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Durchblick im Kommunikationsdschungel

In den vergangenen Jahren haben sich moderne Communications- und Collaboration-Werkzeuge rasend schnell etabliert. In vielen Unternehmen werden die vorhandenen Potenziale aber noch nicht voll ausgeschöpft.

Lesedauer 3 Minuten

E-Mail, Telefonie und gegebenenfalls ein Fileserver: Über viele Jahre und sogar Jahrzehnte hinweg haben diese Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge – neben dem persönlichen Gespräch – den Arbeitsalltag bestimmt. 

Ihr langer Erfolg verwundert kaum. Immerhin handelt es sich fraglos um vielseitige und vor allem vertraute Lösungen. Sie erfüllten die Anforderungen von klassischen, oft starren und an einen zentralen Ort (das Büro) gebundenen Arbeitsmodellen optimal. Hier gab es nur wenige Aufgaben, die ein Telefongespräch oder eine E-Mail nicht lösen konnte.

Doch diese Anforderungen haben sich spätestens im Zuge der Covid-Pandemie schlagartig geändert. Viele Unternehmen in den vergangenen drei Jahren notgedrungen und meist in kürzester Zeit Remote Work- und Homeoffice-Modelle einführen, um auch weiterhin arbeitsfähig zu bleiben. Bei einer punktuellen Anpassung sollte es aber nicht bleiben. Sie setzte einen umfassenden, langfristigen Wandel der Arbeitswelt in Gang. Heute steht ohne Zweifel fest, dass ein Großteil der Unternehmen Hybrid Work- beziehungsweise Remote Work-Konzepte auch künftig beibehalten will, die Zukunft der Arbeit ist zeit- und ortsungebunden. Bis 2024 soll der weltweite Anteil der Remote-Arbeiter gar bei 30 Prozent liegen, wie die Marktanalysten von Gartner prognostizieren. Das entspricht rund 600 Millionen Angestellten. Der Modern Workplace ist gekommen, um zu bleiben.

Klassische Lösungen stoßen an Grenzen

Doch diese Arbeitswelt von morgen ist kein Selbstläufer. Sie setzt eine neue Unternehmenskultur, neue Prozesse und neue Werkzeuge voraus. Denn klassische Kommunikationslösungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen, wie die vergangenen Jahre in der Praxis gezeigt haben. Denn wo Menschen nicht mehr nur in einem Büro zusammenarbeiten, ist Kommunikation in Echtzeit gefragt – und das über Orts- und Zeitgrenzen hinweg sowie unabhängig von den jeweiligen Endgeräten. E-Mail, Telefon und Fileserver können diese Anforderungen nur bedingt bedienen und sorgen oft für ineffiziente Arbeitsprozesse und frustrierte Anwender*innen.

Moderne digitale Collaboration-Lösungen wie beispielsweise Microsoft Teams spielen ihre Stärken in diesem Szenario hingegen voll aus. Sie bilden aber nicht nur die neuen Anforderungen ab, sondern haben sie aktiv mitgestaltet und die Zusammenarbeit in vielen Aspekten revolutioniert. Sie erlauben es auch fernab der Büroräume, effektiv zu kommunizieren und gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Entsprechend sind die Nutzungszahlen der Anwendungen über die vergangenen drei Jahre signifikant gestiegen. So berichtete Microsoft erst kürzlich von nahezu 300 Millionen aktiven Teams-Usern, was einer Vervierfachung im Vergleich zum Jahresbeginn 2020 entspricht. Und dass sich diese Entwicklung nicht allzu schnell umkehrt, dafür dürften auch jüngere Mitarbeitende Sorge tragen. Denn in den Generationen Y und Z sind Kanäle wie Chats, soziale Netzwerke und Team-Arbeitsbereiche besonders beliebt – während beispielsweise die E-Mail zusehends an Relevanz verliert.

Auf wackligen Füßen

Doch viele Unternehmen mussten die modernen Kommunikationslösungen in den ersten Monaten der Pandemiesituation meist in kurzer Zeit und ohne Vorbereitungen einführen. Das spiegelt sich vielerorts in der holprigen Umsetzung wider. Hier fehlt es an Change-Management-Konzepten, Workshops und IT-Roadmaps. Stattdessen stehen die Systeme technisch auf wackligen Füßen und lassen entscheidende Potenziale ungenutzt. Hinzu kommt, dass teils mehrere Collaboration-Anwendungen parallel zum Einsatz kommen, um stets mit allen Kunden sowie Partnern in Kontakt bleiben zu können – und das nicht selten ohne das Wissen der IT-Abteilungen.

Unternehmen stehen heute vor den Herausforderungen, diese heterogenen Strukturen zu ordnen und einen Durchblick im Kommunikationsdschungel zu erhalten. Es zählt einerseits, die Einführung der Lösungen in den Teams eng zu begleiten, um sie vollumfänglich zu etablieren. Andererseits gilt es, eine sichere, stabile technische Basis zu schaffen. Dazu zählen Sicherheitsmaßnahmen wie beispielsweise Multi-Faktor-Authentifizierung, die tiefe Integration der Tools in andere zentrale Unternehmensanwendungen sowie das Berechtigungsmanagement, um den Zugriff auf wichtige Anwendungen und Daten zu ermöglichen.

Der Weg in die Cloud

Es ist ein umfassender Prozess, der in vielen Fällen in die Cloud führt. Denn wie sich in den vergangenen drei Jahren bewiesen hat, zeichnen sich allen voran Cloud-Lösungen wie Collaboration-Anwendungen und Cloud-Telefonanlagen bereits in ihrem Kern durch ihre hohe Flexibilität und ihre Skalierbarkeit aus. Sie sind orts- und endgeräteunabhängig sowie datenkonsistent – und erfüllen somit die entscheidenden Anforderungen an Modern Workplace-Werkzeuge.

Doch der Weg in die Cloud stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen und setzt Know-how voraus, das nicht überall vorhanden ist. Hier kann sich die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern lohnen, die über langjährige Expertise und entsprechende Erfahrungswerte verfügen.

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