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Digitale Akten

Digitalisierung im Handwerk: ECM-Lösungen in der Baubranche

Lesedauer 6 Minuten

In der Baubranche gibt es nach wie vor sehr viel Potenzial, was Digitalisierung angeht. Wie der Digitalisierungsindex Mittelstand, der von Telekom Deutschland und techconsult erhoben wird, im November 2020 festgestellt hat, haben 53% der Mittelständler die Digitalisierung mittlerweile fest in ihrer Geschäftsstrategie verankert. Im Baugewerbe sind es jedoch gerade einmal 38%. Durch die Corona-Krise hat bei einigen Unternehmen aber durchaus ein Umdenken stattgefunden, um die Folgen der Pandemie abzumildern. Dabei überwindet die Digitalisierung gerade auch in der Baubranche Hindernisse wie Ort und Zeit, die bisher eine Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erschwert haben. Dank digitaler Akten und dem standortunabhängigen Zugriff kann der Arbeitsplatz in Bezug auf die relevanten Unternehmensdokumente nun überall sein – ob am Unternehmensstandort oder vor Ort auf der Baustelle.

 

Wie sieht die Lösung aus?

 

Das Fundament – d.3ecm als zentrale Wissensplattform

Ausgehend vom Dokumentenmanagement-System d.3ecm lassen sich alle Dokumente in digitalen Bauakten archivieren, recherchieren und auch geschäftliche Prozesse abbilden. Im zentralen Archiv, dem Repository, legen Sie zunächst sämtliche Dokumente ab. Von dort aus werden die Dokumente dann im richtigen Sachzusammenhang in Ihre digitalen Bauakten verknüpft. So finden Sie benötigte Informationen in Sekundenschnelle wieder. Dank der verfügbaren Volltextsuche gelangen Sie so mit wenigen Klicks an die gewünschten Informationen. Änderungen, die an einem abgelegten Dokument vorgenommen werden müssen, werden sofort versioniert und eine neue Version des Dokumentes überführt. Sie haben zu jeder Zeit den Überblick über sämtliche (Vor-)Versionen des Dokuments. So lassen sich auch alle Änderungen einsehen und nachvollziehen.

Screenshot Bauakte 3_skaliertAbb.1: In wenigen Klicks erhalten Sie einen Überblick über alle digitalen Bauakten in Ihrem Unternehmen.

Zudem können Sie durch eine Integration in Ihr E-Mail-Programm auch sämtliche projektrelevanten E-Mails sofort im richtigen Kontext ablegen. Nach der Indexierung steht die E-Mail archiviert allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung. So haben sie einen ganzheitlichen Überblick über alle Baustellen und den damit verbundenen Vorgängen. Außerdem sparen Sie ganz nebenbei auch noch Speicherplatz und -kosten auf Ihrem E-Mail-Server.

Screenshot Bauakte 4_skaliert

Abb.2: E-Mails können sofort im richtigen Sachzusammenhang der entsprechenden Bauakte abgelegt werden.

Neben der digitalen Bauakte lassen sich natürlich auch jederzeit weitere Akten und Prozesse zu Ihren Dokumenten im Unternehmen abbilden. Das DMS d.3ecm kann immer um weitere Lösungen modular erweitert werden. So können Sie sukzessive zum Beispiel auch die Eingangsrechnungsverarbeitung oder auch das Vertragsmanagement einführen, um beispielsweise Skontoerträge zu erzielen bzw. um den ganzheitlichen Überblick über Ihre Lieferantenverträge zu haben.

 

Der Innenausbau: Aufbau & Inhalte der digitalen Bauakte

Mit der digitalen Bauakte verwalten Sie einfach und transparent alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Bauprojekte.

Den Inhalt bzw. etwaige Unterakten der digitalen Bauakte bestimmen Sie. Zu Projektbeginn führen wir mit Ihnen einen Aufnahmeworkshop (Quick-Scan-Analyse) durch. Hier stellen wir Ihnen ein Best Practice für die digitale Bauakte vor, sind aber auch völlig offen für Ihre Anforderungen und Vorschläge. Mögliche Unterakten könnten zum Beispiel Fahrzeugakten oder Maschinenakten sein. Hier können Reparaturen, Einsätze und vieles mehr gepflegt werden. Der Aktenplan wird gemäß Ihren individuellen Anforderungen abgebildet.

Dank der hochgranularen Lese- und Schreiberechte innerhalb von d.3ecm kann sehr genau festgelegt werden, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Bauakte hat.

Jetzt liegt es an Ihnen, die Akte mit Leben zu füllen und damit Papier zu sparen. Das ist nicht nur nachhaltig, sondern auch extrem effizient was Rechercheaufwände und -zeiten angeht. Dank der Volltextsuche können Sie in Sekundenschnelle Anfragen zu allen Bauprojekten bearbeiten. Weiterer Vorteil: Alle abgelegten Dokumente werden in langzeitstabilen Formaten in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. So sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite und gegenüber Dritten, wie einem Wirtschaftsprüfer, jederzeit auskunftsfähig.

