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Microsoft Teams – Kommunikation

Lesedauer 13 Minuten

Grenzen sprengen mit externer Kommunikation

Im letzten Webinar haben wir gesehen, wie leicht Microsoft Teams in Unternehmen die Organisation von Teams unterstützen kann. Da Mitglieder eines Teams in der Praxis jedoch nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens bestehen wäre es wünschenswert, wenn die Zusammenarbeit mit externen Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Auch diese Anforderung kann mit Microsoft Teams erfüllt werden.

Voraussetzung für Gäste

Damit Microsoft Teams-Besitzer Gäste außerhalb des Unternehmens einladen können ist es zunächst erforderlich, dass die entsprechende Option im Office 365 Admin-Center aktiviert ist. Der Gast-Zugang verbirgt sich hinter „Einstellungen nach Benutzer-/Lizenztyp“. Hier muss im Dropdown die Benutzerart „Gast“ gewählt werden. Dann kann über den Schalter „Microsoft Teams für Gäste“ aktiviert werden.

Office365 Admin Center
Office365 Admin Center

Diese Option greift unternehmensweit. Ein Microsoft Teams-Besitzer hat nun in den Einstellungen des Microsoft Teams zusätzlich die Möglichkeit, die grundlegenden Berechtigungen der Gäste einzustellen.

Microsoft Teams - Gastberechtigung
Microsoft Teams – Gastberechtigung

Gäste willkommen

Ist diese Voraussetzung auf Office 365 Tenant Ebene erfüllt, können Teams Besitzer Gäste zu ihrem Team einladen. Die Einladung erfolgt über den gleichen Dialog, über den auch die anderen Teammitglieder hinzugefügt wurden. Um einen einzuladen, gibt man hier die vollständige E-Mail Adresse der Person ein:

Microsoft Teams - Gast einladen
Microsoft Teams – Gast einladen

Nach der Auswahl des Gastes besteht die Möglichkeit, den Anzeigenamen des Gastes anzupassen. Aktuell ist dies nur in diesem Schritt und nicht nachträglich änderbar.

Microsoft Teams - Gast bearbeiten
Microsoft Teams – Gast bearbeiten

Transparenz für Team-Mitglieder

Bereits bestehende Team-Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Gast dem Team hinzugefügt wurde. Dieser ist deutlich als Gast gekennzeichnet:

  1. Neben der Klassifizierung des Teams wird ein Icon angezeigt, welches auf externe Gäste hinweist.
  2. In der Mitgliederübersicht wird ein Hinweis auf externe Gäste eingeblendet.
  3. Gäste werden mit der Einstufung „Gast“ neben ihren Namen angezeigt.
  4. Auch in der Mitgliederübersicht ist der Gast in der Rolle „Gast“ erkennbar.

Gast On-Boarding

Grundsätzlich kann jeder als Gast eingeladen werden, der über eine E-Mail-Adresse verfügt. Microsoft Teams unterscheidet bei dem Einladungsprozess jedoch zwischen drei Arten von externen Gästen:

Gast mit Azure AD-Account

Verfügt der eingeladene Gast über einen Azure AD Account, so kann der Gast sich mit seinen gewohnten Office 365 – Zugangsdaten am neuen Team anmelden. Dieses vereinfacht seine Teams-Nutzung, da nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten hantiert werden muss.

Microsoft Konten

Genau wie bei der Anmeldung mit einem Azure AD-Account verhält es sich auch bei privaten Microsoft-Konten von Outlook.com oder Hotmail.

Freemail

Im Fall eines Freemail-Anbieters wie z.B. GMX, GMail oder Yahoo wird per Wizard zunächst ein Microsoft Konto erstellt.

In allen drei Fällen erhält der Gast eine Einladungs-E-Mail, die zum Beitritt des Teams führen.

Was dürfen Gäste in meinem Team?

Gäste sind und bleiben Gäste. Dementsprechend haben sie nur beschränkten Zugriff innerhalb eines Teams. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Rechte eines Gastes:

Internes Teams-Mitglied Gast
Kanal erstellen
Teilnahme an privatem Chat
Teilnahme an Kanal Konversation
Beiträge erstellen, löschen, bearbeiten
Datei in Kanal freigeben
Apps hinzufügen (Tabs, Bots oder Connectoren)
Erstellen von Tenant weiten Gast Richtlinien
Einladenn von Gästen
Ein Team erstellen
Euben öffentlichen Team beitreten
Organigramm anzeigen
Zugriff auf Microsoft Planner
Zugriff auf OneDrive for Business
Personensuche außerhalb des Teams
PSTN Telefonie
Zugriff auf Team Kalender und Termine
Zugriff auf OneNote Notizbuch (per Einladungslink)

Online-Besprechung mit Gästen auch ohne Gast-Account

Online-Besprechungen, mit oder ohne Video, lassen sich mit Microsoft Teams auch ohne das oben beschriebene Einrichten eines Gast-Accounts durchführen. Dazu genügt es, per Microsoft Outlook eine Teams-Besprechung zu erstellen. Als Teilnehmer kann dann die E-Mail Adresse des Teilnehmers eingegeben werden. Dieser erhält dann eine Besprechungsanfrage per E-Mail mit automatisch hinzugefügtem Teilnahmelink.

Teams-Besprechung
Teams-Besprechung

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