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Digitalisierung

Erfolgsfaktor einer nachhaltigen Transformation

Die Digitalisierung in Unternehmen nimmt deutlich an Fahrt auf. Laut dem Digitalverband Bitkom messen ihr 95 Prozent der Industrieunternehmen heute eine deutlich größere Bedeutung zu, als dies noch vor der Corona-Pandemie der Fall war. Dem KfW-Digitalisierungsbericht 2020 zufolge haben 33 Prozent der mittelständischen deutschen Unternehmen ihre Digitalisierungsvorhaben intensiviert. Im DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) wollen fast drei Viertel der Unternehmen ihre IT-Ausgaben ausweiten, so eine Prognose des Beratungsunternehmens Capgemini. 

Die Digitalisierung ist jedoch kein Selbstläufer. Vor allem der deutsche Mittelstand und die öffentliche Hand tun sich schwer, Prozesse und Strukturen zu digitalisieren und zu automatisieren. Laut KfW haben 30 Prozent der deutschen Mittelständler gar keine Digitalisierungsaktivitäten. Die Umsetzung des Online-Zugangs-Gesetzes, das Bürgern den digitalen Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen ermöglichen soll, kommt nur schleppend voran.

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Was ist Digitalisierung? 

Unter Digitalisierung versteht man die Umsetzung analoger, kontinuierlicher Vorgänge in diskrete Zahlenwerte. Während sich beispielsweise die Zeiger einer analogen Uhr regelmäßig fortbewegen, „springt“ die Anzeige einer Digitaluhr von einem diskreten Zustand zum nächsten. Die Abstände können dabei so klein sein, dass für den Betrachter die Illusion eines kontinuierlichen Vorgangs entsteht. 

Durch die Arbeit von Konrad Zuse, John von Neumann und vielen anderen hat sich in der Informationstechnologie (IT) das digitale Rechnen mit binären Zahlen durchgesetzt. Jeder Wert wird dabei mit Nullen und Einsen dargestellt. Eine einstellige Zahl (= ein Bit) kann drei Werte (0, 1 und 2) annehmen, eine achtstellige (= ein Byte) 28 = 256 Werte. Bits und Bytes bilden die Grundlage aller Maßeinheiten in der Digitalisierung. 
 


Digitalisierung vs. digitale Transformation: Was ist der Unterschied?

Die Digitalisierung beschreibt zunächst einmal nur den Prozess, bei dem analoge Vorgänge in digitale überführt werden. Ein Beispiel aus der Digitalisierung der Arbeitswelt soll dies verdeutlichen: Wird ein Vertrag ausgedruckt, von Hand unterschrieben und dann in einem Ablagesystem abgeheftet, handelt es sich um einen analogen Vorgang. Dieser Prozess kann digitalisiert werden, indem das Dokument stattdessen als PDF erstellt, mit einer digitalen Signatur versehen und in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt wird. 

Umgangssprachlich wird Digitalisierung allerdings häufig weiter gefasst und auf sämtliche IT-basierte Vorgänge angewendet, etwa die Implementierung und Vernetzung von IT-Infrastrukturen, Kommunikationssystemen und Applikationen, die Prozessautomatisierung oder die digitale Abbildung von Geschäftsprozessen. 

Die digitale Transformation ist die Folge der Digitalisierung, die fortlaufende und tief greifende Veränderungsprozesse in Wirtschaft und Gesellschaft nach sich zieht. Smartphones, Online-Shopping oder die Plattform-Ökonomie sind nur einige Beispiele dafür, wie die Digitalisierung zu völlig neuen Formen der Kommunikation und des Wirtschaftens geführt hat.   

Unternehmen wollen und müssen diese Veränderungsprozesse berücksichtigen und sich transformieren. In der digitalen Transformation kommen daher alle Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle, Führungs- und Entscheidungsstrukturen, Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit, aber auch Einkauf, Controlling und Logistik auf den Prüfstand. 
 

Was gehört alles zur Digitalisierung? 

