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Wie Sie mit ECM Ihr SAP-System zukunftssicher aufstellen

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der intelligenten Verknüpfung Ihrer SAP-Strukturen mit Enterprise Content Management. Denn durch effiziente Prozessketten mithilfe von ECM erschließen Sie neue Optimierungspotenziale.

Lesedauer 3 Minuten

Mit SAP S/4 HANA zukunftsfähig werden

SAP S/4 HANA stellt neue Möglichkeiten zur Organisation von Daten (Stichwort In-Memory database) zur Verfügung. Auch wenn die offizielle Einführung von SAP S/4 HANA bereits mehr als 8 Jahre zurückliegt, haben auch heute noch viele Unternehmen ihr bestehendes SAP-System nicht auf die neuen SAP HANA Strukturen umgestellt. 

Dabei wird der Handlungsdruck in den nächsten Jahren vermutlich zunehmen. Einerseits aus Gründen der Supportfähigkeiten andererseits aber auch aus strategischen Beweggründen der Zukunftsfähigkeit.

In den meisten Fällen ist das SAP ERP die zentrale Drehscheibe für Daten im Unternehmen, weshalb hier ein besonderes Augenmerk auf dem nachhaltigen und optimalen Betrieb liegt. Der Umstieg auf die immer beliebtere Bereitstellung per Public oder Private Cloud ist für viele Unternehmen ein weiterer Grund, auf SAP S/4 HANA umzusteigen.

ECM zur optimalen Organisation der Datenfluten

Neben besserer Cloud-Kompatibilität sind dank S/4 HANA auch die Trendthemen Big Data und IoT nun mit den dazu benötigten Ressourcen seitens SAP abbildbar. Dabei werden die zu verarbeitenden Datenmengen erwartungsgemäß weiter ansteigen, nicht zuletzt auch durch Betrieb KI-basierender Dienste - einem der kommenden Trendthemen auch im deutschen Mittelstand.

Damit Sie der Herausforderung im Umgang mit den Datenmengen in SAP optimal gegenübertreten, bietet sich u.a. die Etablierung von ECM-Systemen an.

Mit ECM werden Daten intelligent zusammengeführt und Informationen, oftmals in Verbindung mit Dokumenten (DMS), verwaltet. ECM bildet somit den zentralen Unterbau für Ihre unternehmensweiten Prozesse. Vorteil bei der Nutzung von ECM in Verbindung mit SAP ist die effiziente Umverteilung von Datenhaltung sowie die intelligente Bereitstellung von Informationen. Denn mit ECM werden Dokumente, Informationen und Prozesse bei Bedarf auch außerhalb von SAP verfügbar gemacht. Gleichzeitig können Dokumente und Informationen direkt unter Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen revisionssicher gespeichert werden. In Kombination mit einer intelligenten Datenhaltungsstrategie kann ECM dazu beitragen Ihre Kosten für Datenhaltung, gerade in Bezug auf Altdaten, deutlich zu reduzieren. Gerade im Hinblick auf die zu erwartenden exponentiellen Datenzuwächse bedeutet das hohe Einsparpotenziale,  gerade dann, wenn man SAP HANA bezogene Datenhaltungskosten genauer analysiert. Die gleichzeitige Verwendung von ECM und SAP ist dabei mit den führenden ECM-Lösungen in Form standardisierter und zertifizierter Schnittstellen (Archivelink,DMIS) zu SAP gewährleistet.

Sprengen Sie die Ketten Ihrer Insellösungen

Softwarelösungen, wie d.velop documents, bieten heutzutage mehr als Speicher- und Verwaltungsmöglichkeiten zur rechtssicheren Archivierung von Dokumenten. Vielmehr werden moderne ECM-Lösungen als Prozess- und Informationsplattform genutzt. Daten und Informationen fließen zentral zusammen und werden standort- und zeitunabhängig zur Verfügung gestellt. Je nach Anwendungsfall werden auch Anwender ohne SAP-Zugang in wichtige Unternehmensprozesse, wie beispielsweise dem Eingangsrechnungsworkflow, eingebunden. Gleichermaßen ist aber auch die Integration in SAP unabhängig von der jeweiligen Zugangsform, wie z.B. Fiori, möglich.

Digitale Akten in SAP

Abb. 1: Digitale Akten in SAP


In einer Unternehmenswelt in dem die Mitarbeitenden immer mehr zu Wissensarbeitern werden, ist die intelligente Vernetzung von Informationen essenziell. ECM-Lösungen verdichten Informationen zu Sachzusammenhängen und stellen umfangreiche Recherche- und Informationsmöglichkeiten zur Verfügung. Dabei spielt die Herkunft der Informationen keine Rolle. Neben ERP-Dokumenten werden beispielsweise in digitalen Akten auch E-Mail Korrespondenzen (abgelegt per E-Mail Client) oder begleitende Dokumente aus anderen führenden Systemen innerhalb einer "digitalen Klammer" darstellbar. Die Mehrwerte in puncto Auskunftsfähigkeit, Transparenz, Effizienz und Prozessqualität liegen dabei auf der Hand.

ECM in Outlook

 Abb. 2: ECM-Integration in MS Outlook

Nutzen Sie den Aufbruch in das neue SAP Zeitalter als Chance

Wer nun vor der Aufgabe steht die Weichen für die zukünftigen SAP-Entwicklungen im Unternehmen zu stellen, sollte die Mehrwerte der Kombination aus SAP, den etwaigen LoB-Applikationen sowie ECM nicht außer Acht lassen. Die Investition in eine zentrale Daten- Informations- und Prozessplattform im Zusammenspiel mit den führenden SAP-Prozessen bietet die Möglichkeit zur Generierung entscheidender Wettbewerbsvorteile.

Bereiten Sie sich und Ihre Systemlandschaft optimal für die spannende Zeit, die vor uns liegt, vor. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

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