Um den Fortschritt der Baustelle zu dokumentieren, können Sie regelmäßig Updates in die entsprechende Akte hochladen, zum Beispiel in Form von Fotos.

Außerdem können Sie die Freigabe von Lieferscheinen und Rechnungen bequem über intuitiv und einfach zu bedienende Workflows ausführen. So können Sie Durchlaufzeiten der Belege im Unternehmen drastisch senken. Der Lieferschein beispielsweise wird schon auf der Baustelle fotografiert, hochgeladen und sofort in die entsprechende Akte archiviert. Voraussetzung hierfür ist die mobile ECM-Lösung d.velop mobile. Sie ermöglicht den Anwendern Zugriff auf Dokumente und die Teilnahme an Prozessen über mobile Endgeräte. Diese App ist für gängige Betriebssysteme wie Android, iOS oder Windows Phone verfügbar. Sie verfügt ebenfalls über einen Offline-Zugriff auf Dokumente. Dies ist besonders auf Baustellen hilfreich, in denen die Netzwerkqualität nicht vorhanden oder noch ausbaufähig ist. So genießen Sie trotz fehlender Internetverbindung jederzeit Zugriff auf den jeweils erforderlichen Bauplan. Per Workflow kann der Disponent in der Unternehmenszentrale über Vorgänge wie dem eingegangenen Lieferschein informiert werden. So kann der Warenbestand auf der Baustelle sofort richtig nachgehalten werden und in den führenden Systemen durch das Backoffice des Unternehmens gepflegt werden. Dadurch erzielen Sie den positiven Nebeneffekt, dass Sie immer die volle Transparenz über Ihre Geschäftsprozesse besitzen. Bei Bedarf kann ohne Zeitverlust Ware nachbestellt werden.

Gleiches gilt auch für die Feststellung von Mängeln. Auch hier ist das sofortige dokumentieren mittels Fotos möglich. Auf der Baustelle aufgenommene Bilder können nach der Archivierung direkt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Firmensitz eingesehen werden und entsprechende Schritte wie die Erstellung einer Mängelanzeige eingeleitet werden.

 

Schnelle Mängelbehebung dank einfacher Melde-Workflows

Abb.3: Mängel können Sie ortsunabhängig und ohne Zeitverlust per Fotodokumentation aufnehmen und weitere Schritte via Workflow einleiten, um schließlich dem Kunden wieder gewohnte Qualität zu bieten 

 

Dank eines intuitiv zu bedienenden Workflow-Konfigurators innerhalb der d.3ecm-Suite können Sie mit der richtigen Berechtigung beliebig viele Workflows zu unterschiedlichsten Prozessen eigenständig realisieren.

Eine weitere Möglichkeit, wichtigen Dokumente kurze Durchlaufzeiten durch Ihr Unternehmen zu ermöglichen, ist die „Aufgaben“-Funktion. Zum entsprechenden Dokument können Sie so sofort eine Aufgabe erstellen.

Hier geben Sie die verantwortliche Mitarbeiterin/den verantwortlichen Mitarbeiter an, beschreiben die Aufgabe und hinterlassen eine Erinnerung und eine Frist. So wird der Empfänger der Aufgabe auf jeden Fall noch einmal auf seine Aufgabe aufmerksam gemacht. Die zu erledigende Aufgabe kann er per E-Mail-Benachrichtigung in sein E-Mail-Programm bekommen. Mit einem Klick auf den beigefügten Hyperlink befindet er sich schon in der entsprechenden Aufgabe.

Zu jeder Zeit können Sie das zu bearbeitende Dokument in der Anzeige einsehen und sich zudem den Sachzusammenhang, also die entsprechende Bauakte anzeigen lassen. Dank der eigenen „Aufgaben“-Kachel in der Startmaske, dem zentralen Cockpit, genießen Sie einen transparenten Überblick über Ihre noch offenen Aufgaben.

 

Die Abnahme nach Fertigstellung – ein Fazit

 

Die Vorteile der Digitalisierung von Bauakten sind klar ersichtlich und werden in Zukunft nicht mehr nur einen Wettbewerbsvorteil schaffen, sondern immer wichtiger für Ihre alltägliche Arbeit sein. Kosteneinsparungen in der internen Verwaltung werden immer relevanter, um gerade in Zeiten steigender Preise für Immobilien und Rohstoffe wettbewerbsfähig und preislich attraktiv für Kunden zu bleiben. Mit der digitalen Bauakte wird Ihnen eine orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit all den im Unternehmen befindlichen Dokumenten ermöglicht. Alle wichtigen Projektbelege finden sich übersichtlich und für alle berechtigten Anwender einsehbar in den digitalen Akten von d.3ecm. Mit Hilfe digitaler Geschäftsprozesse lassen sich z.B. Mängelerfassungen und Materialnachbestellungen in nur wenigen Klicks realisieren, ohne langwierige Durchlaufzeiten zu provozieren.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der digitalen Bauakte. Sprechen Sie uns an, um mehr zu den digitalen Akten von d.3ecm zu erfahren. Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg zur papierlosen Baustelle.

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