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Digitale Unternehmensprozesse im Dokumentenmanagementsystem

Lesedauer 4 Minuten

Für einen reibungslosen Ablauf, müssen Interne Bearbeitungsprozesse individuell auf Ihr Unternehmen angepasst sein. Insbesondere beim manuellen Ablauf von Prozessen treten einige Fehler während der Bearbeitung auf, welche oft zu Verzögerungen führen.  

Manueller Bearbeitungsprozess 

In vielen Unternehmen verläuft der Bearbeitungsprozess von Dokumenten noch manuell.  

Hierbei werden Dokumente von einem Mitarbeiter zum nächsten gereicht. Aufgaben zum Dokument werden mündlich weitergegeben, auf Post-Its geschrieben, auf dem Dokument notiert oder an dem Dokument angehangen. Die Anhänge, Aufgaben und Notizen gehen oft verloren oder werden einem falschen Dokument zugeordnet. Sie werden beispielsweise während der Bearbeitung abgeheftet und nachher nicht mehr angeheftet, wichtige Anmerkungen gehen verloren.  

Ist der zuständige Mitarbeiter nicht vor Ort, im Urlaub oder ist evtl. krankgeschrieben, werden Dokumente auf den jeweiligen Schreibtisch gelegt. Diese werden während der Abwesenheit nicht bearbeitet und Fristen können beispielsweise nicht eingehalten werden.  

Dokumente werden mehrfach kopiert, weil mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten müssen. Hierdurch gehen eventuell wichtige Notizen am Dokument verloren. Zusätzlich wird durch den hohen Papier- und Tintenbedarf die Umwelt stark belastet. 

Die manuellen Bearbeitungszeiten sind oft sehr lang, weil die Prozesskette ständig durch verschiedene Faktoren unterbrochen wird. Kunden und Lieferanten erhalten erst spät eine Rückmeldung, im schlimmsten Fall haben diese bereits Erinnerungen gesendet und Nachfragen gestartet. Die Unzufriedenheit steigt und das Image des Unternehmens steht auf dem Spiel. 

Digitaler Bearbeitungsprozess 

Wir möchten Ihr Image stärken. Mit digitalen Unternehmensprozessen stehen in einer Bearbeitung immer alle Informationen, Aufgaben und Notizen zu einem Dokument zur Verfügung. Diese können von jedem berechtigten Mitarbeiter, zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Standort aus eingesehen und bearbeitet werden.  

Dokumente werden gescannt und ausgelesen. Im nächsten Schritt werden die Dokumente mithilfe eines individuell vorkonfigurierten Bearbeitungsprozesses oder durch einen spontan erstellten Bearbeitungsprozess bearbeitet. Prozesse können sehr unterschiedlich aussehen und ganz individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.  

Sobald dieser Bearbeitungsprozess zum Dokument gestartet wird, durchläuft das Dokument automatisch die einzelnen Prozessschritte. Sie haben die Möglichkeit beliebig viele Prozessschritte zu erstellen.  

In unserem Beispiel wird das Dokument im ersten Schritt vom Prüfer 1 geprüft. Hier ist es zusätzlich möglich eine Beschreibung, Fälligkeit und Erinnerung hinzuzufügen. Zudem können individuelle Formulare mit Eingabefeldern, Zahlenfeldern, Datumsfeldern, Checkboxen, Benutzerauswahlen, Gruppenauswahlen und Textausgaben erstellt werden.  

Ist die erste Prüfung erfolgt, wird das Dokument automatisch in den zweiten Prozessschritt „2. Prüfung“ weitergeleitet. Dieser Prozessschritt kann ebenfalls individuell konfiguriert werden. 

Das Dokument kann zu jeder Zeit eingesehen werden. Alle weiteren Anhänge sind ebenfalls ständig mit dem Dokument vorhanden und gehen nicht verloren. 

Diese Funktion ermöglicht einfache Bearbeitungsprozesse, wir haben jedoch auch die Möglichkeit gemeinsam mit Ihnen komplexere Unternehmensprozesse abzubilden. Für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung wurde bereits eine eigene Workflow-Lösung entwickelt, weil dieser Prozess i.d.R. sehr komplex ist.

Diese Lösung ist ebenfalls individuell auf die Unternehmensbedürfnisse anpassbar. Die Eingangsrechnungsverarbeitung kann zum Dokumentenmanagementsystem hinzugebucht werden und ist in diesem Zusammenhang als zusätzliches Modul in dem Dokumentenmanagementsystem vorhanden.  

Fazit 

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem können Sie einfache Prozesse erstellen aber auch unternehmensspezifische, komplexe Bearbeitungsprozesse können durchlaufen werden. Sie haben die Dokumente zu jeder Zeit und ortsunabhängig digital zur Verfügung und können diese zu jeder Zeit bearbeiten. Durch den automatischen Ablauf des Bearbeitungsprozesses erledigen Sie lediglich Ihre Aufgabe zum Dokument und leiten diese per Mausklick weiter zum nächsten Bearbeiter. Sie sparen sich Laufwege und müssen keine Papierdokumente durch das Unternehmen tragen. Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem bearbeiten Sie die Dokumente vollständig digital. Dokumente müssen nicht gedruckt werden und somit werden auch keine Kopien erstellt.

Die Umwelt wird weniger belastet, Dokumente gehen nicht mehr verloren und die Bearbeitungszeit wird stark verringert.

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