Die Digitalisierung in Unternehmen umfasst folgende Bereiche: 

Infrastruktur:

Digitalisierung ist ohne eine leistungsfähige IT-Infrastruktur nicht denkbar. Unternehmen benötigen daher Server, Netzwerke und Speichersysteme, um Daten digital erfassen, verarbeiten und analysieren zu können. Der Trend geht allerdings vermehrt dazu, die IT-Infrastruktur nicht mehr selbst aufzubauen, sondern sie als Service aus einer Cloud-Umgebung zu konsumieren. Laut dem Cloud Monitor 2022 verfolgen fast 50 Prozent der deutschen Unternehmen mittlerweile eine Cloud-First- oder Cloud-Only-Strategie 

Endgeräte:

Für die Nutzung der zentral im Rechenzentrum oder in der Cloud gespeicherten digitalen Informationen und Applikationen benötigen Anwendende einen entsprechenden Client. Meist erfolgt der Zugriff über Endgeräte wie Smartphones, Tablets, Notebooks oder PCs. In einer Virtual Desktop Infrastructure (VDI), in welcher PC-Arbeitsplätze zentral als virtuelle Client-Umgebung zur Verfügung gestellt werden, kommen auch häufig Thin Clients zum Einsatz. 

Betriebssysteme:

Jedes IT-Gerät benötigt ein Programm, das Eingaben in für die Hardware lesbare Befehle umsetzt, Systemressourcen wie Prozessorleistung, Arbeitsspeicher und Festplatten verwaltet und sie den Applikationen zur Verfügung stellt. Betriebssysteme bestehen in der Regel aus einem Kernel, der hardwarenahe Prozesse ausführt, und zusätzlichen Programmen, beispielsweise zur Verwaltung von Benutzern oder Peripheriegeräten. 

Applikationen:

Softwareprogramme übernehmen in digitalen Systemen die verschiedensten Aufgaben. Sie reichen von der Erstellung eines Textdokuments über Webbrowsing und Bildbearbeitung bis hin zu Business Intelligence-, Business Analytics- und Business Process-Plattformen. Applikationen können lokal auf einem Client oder Server betrieben oder remote aus Cloud-Umgebungen als Service bezogen werden. 

Daten:

Ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung ist die Möglichkeit, Informationen in digitalen Systemen wesentlich schneller und umfassender speichern und analysieren zu können als dies in der analogen Welt möglich ist. Datenmanagement, Data Analytic, Business Intelligence und Big Data spielen daher in der Digitalisierung eine wesentliche Rolle. Für das Datenmanagement kommt häufig ein Data Warehouse zum Einsatz, allerdings ist auch hier der Trend zu einer dezentralen Speicherung und Verarbeitung in Cloud-Infrastrukturen zu erkennen. 

Netze:

Der schnelle und sichere Austausch von Daten ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung. Kommunikationsnetze spielen daher eine große Rolle. Je nach Einzugsgebiet des Netzwerks unterscheidet man dabei zwischen lokalen Netzen (Local Area Network, LAN) und Weitverkehrsnetzen (Wide Are Network, WAN). 

Mit dem Ausbau der 5G-Technologie verspricht vor allem der Mobilfunk in den kommenden Jahren die Digitalisierung in vielen Bereichen weiter voranzutreiben. 5G vereinfacht beispielsweise die Vernetzung in Industrie 4.0- und IoT (Internet of Things)-Umgebungen erheblich. Die neue Mobilfunktechnologie wird dank extrem geringer Latenzen außerdem eine Echtzeit-Kommunikation in virtuellen Welten wie dem Metaverse ermöglichen und Technologien wie das autonome Fahren praxistauglich machen. 

Worum geht es bei der Digitalisierung? 

Bei der Digitalisierung geht es in erster Linie darum, analoge Geschäftsprozesse in digitale zu überführen. Dabei sind vor allem folgende Bereiche entscheidend: 

Datenerfassung:

Trotz des Siegeszuges der Digitalisierung ist die reale Welt nach wie vor analog. Werte wie Temperatur, Geschwindigkeit, Standort oder Verbrauch müssen daher erst einmal erfasst und digitalisiert werden. In der Digitalisierung geht es deshalb unter anderem darum, Sensoren für die zu registrierenden Parameter zu entwickeln, die analoge Informationen in der geforderten Qualität und Detailtiefe in digitale Daten umwandeln können. 

Datenspeicherung:

Die erfassten Daten müssen auf Datenträgern abgelegt werden, auch das ist eine Aufgabe der Digitalisierung. Datenspeichersysteme haben sich dabei in den vergangenen 70 Jahren stark verändert und weiter entwickelt – von der Lochkarte über Disketten und Festplatten bis hin zu Solid-State-Laufwerken, die auf der Flash-Technologie basieren. 

Datenverarbeitung:

Die Digitalisierung kann ihre Vorteile (siehe nächstes Kapitel) nur ausspielen, wenn die erfassten Daten auch ausgewertet werden können. Dazu sind mehrere Schritte nötig. Zunächst müssen die erfassten und gespeicherten Informationen konsolidiert, auf Qualität geprüft und in das Datenverarbeitungssystem geladen werden. Dort erfolgt die eigentliche Data Analytik, mittlerweile häufig mithilfe künstlicher Intelligenz. 
 

