In Zeiten der Digitalisierung ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einführung digitaler Personalakten. Mit der Lösung d.velop documents für das Dokumentenmanagement, wird dies besonders einfach und effektiv umsetzbar.
Was sind digitale Personalakten?
Digitale Personalakten sind elektronische Dokumentenordner, die alle relevanten Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter enthalten. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Schulungsbescheinigungen und vieles mehr. Statt diese Dokumente in physischer Form in Ordnern aufzubewahren, werden sie bei digitalen Personalakten elektronisch erfasst und gespeichert und bietet somit zudem ortsunabhängigen Zugriff.
Digitale Akten in d.velop documents
Welche Vorteile bietet die Einführung digitaler Personalakten?
Die Vorteile digitaler Personalakten liegen auf der Hand. Zum einen wird der Papierverbrauch drastisch reduziert und somit auch die Kosten für Druck und Archivierung. Zum anderen werden alle Dokumente zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Das erleichtert nicht nur die Suche nach bestimmten Dokumenten, sondern auch die Bearbeitung und Verwaltung der Akten insgesamt. Unternehmen sparen sich zudem Kapazitäten für die Aufbewahrung und können den gewonnen Platz anderweitig nutzen.
Besonders wichtig ist auch die Datensicherheit. Da alle Daten in elektronischer Form vorliegen, können sie durch verschlüsselte Verbindungen und Zugangskontrollen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Zudem ist es möglich, jederzeit nachzuvollziehen, wer auf welche Daten zugegriffen hat und wann.
Wie funktioniert das Dokumentenmanagement mit d.velop documents?
d.velop documents ist eine Softwarelösung für das Dokumentenmanagement, die die Einführung digitaler Personalakten besonders einfach und effektiv umsetzbar macht. Die Software bietet unter anderem folgende Funktionen:
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Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten: Dokumente können entweder direkt elektronisch erfasst oder von Papier in elektronische Form umgewandelt werden.
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Automatische Verschlagwortung: Die Software erkennt relevante Begriffe und Schlagwörter in den Dokumenten und ordnet sie automatisch entsprechenden Kategorien zu.
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Zugriffs- und Berechtigungskonzept: Es können individuelle Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen vergeben werden, um den Datenschutz sicherzustellen.
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Versionierung: Die Software erkennt automatisch, ob eine neue Version eines Dokuments vorliegt und speichert diese separat ab.
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Workflow-Management: Es können automatische Workflows eingerichtet werden, um bestimmte Aufgaben wie beispielsweise Genehmigungsprozesse zu automatisieren.
Fazit
Die Einführung digitaler Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Mit d.velop documents steht eine Softwarelösung zur Verfügung, die das Dokumentenmanagement besonders einfach und effektiv umsetzbar macht. Durch die zentrale Speicherung und die individuellen Zugriffsrechte wird eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Unternehmen, die auf digitale Personalakten umsteigen, können somit nicht nur ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, sondern auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten und sich so nachhaltig stellen.
