Grenzen sprengen mit externer Kommunikation
Da Mitglieder eines Teams in der Praxis jedoch nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens bestehen wäre es wünschenswert, wenn die Zusammenarbeit mit externen Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Auch diese Anforderung kann mit Microsoft Teams erfüllt werden.
Voraussetzung für Gäste
Damit Microsoft Teams-Besitzer Gäste außerhalb des Unternehmens einladen können ist es zunächst erforderlich, dass die entsprechende Option im Office 365 Admin-Center aktiviert ist. Der Gast-Zugang verbirgt sich hinter „Einstellungen nach Benutzer-/Lizenztyp“. Hier muss im Dropdown die Benutzerart „Gast“ gewählt werden. Dann kann über den Schalter „Microsoft Teams für Gäste“ aktiviert werden.
Diese Option greift unternehmensweit. Ein Microsoft Teams-Besitzer hat nun in den Einstellungen des Microsoft Teams zusätzlich die Möglichkeit, die grundlegenden Berechtigungen der Gäste einzustellen.
Gäste willkommen
Ist diese Voraussetzung auf Office 365 Tenant Ebene erfüllt, können Teams Besitzer Gäste zu ihrem Team einladen. Die Einladung erfolgt über den gleichen Dialog, über den auch die anderen Teammitglieder hinzugefügt wurden. Um einen einzuladen, gibt man hier die vollständige E-Mail Adresse der Person ein:
Nach der Auswahl des Gastes besteht die Möglichkeit, den Anzeigenamen des Gastes anzupassen. Aktuell ist dies nur in diesem Schritt und nicht nachträglich änderbar.
Transparenz für Team-Mitglieder
Bereits bestehende Team-Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Gast dem Team hinzugefügt wurde. Dieser ist deutlich als Gast gekennzeichnet:
- Neben der Klassifizierung des Teams wird ein Icon angezeigt, welches auf externe Gäste hinweist.
- In der Mitgliederübersicht wird ein Hinweis auf externe Gäste eingeblendet.
- Gäste werden mit der Einstufung „Gast“ neben ihren Namen angezeigt.
- Auch in der Mitgliederübersicht ist der Gast in der Rolle „Gast“ erkennbar.
Gast On-Boarding
Grundsätzlich kann jeder als Gast eingeladen werden, der über eine E-Mail-Adresse verfügt. Microsoft Teams unterscheidet bei dem Einladungsprozess jedoch zwischen drei Arten von externen Gästen:
Gast mit Azure AD-Account
Verfügt der eingeladene Gast über einen Azure AD Account, so kann der Gast sich mit seinen gewohnten Office 365 – Zugangsdaten am neuen Team anmelden. Dieses vereinfacht seine Teams-Nutzung, da nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten hantiert werden muss.
Microsoft Konten
Genau wie bei der Anmeldung mit einem Azure AD-Account verhält es sich auch bei privaten Microsoft-Konten von Outlook.com oder Hotmail.
Freemail
Im Fall eines Freemail-Anbieters wie z.B. GMX, GMail oder Yahoo wird per Wizard zunächst ein Microsoft Konto erstellt.
In allen drei Fällen erhält der Gast eine Einladungs-E-Mail, die zum Beitritt des Teams führen.
Was dürfen Gäste in meinem Team?
Gäste sind und bleiben Gäste. Dementsprechend haben sie nur beschränkten Zugriff innerhalb eines Teams. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Rechte eines Gastes:
| Internes Teams-Mitglied | Gast | |
|---|---|---|
| Kanal erstellen | ||
| Teilnahme an privatem Chat | ||
| Teilnahme an Kanal Konversation | ||
| Beiträge erstellen, löschen, bearbeiten | ||
| Datei in Kanal freigeben | ||
| Apps hinzufügen (Tabs, Bots oder Connectoren) | ||
| Erstellen von Tenant weiten Gast Richtlinien | ||
| Einladenn von Gästen | ||
| Ein Team erstellen | ||
| Euben öffentlichen Team beitreten | ||
| Organigramm anzeigen | ||
| Zugriff auf Microsoft Planner | ||
| Zugriff auf OneDrive for Business | ||
| Personensuche außerhalb des Teams | ||
| PSTN Telefonie | ||
| Zugriff auf Team Kalender und Termine | ||
| Zugriff auf OneNote Notizbuch (per Einladungslink) |
Online-Besprechung mit Gästen auch ohne Gast-Account
Online-Besprechungen, mit oder ohne Video, lassen sich mit Microsoft Teams auch ohne das oben beschriebene Einrichten eines Gast-Accounts durchführen. Dazu genügt es, per Microsoft Outlook eine Teams-Besprechung zu erstellen. Als Teilnehmer kann dann die E-Mail Adresse des Teilnehmers eingegeben werden. Dieser erhält dann eine Besprechungsanfrage per E-Mail mit automatisch hinzugefügtem Teilnahmelink.
