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Digitale Eingangs­ rechnungsverarbeitung

Transformieren Sie mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung den traditionellen Rechnungsverarbeitungsprozess für eine nahtlose und effiziente Methode, um Rechnungen zu bearbeiten.

Durch die Automatisierung des Erfassens, Prüfens und Verwaltens von Eingangsrechnungen sparen Sie nicht nur Zeit , sondern auch Kosten. Längere Liege- und Bearbeitungszeiten, die oft mit dem Verpassen von Skontofristen verbunden sind, gehören so der Vergangenheit an.

Effizient, schlank und transparent durch digitale Rechnungsverarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschreibt den Prozess, den Eingangsrechnungen vom Posteingang bis zur Verbuchung in der Buchhaltung durchlaufen. Direkt beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen werden die Eingangsrechnungen gescannt, per digitalem Workflow durch das Unternehmen geleitet und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Und die Rechnungen sind dann auch schon digital archiviert.

Dabei sorgt die digitale Rechnungsverarbeitung für eine umfassende Transparenz und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess und integriert sich nahtlos in bestehende ERP-, Fibu- und WaWi-Systeme, wodurch eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht wird.

Dieses System repräsentiert die Zukunft der Rechnungsverarbeitung, indem es Effizienz, Genauigkeit und Compliance in den Vordergrund stellt​.

  • Effizienzsteigerung: Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen optimiert die gesamte Prozesskette, wodurch Bearbeitungszeiten für Zuordnung, Prüfung und Verbuchung erheblich reduziert werden.
  • Kostensenkung: Durch die Automatisierung des Prozesses können Kosten, die durch manuelle Bearbeitung, Papierverbrauch und mögliche Fehler entstehen, deutlich reduziert werden. Unternehmen können mit diesem System bis zu 70% ihrer bisherigen Prozesskosten einsparen.
  • Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Digitale Systeme bieten einen detaillierten Überblick über alle Rechnungsdaten und deren Bearbeitungsstatus. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht eine effizientere Kontrolle und Steuerung des Prozesses.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung lässt sich leicht an die spezifischen Bedürfnisse und das Wachstum eines Unternehmens anpassen. Sie bietet die Möglichkeit, verschiedene Systeme und Prozesse zu integrieren, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
  • Verbesserte Datensicherheit: Digitale Lösungen bieten durch verschlüsselte Übertragung und sichere Speicherung einen höheren Grad an Datensicherheit, was besonders im Hinblick auf sensible Finanzdaten von großer Bedeutung ist.

Mehrwerte der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in Unternehmen

Gesteigerte Effizienz

Rechnungen digital zu bearbeiten optimiert die gesamte Prozesskette. Durch einen digitalen Rechnungseingangsworkflow werden Aufgaben in Echtzeit durch ein System erstellt, verteilt und weitergeleitet. Damit werden die Bearbeitungszeiten für Zuordnung, Prüfung und Verbuchung zur Zahlung deutlich reduziert.

Weniger Bearbeitungskosten

Prozesskosten für z.B. Arbeitszeit zur Bearbeitung, entgangene Skontoerträge oder Aufwandskosten zur Klärung von papierbasierten Intransparenzen können mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich reduziert werden. Kostenersparnisse von bis zu 70% sind somit erzielbar.

Mehr Transparenz

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet als Teil ganzheitlicher Dokumenten-Management-Ansätze einen deutlichen Anstieg an Transparenz. Abhängige Belege zu Rechnungen, wie z.B. ein Lieferschein, geben in Form digitaler Akten den vollen Überblick im Eingangsrechnungs-Prozess.

Standardisierte Schnittstellen im digitalen Rechnungsprozess

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung als Teil des Dokumenten Managements ist darauf angewiesen mit unternehmensrelevanter Software zu interagieren. Die meisten Unternehmen arbeiten mit etablierten ERP und/oder Finanzbuchhaltungs-Systemen, die wichtige Informationen des Eingangsrechnungs-Prozesses führen. Ein Eingangsrechnungsworkflow sollte diese Informationen automatisiert verarbeiten können. Bei diesem Informationsaustauschprozess helfen Schnittstellen, die den Datenaustausch reibungslos gewährleisten.

