Digital Workplace

Mit modernen Arbeitsplätzen fit für die Zukunft

Bei dem Begriff Digital Workplace denken viele Menschen an die veränderten Anforderungen, die seit einigen Jahren an Arbeitsplätze gestellt werden. Die Zeiten, in denen voll besetzte Großraumbüros den goldenen Standard der Arbeitswelt darstellen, sind längst vorbei.

Moderne Arbeitsplätze sind flexibel, effizient, aufgabenorientiert und vor allem digital. Ein Digital Workplace bietet viele Vorteile und umfasst mehr als ein bisschen Homeoffice und digitale Tools.

Ein Digital Workplace kann Unternehmen dabei unterstützen, die Anforderungen der Digitalisierung zu meistern, sich schnell auf wechselnde Marktbedingungen einzustellen, neue Mitarbeiter*innen zu gewinnen und die Konkurrenz hinter sich zu lassen. Diesen Arbeitsplatz strukturiert aufzusetzen, erfordert allerdings zunächst das Wissen, was mit einem Digital Workplace genau gemeint ist und wie Unternehmen davon profitieren können.

Was versteht man unter einem Digital Workplace?

Der Digital Workplace steht für ein modernes Konzept, das häufig in Zusammenhang mit New Work und der Digitalisierung des Arbeitsplatzes genannt wird. Gemeint ist eine vollständig digitalisierte und mobile Arbeitsumgebung, in der sämtliche Anwendungen, Daten und Tools enthalten sind, welche die Beschäftigten eines Unternehmens benötigen, um ihre Aufgaben erledigen zu können.

Ein Digital Workplace kann beispielsweise ein Intranet, E-Learning-Plattformen, soziale Medien, Datenbanken und Sharepoints umfassen.

Der Fokus des digitalen Arbeitsplatzes liegt dabei auf der Verknüpfung sämtlicher Informationen und Funktionen. Dies ermöglicht die bedarfsgerechte Bereitstellung aller Inhalte auf einer sicheren und einheitlichen Online-Oberfläche sowie eine flexible Bearbeitung.

Die Zusammenführung relevanter Inhalte sowie die direkte Bearbeitungsmöglichkeit unterstützen nicht zuletzt Homeoffice und Collaboration. Zwei Aspekte, die in Zeiten der Digitalisierung immer wichtiger werden.

Digital Workplace vs. Digital Workspace: Was ist der Unterschied?

Mit dem Hinzukommen neuer Arbeitsweisen, Tools und Trends kommen zeitgleich immer neue Begrifflichkeiten auf, die zum Teil nicht eindeutig voneinander zu unterscheiden sind. Besonders verwirrend wird es, wenn die Begriffe auch noch ähnlich klingen.

Mit „Digital Workplace“ und „Digital Workspace“ existieren zwei Fachbegriffe, die schnell genau diese Art der Verwirrung hervorrufen können. Meinen beide das Gleiche? Und falls nicht: Wo genau liegen die Unterschiede?

Tatsächlich grenzen sich beide Begrifflichkeiten voneinander ab. Ein Digital Workspace ist lediglich ein Teil eines Digital Workplace. Die wesentlichen Unterschiede zeigen sich wie im Folgenden veranschaulicht.

Welche Vorteile bietet der Digital Workplace?

Der Digital Workplace vereinfacht kollaboratives Arbeiten sowie die gesamte interne Kommunikation.

In der digitalen Umgebung werden alle Kommunikationskanäle in einer Plattform zusammengeführt. Verschiedene Standorte, Abteilungen und Hierarchieebenen können sich per Knopfdruck zusammenschalten und austauschen, als säßen sie im gleichen Büro.

Zudem kann im Digital Workplace eine Vielzahl von Collaboration-Tools genutzt werden, wodurch die projektspezifische Zusammenarbeit gefördert wird. Die Konsolidierung von Informationen aus verschiedenen Quellen wird dadurch ebenso erleichtert wie die Definition und Verteilung anstehender Aufgaben.

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten

Spätestens seit Corona sind Homeoffice und Remote Work aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Zahlreiche Studien belegen mittlerweile, dass mobiles Arbeiten nicht wie zunächst befürchtet mit Produktivitätseinbußen verbunden ist. Im Gegenteil kann die Arbeit von zu Hause die Produktivität sogar steigern, wie eine zweijährige Studie von Stanford Professor Nicholas Bloom zeigt.