 

Was sind die Vorteile der Digitalisierung?

Die Digitalisierung bringt Unternehmen vor allem folgende Vorteile: 

Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen: 

Geschäftsprozesse lassen sich wesentlich einfacher automatisieren, wenn alle Informationen in digitaler Form vorliegen. Erhält ein Energieversorger beispielsweise den Zählerstand eines Nutzenden per Webformular oder in einer anderen digitalen Form, kann dieser direkt für die Berechnung des Verbrauchs und der zukünftigen Abschläge verwendet werden. Auch die Rechnungserstellung, das Forderungsmanagement und Buchung von Einnahmen erfolgen automatisch. 

Geschäftsprozesse lassen sich durch Digitalisierung aber nicht nur automatisieren, sondern auch wesentlich beschleunigen. Ein analoger Vertrag, der mehrmals zwischen den Geschäftspartnern hin und hergeht, verbringt allein schon auf dem Postweg in der Regel mehrere Wochen. In einem digitalen Dokument können dagegen alle Beteiligten gleichzeitig arbeiten und so viel schneller zu einem Konsens kommen.  

Einfachere und schnellere Informationsgewinnung und -verarbeitung: 

Digitale Daten lassen sich sehr viel einfacher, kostensparender und raumeffizienter speichern. Auf einem USB-Stick mit einem Gigabyte Fassungsvermögen können beispielsweise die Informationen von 500.000 Blatt Papier abgelegt werden – dasselbe analoge Archiv würde sechs Regalmeter einnehmen.  

Digitale Daten können zudem beliebig oft ohne Qualitätsverlust kopiert und sehr viel einfacher analysiert werden. So sind auf künstlicher Intelligenz basierende Programme bereits heute in der Lage, Hauttumore zuverlässiger zu erkennen als ein Hautarzt. 

Entlastung von Routineaufgaben: 

Viele Arbeitnehmende verbringen ihren Arbeitsalltag mit einer Vielzahl wenig wertschöpfender Aufgaben. Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht es, diesen Aufwand erheblich zu reduzieren und damit Freiräume für strategische und kreative Tätigkeiten zu eröffnen. Angesichts des zunehmenden Mangels an Fachkräften und einem regelrechten „War of Talents“ kann die Digitalisierung in Unternehmen so einem drohenden oder bereits spürbaren Personalmangel entgegenwirken. 

Hybride Arbeitsmodelle: 

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat auch die Art und Weise der Zusammenarbeit revolutioniert. Dank digitalisierter Daten und Prozesse können Mitarbeitende ihre Tätigkeiten in vielen Fällen ortsunabhängig ausüben. Die Fünf-Tage-Woche in Büropräsenz ist daher bereits in vielen Unternehmen Geschichte. Laut einer Umfrage des Marktforschungsunternehmens IDC setzen zukünftig 62 Prozent der deutschen Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle. 

Förderung der Zusammenarbeit: 

Digitalisierung ermöglicht es, weltweit in Echtzeit miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Wissenschaft und Forschung profitieren davon in besonderem Maße. Nationale Wissenschaftsnetze wie das Deutsche Forschungsnetz (DFN) und globale Organisationen wie das Global Research Network (GRN) bringen Wissenschaftler Standort- und Länder-übergreifend zusammen. 

Aber auch Unternehmen profitieren erheblich von digitaler Vernetzung. Plattform-Ökonomie, industriespezifische Ökosysteme und der Zusammenschluss in Supply-Chain-Netzen sind nur drei Beispiele für Kooperationsmöglichkeiten, die sich erst durch die Digitalisierung verwirklichen lassen. 

Größere Flexibilität und Resilienz: 

Digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse erlauben es Unternehmen, wesentlich schneller auf Veränderungen wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Rahmenbedingungen zu reagieren. Digitale Infrastruktur und Applikationen können zudem als Service aus der Cloud genutzt und damit schnell erweitert oder auch wieder abbestellt werden. Nachfrageschwankungen lassen sich so sehr viel besser abfangen als es in der analogen Welt möglich wäre.

 

Welche Herausforderungen birgt die Digitalisierung? 

Die Digitalisierung in Unternehmen bringt vor allem folgende Herausforderungen mit sich: 

Kosten:

Der Aufbau oder die Erneuerung einer digitalen Infrastruktur ist mit nicht unerheblichen Aufwendungen verbunden. Mehr als drei Viertel der deutschen Industrieunternehmen würden laut Bitkom gerne mehr in die Digitalisierung investieren, es fehlt ihnen aber an finanziellen Mitteln.  