Standardisierte Schnittstellen bedeuten zudem einen deutlich reduzierten Implementierungsaufwand und sorgen für einen robusten Gesamtprozess. Jedoch sind heutzutage Schnittstellen auch zu den weniger verbreiteten Systemen umsetzbar. Zu den prominentesten Schnittstellen zwischen DMS und führender Software gehören

  • SAP
  • Microsoft Dynamics NAV/AX, D365
  • Diamant
  • Sage
  • CSB

On-Premise Lösung

Die klassische Inhouse Lösung ist die aktuell gängigste Methode eine DMS-Lösung zu integrieren. Die IT-Infrastruktur und die Sicherheit der Systeme ist unternehmensseitig zu gewährleisten.
  • Bestehende Hardware kann genutzt werden
  • Unabhängiger Betrieb möglich
  • Administrationshoheit beim Kunden

Hosting-Lösung

DMS als Hosting-Lösung wird durch Rechenzentren ermöglicht. Die Software wird in den Rechenzentren entweder in geteilten Umgebungen oder dediziert zur Verfügung gestellt.
  • Keine hohen Investitionskosten in Hardware
  • Flexible Service Level möglich
  • Höchste Sicherheitsstandards verfügbar

Cloud-Lösung

DMS Komponenten können auch per Software as a Service (SaaS) bezogen werden. Jedoch sind komplexe Prozesse weiterhin projektspezifisch umzusetzen und noch nicht vollständig per Knopfdruck buchbar.
  • Flexible Dienste zu- und abbuchbar
  • Geringere Investitionen
  • Konsequente Nutzung von Standards

Hybrid-Lösung

Nutzung wichtiger DMS-Dienste als On-Premise-Lösung auf eigener Infrastruktur bei gleichzeitigem Bezug weiterer DMS-Services aus der Cloud. Der Mittelweg aus standardisierten Cloud-Angeboten und individualisierbaren On-Premise-Produkten.
  • Flexible Infrastrukturplanung möglich
  • Entlastung eigener Server
  • Cloud-Erweiterungen bei gleichzeitigem Betrieb individueller Lösungen on-premise

Unterschied zwischen papierbasierter und digitaler Rechnungsverarbeitung

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Papierbasiert

  • "Papierflut" durch Kopien
  • Papier kostet Geld, viel Papier kostet viel Geld
  • Belege gehen verloren
  • Nur Infos auf dem Beleg erkennbar
  • Papier ist nur gefühlt sicherer ("Das kann ich anfassen und festhalten.")

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Digital

  • Digitaler Workflow, keine Kopien
  • Unabhängig von Zeit und Ort verfügbar
  • Mehr Prozesstransparenz
  • Strukturierte Zusatzinfos erfassbar
  • Sicherheit durch Rechtesystem

Kosten der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Frage nach Kosten der Projekte ist stark abhängig von bestimmten Prozessdetails. Wichtige Fragen sind:

  • Wie viele Prozessbeteiligte wirken im Prozess mit?
  • Wie viele Belege müssen erfasst und geprüft werden?
  • Welche Schnittstellen sind zu berücksichtigen?
  • Wie komplex ist der Eingangsrechnungsprozess im Unternehmen?
  • u.v.m.

Daher sind realistische Budgetangaben für ein Eingangsrechnungsverarbeitungs-Projekt in der Regel erst nach einer tiefergehenden Bestimmung dieser und weiterer Rahmenparameter möglich. Heutzutage gibt es jedoch unterschiedlichste Modelle ein Projekt umzusetzen. Je nach Modell sind hier die Kosten unterschiedlich und damit an individuelle Unternehmensansprüche anpassbar.

Fragen und Antworten zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Was ist ein digitaler Rechnungseingang?

In vielen Unternehmen sind im Rechnungseingangsprozess immer noch zahlreiche papierbasierte Arbeitsschritte üblich. Doch das Ausdrucken, manuelle Erfassen, Abtippen, Kopieren und physische Ablegen von Rechnungen und Belegen ist zeit- sowie ressourcenaufwendig und darüber hinaus fehleranfällig. Zudem ist diese Art der Rechnungseingangsverarbeitung schon lange nicht mehr zeitgemäß. 

Mit Software-Lösungen für den digitalen Rechnungseingang beschleunigen Unternehmen die Verarbeitungsprozesse, die erforderlich sind, damit die Zahlungen getätigt werden können. Lange Durchlaufzeiten, die aus gesetzlichen Vorgaben und komplexen Freigabeprozessen resultieren, werden mit automatisierten Workflows vereinfacht und der Weg vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe wird optimiert.

