Digitales Dokumenten- und Workflowmanagement greift tief in etablierte Prozesse Ihres Unternehmens ein. Bisher papierbasierte Arbeitsweisen zukünftig auf digitalem Wege stattfinden zu lassen, erfordert nicht nur eine Umgewöhnung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit zu nutzender Software, sondern auch eine Anpassung von organisatorischen Abläufen. Dazu kommt das Thema der passenden IT-Infrastruktur um die Performanz der digitalen Arbeitswege zu gewährleisten.
Auf den ersten Blick entstehen vor Einführung des digitalen Dokumentenmanagements jede Menge Aufgaben die es strukturiert und zielführend zu lösen gilt. Um unsere Kunden auf diesem Lösungsweg zu begleiten, bieten wir die Quick-Scan-Analyse an.
Die Implementierung unserer ECM-Systeme gleichen dem Hausbau. Vom Fundament bis hin zur Einrichtung gibt es zahlreiche Handlungsempfehlungen und –reihenfolgen, die es zu beachten gilt. Da die meisten unter Ihnen jedoch keine Bauunternehmer sind, die regelmäßig Häuser bauen, überträgt man die Verantwortung zur Planung und Durchführung meistens an Spezialisten. Wir, als Spezialist zur Implementierung und Betreuung von ECM-Systemen, bieten uns als Ihr Bauträger Ihrer ECM-Lösung an!
Die Quick-Scan-Analyse von netgo besteht aus einem praxisorientiertem Workshop, dessen Ergebnisse als Umsetzungsgrundlage für Ihr ECM-Vorhaben dienen.
In der Regel sind die wichtigsten Rahmenparameter Ihrer Anforderungen aus den Gesprächen unserer ECM-Berater mit Ihnen bereits hervorgegangen und in ein erstes Budgetangebot zur kaufmännischen Indikation eingeflossen. Initialer Startpunkt unserer Projekte zur Einführung von ECM-Lösungen stellt dann ein Workshop dar. In diesem Workshop werden verschiedene Themen von unseren Consultants aufgenommen, analysiert und ggf. direkt mit Best-Practice Erfahrungen angereichert. Ergebnis ist eine praxisorientierte Zusammenfassung, die als Umsetzungsgrundlage für zu erbringende Dienstleistungen & Services dient.
"Aber was genau beinhaltet die Quick-Scan-Analyse?"
Inhalte der Quick-Scan-Analyse
- Abstimmung der Systemanforderungen
- Beschreibung von Akten, Dokumenten und sonstigen Informationen
- Identifikation der Benutzer und Benutzergruppen
- Definition von Berechtigungsstrukturen
- Beschreibung abzubildender Prozesse
- Erarbeitung der Umsetzungsgrundlage und Aufgabenverteilung
"Und was ist das im Detail?"
Abstimmung der Systemanforderungen
Unsere ECM-Lösungen sind flexibel skalierbar und modular - je nach Anwendungsgebieten - zusammengesetzt. Wir, als Ihr ECM-Bauträger, bauen für Sie am liebsten das Haus, in dem Sie gerne wohnen! Dementsprechend entstehen von Projekt zu Projekt unterschiedliche Anforderungen.
Wollen Sie nur das Haupthaus, in dem sich das tägliche “Dokumentenleben” abspielt oder doch direkt die Garage zur sicheren E-Mail-Archivierung mit dazu?
Die Informationen zu Ihren individuellen Systemanforderungen an unsere ECM-Lösung ergeben sich nach Klärung wichtiger Fragen, wie z.B.:
- Für welche Datenmenge müssen die Systeme ausgelegt sein?
- Welche Datenbankensysteme können verwendet werden?
- Ist eine virtualisierte Lösung geplant?
- Sollen angebotene Lösungen on premise (auf eigener Hardware) oder als managed Services angeboten werden?
- Welche Besonderheiten weist Ihre IT-Infrastruktur auf?
Beschreibung von Akten, Dokumenten und sonstigen Informationen
Wir alle kennen uns in unseren eigenen Räumlichkeiten aus. In den eigenen vier Wänden fühlt man sich sicher. Damit das bei Ihrer digitalen ECM-Lösung auch so ist, möchten wir Ihnen Ihre eigenen Strukturen, in denen Sie sich auskennen, zur Verfügung stellen. Neben erwerbbaren Aktenplan Templates, die die klassischen Akten- und Dokumentenarten enthalten, entwickeln unsere Consultants gemeinsam mit Ihnen, bei Bedarf, auch eigene Strukturen. Neben den Klassikern, wie beispielsweise der digitalen Kundenakte, Lieferantenakte u. Co. können für Sie auch branchenspezifische Akten- und Dokumentenarten umgesetzt werden. Hier bieten wir Ihnen eine Reihe von Erfahrungswerten, um mögliche Stolperfallen zu vermeiden.
Abgeleitete Fragen für diesen Part sind z.B.:
- Welche Akten- und Dokumentenarten sind zu berücksichtigen?
- Welche Metadaten sollen zu Dokumenten angereichert werden können?
- Welche Metadaten können mittels Stammdatenanbindung automatisiert angereichert werden?
- Welche Metadaten sind Pflichtinformationen zur Gewährleistung einer strukturierten Dokumentablage?
- Wie sind die Lebenszyklen der Dokumente abzubilden? (z.B. Löschen nach 10 Jahren)
Identifikation von Benutzer und Benutzergruppen
Diese Aufgabenstellung klingt trivial, erweist sich in der Praxis jedoch häufig als Stolperstein. Denn nicht immer sind die in Verfahrensdokumentationen oder Arbeitsanweisungen dokumentierten Benutzergruppen identisch zur tatsächlich täglich stattfindenden Vorgehensweise. Um valide Informationen zu partizipierenden Anwendern zu erhalten lohnt sich der Dialog mit den einzelnen Fachbereichsverantwortlichen. Auch das Schaffen von neuen Benutzergruppen für die digitalen Prozesse ist dabei nicht ausgeschlossen.
