Datenmanagement
nutzen Sie Ihre Daten für Ihren Erfolg!
Tagtäglich produzieren Unternehmen Unmengen an Daten – die Datenfluten steigen stetig. Dazu trägt die zunehmende Vernetzung unmittelbar bei. Daraus ergeben sich für Unternehmen neue Probleme. Auffindbarkeit, Zugänglichkeit und Strukturierung der Daten bei gleichzeitigem Schutz sind mittlerweile von erfolgsentscheidender Bedeutung.
Da Daten das Fundament aller Unternehmensentscheidungen bilden, ist das Themenfeld des digitalen Datenmanagements mittlerweile ein zentraler Aspekt in Unternehmen. Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, sind aktuelle und gut verfügbare Informationen unerlässlich geworden. Doch diese Rahmenbedingungen lassen sich nur mit einem ganzheitlichen Datenmanagement realisieren.
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Was ist Datenmanagement?
Die Notwendigkeit eines effektiven Datenmanagements ergibt sich bereits bei der Erhebung und der Eingabe von Daten. Eine passende Organisation ist entscheidend, damit die Auffindbarkeit, die logische Strukturierung und zahlreiche weitere Aspekte gegeben sind. Dabei ist immer auch die Praxistauglichkeit ein Faktor, der nicht zu vernachlässigen ist. Auch Datensparsamkeit und die Sicherstellung der erforderlichen Qualität spielen in diesem Kontext eine große Rolle.
Darüber hinaus sind die Archivierung und schlussendlich die Löschung von Daten ebenfalls Teil des Lebenszyklus von Unternehmensdaten. Auch hinsichtlich dieser Aspekte gilt es Fristen und vorgegebene Zeiträume strikt einzuhalten. Da sich das Datenmanagement auf die gesamte Lebensspanne von Daten bezieht, ist auch der Schutz der Daten ein zentraler Aspekt in diesem Zyklus.
Entsprechend sind mit dem Begriff des Datenmanagements nicht einzelne Maßnahmen gemeint. Eher beschreibt das Datenmanagement einen Prozess von der Erhebung bis hin zur Löschung oder Archivierung der Daten. Grundsätzlich ist das Ziel des Datenmanagements ein ganzheitliches Konzept, mit welchem der Schutz, die Anpassung an Erfordernisse des Unternehmens, die Datensparsamkeit und -qualität sowie die regelkonforme Archivierung und Löschung der Daten sichergestellt werden kann.
In welchen Bereichen kann Datenmanagement eingesetzt werden?
Im Rahmen des Datenmanagements gibt es unterschiedliche Teilbereiche, da in Unternehmen verschiedene Arten von Daten anfallen. Um eine gezielte Datenmanagement-Strategie entwickeln zu können, die alle Bereiche abdeckt, in denen das Datenmanagement in Unternehmen sinnvoll ist, ist die Kategorisierung der vorhandenen Datenbestände sinnvoll:
- Personenbezogene Daten
Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um alle Informationen, die sich auf spezifische Personen beziehen. In diese Datenkategorie fallen unter anderem Namen, Adressen und Rufnummern, aber auch Verhaltensdaten sind Teil der personenbezogenen Informationen. Zu dieser besonders schützenswerten Art von Daten gehören nicht nur Daten von Kunden, auch die Daten der Mitarbeitenden oder die von Drittpersonen sind darin inkludiert.
- Schützenwerte Firmendaten
Zu den schützenswerten Firmendaten zählen unter anderem die Buchhaltungsdaten, die Steuerunterlagen und die Unternehmensgeheimnisse. Grundlegend pflegen die meisten Unternehmen in Bezug auf diese Daten bereits einen besonders sorgsamen Umgang.
- Sekundärdaten
Um Sekundärdaten handelt es sich, wenn die gewonnenen Daten nicht vorsätzlich, sondern quasi nebenbei anfallen. Ein Beispiel für Sekundärdaten ist die Videoüberwachung. Eigentlich dient sie dem Schutz vor Einbruch und Diebstahl, jedoch ist es auch möglich, dass gleichzeitig Kennzeichen von Kundenfahrzeugen erfasst werden.
- Öffentliche Daten
Mit öffentlichen Daten sind alle Informationen gemeint, die vorsätzlich veröffentlicht und verbreitet werden. Dazu zählen unter anderem Informationen auf der firmeneigenen Website oder auch in Broschüren. Im Rahmen der öffentlichen Daten ist ein spezifisches Augenmerk auf die Einhaltung von Urheberrechtsvorschriften und den Schutz der eignen Daten und Informationen zu legen.