Grundvoraussetzung für mobiles Arbeiten ist ein orts- und zeitunabhängiger Zugang zu allen benötigten Daten und Tools. Ein Pluspunkt für den Digital Workplace, da dieser den mobilen Zugriff auf das kollektive Unternehmenswissen ermöglicht.

Schnelle Verfügbarkeit von Informationen

In einer Digital Workplace-Lösung finden sich sämtliche Tools und Informationen, die von den Mitarbeitenden eines Unternehmens zur Erledigung ihrer täglichen Arbeit benötigt werden. Der Zugriff erfolgt digital und ermöglicht schnelleres und effizienteres Arbeiten.

Der Digital Workplace bietet dem gesamten Unternehmen ein einheitliches System mit zentralem Zugriffspunkt. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems und einer einheitlichen Ablagestruktur können relevante Informationen jederzeit gefunden und genutzt werden.

Der Digital Workplace ersetzt so nicht nur kleinteilige Insellösungen, die nicht optimal miteinander harmonieren, sondern beseitigt gleichzeitig auch das physische Zettelchaos im Büro.

Workplace Security

In einem Digital Workplace lassen sich die Nutzungsrechte für bestimmte Anwendungen, Dateien und Informationen einstellen. Unternehmen können dafür sorgen, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf bestimmte Systembereiche erhalten – was in einem Büro mit physischen Akten nicht möglich ist.

Automatisierung

Einfache, repetitive Abläufe lassen sich in einem Digital Workplace automatisieren. Insbesondere unbeliebte Aufgaben wie der Datenabgleich oder die wiederholte Eingabe identischer Daten nehmen bei manueller Erledigung viel Zeit in Anspruch und können problemlos von einer Software übernommen werden.

Den Beschäftigten bleibt so mehr Zeit, sich komplexeren oder kreativen Aufgaben zu widmen. Gleichzeitig werden Flüchtigkeitsfehler auf ein Minimum reduziert.

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Herausforderungen bei der Umsetzung des Digital Workplace

Die Einrichtung eines Digital Workplace erfordert Zeit

Bevor Unternehmen einen zentralen und einheitlichen Digital Workplace einrichten können, müssen sie zunächst überlegen, welche Tools und Funktionen sie benötigen und nutzen möchten. Die schiere Menge an Software-Optionen kann zunächst abschreckend wirken und kommt je nach Anbieter mit einem stark variierenden Funktionsumfang daher.

Um die richtige Wahl zu treffen, empfiehlt sich zunächst eine umfassende Recherche sowie die Erstellung eines Anforderungsprofils. Auch die persönliche Beratung durch verschiedene Digital Workplace-Anbieter oder externe Expert*innen kann Klarheit bringen. Viele Software-Lösungen können zudem in einer kostenlosen Demo-Version getestet werden.

Besonders relevant bei der Software-Auswahl ist die Integrierbarkeit einzelner Tools über Schnittstellen. Ziel ist die Vermeidung von Datensilos und die Etablierung eines starken, zentralen Systems, das den Datenaustausch und die Datensynchronisation zwischen verschiedenen Tools unterstützt.

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Der Umstieg auf einen Digital Workplace bedeutet in den allermeisten Fällen eine nicht unerhebliche Veränderung. Es ist von hoher Relevanz, dass die Belegschaft bei diesem Change-Prozess mitzieht und in die Arbeit 4.0 eingeführt wird.

Auf der einen Seite erfordert dies ein gutes Change Management und Schulungen, die den Mitarbeitenden die Anwendung neuer Tools und Arbeitsweisen näherbringen. Auf der anderen Seite setzt der Digital Workplace ein technisches Grundverständnis aufseiten der Belegschaft voraus.

Wichtig ist, die Mitarbeitenden nicht zu überfordern oder vor vollendete Tatsachen zu stellen. Einen Digital Workplace optimal zu etablieren heißt, Mitarbeitende in die Prozesse zu integrieren und auf Bedenken einzugehen.

Das steigert die Mitarbeiterakzeptanz und schlussendlich die Effizienz des Digital Workplace, da dieser seine Vorteile nur dann vollumfänglich entfalten kann, wenn Mitarbeitende in der Lage sind, produktiv zu arbeiten.

