Dokumentenmanagement

Digitale Lösungen für einfache Prozesse und einen optimierten Informationsfluss

In Unternehmen entstehen tagtäglich große Mengen an Daten und Dokumenten. Die Informationen, die darin enthalten sind, sind essenziell für den Erfolg eines Unternehmens. Daher sind Strukturierung, Auffindbarkeit von Informationen und Speicherung zentrale Aspekte.

Die altbewährte Papierform bringt diesbezüglich einige Nachteile mit sich. Abgesehen davon, dass die Papiervariante wenig umweltschonend ist und mit einem hohen Platzbedarf einhergeht, besteht der größte Nachteil in der aufwendigen Organisation. Darüber hinaus ist diese zeitintensive und aufwendige Form des Umgangs mit Dokumenten im Zuge der Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß.

Wir von netgo helfen Ihrem Unternehmen, beim digitalen Wandel Schritt zu halten. Erfahren Sie jetzt mehr über digitale IT-Lösungen im Bereich des Dokumentenmanagements und wie diese Ihr Business effektiv vorantreiben.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumente sind in Unternehmen Informationsträger. Sie zeichnen sich durch Dauerhaftigkeit aus und dienen als Transport- und Beweismittel für Gedankeninhalte, Vereinbarungen und vieles mehr. Als solche sind sie sowohl rechtlich als auch informationstechnisch von essenzieller Bedeutung für Unternehmen. Tagtäglich handhaben Unternehmen unzählige Dokumente in unterschiedlichen Varianten.

Unter dem Begriff Dokumentenmanagement wird grundsätzlich die elektronische, dynamische und datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten und Informationen verstanden. Somit ist damit nicht nur die geordnete Ablage von bereits erhaltenen oder eigens erstellten unternehmensinternen Dokumenten gemeint, sondern auch die vereinfachte Handhabung von Dokumenten, deren Bearbeitung und die Nutzbarmachung von Informationen, die in den Dokumenten enthalten sind. Um genau diesen Effekt zu erzielen, gibt es unterschiedliche digitale Lösungen, die für eine gesteigerte Effizienz sowie optimierte Workflows und Prozesse sorgen.

In welchen Bereichen können digitale Dokumentenmanagement-Lösungen eingesetzt werden?

Es gibt unterschiedliche Bereiche in Unternehmen, in denen digitale Dokumentenmanagement-Lösungen sinnvoll sind. So bringt es beispielsweise zahlreiche Vorteile mit sich, wenn die Rechnungsverarbeitung digitalisiert wird, denn mit Eingangsrechnungen in Papierform gehen hohe Fehlerquoten, Verzögerungen und aufwendige Suchen einher.

IT-Anwendungen zum digitalen Rechnungseingang hingegen sind flexibel sowie einfach integrierbar in die unternehmensinternen Prozesse und Systeme. Sie sparen aufgrund der digitalen Erfassung, Prüfung und Buchung zudem viel Zeit. Die Automatisierung zahlreicher Prozesse durch IT-Lösungen für den digitalen Rechnungseingang gestaltet die Verarbeitung von Rechnungen deutlich einfacher und effektiver.

Aber nicht nur Eingangsrechnungen, auch andere Dokumente wie beispielsweise E-Mail-Anhänge, Verträge, Lieferscheine oder Belege lassen sich mithilfe von digitalen Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systemen erfassen, strukturieren, transportieren und revisionssicher archivieren. Dementsprechend begleiten die Systeme die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dadurch sorgen Unternehmen für ein besonders hohes Maß an Transparenz und strukturierte Informationen in Form digitaler Akten.

Mit der Digitalisierung aller Dokumente ist es meist sinnvoll, IT-Anwendungen einzuführen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechende elektronische Unterschriften ermöglichen. IT-Lösungen für digitale Signaturen erlauben standardkonforme, manipulationsgeschützte und nachprüfbare Unterschriften in digitaler Form, mit welchen die Identität des Unterzeichnenden eindeutig ausgewiesen wird.

Auch das Datenmanagement gestaltet sich mithilfe spezieller IT-Lösungen deutlich einfacher und effizienter. Ziel dieser digitalen Konzepte ist es, Daten zu bereinigen, zu vereinheitlichen, zu sichern und mithilfe von Dashboards oder Datenvisualisierungs-Tools Einblicke zu ermöglichen, die fundierte Geschäftsentscheidungen erlauben.

Überblick

Mit digitalen Lösungen im Bereich des Dokumenten- und Datenmanagements erfolgt die Speicherung aller Dokumente, Daten und Informationen an zentraler Stelle. Dadurch erhalten Unternehmen nicht nur einen deutlich besseren Überblick – auch der Zugriff auf die notwendigen Informationen gestaltet sich signifikant einfacher.

