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Dokumentenmanagement mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Mit ECM-Lösungen optimieren Unternehmen Ihr Dokumenten-Management. Wir zeigen, wie Sie durch Microsoft Dynamics 365 Business Central dabei die Effizienz langfristig steigern.

Lesedauer 5 Minuten

Die ERP Lösungen von Microsoft erfreuen sich wachsender Popularität und schwingen sich mittlerweile auf, um dem Branchenprimus SAP den einen oder anderen Marktanteil streitig zu machen. 

Dabei setzen Unternehmen mit dem Lösungsportfolio rund um Microsoft Dynamics 365 auf nahtlose Integration von ERP-Funktionen mit den altbekannten Office Produkten, oder beispielsweise den Mehrwerten der datengetriebenen Power BI Plattform. Zusätzlich bietet die durchgehende Cloud-Kompatibilität der aktuellsten Microsoft Dynamics-Lösungen eine zukunftsorientierte Betriebsform.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich damit, wie Enterprise Content Management (ECM)  auch die geschäftsrelevanten Aufgaben des Dokumentenmanagements in Verbindung mit Microsoft Dynamics effizient lösen.

Microsoft Dynamics 365 mit ECM nachhaltig optimieren

Durch das Zusammenführen von Microsoft Dynamics 365 mit ECM-Lösungen schaffen Sie nachhaltige Effekte auf dokumentenbasierte Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen. Nachfolgend erfahren Sie mehr zu einigen Mehrwerten von ECM in Verbindung mit Microsoft Dynamics.

1. Digitale Akten in Business Central

Dokumentenmanagementsysteme (als Teilbereich von ECM) bieten wichtige digitale Standard-Strukturen und Funktionen, die zur Abbildung des gesamten Dokumentenstammes im Unternehmen dienen.

Neben der Verwaltung von fachbezogenen Dokumenten innerhalb bestimmter Arbeitsbereiche spielen dabei auch fachübergreifende Prozesse rund um die Dokumente eine entscheidende Rolle bei der täglichen Arbeit. Dokumentenmanagementsysteme bilden mit digitalen Aktenplänen das früher genutzte Papierarchiv ab. Ein Dokumentenmanagementsystem verbindet unterschiedliche Fachlichkeiten der Microsoft Dynamics 365-Lösungen und bietet somit die ganzheitliche Betrachtung von Akten- und Dokumentenstrukturen.

Automatische Ausgangsbelegarchivierung

Schaffen Sie mehr Zeit für andere Tätigkeiten, indem die Ausgangsbelegarchivierung automatisiert wird. Generierte Belege, wie beispielsweise Einkaufsbestellungen, werden ohne manuellen Aufwand im richtigen Kontext des digitalen Aktenplans archiviert.

ausgangsbelegarchivierung

Kontextbezogene Belegarchivierung

Mit den ECM-Integrationen können Sie auch Belege, die nicht aus Business Central stammen, direkt dort ablegen, wo sie hingehören. Somit sind relevante Dokumente, wie beispielsweise eine wichtige E-Mail-Korrespondenz, jederzeit mit einem Vorgang und dessen Dokumenten verbunden. Der Ablageprozess kann mittels Dropzone für das Archiv intuitiv gesteuert werden.

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Kontextbezogene Beleganzeige in Business Central

Schaffen Sie das mühsame 'Durchklicken' durch komplexe Ordnerstrukturen ab und finden Sie alle kontextbezogenen Belege – egal ob interner oder externer Natur – immer in jenem Kontext, in dem Sie sich gerade befinden. Ermöglicht wird das durch die ECM-Integration in Microsoft Business Central.

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2. ECM-Prozesse in Verbindung mit Business Central

In der Unternehmenspraxis gibt es eine Vielzahl von dokumentenbasierten Prozessen, die unternehmensweit abgebildet werden müssen. Einer der zentralsten Prozesse stellt dabei beispielsweise die Verarbeitung von Eingangsrechnungen dar.

Die Besonderheit vieler dokumentenbasierter Freigabe- oder Genehmigungsprozesse wie bei der Eingangsrechnungsverarbeitung liegt oftmals in der mitarbeiter-, abteilungs- oder gar standortübergreifenden Organisation jener Prozesse. Mitarbeiter haben unterschiedliche Rollen und unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Prozesse.

Oftmals arbeiten nicht alle Mitarbeiter mit den gleichen führenden Systemen und haben nicht dieselben Sichtweisen auf die Dokumente. Deshalb macht eine zusammenführende Plattform Sinn, die speziell die effiziente Abbildung derartiger Prozessketten sicherstellt.

Eingangsrechnungsworkflow

Mit d.velop invoices schaffen Sie einen standardisierten Prozess, nahtlos integriert in Business Central, der den gesamten Prozess einer Eingangsrechnung – vom Eingang ins Unternehmen bis hin zur Verbuchung – effizient abbildet. Unnötige Zeitverluste durch 'liegengebliebene' Rechnungen oder unklare Zuständigkeiten werden nachhaltig reduziert. Dabei gibt es jederzeit die Möglichkeit, unternehmensindividuelle Prozessdefinitionen (z. B. Freizeichnungs-Grenzen) zu integrieren.

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Zum Webinar "Rechnungsverarbeitung mit Business Central"

Individuelle Prozessmodellierung gemäß eigener Anforderungen

Sie möchten unternehmensspezifische Prozesse schnell und einfach abbilden? Kein Problem. Dank der integrierten Workflow-Engine erhalten Sie die Möglichkeit, individuelle Standardprozesse zu etablieren. Darüber hinaus gibt es Best-Practice-Prozesse, die bereits vorkonfiguriert sind, um sie effizient für Sie bereitzustellen.

prozessdefinition

3. Ganzheitliches Enterprise Content Management

Moderne ECM-Plattform - wie d.velop documents - lassen sich zur unternehmensweiten Plattform rund um Ihre Akten, Dokumente und damit verbundene Prozesse ausbauen - bei Bedarf auch außerhalb von Business Central. Der Weg zum papierlosen Büro wird durch zahlreiche Ausbaumöglichkeiten nachhaltig für Unternehmen begehbar gemacht. Die Bandbreite an möglichen Themen ist dabei sehr vielfältig, weshalb wir uns in diesem Blogbeitrag nur auf einige Beispiele beschränken.

Vertragsmanagement

Mit ECM erhalten Sie mehr Transparenz im Umgang mit Ihren Verträgen. Von der Pflege Ihrer Vertragsstammdaten über die Verwaltung relevanter Schriftstücke bis hin zum Tracking von Laufzeiten oder sonstigen Fristen gewähren Ihnen die Vertragsmanagement-Möglichkeiten einer ECM-Plattform einen vollständigen Überblick über alle Verträge in Ihrem Unternehmen. Ein entscheidender Mehrwert: Die Berechtigungen sind individualisierbar, sodass sensible Informationen auch nur für bestimmte Benutzergruppen verfügbar sind.

vertragslebenszyklus

Digitale Signaturen

Digitalisierung ohne Medienbrüche wird häufig durch den Prozess einer zu erbringenden Unterschrift erschwert. Damit das zukünftig kein Hindernis mehr ist, verfügt d.velop documents über eine nahtlos integrierte Signaturkomponente. Mithilfe von d.velop sign signieren Sie Dokumente direkt digital... und das auch rechtssicher. Das Ausdrucken von Dokumenten zur Unterschrift entfällt somit.

signatur

Digitale Gehaltszustellung

Auch im Personalwesen spielen ECM-Lösungen ihre Stärken aus. Neben digitalen Personalakten sind auch im HR-Umfeld bekannte Dokumentenmanagement-Prozesse abbildbar. Ein klassisches Anwendungsbeispiel ist die Zustellung von Gehaltsbelegen. Verzichten Sie auf das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren und setzen Sie auf eine digitale, nachhaltige Lösung auf Basis einer starken ECM-Plattform.

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Fazit

Dank ECM von d.velop documents in Verbindung mit Microsoft Business Central schaffen Sie leistungsstarke Strukturen für Ihr langfristiges Dokumenten- und Prozessmanagement. Softwaregestützte Prozesse erleichtern den Mitarbeitern ihre täglichen Aufgaben und schaffen Raum für Kernaktivitäten. Die erhöhte Informationsdichte führt zu schnelleren Abläufen und die dadurch gewonnene Transparenz trägt zur Zufriedenheit der Geschäftspartner bei.

Vorteil der standardisierten ECM-Lösungen von d.velop documents für Microsoft Dynamics Business Central liegen in der Standardisierung. Lösungen, wie beispielsweise der Eingangsrechnungsprozess, verfügen über überschaubare Implementierungsaufwände und sind updatestabil. Somit ist sichergestellt, dass Ihre ECM-Plattform im Gleichklang mit Ihrer Microsoft-Dynamics-Suite wächst.

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