DMS
Die clevere Alternative zu Papier
Die Informations- und Datenfluten sind aktuell so hoch wie nie zuvor. Die Arbeitsabläufe greifen immer mehr ineinander. Dennoch setzen zahlreiche Unternehmen und Institutionen bei wichtigen Dokumenten immer noch auf die klassische und altbewährte Papierform.
Abgesehen davon, dass Papier wenig umweltschonend ist und mit einem hohen Platzbedarf einhergeht, liegt der größte Nachteil in der aufwendigen Organisation einmal abgelegter Dokumente. Diese wiederzufinden und zeitnah parat zu haben, gestaltet sich in diesen Unternehmen schwierig. Die Lösung für dieses Problem sind Dokumentenmanagement-Systeme.
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Was sind DMS-Systeme?
Bei Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) handelt es sich um eine Software, die es ermöglicht, alle Dokumente digital, zentral und revisionssicher zu archivieren. Dabei ist es egal, woher die Informationen stammen: Briefkasten, E-Mail-Postfach, Office-Programme oder ERP-Systeme: Das System stellt alle relevanten Dokumente automatisiert zusammen.
Darüber hinaus sind auch die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten über ein DMS einfach umzusetzen. Mithilfe individueller Workflows und der entsprechenden Rechteverwaltung unterstützen leistungsstarke Dokumentenmanagement-Systeme Unternehmen dabei, die Geschäftsprozesse zu optimieren.
Weitere Eigenschaften einer DMS-Software sind beispielsweise die Versionierung von Dokumenten für die Änderungsverfolgung sowie die auf Metadaten und Groupware-Funktionen basierende Dokumentensuche. Dokumentenmanagement-Systeme begleiten Dokumente dementsprechend über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Damit sind Dokumentenmanagement-Systeme in Unternehmen ein wesentlicher Faktor im Zuge der Digitalisierung. Sie sorgen nicht nur für Informationstransparenz, sie ermöglichen es Unternehmen auch, zahlreiche Geschäftsprozesse gänzlich digital abzuwickeln. Das spart Zeit und Geld, denn Dokumente sind unternehmensweit und standortunabhängig abrufbar.
Welche Aufgabe hat ein DMS?
Grundsätzlich lassen sich die Kernaufgaben von Dokumentenmanagement-Systemen in vier Schritte gliedern:
1. Dokumentenerfassung
1. Dokumentenerfassung
Heutzutage liegen die meisten Dokumente bereits in elektronischer Form vor. Diese Dokumente können automatisch durch das Dokumentenmanagement-System erfasst und in einem zentralen Archiv gespeichert werden. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden darüber hinaus in einer Datenbank hinterlegt.
Während elektronische Dokumente unmittelbar erfasst werden, ist es bei Dokumenten in klassischer Papierform erforderlich, diese über einen Dokumentenscanner ins System zu übertragen.
2. Strukturierung
2. Strukturierung
Anhand der erfassten Metadaten ist es möglich, archivierte Dokumente jederzeit wiederzufinden. Aufgrund der Digitalisierung der Dokumente dauert dieser Vorgang nur wenige Sekunden.
Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten geht – ganz im Gegensatz zur Verwendung von physischen Ordern und Akten – eine große Zeitersparnis einher und die notwendigen Informationen sind jederzeit an jedem Ort abrufbar. Dadurch können wichtige Entscheidungen immer fundiert und schnell getroffen werden.
3. Verteilung und Workflow Management
3. Verteilung und Workflow Management
Sowohl der Transport als auch die Bearbeitung der Dokumente können dank moderner Dokumentenmanagement-Systeme gänzlich digital erfolgen. Mithilfe von definierbaren Workflows landet das Dokument darüber hinaus zuverlässig beim dafür zuständigen Mitarbeitenden oder der verantwortlichen Abteilung.
Dabei sind auch teilautomatische oder Ad-hoc-Workflows möglich. So verringert sich die Dokumentendurchlaufzeit deutlich und die Transparenz in Bezug auf die einzelnen Bearbeitungsschritte nimmt aufgrund lückenloser Protokollierung zu.
4. Revisionssichere Archivierung
4. Revisionssichere Archivierung
Auch die revisionssichere Archivierung ist Bestandteil moderner und leistungsstarker Dokumentenmanagement-Systeme. Dabei werden Dokumente nicht veränderlich an einem schreibgeschützten Speicherort abgelegt. Besonders vorteilhaft: Dokumente, die auf diese Art und Weise gespeichert wurden, haben bei Finanzbehörden den gleichen Status wie Papierdokumente.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?
Folgende Vorteile gehen mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen einher:
- Revisionssichere Archivierung
Die unveränderbare Speicherung von Dokumenten an schreibgeschützten Speicherorten ist einer der prägnantesten Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen. Neben der revisionssicheren Archivierung sind aber auch individuell definierte Aufbewahrungsfristen möglich.
- Durchgängig aktuelle Versionen
Mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen steht allen Mitarbeitenden immer die aktuellste freigegebene Version von Dokumenten zur Verfügung. Somit können Missverständnisse und Doppelarbeiten grundsätzlich vermieden werden.
- Vereinfachte Informationssuche
Dokumentenmanagement-Systeme speichern alle Dokumente, Daten und Informationen an zentraler Stelle. Dadurch erhalten Unternehmen nicht nur einen deutlich besseren Überblick – auch der Zugriff auf die notwendigen Informationen gestaltet sich einfacher. Damit verbunden ist für Unternehmen zudem eine deutliche Zeitersparnis, da unterschiedliche Formate, Ablagestellen und Speicherorte kein Problem mehr darstellen.
- Mobiler Zugriff
Belege, Dokumente und Daten sind im Dokumentenmanagement-System digital gespeichert. Somit sind diese Informationen über alle Geräte abrufbar. Der Zugriff ist von überall aus und zu jeder Zeit möglich.
- Zeitersparnis
Mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen sparen sich Unternehmen die Zeit für aufwendiges Suchen von Dokumenten. Unterschiedliche Formate, Ablagestellen und Speicherorte stellen kein Problem mehr dar, wodurch alle Dokumente mit wenigen Klicks verfügbar sind. Darüber hinaus beschleunigen Workflows typische Abläufe und Prozesse.
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