Mobiler Zugriff

Die digitale Speicherung sämtlicher Informationen an zentraler Stelle ermöglicht darüber hinaus auch den mobilen Zugriff. Daten oder Dokumente sind somit jederzeit und ortsunabhängig zugänglich.

Zeitersparnis

Die Strukturierung von Daten und Dokumenten in digitalen Lösungen hat den großen Vorteil, dass aufwendiges Suchen nicht mehr notwendig ist. Mit nur wenigen Klicks erhalten Mitarbeitende die benötigten Informationen.

Deutlich weniger Papier

Akten, Ordner und Papierstapel sowie aufwendige Archive gehören mit digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen der Vergangenheit an. Damit wird das Unternehmen nicht nur umweltfreundlicher, es macht auch einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung.

Erfolgsfaktoren für die Einführung von digitalem Dokumentenmanagement

Folgende Erfolgsfaktoren sind entscheidend, damit die Einführung von digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen erfolgreich verläuft:

Planung

Möchte ein Unternehmen einen Wechsel hin zu einem digitalen Dokumentenmanagement wagen, gilt es Analysen vorzunehmen, Strategien zu entwickeln und die individuell zu den Anforderungen des Unternehmens passenden Lösung auszuwählen.

Externe Berater können dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein. Basierend auf umfangreichem Branchenwissen und Kenntnis der aktuellen Technologien unterstützen sie Unternehmen dabei, effektive Lösungen zu finden, die einen echten Mehrwert bieten.

Vorbereitung

Mit der Umstellung hin zu einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung vertrauen Anwender einem elektronischen System teilweise oder sogar vollumfänglich wichtige Dokumente oder Daten an. Daher ist es ratsam, im Vorfeld Vorbereitungen und Anpassungen vorzunehmen. Diese sollen sicherstellen, dass bestehende Probleme und Ineffizienzen nicht auch noch automatisiert werden.

Management und Mitarbeitende

Die Unterstützung durch das Management auf allen Ebenen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden sind ebenfalls Faktoren, die maßgeblich über den Erfolg der Umstellung zum digitalen Dokumentenmanagement entscheiden. Aktive Unterstützung und eine positive Haltung aufseiten des Managements sind essenziell, damit sich bei der Belegschaft Akzeptanz einstellt.

Aber auch Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden ist gefragt. Deren Wünsche und Bedenken, Vorbehalte und Ängste sind durch starke Argumente zu beseitigen. Darüber hinaus ist es besonders förderlich für die Motivation, wenn die beteiligten Mitarbeitenden umfassende Informationen erhalten und von Anfang an Teil der Planung sind.

Projektmanagement

Die Einführung einer neuen digitalen Lösung ist immer ein eigenständiges Projekt. Wie bei allen Projekten ist dementsprechend die Planung eines ausreichenden Budgets, der personellen Ressourcen, eindeutiger Berichtswege und der Verantwortlichkeiten erforderlich. Auch die Zusammenstellung eines geeigneten Projektteams mit den notwendigen Qualifikationen ist Teil des Projektmanagements.

Workshops und Schulungen

Mit jedem neuen System und jeder neuen Anwendung geht für die Mitarbeitenden eine Umstellung einher. Mithilfe von Workshops und Schulungen unterstützen Unternehmen ihre Belegschaft dabei, sich Fähigkeiten und Wissen rund um die digitale Prozessgestaltung anzueignen. Damit legen Unternehmen den Grundstein für die erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse.

Warum mit netgo im Bereich Dokumentenmanagement zusammenarbeiten?

Ganz gleich ob digitaler Rechnungseingang oder automatisierte Workflows für DMS und Datenmanagement – netgo steht Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner gerne zur Seite. Durch unser breites Netzwerk an IT-Experten und Consultants ermöglichen wir die passende Unterstützung auch für Ihr Unternehmen.

Neben der Beratung hinsichtlich der individuell zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passenden IT-Lösung im Bereich des Dokumentenmanagements übernehmen wir gerne auch die externe Verwaltung Ihres DMS, die Implementierung und die Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren Sie von unserer Expertise.

Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

In welchen Bereichen können digitale Dokumentenmanagement-Lösungen eingesetzt werden?

Was sind die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement?

Überblick

Mobiler Zugriff

Zeitersparnis

Deutlich weniger Papier

Erfolgsfaktoren für die Einführung von digitalem Dokumentenmanagement

Planung

Vorbereitung

Management und Mitarbeitende

Projektmanagement

Workshops und Schulungen

Warum mit netgo im Bereich Dokumentenmanagement zusammenarbeiten?

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