Tatsächlich grenzen sich beide Begrifflichkeiten voneinander ab. Ein Digital Workspace ist lediglich ein Teil eines Digital Workplace.

Tipps für den Digital Workplace: So gehen Unternehmen bei der Einführung vor

Schritt 1: Vorbereitungen

Bevor die ersten Überlegungen zur technischen Ausstattung Ihres Digital Workplace beginnen, sollten Sie zunächst Ihren Ist-Zustand betrachten. Wie ist Ihr Unternehmen digital aufgestellt? Welche Tools nutzen Sie bereits und wie sind diese mit neuen IT-Lösungen kombinierbar?

Überlegen Sie anschließend, wo es Optimierungspotenzial gibt und welche Ziele Sie mit einer neuen Software erreichen möchten. Medienbrüche beispielsweise sind ein Hinweis darauf, dass Prozesse effizienter gestaltet werden können. Formulieren Sie Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz und hinterfragen Sie schließlich, welche Anwendungen Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Schritt 2: Anbieter wählen

Haben Sie Ihre Anforderungen an einzelne Software-Lösungen definiert, können Sie sich an die Auswahl eines geeigneten Anbieters machen. Viele Unternehmen haben an dieser Stelle enormen Unterstützungsbedarf.

Ziehen Sie eventuell die Einbeziehung eines externen Consultants in Betracht, um von dessen Erfahrung und Best-Practice-Einschätzungen zu profitieren. Externe Berater haben außerdem ein umfassendes technisches Verständnis und stehen Ihnen während der Implementierung mit Rat und Tat zur Seite.

Schritt 3: Der Integrations- und Migrationsprozess

Nach der Auswahl der geeigneten Tools für Ihren Digital Workplace erfolgen das Set-up sowie die Integration in die bestehende Systemlandschaft. Außerdem müssen Ihre Systeme mit Daten angereichert werden. Dazu zählen beispielsweise Kundendaten sowie die Stammdaten Ihrer Partnerunternehmen und Mitarbeitenden.

Auch in diesem Schritt kann ein externer Partner eine große Hilfe darstellen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wenig Erfahrung mit der Implementierung neuer Software-Lösungen hat.

Schritt 4: Anwendungen personalisieren

In diesem Schritt kommen Ihre Mitarbeitenden ins Spiel. Definieren Sie Zugriffsberechtigungen für jeden individuellen Nutzer. Nicht alle Mitarbeitenden dürfen beispielsweise auf Gehälter oder Verträge zugreifen. Jeder soll genau die Informationen abrufen können, die für die Erledigung der Arbeit benötigt werden – und eben nur diese Informationen.

Darüber hinaus bieten viele Tools die Möglichkeit, Ansichten oder Dashboards zu personalisieren. Dadurch können Sie sicherstellen, dass wichtige Informationen auf den ersten Blick erfasst werden, was die Effizienz und Produktivität Ihres Digital Workplace erhöht.

Schritt 5: Enablement der Mitarbeitenden

Nun sollten Sie beginnen, Ihre Mitarbeitenden zu schulen. In jedem Fall ist es sinnvoll, Personen mit ähnlichen Aufgabenbereichen gemeinsam einzuweisen. So können Sie beispielsweise eine Schulung für Ihr Sales-Team durchführen, in dem alle wichtigen Funktionen für den Vertrieb besprochen werden.

Benennen Sie außerdem Key-User, die als Ansprechpersonen für Kolleg*innen fungieren und die Usability und Funktionalität des Systems prüfen können.

Schritt 6: Die Arbeit im Digital Workplace beginnt

Ist der Digital Workplace erst einmal eingerichtet und Ihre Mitarbeitenden sind etwas sicherer bei der Arbeit mit der Software, kann die Arbeit in Ihrem Arbeitsplatz der Zukunft losgehen.

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Herausforderungen bei der Umsetzung des Digital Workplace

Die Einrichtung eines Digital Workplace erfordert Zeit

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Tipps für den Digital Workplace: So gehen Unternehmen bei der Einführung vor

Schritt 1: Vorbereitungen

Schritt 2: Anbieter wählen

Schritt 3: Der Integrations- und Migrationsprozess

Schritt 4: Anwendungen personalisieren

Schritt 5: Enablement der Mitarbeitenden

Schritt 6: Die Arbeit im Digital Workplace beginnt

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