Datenmanagement:

Prognosen zufolge soll die weltweit erzeugte Datenmenge bis 2025 auf mehr als 180 Zettabyte (= 180 Milliarden Terabyte) ansteigen. Dieses enorme Wachstum stellt Unternehmen vor Herausforderungen bei Datenmanagement, Datensicherheit  und Datenschutz. Die großen Datenmengen müssen nicht nur übertragen und gespeichert, sondern auch langfristig vor Datenverlust, Datendiebstahl und Datenmissbrauch geschützt werden. 

Personalmangel:

Datenmanagement, Data Analytics und die digitale Prozessgestaltung erfordern ein hohes Maß an Know-how und einen erheblichen Personaleinsatz. Oft fehlt es an den dafür notwendigen Fachkräften. Die im Unternehmen vorhandenen Digitalisierungs-Experten sind bereits jetzt überlastet. 

Sicherheitsrisiken:

Cyberbedrohungen sind laut dem Allianz Risk Barometer zum Geschäftsrisiko Nummer eins geworden. Das ist kein Wunder, denn die zunehmende Digitalisierung und die Vernetzung haben die Angriffsflächen für Cyberkriminelle deutlich vergrößert. Angreifer nutzen digitale Infrastrukturen, um in die Systeme von Unternehmen einzudringen, diese zu kompromittieren, Daten zu stehlen oder durch Verschlüsselung unbrauchbar zu machen. Bei der Digitalisierung müssen Unternehmen deshalb auch in den Schutz ihrer digitalen Systeme und Netze investieren. 

 

Tipps zum Digitalisierungsprozess: Wie fange ich an?

Ob die Digitalisierung erfolgreich ist und die gewünschten Ergebnisse bringt, hängt stark davon ab, wie strukturiert und planvoll die Digitalisierungsverantwortlichen vorgehen. Laut KfW Research sind Unternehmen mit einer klaren Digitalisierungsstrategie deutlich innovativer und umsetzungsstärker als solche ohne konkreten Digitalisierungsziele. Bei der Erarbeitung einer solchen Strategie sollten Unternehmen folgendermaßen vorgehen: 

Analyse der Ist-Situation:

Kaum ein Unternehmen dürfte heute noch bei der Digitalisierung bei Null beginnen – von Neugründungen einmal abgesehen. Ein erster Schritt zu einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie besteht deshalb in der Bestandsaufnahme, in der folgende Fragen geklärt werden sollten: Welche IT-Systeme und Applikation sind derzeit im Einsatz? Wo liegen die Daten und wie sind sie gesichert? Welche IT-Sicherheitsmaßnahmen wurden ergriffen und wie hoch ist das aktuelle Cyberrisiko? Wie sieht das Prozess-Management aus und welche Geschäftsprozesse sind bereits digitalisiert? 

Definition der Ziele:

Wenn die Ausgangslage geklärt ist, geht es an die Definition der Ziele. Dabei können folgende Leitfragen helfen: Wie soll die digitale Prozessgestaltung aussehen, wie das Business Process Management? Wie weit soll die Prozessautomatisierung gehen? Welche Ziele haben Vorrang: Kosteneinsparungen, Entlastung des Personals, höhere Leistung und Flexibilität oder die Möglichkeit, neue digitale Geschäftsmodelle und Produkte an den Markt zu bringen? 

Umsetzung:

Um von der Ist-Situation zum Soll-Zustand zu kommen, ist eine stufenweise Planung der nächsten Schritte notwendig. Hier können Leitfragen wie die folgenden helfen: Welche System sollen durch neue abgelöst oder in die Cloud verlagert werden? Welche lassen sich ersatzlos streichen? Welche Legacy-Lösungen können nicht ohne Weiteres ersetzt werden und müssen daher weiter on-prem betrieben werden? 

Change-Management:

Digitalisierung ist keine einmalige Aktion, sondern ein langfristiger Prozess, der ständig an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden muss. Unternehmen sollten sich im Klaren sein, dass es Fehler, Rückschläge und Widerstände gegen die Veränderung geben wird. Klare Kommunikation, die eindeutige Rückendeckung durch die Geschäftsführung und Befürwortende auf allen Ebenen sind deshalb für den Erfolg der Digitalisierung mindestens genau so wichtig wie das notwendige Know-how, die technische Ausstattung und ausreichende finanzielle Spielräume. 

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