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3 Tipps zum besseren Dokumentenmanagement mit Externen

Wir zeigen Ihnen drei praktische Tipps, um Ihr Dokumentenmanagement mit externen Partnern effizienter zu gestalten und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Lesedauer 4 Minuten

Effizientes Dokumentenmanagement mithilfe moderner ECM-Lösungen spart Zeit, Geld und Nerven. Auch die effektive Kommunikation mit externen Ansprechpartnern außerhalb des eigenen Unternehmens spielt eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Dokumentenmanagementprozessen. Doch wie wird die Effizienz in den Prozessen mit externer Beteiligung erreicht? In diesem Blogbeitrag lernen Sie drei einfache und praxisnahe Beispiele kennen, anhand derer die Effizienzgewinne erkennbar werden.

1. Schnelles Finden von Dokumenten und Informationen

Der Kunde verlangt die Korrektur einer Ausgangsrechnung...

Der Lieferschein des Lieferanten kam per E-Mail an und soll zu den anderen Auftragsdokumenten...

Nicht selten müssen Dokumente und damit verbundene Informationen schnell verfügbar sein um auskunftsfähig zu sein. Der Stresslevel wird spätestens dann rapide gesteigert, wenn die ersten Recherchevorgänge nicht erfolgreich waren und der externe Ansprechpartner dringend auf Rückmeldung wartet. Viele Unternehmen verlieren täglich wertvolle Zeiten für produktive Tätigkeiten alleine dadurch, dass Mitarbeiter in Such- Recherche- oder Klärungsaufgaben verwickelt sind.

Mit ECM werden Dokumente zentral, also mitarbeiter- und standortunabhängig zur Verfügung gestellt. Mit entsprechenden Such- und Recherchemöglichkeiten wird der maximale Suchererfolg sichergestellt. Das sorgt nicht nur für mehr Transparenz in den eigenen digitalen Aktenstrukturen sondern auch für schnelle und qualitativ hochwertige Wissensrecherchen zu bestimmten Vorgängen. Somit wird die Auskunftsfähigkeit aufgrund aussagekräftiger Dokumentenmanagementstrukturen gegenüber Dritten enorm verbessert.

Dokumente, Informationen und damit verbundene Sachzusammenhänge sind jederzeit aufrufbar und das  dank moderner ECM-Integrationsmöglichkeiten auch direkt dort, wo die tägliche Arbeit stattfindet - also innerhalb der führenden Systeme des Unternehmens. Natürlich können auch eingehende Dokumente dank ECM-/DMS-Lösungen einfach zugeordnet und damit direkt digital archiviert werden.

Eines der wohl am häufigsten verbreiteten Systeme in der Kommunikation mit Geschäftspartnern ist z.B. das E-Mail Programm auf Basis dessen heutzutage viele Bereiche der Unternehmenskommunikation extern, aber auch intern, abgebildet werden.

2. Teilen von Dokumenten und Informationen 

Gerade beim Austausch von Dokumenten und damit verbundenen Informationen mit externen Ansprechpartnern existieren oftmals organisatorische Hürden, die es zu meistern gilt. Wie kann sichergestellt werden, dass Dokumente oder Informationen effizient ausgetauscht werden? Eines der gängigsten Wege ist das Versenden einer E-Mail mit den betreffenden Dokumenten im Anhang. Was aber tun, wenn es sich um eine große Menge von Dokumenten handelt? Das Versenden von vielen Dokumenten ist nicht nur lästig sondern verursacht auch unzählige Datenmengen, die E-Mail Server des Unternehmens belasten, wenn beispielsweise auch andere Teilnehmer in Kopie mit den Informationen versorgt werden. 

Eine andere Alternative ist der Postversand. Dokumente werden gedruckt, kuvertiert und versendet. Dieser Vorgang erscheint in einer weitläufig digitalen Arbeitswelt sehr angestaubt , ist aber keine Unregelmäßigkeit deutscher Unternehmensprozesse. 

Die Lösung kann ganz einfach sein. Moderne ECM-Lösungen bieten neben den Archivierungsfunktionen auch vielfältige Möglichkeiten zum Teilen von Dokumenten auch mit externen Ansprechpartnern - digital, einfach und sicher. Somit ist das Teilen von einzelnen oder mehreren Dokumenten als sicherer Direktzugriff für Externe genauso möglich wie das bereitstellen wichtiger Metadaten von Dokumenten z.B. als Excel-Datei. Bei Bedarf kann auch ein recherchiertes Dokument direkt als E-Mail Anhang versendet werden.

Die Anwendungsbeispiele sind dabei so vielfältig wie die Unternehmensprozesse. Die bekanntesten Use-Cases sind u.a. die Folgenden:

  • Teilen der Lieferantenrechnungen des Monats an den Steuerberater
  • Teilen aller Auftragsdokumente eines Auftrages zum Kunden
  • Teilen von spezifischen Rechnungsinformationen (Metadaten) an einen Lieferanten/Kunden

3. Dokumente digital signieren  

Das Signieren von Dokumenten ist häufig Auslöser für Medienbrüche innerhalb eines Dokumentenmanagementprozesses mit externen Ansprechpartnern. In der Regel stellt die digitale Signatur sogar einen relativ kostspieligen Medienbruch dar. Dokumente müssen ausgedruckt, unterschrieben und ggfs. mit entsprechenden Portokosten versendet werden. Alternativ wird wieder eingescannt und digital per E-Mail versendet. Die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sind dabei oftmals nicht mehr zeitgemäß. Grund für die beschriebene Vorgehensweisen ist die Bewahrung von Rechtssicherheit. Immerhin müssen sensible, unterschriftspflichtige Dokumente rechtssicher signiert werden, damit die geleistete Unterschrift im Streitfall rechtskonform nachgewiesen werden kann. Und da ist nun mal die die persönliche Unterschrift das Mittel der Wahl. So weit, so richtig.

Dennoch existieren heutzutage alternative, digitale Möglichkeiten zur Signatur von Dokumenten. Mithilfe digitaler Signaturlösungen werden die Medienbrüche abgeschafft und Durchlaufzeiten können drastisch reduziert werden. Natürlich wird der Aspekt der Sicherheit bei digitalen Signaturen nicht außer Acht gelassen.

Gerade dann, wenn ein zu unterschreibendes Dokument nicht mehr mehrere Wochen per Papierpost unterwegs sind, ergeben sich deutliche Mehrwerte für alle Beteiligten. Mehr zur digitalen Signaturlösung d.velop sign erfahren Sie hier.

Video: Digitale Signatur mit d.velop sign

Wir hoffen, die oben genannten Tipps geben einen eine gute Vorstellung zur Optimierung von Arbeitsweisen mit modernen DMS-/ECM-Lösungen. Neben den hier vorgestellten Möglichkeiten gibt es noch eine ganze Reihe weiterer ECM-Services, die das Zusammenarbeiten mit externen Ansprechpartnern optimieren. Weitere Lösungen, wie beispielsweise die automatisierte E-Mail Verarbeitung, Portallösungen zum Dokumentenaustausch oder eigene Apps zur Kommunikation mit externen Kunden, Mandanten, Lieferanten, etc. sind möglich. Wir beraten Sie gerne weiter zu Ihren Möglichkeiten um Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren.

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