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    Vorgangsmanagement

    In der heutigen digitalen Ära ist eine zielgerichtete und flexible Vorgangsbearbeitung entscheidend für den Unternehmenserfolg. Unser Vorgangsmanagement-System bietet eine flexible und transparente Lösung zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Es ermöglicht die einfache Integration in bestehende Systeme und unterstützt sowohl strukturierte als auch individuelle Prozessgestaltungen. Die Software erleichtert die Verwaltung halbstrukturierter Vorgänge durch eine zentrale Digitalakte, die alle relevanten Informationen bündelt und somit eine effiziente und transparente Bearbeitung gewährleistet.

    Transparent, nachvollziehbar, personalisiert

    Häufig werden Aufgaben in Microsoft Office-Programmen oder sogar handschriftlich erfasst, nur um später in elektronischen Ordnern unterzugehen. Obwohl viele Unternehmen intuitiv prozessorientiert agieren, mangelt es oft an einer zentralisierten Sammlung und Organisation dieser Informationen.

    Das Vorgangsmanagement von netgo bringt Klarheit in diese Prozesse. Es ermöglicht die zentrale Bündelung und transparente Verwaltung aller relevanten Vorgangsinformationen, wodurch eine effizientere und nachvollziehbarere Arbeitsweise gefördert wird.
    • Individuell konfigurierbar: Ob vorstrukturierte Prozesse oder individuell anpassbare Vorgänge - das Maß an Flexibilität bestimmen Sie.
    • Einfache Prozessgestaltung: Leichte Prozessdefinition durch einzelne Fachabteilungen, fließende Integration in führende Systeme wie dem ERP.
    • Kollaborativ und überzeugend: Interne und externe Kommunikationen und Verlaufsprotokolle innerhalb eines Vorgangs sind jederzeit nachvollziehbar.

    Workflowmanagement

    Vorgangsmanagement

    • Halbstrukturiere Geschäftsprozesse
    • Individuell gestaltbare Aufgaben und Abläufe
    • Nutzer wählt Teilaktivitäten basierend auf Erfahrung
    • Flexibilität durch Phasenmodelle und Aufgabenvorlagen
    • Förderung einer schnellen Implementierung im Unternehmen

    Vorteile des Vorgangsmanagements im Überblick

    Zentrale Bereitstellung

    Alle Handlungen eines Vorgang werden an einer Stelle gebündelt und dann digital zur Nutzung bereitgestellt. So erhält der Anwender einen transparenten Überblick über den Status aller Vorgänge und Aufgaben.

    Collaboration

    Die gemeinsame Arbeit an einem Vorgang wird gefördert. Zeitgleich kann auch in dem Vorgang integrierte interne und externe Kommunikation stattfinden. 

    Einfache Prozessformung

    Die Prozesse können einfach und individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So leicht, dass die IT-Abteilung nicht eingebunden werden muss.

    Anpassungsfähig

    Nach und nach kann der optimale Prozess für Ihr Unternehmen geformt werden. Durch die anpassungsfähige Prozessentwicklung können Ihre Vorgänge kontinuierlich verbessert werden.

    Kundenspezifisches Customizing

    Die Vorgangsbearbeitung ermöglicht eine standardisierte Arbeitsweise, kann aber flexibel auf Ihre spezifischen Anforderungen angepasst und erweitert werden. 

    Nahtlos integrierbar

    Problemlose Integration in führende Systeme wie Ihr ERP-System oder Ihren E-Mail Client. Ein Vorgang kann so beispielsweise direkt aus dem E-Mail Programm heraus gestartet werden.

    Anwendungsbeispiele für digitales Vorgangsmanagement

    Nahezu jeder Geschäftsprozess, ob standardisiert oder individuell, kann mit der digitalen Vorgangsbearbeitung optimal gestaltet und abgebildet werden. Vier Beispiele für Unternehmensprozesse, die mit unserer Lösung digital abgebildet werden können:

    Angebotsanfragen

    Kommt eine Angebotsanfrage per E-Mail von einem Kunden, wird mit Hilfe des Vorgangsmanagements eine digitale Vorgangsakte angelegt. Der Abteilung Vertrieb kann eine Ad-Hoc-Aufgabe zugeteilt werden und ihnen können zusätzlich relevante Informationen für die Angebotserstellung zugetragen werden. Alle Informationen werden in der Lösung hinterlegt und sind jederzeit für berechtigte Mitarbeiter einsehbar. Der Kunde, aber auch ein externer Partner, kann direkt aus dem System heraus kontaktiert werden.


