Choco: Mehr Flexibilität dank skalierbarer Plattformen

Die Ausgangssituation: Wachstum überfordert bestehende IT

Choco ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Das WLAN-Netzwerk, das die zentrale Kommunikationsader für die Zusammenarbeit und den Zugriff auf cloudbasierte Anwendungen bildet, konnte nicht Schritt halten. Immer wieder kam es zu Internetabbrüchen. Die schlechte Bild- und Tonqualität bei Video Calls behinderten die effiziente Zusammenarbeit.

Ein weiterer Pain Point war das Onboarding. Der Prozess war manuell und sehr zeitaufwändig. Das vierköpfige IT-Team kam kaum noch hinterher, für die neuen „Chocorianer:innen“ rechtzeitig voll ausgestattete Office-Arbeitsplätze mit allen benötigten Berechtigungen und Applikationen bereitzustellen. Handlungsbedarf gab es auch bei der Sicherheit, wo eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mehr Schutz für die cloudbasierten Anwendungen bieten sollte, ohne jedoch die UX zu beeinträchtigen.

Da Choco die Internationalisierung und Standorterweiterung in den letzten Jahren mit Hochdruck vorangetrieben hat, führte kein Weg daran vorbei, die IT agiler und wachstumsorientiert aufzustellen.

Die Lösung: Cisco Meraki und Okta als skalierbares Fundament

Als der ursprüngliche IT-Dienstleister nicht zeitnah reagierte, sprang netgo ein und baute innerhalb von nur drei Tagen das Netzwerk auf Cisco Meraki um. Die Zielsetzung war, den Mitarbeitenden eine unterbrechungsfreie Konnektivität mit durchgängig hoher Qualität zu bieten, egal ob stationär am Arbeitsplatz, bei Meetings oder beim mobilen und hybriden Arbeiten. Netgo prüfte die Räumlichkeiten auf Funklöcher oder Interferenzen.

Dann wurde das WLAN im Test-Lab nachgebaut und anschließend Cisco Meraki produktiv gesetzt.

• Die cloudbasierte Lösung ist ausfallsicher, einfach skalierbar und intuitiv bedienbar.
• Das gesamte Netzwerk lässt sich über ein Dashboard zentral managen und schnell anpassen.
• Das nahtlose Handover zwischen den Access Points sichert ein einwandfreies Nutzererlebnis, auch wenn Mitarbeitende z.B. während eines Video-Calls den Raum oder die Etage wechseln. Sie können Online-Tools performant nutzen und sind dadurch produktiver und zufriedener.
• Sobald sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in im Firmennetz anmeldet, stellt Okta die benötigten Ressourcen bereit.
• Die Mitarbeitenden finden einen auf ihre Bedürfnisse eingerichteten Arbeitsplatz vor und bekommen in der Login-Maske „ihre“ Applikationen startklar angeboten. Sie müssen sich um nichts kümmern und Choco kann ab Tag eins eine Wohlfühlkultur etablieren.
• Das Offboarding erfolgt ebenfalls automatisiert. Die Benutzerkonten von Mitarbeitenden, die sich drei Monate lang nicht im Firmennetz angemeldet haben und nicht besonders gekennzeichnet sind (z. B. Elternzeit), werden automatisch deaktiviert. Das spart Lizenzkosten und entlastet die IT.

Auch beim nächsten Punkt, den Onboarding-Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, verließ sich Choco auf die Expertise von netgo. In einem Workshop mit dem HR-Team wurde zunächst für die unterschiedlichen Rollenprofile das Setup definiert.

Das intelligente Provisioning der rollenspezifischen Anwendungen und Zugriffsrechte übernimmt Okta, eine cloudbasierte Lösung für das Identitätsmanagement und Authentifizierung:

Im Zuge der Okta-Implementierung setzte netgo auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kombiniert mit Single-Sign-On um. Für den sicheren und schnellen Log-in reicht jetzt ein Klick auf eine der im User-Dashboard angezeigten Apps – und schon ist man im Netzwerk angemeldet.

Das Ergebnis: Hohe User Experience und maximale Skalierbarkeit

Die gesetzten Ziele wurden erreicht und Choco profitiert auf ganzer Linie von den Neuerungen in der IT.

• Die IT ist flexibler, sicherer und performanter aufgestellt.
• Einfach skalierbare und bedienbare Plattformen, die mit der Firma mitwachsen können, entlasten das IT-Team.
• Zugleich bieten sie den Mitarbeitenden vielfältige Möglichkeiten für Collaboration und ein hohes Nutzererlebnis.
• Auch die Zusammenarbeit mit netgo hat sich intensiviert.

netgo begleitet das IT‑Team proaktiv bei unterschiedlichen Themenfeldern, die im kontinuierlichen Austausch gemeinsam bearbeitet werden.