Unsere Consultants unterstützen in folgenden Themenbereichen:
- Wie viele Mitarbeiter nehmen an den ECM-Prozessen teil?
- Welche relevanten Benutzergruppen (Geschäftsführung, Einkauf, Vertrieb...) gilt es zu berücksichtigen?
- Gibt es bei den neuen digitalen Arbeitsweisen evtl. Neue Benutzergruppen?
Definition von Berechtigungsstrukturen
Wurde in Ihrer Kindheit an Heiligabend auch das Wohnzimmer abgeschlossen, damit der Weihnachtsmann tätig werden kann?
Auch in Ihrem ECM-Haus sollen sichere Zonen eingerichtet werden, damit unterschiedliche Benutzergruppen, je nach Berechtigungsstufen, beruhigt mit sensiblen oder schutzbedürftigen Dokumenten und Informationen arbeiten können. Dazu erarbeiten unsere Consultants ein Berechtigungskonzept, das von einzelnen Anwendern bis hin zu ganzen Abteilungsgruppen ganz nach Ihren Anforderungen umgesetzt werden kann. Aber keine Angst! Unser ECM-System d.3ecm bietet darüber hinaus auch ein granulares Rechtesystem an, welches selbst im produktiven Einsatz noch die anwenderseitige Steuerung von temporären Schreib- und/oder Leseberechtigungen zulässt.
Kernfragen:
- Wer erhält Lese- und/oder Schreibrechte auf welche Akten-/Dokumentenarten?
- Gibt es besondere Berechtigungsstrukturen / Sonderberechtigungen?
Beschreibung abzubildender Prozesse
Moderne ECM-Lösungen sind nicht mehr nur reine Archivierungslösungen, die zur revisionssicheren Ablage dienen. Sie stellen vielmehr die Basis für unternehmensweite Workflowabläufe rund um Unternehmensinformationen dar. Wichtige Prozesse, wie z.B. Freigabe-, Prüf- oder Weiterleitungsworkflows können, bei Bedarf, als Standard definiert werden. Auch komplexere Workflows, die durch die netgo Workflow-Templates, abgebildet werden, können Teil der Quick-Scan-Analyse sein. Workflowinhalte, -beteiligte und abläufe werden gemeinsam mit Ihnen definiert und zur Umsetzung festgehalten.
Wir, als Ihr ECM-Bauträger, bieten Ihnen somit Ihren hauseigenen Fahrstuhl, bevor Sie wieder den mühsamen Weg über die Treppen gehen müssen. Ein weiteres Thema kann die Beschreibung von Schnittstellen sein.
- Wie gelangen papierbasierte Bearbeitungsschritte in die digitale Welt?
- Gibt es unternehmenseigene Besonderheiten bei bestimmten Prozessen?
- An welchen Stellen im Prozess partizipieren bestimmte Anwendergruppen?
- Welche Schnittstellen zu führenden Systemen sind zu berücksichtigen?
Erarbeitung der Umsetzungsgrundlage und Aufgabenverteilung
Die Antworten der Fragen aus den zuvor beschriebenen Bestandteilen der Quick-Scan-Analyse werden durch unsere Consultants zusammengetragen und festgehalten. Sie dienen einerseits der klaren Protokollierung der Anforderungen und andererseits als Umsetzungsgrundlage für nachfolgende Dienstleistungen. Spätestens nach erfolgter Quick-Scan-Analyse ist eine genaue Einschätzung zu benötigten Lizenzumfängen und Leistungsaufwänden möglich. Auf Wunsch erarbeiten unsere Consultants für Sie auch einen Projektplan, der Ihnen als zeitliche Orientierung die benötigte Planungssicherheit gibt.
Ein weiteres Ergebnis der Quick-Scan-Analyse ist das Verteilen von Aufgaben. Denn neben den Tätigkeiten der netgo Consultants sind eventuell auch organisatorische „Hausaufgaben“ auf Ihrer Seite zur erledigen. Dazu zählen z.B.:
- Herstellung der Systemvoraussetzungen
- Bereitstellung nötiger Endgeräte für Mitarbeiter
- Bereitstellung von Ressourcen zur Projektumsetzung
Natürlich versuchen wir Sie hier soweit wie möglich (sofern erwünscht) zu entlasten, in dem wir z.B. Infrastruktur, Hardware oder sonstige Ressourcen durch unserer Partner oder direkt aus unserer netgo Unternehmensgruppe anbieten.
Nach abschließender Freigabe der Umsetzungsgrundlage heißt es dann:
„Schaffe, Schaffe, Häus`le baue.“
…Die Installation und Einrichtung der festgehaltenen Ergebnisse beginnt!
Abb.1: DMS-Projektbeginn
Sie sind noch nicht so weit? Enteprise-Content-Management, Big Data und Künstliche Intelligenz sind für Sie noch nicht realitätsnah? Eine allgemeine Digitalisierungsberatung ist für Sie wünschenswerter?
Auch hier unterstützen wir Sie gerne.
In Form unserer Digitalisierungsberatungsangebote erhalten Sie die Chance mehr Informationen zu den Herausforderungen der Digitalisierung zu erhalten. In verschiedenen Angeboten helfen Ihnen unsere Digitalisierungsberater konkrete Handlungsempfehlungen aus Ihrer IST-Situation abzuleiten. Diese Angebote richten sich an all‘ diejenigen, die sich noch mehr Orientierung auf dem Weg des eigenen digitalen Wandels wünschen.