    Reklamationen

    Reklamiert ein Kunde ein Produkt, kann in der entsprechenden Abteilung sofort eine digitale Reklamationsakte angelegt werden. Der Schaden wird direkt aufgenommen und in weiteren Schritten kann festgelegt werden, was die daraus folgenden Maßnahmen sein sollen. Das können von Neufertigung über Nacharbeitung des Produkts bis zur weiteren, eingehenden Prüfung des Artikels verschiedenste Optionen sein. Die Ad-Hoc-Aufgaben, die daraus resultieren, veranlassen die entsprechenden Abteilungen dann dazu, die Reklamation zu bearbeiten.


    Ausschreibungen

    Erhält das Unternehmen eine neue Ausschreibung, an der es teilnehmen möchte, kann mit Hilfe der Vorgangsbearbeitung sofort eine digitale Akte mit der entsprechenden Ausschreibung aufgenommen werden. Hier wird genau festgelegt, wann die Ausschreibung im Unternehmen eingegangen ist und bis wann sie bearbeitet werden muss (Fristenmanagement). Ad-Hoc-Aufgaben helfen, die weitere Bearbeitung zu regeln. So wissen alle beteiligten Abteilungen genau, was sie wann zu erledigen haben, damit die Ausschreibung termingerecht bearbeitet wird. Die Vorgangsbearbeitung begleitet den gesamten Prozess im Unternehmen.


    Bewerbungen

    Bewerbungen von potenziellen Mitarbeitern können auf unterschiedlichen Wegen in Ihr Unternehmen gelangen. Für jede eingehende Bewerbung kann eine digitale Bewerberakte angelegt werden, welche mit einer fortlaufenden Nummer versehen wird. Die Personalabteilung kann diese digitale Akte dann bearbeiten und alle wichtigen Informationen hinzufügen. Damit ergibt sich zusätzlich die Möglichkeit, jeder Zeit den Status eines Bewerbungsprozesses einzusehen. Ad-Hoc-Aufgaben, wie das Schreiben einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, werden optimal dokumentiert. Aus dem System heraus kann direkt Kontakt zum Anwärter aufgenommen werden. 

    Vorgangsmanagement mit d.velop documents

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    Digitale Vorgangsakte

    Bündelung aller zusammengehörigen Dokumente, Informationen, Aufgaben und Konservationen in einer Vorgangsakte. Zugriff auf alle Funktionen eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems.
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    Aufgabenverwaltung

    Organisation der Arbeit in neuer Qualität. Durch strukturierte Aufgaben innerhalb eines Vorgangs entsteht Transparenz über noch ausstehende Arbeit und die damit verbundenen Fristen.
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    Konversationen

    Interne und externe Konversationen werden direkt aus den Vorgängen heraus geführt und schaffen somit ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
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    Integration

    Einfache Integration der Lösung in führende Anwendungen, wie z.B. dem E-Mail Client oder der ERP-Umgebung.
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    Aktivitätenstrom

    Die transparente Verfolgung der Aktivitäten in den Vorgängen klärt zu jeder Zeit Fragen darüber, wer z.B. ein Dokument hinzugefügt, eine Aufgabe erledigt oder eine Konversation beantwortet hat.
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    Stammdaten

    Vorgangstypen und deren Phasenmodell werden definiert. Details spezifischer Vorgangstypen können flexibel angepasst werden. 
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    Prozessoptimierung

    Prozesse und Methoden werden standardisiert und bewahren gleichzeitig notwendige Freiräume für Mitarbeiter. Aufgabentemplates geben für die täglich wiederkehrende Arbeit einen flexiblen Rahmen.
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    Vorgangsübersicht

    Komfortable Filter- und Auswertungsfunktionen schaffen Transparenz über alle Vorgänge und Aufgaben sowie deren Fristen.

    Warum das Vorgangsmanagement von netgo die richtige Wahl ist

    Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich ECM & DMS unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen. Mit unserer Vorgangsmanagementlösung bieten wir eine zukunftsweisende und effiziente Methode zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Diese zeichnet sich durch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus, um sowohl strukturierte als auch halbstrukturierte Geschäftsabläufe nahtlos zu verwalten. Unsere benutzerfreundliche Oberfläche und die problemlose Integration in bestehende Systeme, wie ERP- und E-Mail-Clients, ermöglichen es Ihnen, Ihre Vorgangsverwaltung zu revolutionieren. Wählen Sie netgo, um sich eine robuste und skalierbare Lösung zu sichern, die auf langfristigen Erfolg und kontinuierliche Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse ausgerichtet ist.

    Wir beraten Sie gerne zu passenden Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen.

     

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    Mit unseren Lösungen stehen wir Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner beim digitalen Wandel zur Seite und schaffen gemeinsam mit Ihnen die Arbeitswelt von morgen. 

    Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.