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Frist verpasst? Digitales Vertragsmanagement als Lösung

Erfahren Sie hier im Beitrag, wie digitales Vertragsmanagement Fristen sichert und dabei Ihre Vertragsprozesse effizient und compliance-konform gestaltet.

Lesedauer 5 Minuten

Wir kennen es doch bereits...

Nicht nur im privaten Umfeld stehen wir regelmäßig an dem Punkt, dass wir eine Kündigungsfrist unserer Verträge verpasst haben. Fitnessstudios, Handyverträge etc. verlängern sich stillschweigend, wenn wir uns nicht früh genug um die Kündigung kümmern. Im schlimmsten Fall verlieren wir sogar den Überblick oder verlegen wichtige zugehörige Dokumente.

Gleiches gilt auch für Ihre Verträge im Unternehmen. Oft sind die entstehenden Folgekosten  hier jedoch deutlich höher - die Digitalisierung Ihrer Verträge  schafft Abhilfe und unterstützt Sie zusätzlich mit intelligentem Fristenmanagement.

Wie wird der Umstieg zum digitalen Vertragsmanagement ein Erfolg?

Ganz einfach. Mit Strategie. Bevor wir Ihnen die weiteren Vorteile unseres digitales Vertragsmanagements aufzeigen, lassen Sie uns über die Art und Weise unserer Zusammenarbeit sprechen, denn diese steht bei uns im Vordergrund. Lösungen gibt es viele am Markt – daher ist uns das Miteinander auf Augenhöhe besonders wichtig.

Zunächst starten wir mit einer Quick-Scan-Analyse. Das bedeutet: Wir beschreiben die abzubildenden Prozesse, definieren die Berechtigungsstrukturen, identifizieren die Benutzer und stimmen potenzielle Workflows ab. Hier empfehlen wir bereits erste Standards, die auf jahrelanger Zusammenarbeit mit unseren Kunden basieren. Hierzu bietet sich ein Workshop an, damit wir direkt mit Ihren „Anwendern“ an einem Tisch sitzen.

Im nächsten Schritt findet die Grundinstallation statt. Wir richten die notwendigen DMS-Bausteine ein und setzen die Aktenpläne (Akten, Dokumentenarten, Repositories/Indizes) basierend auf den Ergebnissen der ersten Phase um.

Auf der Basis wird das Vertragsmanagement angelegt, integriert und parametriert, damit Sie Ihre Vertragsdokumente mit den dazugehörigen Fristen und Aufgaben erfassen und verwalten können.

Damit Ihre Key-User möglichst schnell und effizient mit unserer Lösung arbeiten können, bieten wir Schulungen an, um Ihre Mitarbeiter direkt und einfach an das neue System zu gewöhnen.

Parallel begleiten wir mit unserem Projektmanagement jeden Schritt, sind Ansprechpartner bei offenen Fragen und sehen uns als Full-Service-Partner an Ihrer Seite.

  • Dokumentenerstellung
    Einfache Vorlagenverwaltung zur Erstellung von Vertragsdokumenten z. B. direkt in Microsoft Word
  • Digitale Vertragsakte
    Digitale Ablage aller Verträge und zugehöriger Dokumente wie z. B. E-Mailverkehr
  • Fristenmanagement
    Zu jeder Zeit alle Vertragsfristen im Blick. An Kündigungs- und/oder Verlängerungsstichtage wird automatisch erinnert
  • Vorgangsmanagement
    Aufgaben und Erinnerungen werden protokolliert. Hilfreiche Notizen und Anmerkungen zum Vertrag werden an einer zentralen Stelle gesammelt
  • Integration / Stammdaten
    Integrieren Sie das Vertragsmanagement in Ihre führenden Umgebungen. Stammdaten können automatisiert verarbeitet werden
  • Vertragsübersicht
    Filter- und Auswertungsfunktionen für mehr Transparenz und als Unterstützung z. B. beim Vertragscontrolling

Welche Gründe sprechen für die Digitalisierung von Verträgen?

Mit unseren Lösungen für ein digitales Vertragsmanagement verwalten Sie den ganzheitlichen Lebenszyklus eines Vertrages und sorgen hier für zusätzliche Sicherheit. Folgende Vorteile erwarten Sie: 

  1. Zunächst erhalten Sie ortsunabhängige Einblicke in Ihre Dokumente. Sie sind somit stets auskunftsfähig, sollte es zu Rückfragen bei bestehenden oder anstehenden Verträgen kommen.
  2. Das Dashboard bietet Ihnen zu jeder Zeit einen genauen Überblick über alle Vertragsdokumente. Relevante Informationen finden Sie in Sekundenschnelle. Langes Aktenwälzen ade. Ins Archiv laufen? Bloß nicht.
  3. Die digitale Unterschrift mit z.B. d.velop sign unterbindet potenzielle Medienbrüche. Denn: Digitalisierte Verträge für die Unterschrift auszudrucken widerspricht sich von selbst.
  4. Ein Berechtigungssystem gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit über die Einblicke, Zugriffe und Compliance-Konformität Ihrer Verträge. Jeder Mitarbeiter kann nur auf die Informationen zugreifen, die auch in den jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen.
  5. Apropos Compliance-Konformität. Jeder Schritt eines Vertragsprozesses ist nachvollziehbar und revisionssicher. Mit unseren digitalen Akten erfüllen Sie alle hierfür notwendigen Anforderungen.
  6. Durch Vertretungsregelungen und Eskalationsstufen können Sie Fristen auch bei Krankheit oder Urlaub einhalten. Hier entwickeln wir mit Ihnen passende Workflows, damit Sie keine Deadline mehr verpassen.

Nutzen  Sie die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements. Dabei haben Sie alle Verträge im Griff. Jederzeit. Überall.

Wir bei netgo unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse. In einem ersten Austausch sprechen wir über Ihre Anforderungen und wie wir gemeinsam passgenaue Lösungen für Sie entwickeln. Besonders relevant können z.B. Schnittstellen bezüglich Ihrer CRM-, ERP- oder FiBu-Software sein, denn die nahtlose Verbindung zwischen unseren Lösungen und Ihrer bestehenden Software unterstützt Sie bei Ihrer reibungslosen Arbeit und vereinfacht Ihren Alltag.

Für ein unverbindliches Erstgespräch kontaktieren Sie uns gerne!

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