Was macht eine digitale Rechnungsverarbeitung?
Digitale Lösungen für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen sorgen mithilfe von Workflows für die gesetzeskonforme und unkomplizierte Erfassung, Prüfung, Buchung und Zahlung von Eingangsrechnungen. Dafür bieten die Lösungen Workflows, die Unternehmen individuell an die Betriebsstrukturen anpassen können. Klassischerweise umfassen diese Workflows fünf Schritte:
  1. Rechnungseingang und -erfassung:
    Der erste Schritt bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist die Erfassung der Rechnung oder des Belegs. Der entscheidende Unterschied zu einer digitalen Lösung ist, dass die Rechnung direkt im System erfasst wird und automatisch Workflows angestoßen werden, die weitere Schritte einleiten. Die Integration und die Verschlagwortung der Eingangsrechnung in einer zentralen Plattform sorgen zudem dafür, dass die Rechnungen schnell und einfach auffindbar sind.
  2. Die formale Prüfung:
    Im Rahmen der formalen Prüfung erfolgt die automatische Überprüfung von Eingangsrechnungen hinsichtlich der Vorgaben des §14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Sofern alle erforderlichen Angaben enthalten sind, ist der nächste Schritt die sachliche Prüfung.
  3. Sachliche Prüfung und Freigabe:

    Entsprechend des UstG sind auch die Echtheit und die Herkunft der Rechnung durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherzustellen. Die Software überprüft automatisch anhand von Lieferanten- und Bestellakten zu Rechnungen die Identität des Rechnungsstellers. Somit werden alle Fehler oder Unstimmigkeiten umgehend aufgedeckt. In einem weiteren Schritt erfolgt die Prüfung durch die Mitarbeitenden. Durch den Gesetzgeber ist eine Vier-Augen-Freigabe erforderlich. Entsprechend werden die Rechnungen an die zuständigen Mitarbeitenden und Prüfer*innen weitergeleitet. In digitalen Rechnungseingangsanwendungen lässt sich der zweite Prüfer hinterlegen. Somit sind aufwendige Einarbeitungen und Suchen nicht mehr notwendig. Der Zugriff auf alle Daten ist durch die Ablage auf einer zentralen Plattform deutlich einfacher.

  4. Buchung:
    Nach Abschluss des vordefinierten Prüfungsprozesses erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung. Digitale Lösungen übermitteln dafür voll automatisiert alle erforderlichen Daten der digitalen Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung.
  5. Zahlung:
    Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, kann die fristgerechte Zahlung der Rechnung erfolgen. 
Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs?
Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen, die auf einen digitalen Rechnungseingang setzen: 
  • Flexibel:
    netgo-Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind flexibel und einfach integrierbar in unterschiedliche Prozesse und Systeme. Darüber hinaus ist auch ein schrittweiser Ausbau jederzeit unkompliziert möglich. 
  • Zeitsparend:
    Unternehmen sparen durch den digitalen Transport und die permanente Verfügbarkeit Ihrer Rechnungen erheblich Zeit. Dank unterschiedlicher Workflows werden zahlreiche Arbeitsschritte automatisiert und laufen dadurch schneller und deutlich unkomplizierter ab. 
  • Fristgerecht:
    Mit dem digitalen Rechnungseingang werden Skonti und Zahlungsfristen stets eingehalten. 
  • Plausibel:
    Bei der manuellen Erfassung und dem händischen Abtippen von Rechnungen schleichen sich häufig Fehler ein. Mit digitalen Lösungen für die Rechnungsverarbeitung ergibt sich aufgrund zahlreicher Automatisierungen eine um 80% verringerte Fehlerquote. Auch die Fehlererkennung und die Plausibilitätsprüfung verlaufen deutlich genauer und sicherer. 
  • Gesetzeskonform:
    Der digitale Rechnungseingang erfüllt aktuelle und zukünftige Gesetzgebungen wie beispielsweise das neue E-Rechnungsgesetz.

Darum sollten Sie bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auf netgo setzen

Entdecken Sie, wie unsere digitale Rechnungsverarbeitungslösung Ihr Unternehmen transformieren kann, indem sie Effizienz und Transparenz steigert, Kosten senkt und wertvolle Zeit spart. Treten Sie in die Zukunft der Rechnungsverarbeitung ein – heute.

Als erfahrener Anbieter von ECM und DMS Lösungen begleiten wir Unternehmen von der Beratung über die Realisierung bis hin zum laufenden Betrieb.

Wir beraten Sie gerne persönlich zu passen Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen.

 

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Wir von netgo helfen Ihrem Unternehmen, beim digitalen Wandel Schritt zu halten. Ganz gleich ob digitaler Rechnungseingang oder automatisierte Workflows für DMS und Datenmanagement – netgo steht Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner gerne zur Seite.

Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.