In Bezug auf alle diese Bereiche ist der Einsatz von ganzheitlichen Datenmanagement-Konzepten sinnvoll. Jedoch unterscheiden sich die erforderlichen Maßnahmen abhängig von der Art der Daten. Während beispielsweise personenbezogene Daten einen besonderen Schutz entsprechend der Datenschutzgesetze genießen, steht bei schützenswerten Firmendaten meist die Geheimhaltung nach innen und außen im Vordergrund.
Was sind die Vorteile von Datenmanagement?
Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen mit einem optimalen Datenmanagement:
Effektive Nutzung von Daten
Effektive Nutzung von Daten
Mithilfe eines umfassenden Datenmanagements haben Unternehmen die Möglichkeit, die vorhandenen Daten effektiver und effizienter zu nutzen. Während in Unternehmen ohne Datenmanagement häufig auf Silo-Lösungen gesetzt wird, die für eine unübersichtliche Anhäufung von Daten sorgen, ermöglicht ein modernes zentrales Datenmanagement Schlagwortsuchen und Kategorisierungen. So wird eine übersichtliche Strukturierung der Daten und damit die Nutzung der gespeicherten Informationen realisiert.
Prozessoptimierung
Prozessoptimierung
Effektives Datenmanagement ermöglicht Unternehmen den gewinnbringenden Einsatz der Daten. Insbesondere hinsichtlich der Prozessoptimierung profitieren Unternehmen vom modernen Datenmanagement. So beispielsweise in der Lagerverwaltung: Durch die zentrale Speicherung sowie das Einpflegen von Daten in Bezug auf Kundeninteraktionen und Käufe ist die Anpassung des Lagerbestands an die Anforderungen schnell und unkompliziert möglich.
Aber auch für das Marketing ermöglichen umfassende Datenmanagement-Konzepte den gezielten Einsatz der erhobenen Daten für die Spezifizierung der Maßnahmen auf die Bedürfnisse der Zielgruppe.
Datenverfügbarkeit
Datenverfügbarkeit
Die exakte Bestimmung der erforderlichen Speicher- und Übertragungskapazitäten sowie deren vorausschauende Planung sind Teil eines effektiven Datenmanagements. Damit lassen sich Engpässe und Ausfälle weitestgehend vermeiden. Zudem erlauben sinnvolle und weitreichende Datenmanagement-Strategien allen Abteilungen und Teams den einfachen und unkomplizierten Zugriff auf alle jeweils erforderlichen Informationen.
Gesteigerte Datensicherheit
Gesteigerte Datensicherheit
Im Rahmen des Datenmanagements spielt die Sicherheit der Daten und Informationen eine zentrale Rolle. Durch entsprechende Maßnahmen werden die Daten vor Verfälschung und Diebstahl geschützt. Aber auch Compliance hinsichtlich der Gesetze und Richtlinien ist in Bezug auf den Datenschutz von hoher Relevanz. Mithilfe ganzheitlicher Strategien ermöglicht das Datenmanagement die rechtskonforme Speicherung, Archivierung und Handhabung von Daten und Informationen.
Was sind die Erfolgsfaktoren im Bereich Datenmanagement?
Um das gesamte Potenzial der Unternehmensdaten ausschöpfen zu können, gilt es für Unternehmen, bei der Implementierung einer ganzheitlichen Datenmanagement-Strategie einige Faktoren im Blick zu behalten:
Die Nutzenden im Fokus
Prinzipiell soll das Datenmanagement die Nutzenden dazu befähigen, fundierte Entscheidungen auf Basis von Informationen zu treffen, die aus den Daten gewonnen werden. Daher ist es sinnvoll, die Nutzenden bei allen Überlegungen hinsichtlich einer umfassenden und ganzheitlichen Datenmanagement-Strategie in das Zentrum der Überlegungen zu stellen.
Verständliche Daten
Nicht alle Daten enthalten handlungsleitende Informationen. Für die Nutzenden ist es jedoch unbedingt erforderlich, konkrete Informationen zu spezifischen Fragestellungen aus den Daten zu erhalten. Daher ist es nur logisch, die Darstellungen der Daten kompakt zu halten und ausschließlich handlungsleitende Informationen zur Verfügung zu stellen. Damit vereinfachen Unternehmen den Mitarbeitenden die Verwertung der Daten.
Geeignete Software-Lösungen
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Software-Lösungen, die ein erfolgreiches Datenmanagement ermöglichen. Zentrale Plattformen für die Verwaltung der Daten und das Management der Datenqualität erleichtern die Gewährleistung der Sicherheit und unterstützen Unternehmen dabei, Routineaufgaben zu automatisieren.
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