Sanity Group: Skalierbare IT‑Strukturen für dynamisches Wachstum

Die Ausgangssituation: Schnelles Wachstum trifft auf manuelle IT-Prozesse

Kurz nach der Liberalisierung des europäischen Cannabismarkts ist die Sanity Group schnell gewachsen. Wie bei den meisten Startups erfolgte die IT-Administration zunächst auf Zuruf und händisch. Je mehr neue Kolleg:innen jedoch hinzukamen, desto mehr entwickelte sich das Onboarding zum Nadelöhr.

„Einen PC-Arbeitsplatz mit allen benötigten Anwendungen und Benutzerkonten manuell einzurichten, das verschlang sehr viel Zeit und drohte uns auszubremsen“, berichtet Kevin Urbaum, der 2019 zu Sanity stieß und als Chief of Staff den CFO entlastet.

Zugzwang bestand auch beim Thema Cybersicherheit. So gab es keine Handhabe, um zentrale Sicherheits- und Compliance-Richtlinien durchzusetzen. Dies barg das Risiko, dass Mitarbeitende unsichere Dienste oder Apps aus dem Privatbereich installierten und so im schlimmsten Falle die IT-Sicherheit des ganzen Unternehmens hätten gefährden können.

„Für uns war es sehr schwer, all diese Aufgaben zu bewältigen“, erklärt Kevin Urbaum. „Als Startup haben wir keine große IT-Power. Daher stand fest: Wir brauchen einen externen Partner.“

Die Lösung: Automatisiertes Identity-, Geräte- und Onboarding-Management mit Okta, Jamf und Intune

Auf Empfehlung eines Kollegen wandte sich Sanity an netgo (damals commehr). In einem offenen Austausch wurde analysiert: Wie können wir zeitaufwändige Prozesse vereinfachen und zugleich die Unternehmenssicherheit erhöhen?

„Die umfangreiche Expertise und Erfahrung von netgo brachte uns einen Riesenschritt nach vorne“, sagt Kevin Urbaum. So schlug netgo Okta für das Identitäts- und Zugriffsmanagement sowie Jamf und Intune für die Verwaltung der mobilen Apple- und Windowsgeräte vor – Lösungen, die für Sanity durch ihre hohe Automation, Sicherheit und den Bedienkomfort genau das waren, was sie suchten. „Denn damit können wir die Balance finden zwischen so viel Vorgaben wie nötig und so viel Vereinfachung wie möglich. Schließlich wollen wir sowohl den Digital Natives, die es gewohnt sind, in Eigenregie alles Benötigte selbst zu installieren, als auch den Kolleg:innen, die z. B. bei großen Pharmakonzernen von einer großen IT-Mannschaft umhegt wurden, das beste Nutzererlebnis bieten“, so Kevin Urbaum.

Um das Onboarding zu straffen, wurden gemeinsam mit der Personalabteilung und den Fachbereichen Sets von Softwareanwendungen definiert, die standardmäßig bereitgestellt werden – für die gesamte Gruppe sowie auf Ebene der einzelnen Unternehmen und Bereiche.

Knapp 90 Tools wurden in Okta integriert, die entsprechend der hinterlegten Rollenprofile automatisiert zugewiesen werden, so dass Neustarter*innen ab Tag 1 direkt arbeiten können. Beim erstmaligen Anmelden in ihrem Okta-Account sehen sie sofort: Mit welchen Tools arbeitet mein Team?

„Durch das automatisierte Provisioning sparen wir pro Rechner 90 Prozent an Zeit und Aufwand ein“, konstatiert Kevin Urbaum. Manuell werden nur noch individuell benötigte Tools bereitgestellt.

Ein weiterer Mehrwert: Falls es schnell gehen muss, lassen sich Rechner sogar ad-hoc einrichten, was ohne Okta mehrere Tage beanspruchen würde. Auch für das Offboarden reichen wenige Klicks, damit die Accounts der ausscheidenden Mitarbeitenden verlässlich deaktiviert werden. Das verhindert unberechtigte Zugriffe und vermeidet unnötige Lizenzkosten durch „vergessene“ Tools.

Zugleich hat Sanity das Umsetzen von Sicherheitsvorgaben wie Zwei-Faktor-Authentisierung und starken Passwörtern vereinfacht. Nutzer:innen erhalten per Single Sign-On Zugang zu allen Tools, die sie benötigen. Das Merken unterschiedlichster Kennwörter und Benutzernamen ist passé.

Die Integration von Okta mit Jamf und Intune verstärkt die Sicherheit weiter. Durch die Synchronisation der Benutzerkonten können Mitarbeitende über ihr Notebook oder Smartphone von überall sicher und komfortabel auf ihre Unternehmenstools zugreifen. Zusätzlich wird die IT entlastet.

Die mobilen Endgeräte lassen sich von einem zentralen Punkt aus automatisiert konfigurieren, verwalten und verschlüsseln sowie auftretende Sicherheitslücken schnell schließen. So können z. B. Daten remote gelöscht oder Passwörter zurückgesetzt werden.

netgo hat sich außerdem um die Verknüpfung des HR-Systems mit Okta gekümmert – damit ist sogar ein Zero-Touch-Provisioning möglich. Die Personalabteilung braucht damit nur noch das Eintritts- oder Austrittsdatum einzugeben – alles Weitere läuft dann automatisiert.

Das Ergebnis: Deutlich geringerer IT-Aufwand bei höherer Sicherheit und Nutzerakzeptanz

Alle Ziele wurden erreicht:

• Sanity hat den Aufwand für die IT deutlich reduziert und spart pro Monat über 70 Arbeitsstunden ein.
• Eine Halbtagskraft reicht aus, um die 120 Kolleg:innen im 1st Level Support zu betreuen.
• Außerdem wurden das On- und Offboarding spürbar vereinfacht sowie die Sicherheit und Compliance verbessert, bei hoher Akzeptanz der Nutzer:innen.

Die enge Zusammenarbeit mit netgo geht daher weiter: „Wir können Aufgaben einfach an netgo abgeben, etwa das Einrichten des Wifi-Netzes für unseren Retail Store oder die Systempflege. Denn wir wissen: das läuft. Aktuell sind wir dabei, die Support-Prozesse glatt zu ziehen, indem wir häufig auftretende Fragen der Nutzer:innen in Self Services überführen, die über ein Portal abrufbar sind. Mit netgo als Partner sind wir für unser weiteres Wachstum sehr gut aufgestellt“, resümiert Kevin Urbaum.