HOF Sonderanlagenbau: Modern Workplace, sicher umgesetzt

Die Ausgangssituation: Gewachsene Systeme stoßen an Grenzen

Mit einer klassischen On-Premises-Umgebung und Exchange Server 2016 stieß die HOF Sonderanlagenbau GmbH vor einiger Zeit auf diverse Herausforderungen: Neben dem nahenden Support-Ende bzw. dem steigenden Handlungsdruck rund um Betrieb und Updates stellte sich zunehmend die Frage, wie sich neue Collaboration-Werkzeuge sinnvoll in die bestehende Umgebung integrieren lassen.

„Uns war klar, dass wir mit unserer Infrastruktur an Grenzen stoßen. Gerade im Zusammenspiel mit neuen Tools wie Microsoft Teams hat sich gezeigt, dass wir eine andere technologische Basis brauchen", meint Nico Barth, Head of IT / Administrator bei der HOF Sonderanlagenbau GmbH.

Auch aus Sicherheits- und Compliance-Sicht war eine Modernisierung sinnvoll: Das Unternehmen strebte eine besser abgesicherte Umgebung, zeitgemäße Authentifizierung und ein belastbares Grundgerüst für zukünftige Anforderungen an.

Nachdem HOF bereits einige Jahre mit netgo u. a. im Bereich Netzwerk- und Firewall-Ausbau zusammengearbeitet hatte, war auch für dieses geplante Modernisierungsprojekt klar: Die gute Zusammenarbeit sollte weitergeführt werden.

Die Lösung: Schrittweise zur modernen Microsoft-365-Plattform

Gemeinsam mit netgo setzte HOF Sonderanlagenbau die Modernisierung der IT-Landschaft in mehreren aufeinander aufbauenden Teilprojekten um. Ziel war es, eine sichere und zukunftsfähige Workplace-Plattform zu etablieren.

Im ersten Schritt wurde die bestehende Umgebung grundlegend modernisiert und auf Microsoft 365 ausgerichtet. Ein zentraler Bestandteil war dabei die Migration von Exchange On-Premises zu Exchange Online sowie die strukturierte Einführung von Microsoft 365 als neue Unternehmensplattform.

Parallel dazu wurde der bestehende Microsoft-Tenant umfassend überprüft und abgesichert. Ergänzend führte HOF Sonderanlagenbau für alle rund 400 Mitarbeitenden eine Multi-Faktor-Authentifizierung ein. Für Beschäftigte ohne Authenticator-App – etwa in der Werkstatt – wurden physische Token eingesetzt, sodass nun ein einheitliches Sicherheitsniveau im gesamten Unternehmen gewährleistet ist.

Auf dieser Basis wurden weitere wichtige Bausteine der IT-Landschaft modernisiert und in die neue Cloud-Umgebung überführt:

• Migration zu Exchange Online
• Einführung von Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform
• Umstellung von MailStore für die E-Mail-Archivierung
• Anpassung des Signaturmanagements mit CodeTwo
• Umstellung des E-Mail-Gateways auf eine Cloud-Variante
• Einführung von AvePoint als Backup-Lösung
• Nutzung von Microsoft Intune für das Management mobiler Endgeräte (iPhones)

Für die Einführung von Microsoft Teams wurden gemeinsam mit netgo Key-User- und Enduser-Schulungen durchgeführt, um die neuen Arbeitsweisen bei den Mitarbeitenden zu verankern.

Darüber hinaus wurde das Thema Künstliche Intelligenz von Beginn an strategisch berücksichtigt. Gemeinsam mit netgo bereitete HOF Sonderanlagenbau die Nutzung von Microsoft Copilot systematisch vor, u. a. durch Workshops und Schulungsmaterialien für den sicheren Einsatz.

Zum Projekterfolg trug insbesondere das eingespielte netgo-Team aus Technik, Vertrieb und Projektmanagement bei: Die langjährige, verlässliche Betreuung wurde dabei über den Vertrieb – vertreten durch André Rumi (Head of Sales) – sichergestellt, während Anja Beckmann (Senior Projekt Manager) und Pascal Werda (Senior IT-Consultant) die strukturierte Umsetzung des Projekts verantworteten.

„Die Zusammenarbeit mit netgo war für uns durchweg positiv. Wir hatten jederzeit einen Ansprechpartner und konnten die einzelnen Themen strukturiert und Schritt für Schritt umsetzen“, sagt Nico Barth.

Das Ergebnis: Moderne Zusammenarbeit auf sicherer Basis

Mit der neuen Microsoft-365-Umgebung ist HOF Sonderanlagenbau moderner aufgestellt und verfügt über eine durchgängige, integrierte Workplace- und Security-Architektur.

Aus IT-Sicht entlastet die neue Lösung vor allem dort, wo zuvor viel manueller Aufwand lag, etwa beim Betrieb und der Absicherung des Exchange-Servers. Die IT-Abteilung muss sich nicht länger um kritische Exchange-Updates und den laufenden Betrieb des On-Premises-Systems kümmern – das reduziert den Aufwand im Tagesgeschäft.

Für die Mitarbeitenden hat sich der gesamte Arbeitsalltag zum Positiven hin verändert. Mit Microsoft Teams stehen nun Chat, Besprechungen und gemeinsame Arbeitsräume integriert zur Verfügung. Zugleich unterstützt die neue Plattform flexiblere Arbeitsweisen. Da Outlook und Teams cloudbasiert bereitstehen, funktioniert der Zugriff im Homeoffice direkt und unkompliziert.

Beim Thema Security wurde eine belastbare Grundlage geschaffen. Das ist auch deshalb relevant, weil HOF Sonderanlagenbau unter NIS-2-relevante Anforderungen fällt und sich langfristig auf eine ISO-27001-Zertifizierung vorbereiten möchte.

Darüber hinaus hat HOF Sonderanlagenbau mit der neuen Plattform die Voraussetzung geschaffen, um das Thema KI kontrolliert und sinnvoll weiterzuentwickeln. Es steht ein sicherer Rahmen bereit, um Anwendungsfälle mit Copilot und perspektivisch weitere Automatisierungs- und KI-Szenarien zu evaluieren.

Die neue Workplace-Umgebung bildet somit die Grundlage für effiziente, moderne Zusammenarbeit und eine sichere Weiterentwicklung der IT-Landschaft.

„Wir haben nun eine stabile Basis dank Microsoft 365 geschaffen, auf der wir zukünftige Themen weiterentwickeln können“, sagt Nico Barth.

Die wichtigsten Vorteile für HOF Sonderanlagenbau im Überblick:

• Erhöhte Sicherheit
• Entlastung der IT
• Verbesserte Zusammenarbeit
• Flexiblere Arbeitsweise
• Grundlage für KI-Nutzung
• Erhöhte Compliance-Fähigkeit