Hoffmann Interior: Vom Papierarchiv zum zentralen Informationssystem

Die Ausgangssituation: Papierbasierte Abläufe stoßen an ihre Grenzen

Bis vor einigen Jahren waren viele dokumentenbasierte Prozesse bei Hoffmann Interior papiergetrieben: Eingangsrechnungen, Verträge, Lieferscheine oder projektbezogene Unterlagen wurden vielfach kopiert, verteilt und in Ordnern abgelegt. Eine zentrale, revisionssichere Ablage existierte ebenso wenig wie eine systemübergreifende Transparenz.

Mit dem Wachstum des Unternehmens verschärfte sich die Situation: Die Anzahl der Mitarbeitenden erhöhte sich deutlich, Abteilungen verteilten sich auf mehrere Gebäude und Laufwege wurden länger. Informationen waren häufig nur lokal verfügbar, Suchaufwände hoch und Durchlaufzeiten unnötig lang, z. B. bei Rechnungsfreigaben. Gleichzeitig wuchs der Anspruch an rechtssichere Archivierung und eine jederzeitige Auskunftsfähigkeit gegenüber Wirtschafts‑ und Steuerprüfer:innen.

Ein digitales Dokumentenmanagement wurde deshalb dringend benötigt. Nach der Bewertung verschiedener Optionen fiel die Entscheidung auf d.velop documents, insbesondere aufgrund der guten Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft.

Die Lösung: d.velop documents als zentrales Steuerungs- und Informationssystem

Gemeinsam mit netgo entschied sich Hoffmann Interior für die Einführung von d.velop documents als unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem.

Ziel war es,

• kaufmännische Prozesse zu digitalisieren,
• Medienbrüche zu vermeiden,
• und Dokumente systematisch mit bestehenden Anwendungen zu verzahnen.

Kern der Lösung ist die tiefe Integration in das ERP‑System sowie in die Finanzbuchhaltung: Eingangsrechnungen werden digital erfasst, automatisch verbucht und über einen Workflow zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Der große Vorteil dabei: Alle relevanten Buchungs‑ und Projektdaten sind durchgängig verfügbar und doppelte Datenerfassung ist hinfällig.

„Für uns war entscheidend, dass Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen, sondern durchgängig zwischen ERP, Finanzbuchhaltung und Archiv verfügbar sind“, sagt Guido Kruthoff, geschäftsführender Gesellschafter der Hoffmann Interior GmbH & Co. KG.

Ein automatischer Aktenplan sorgt nun dafür, dass Dokumente unabhängig vom Eingangskanal strukturiert und revisionssicher abgelegt werden. Metadaten werden vererbt, sodass Verträge, Rechnungen oder projektbezogene Unterlagen jederzeit auffindbar sind, auch per Volltextsuche.

Sehr praktisch ist außerdem das digitale Personalarchiv, in dem Lohnabrechnungen, Verträge und Sozialversicherungsnachweise automatisiert archiviert werden.

Dank der Outlook‑Integration kann das Team E-Mails schnell und einfach ins System importieren.

Mit der Umstellung auf das moderne SaaS‑Lizenzmodell wurde zudem die Grundlage für die weitere Entwicklung des Systems geschaffen. Hoffmann Interior profitiert nun von der flexiblen, browserbasierten Nutzung und kann neue Funktionen sowie Erweiterungen künftig schneller und einfacher in die bestehenden Prozesse integrieren.

Das Ergebnis: Transparenz, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit

Heute ist d.velop documents bei Hoffmann Interior fest im Arbeitsalltag verankert. Rund 70 Mitarbeitende aus Verwaltung, Einkauf, Produktion und Versand greifen regelmäßig auf das System zu; künftig wird die Anzahl weiter steigen, da das System mit dem Unternehmen wächst.

Dokumentenflüsse sind nun transparent, Durchlaufzeiten deutlich reduziert und Informationen jederzeit zentral verfügbar.

Besonders im Rechnungswesen zeigen sich die Effekte:

• Eingangsrechnungen werden schneller verarbeitet
• Skontofristen werden zuverlässig eingehalten
• Offene Posten sind jederzeit einsehbar
• Beschleunigte Rechnungsverarbeitung und zuverlässige Einhaltung von Skonto‑ und Zahlungsfristen
• Zentrale, revisionssichere Dokumentenablage
• Hohe Transparenz über Projekte, Verträge und Kosten
• Reduzierter manueller Aufwand in Verwaltung und Personalwesen
• Skalierbare Prozesslandschaft, die weiteres Wachstum und organisatorische Veränderungen unterstützt

Auch strategische Veränderungen, wie die Einführung eines Zentraleinkaufs, ließen sich erst durch die übergreifende Transparenz realisieren.

Gleichzeitig erleichtert das DMS den Umgang mit Prüfungen erheblich. Benötigte Unterlagen können innerhalb kürzester Zeit bereitgestellt werden, ohne auf Archivräume oder Papierordner zurückgreifen zu müssen.

Auch im Personalwesen schafft das DMS spürbare Entlastung: In der digitalen Personalakte werden Lohnabrechnungen, Verträge und Nachweise zentral und strukturiert abgelegt. Das reduziert manuellen Aufwand und ermöglicht eine schnelle Bereitstellung relevanter Unterlagen, etwa für Prüfungen oder interne Anfragen.

Dank der Einführung von d.velop documents und der langjährigen Zusammenarbeit mit netgo hat Hoffmann Interior somit die Basis für skalierbare, transparente und durchgängig digitale Geschäftsprozesse geschaffen.

„Für uns ist d.velop documents heute ein zentrales Steuerungs‑ und Informationssystem. Ohne das Archiv wären wir nicht in der Lage, unsere Prozesse in dieser Form abzubilden und neue Anforderungen so schnell umzusetzen“, sagt Guido Kruthoff.

Das Unternehmen kann somit zahlreiche Verbesserungen dank der neuen Lösung beobachten: