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Dokumente im Unternehmen digitalisieren

Lesedauer 3 Minuten

Dokumente digital ablegen und verwalten gehört in vielen Unternehmen bereits zu den Standard-Prozessen dazu und wird dort als sehr wertvolles Werkzeug angesehen. Andere Unternehmen haben jedoch noch nicht die Zeit dafür gefunden sich mit der Digitalisierung von Dokumenten auseinander zu setzen.

Wenn es dann in einer freien Minute doch dazu kommen sollte, dass auch diese Unternehmen die Zeit dazu finden sich mit der Digitalisierung auseinander zu setzen, stoßen sie auf die erste Herausforderung in diesem Zusammenhang:

Papierdokumente in digitale Dokumente umwandeln

Dokumente kommen auf den verschiedensten Wegen in das Unternehmen, im Papierformat per Post, als E-Mail oder auf eine andere Art und Weise. Diese müssen geprüft und bearbeitet werden.

Manuelle Bearbeitung der Eingangspost ohne einen Scanvorgang

Wir nehmen uns in diesem Fall das Beispiel vor, indem Dokumente im Papierformat über den Postweg in das Unternehmen eintreffen und wir stellen uns vor in der Poststelle für die Posteingangsbearbeitung tätig zu sein.

 

Digitalisierung Dokumentenmanagement Cloud

 

Sie erhalten jede Menge Briefe und Ihre Aufgaben bei der Bearbeitung bestehen aus dem Aussortieren, das Öffnen, Entnehmen, Stempeln, Sortieren und Verteilen der Dokumente.

Beim Erledigen dieser Aufgabe können allerdings schon einige Fehler auftreten:

  • Die Dokumente werden falsch unterschieden. Wichtige Dokumente können ohne Absicht versehentlich in den Müll geraten.
  • Die Dokumente können versehentlich dem falschen Sachbearbeiter zugeordnet werden. Aus diesem Grund wird wertvolle Zeit dieses Sachbearbeiters dafür verschwendet, das Dokument dem richtigen Mitarbeiter zu übergeben. Im schlimmsten Fall gerät das Dokument in Vergessenheit, weil das Zuordnen der Post nicht zu den eigentlichen Aufgaben des Sachbearbeiters gehört und das Dokument wird von niemanden bearbeitet.
  • Sollte ein Dokument weitere Anlagen haben, können diese auf dem langen Weg zum Sachbearbeiter verloren gehen. Die Anlage muss gesucht werden und es wird wertvolle Zeit für die Suche verschwendet. Wichtige Hinweise können nicht beachtet werden.

Zudem ist die manuelle Postbearbeitung sehr zeitaufwendig und erfordert eine große Wissensbasis. Bei der manuellen Postbearbeitung, kommen die Dokumente im Unternehmen an und werden von Person zu Person weiter gereicht, Fehler passieren im Bearbeitungsvorgang und bei der Verteilung.

Das muss doch auch einfacher funktionieren, oder…?

Dokumente digitalisieren - mit unserer Lösung zum Scannen

Mit der Lösung zum Scannen können Dokumente im Hand um Dreh eingescannt und digitalisiert werden. Das Digitalisieren von Dokumenten wird somit weitestgehend kinderleicht gemacht.

Im Bearbeitungsprozess wird das Dokument durch einen Scanner eingescannt und direkt weiterverarbeitet. Durch eine Künstliche Intelligenz (KI), erkennt die Scanlösung die meisten Daten der Dokumente auf Anhieb und kann diese in die Ablagevorlage eintragen. Die Ablagevorlage besteht aus selbst zusammengesetzte Eigenschaften, welche bei der Ablage notiert werden müssen um die Dokumente im richtigen Zusammenhang abzulegen. Diese Eigenschaften sind erweiterte Eigenschaften (z.B. Lieferantenname, Lieferantennummer, Mandant, etc.) und allgemeine Eigenschaften (z.B. Dateiname, Dateityp, Dokumentennummer, etc.). Die KI erkennt ebenfalls eine Trennung der einzelnen Dokumente, nach logischem Prinzip. Somit ist es möglich die Dokumente in ganzen Stapeln zu scannen und nicht mehr einzeln, mit jeweils einen einzelnen und sehr zeitaufwendigen Speichervorgang. So können Sie in nur wenigen Minuten ganze Akten scannen und Ordner digitalisieren. Die KI der Lösung lernt bei jedem Vorgang dazu und kann sich aus diesem Grund stets verbessern.

Dokumente scannen und bearbeiten

Da jedoch keine computerbasierte Lösung immer zu 100% zuverlässig ist, besteht ebenfalls die Möglichkeit als Anwender selbst die bereits übertragenen Daten anzupassen oder zu entfernen. Sollte die KI die gescannten Stapel falsch getrennt haben, sodass ein zweiseitiges Dokument eigentlich ein einseitiges Dokument darstellt, können Sie als Anwender bequem die Trennung eigenständig verschieben.

Dokumente werden nicht mehr von Person zu Person weiter gereicht, sondern ganz simpel digital über einen Workflow im Dokumentenmanagementsystem zum zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Wichtige Informationen können nicht mehr verloren gehen und Laufwege bei der Verteilung von Dokumenten werden eingespart. Falsche Zuordnungen können per Mausklick korrigiert werden oder dem richtigen Sachbearbeiter zugeteilt werden. Wenn sie Ihre Unterlagen digitalisieren, können Sie enorm viel wertvolle Arbeitszeit einsparen. Mit der Lösung können Sie:

  • Ganze Akten digitalisieren
  • Einfache aber auch mehrere Dokumente digitalisieren
  • Ihre komplette Ablage digitalisieren, indem Sie die betreffenden Unterlagen scannen und archivieren

Die erste Hürde, Papierdokumente in digitale Dokumente umwandeln, ist somit in Windeseile überwunden und es fehlt nicht mehr viel bis zur kompletten Digitalisierung Ihrer Dokumente.

Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!

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