DR. GRANDEL: Zukunftsfähige IT für modernes Arbeiten

Die Ausgangssituation: Legacy-IT trifft auf neue Anforderungen

Die bestehende IT-Landschaft bei DR. GRANDEL war über Jahre gewachsen und basierte auf klassischen On-Premises-Systemen wie GroupWise und einer Novell-basierten Fileserver-Struktur. Eine Integration moderner Collaboration Tools war damit kaum möglich.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen innerhalb des Unternehmens und viele Mitarbeitende wünschten sich zeitgemäße Arbeitsmöglichkeiten, insbesondere im Hinblick auf mobiles Arbeiten, einfachere Kommunikation und bessere Zusammenarbeit.

Hinzu kam eine strategische Herausforderung: Know-how für die bestehenden Alt-Systeme war zunehmend schwer verfügbar, während neue Technologien und Plattformen für Automatisierung und KI nicht genutzt werden konnten.

Die Folge: Das Unternehmen verfügte über eine technologisch funktionierende, aber nicht mehr zukunftsfähige IT-Landschaft.

Deshalb entschied sich die Unternehmensführung für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen IT-Dienstleister, der sich in der Microsoft-Welt auskennt und umfassende Expertise mit Hybrid-IT-Umgebungen besitzt.

Im Auswahlprozess schaute sich das Team rund um Adrian Geber, Leitung IT und Organisation & Chief Information Officer bei der DR. GRANDEL GmbH, verschiedene IT-Dienstleister an und entschied sich schließlich für netgo. „Das Team der netgo hat schnell und kurzfristig auf unsere Anfrage reagiert, wodurch wir direkt einen guten Eindruck hatten", erinnert sich Adrian Geber.

Die Lösung: Aufbau einer integrierten Modern-Workplace-Plattform

Ziel des Projekts war der vollständige Übergang zu einer modernen, integrierten IT-Plattform auf Basis von Microsoft 365 – als zukunftssichere Grundlage für Zusammenarbeit, Automatisierung und weitere Digitalisierung.

Gemeinsam mit netgo wurden die folgenden Komponenten neu eingeführt bzw. abgelöst:

• Einführung von Active Directory und Microsoft 365
• Migration der E-Mail-Infrastruktur von GroupWise zu Exchange Online
• Ablösung des OES Fileservers durch SharePoint und OneDrive
• Einführung von Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform
• Integration des Signaturmanagement-Tools CodeTwo
• Vorbereitung und Ausbau der Security-Strukturen (u. a. Microsoft Defender)
• M365 Backup mit AvePoint
• Die schrittweise Einführung und Nutzung von Microsoft Copilot im Unternehmenskontext
• Die Aktivierung von Web-Search-Funktionen unter Berücksichtigung von DSGVO-Anforderungen
• Erste Anwendungsfälle für Automatisierung mit Power Automate und KI-Agenten, z. B. im Vertriebsinnendienst für die automatische Zuordnung und Bearbeitung von Anfragen aus Sammelpostfächern

Microsoft 365 wurde gezielt als Unternehmensplattform für zukünftige Entwicklungen etabliert. Die zentrale Datenbasis ermöglicht es, Informationen systemübergreifend verfügbar zu machen und neue digitale Prozesse darauf aufzubauen.

Eine flexible Hybrid-Infrastruktur passt dabei optimal zum Unternehmen, denn DR. GRANDEL will nicht gänzlich auf eigene Server verzichten, wie Adrian Geber erläutert: „Wir sind jetzt sehr modern hybrid aufgestellt. Das heißt, wir haben einerseits Systeme in der Cloud und können gleichzeitig unternehmenskritische Daten bei uns selbst halten.“

Ein Ziel innerhalb des Projekts war außerdem die Erschließung neuer Potenziale durch Automatisierung und Künstliche Intelligenz:

In diesem integrierten Technologie-Kosmos können klassische Office-Anwendungen, Kollaborationslösungen, Automatisierung und KI ineinandergreifen und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Auch das Thema User Adoption war Adrian Geber wichtig: Durch zahlreiche Schulungen, Workshops und den Aufbau eines internen Kompetenzteams bei DR. GRANDEL wurden Mitarbeitende aktiv begleitet und in die neue Arbeitsweise eingeführt.

Das Ergebnis: Moderne IT-Grundlage und klare Zukunftsperspektive

Dank der neuen Plattform verfügt DR. GRANDEL heute über eine zukunftsfähige IT-Basis, die sowohl aktuelle Anforderungen erfüllt als auch Raum für weitere Digitalisierung schafft.

„Mit Microsoft 365 haben wir nicht nur unsere Zusammenarbeit deutlich verbessert, sondern gleichzeitig die Grundlage geschaffen, um Themen wie Automatisierung und KI im Unternehmen weiter voranzutreiben", sagt Adrian Geber.

Als wichtige Erfolgsfaktoren im Projekt nennt Adrian Geber insbesondere das wertvolle Know-how der Senior Projektmanagerin Anja Beckmann in der Migration von Groupwise zu Exchange/Outlook sowie die User Adoption.

Somit kann DR. GRANDEL in vielen Bereichen wichtige Verbesserungen feststellen:

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Mitarbeitende arbeiten heute zentral über Microsoft Teams, inklusive nahtloser Integration von Meetings, Chat und Dokumenten.
• Höhere Mitarbeitendenzufriedenheit: Das Feedback aus internen Umfragen unter den Mitarbeitenden zeigt klar, dass die modernen Arbeitsmöglichkeiten sehr geschätzt werden.
• Flexibles Arbeiten und New-Work-Strukturen: Homeoffice und standortübergreifende Zusammenarbeit sind heute selbstverständlich möglich; das stärkt die Arbeitgeberattraktivität und die Bindung der Mitarbeitenden.
• Vereinfachte Prozesse: Prozesse wie Terminplanung, Abstimmung oder Dokumentenzugriff sind spürbar unkomplizierter geworden.
• Basis für Automatisierung und KI: Erste Automatisierungsszenarien (z. B. im E-Mail-Handling) werden umgesetzt, weitere Use Cases sind bereits geplant.