Digital Workplace

Was versteht man unter einem Digital Workplace? 

Der Digital Workplace steht für ein modernes Konzept, das häufig in Zusammenhang mit New Work und der Digitalisierung des Arbeitsplatzes genannt wird. Gemeint ist eine vollständig digitalisierte und mobile Arbeitsumgebung, in der sämtliche Anwendungen, Daten und Tools enthalten sind, welche die Beschäftigten eines Unternehmens benötigen, um ihre Aufgaben erledigen zu können.  

Ein Digital Workplace kann beispielsweise ein Intranet, E-Learning-Plattformen, soziale Medien, Datenbanken und Sharepoints umfassen.  

Der Fokus des digitalen Arbeitsplatzes liegt dabei auf der Verknüpfung sämtlicher Informationen und Funktionen. Dies ermöglicht die bedarfsgerechte Bereitstellung aller Inhalte auf einer sicheren und einheitlichen Online-Oberfläche sowie eine flexible Bearbeitung.  

Die Zusammenführung relevanter Inhalte sowie die direkte Bearbeitungsmöglichkeit unterstützen nicht zuletzt Homeoffice und Collaboration. Zwei Aspekte, die in Zeiten der Digitalisierung immer wichtiger werden. 

Welche Vorteile bietet der Digital Workplace? 

Der Digital Workplace vereinfacht kollaboratives Arbeiten sowie die gesamte interne Kommunikation.  

In der digitalen Umgebung werden alle Kommunikationskanäle in einer Plattform zusammengeführt. Verschiedene Standorte, Abteilungen und Hierarchieebenen können sich per Knopfdruck zusammenschalten und austauschen, als säßen sie im gleichen Büro.  

Zudem kann im Digital Workplace eine Vielzahl von Collaboration-Tools genutzt werden, wodurch die projektspezifische Zusammenarbeit gefördert wird. Die Konsolidierung von Informationen aus verschiedenen Quellen wird dadurch ebenso erleichtert wie die Definition und Verteilung anstehender Aufgaben. 

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten 

Spätestens seit Corona sind Homeoffice und Remote Work aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Zahlreiche Studien belegen mittlerweile, dass mobiles Arbeiten nicht wie zunächst befürchtet mit Produktivitätseinbußen verbunden ist. Im Gegenteil kann die Arbeit von zu Hause die Produktivität sogar steigern, wie eine zweijährige Studie von Stanford Professor Nicholas Bloom zeigt.  

Grundvoraussetzung für mobiles Arbeiten ist ein orts- und zeitunabhängiger Zugang zu allen benötigten Daten und Tools. Ein Pluspunkt für den Digital Workplace, da dieser den mobilen Zugriff auf das kollektive Unternehmenswissen ermöglicht. 

Schnelle Verfügbarkeit von Informationen 

In einer Digital Workplace-Lösung finden sich sämtliche Tools und Informationen, die von den Mitarbeitenden eines Unternehmens zur Erledigung ihrer täglichen Arbeit benötigt werden. Der Zugriff erfolgt digital und ermöglicht schnelleres und effizienteres Arbeiten.  

Der Digital Workplace bietet dem gesamten Unternehmen ein einheitliches System mit zentralem Zugriffspunkt. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems und einer einheitlichen Ablagestruktur können relevante Informationen jederzeit gefunden und genutzt werden.  

Der Digital Workplace ersetzt so nicht nur kleinteilige Insellösungen, die nicht optimal miteinander harmonieren, sondern beseitigt gleichzeitig auch das physische Zettelchaos im Büro. 

Workplace Security  

In einem Digital Workplace lassen sich die Nutzungsrechte für bestimmte Anwendungen, Dateien und Informationen einstellen. Unternehmen können dafür sorgen, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf bestimmte Systembereiche erhalten – was in einem Büro mit physischen Akten nicht möglich ist. 

Automatisierung 

Einfache, repetitive Abläufe lassen sich in einem Digital Workplace automatisieren. Insbesondere unbeliebte Aufgaben wie der Datenabgleich oder die wiederholte Eingabe identischer Daten nehmen bei manueller Erledigung viel Zeit in Anspruch und können problemlos von einer Software übernommen werden. 

Den Beschäftigten bleibt so mehr Zeit, sich komplexeren oder kreativen Aufgaben zu widmen. Gleichzeitig werden Flüchtigkeitsfehler auf ein Minimum reduziert.