unterstützen Sie gerne dabei, ebenfalls auf effiziente und einfache IT-Beschaffung zu setzen.

Sorgen Sie mit dem centralhub von netgo für eine optimierte digitale IT-Beschaffung. Ganz gleich ob im netgo estore, individuellen IT-estore in Ihrem Corporate Design oder beim Lizenzeinkauf sowie Lizenzmanagement über das Modul csp. centralhub vereint in einer einzigen Umgebung alle erforderlichen Module für einen einfachen und schnellen IT-Einkauf.

Durch die Anbindung an ERP-Systeme und der Abbildung von Rahmenverträgen sowie Freigabeprozessen nutzen Sie dabei die Vorteile einer automatisierten und zeitsparenden IT-Beschaffung. Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie sich umfassend von uns beraten, damit auch Sie in Zukunft von effizienter und unkomplizierter IT-Beschaffung profitieren können.

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