Kontakt

    E-Mail Management

    Das E-Mail Management ist heute ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie aller Unternehmen. E-Mails sind fester Bestandteil der Kommunikation, sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Gleichzeitig sind E-Mails jedoch auch kaufmännische Dokumente, die den Aufbewahrungspflichten unterliegen.

    Mit dem E-Mail Management von netgo bewahren Sie Ihre E-Mails jederzeit zentral, sicher und rechtskonform auf.

    Nutzen Sie die effizientes E-Mail Management

    Täglich werden durchschnittlich mehr als 20 Mails in Deutschland dienstlich empfangen. Aufgrund gestiegener Kundenbedürfnisse in Form schneller Informationsverarbeitung und -bereitstellung auf der Unternehmensseite werden effiziente Verarbeitungsweisen des Mailverkehrs immer notwendiger.

    E-Mail Archivierungslösungen ermöglichen die schnelle und nachhaltige Verarbeitung großer Mengen des digitalen Contents. Somit werden Unternehmen in die Lage versetzt Wissen und Prozesse rund um die E-Mails unternehmensweit und kontextbezogen zur Verfügung zu stellen. Zudem trägt die E-Mail Archivierung zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und zur Entlastung der Mailserver bei.

    • Automatische E-Mail Archivierung

    • Rechtskonforme Aufbewahrung

    • Transparente Prozesse und mehr Übersicht

    • Volltextsuche im ECM-System

    • Integration von Outlook und Lotus Notes/Domino

    • Client- und/oder serverbasiert

    Darum sollten Sie E-Mails archivieren

    Gesetzliche Vorgaben

    Mit der E-Mail-Archivierungssoftware kann ein Unternehmen revisionssichere Archive realisieren und den Aufbewahrungspflichten nachkommen.

    Entlastung der Mailserver

    Die Speicherung von E-Mails in einem digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail Servers.

    Prozesse transparent verwalten

    E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden.

    E-Mail Archivierung mit netgo

    Mit einer optimalen E-Mail Archivierung ermöglichen Sie die Zuordnung des geschäftlichen Schriftverkehrs zu digitalen Kunden- und Vorgangsakten und kommen gleichzeitig Aufbewahrungspflichten nach.

    Revisionssichere Archivierung

    E-Mails gehören seit vielen Jahren zu unserer geschäftlichen Kommunikation. Dabei werden komplette Vorgänge diskutiert, Mitarbeiter informiert, die interne Kommunikation betrieben und vieles mehr. Aber auch steuerrechtlich relevante Belege finden den Weg in die Postfächer. Mit unseren Lösungen können Sie dafür revisionssichere Archive realisieren.

    Zentrale Aufbewahrung

    E-Mails gehören häufig zu Geschäftsvorfällen. Eine E-Mail des Kunden sollte in der digitalen Kundenakte und nicht im Mitarbeiterpostfach wiedergefunden werden. Somit gehören die E-Mails nicht in die individuelle Ordnerstruktur des Mitarbeiters sondern in die kaufmännischen Prozesse des Unternehmens. Eine Zuordnung kann dabei ganz einfach durch den Anwender vorgenommen werden. Nach der Indexierung steht die E-Mail archiviert allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung.

    E-Mails automatisch archivieren und Prozesse digitalisieren

    Die automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails nach vorgegebenen Regelwerken serverseitig im elektronischen Archivsystem abgelegt werden. Somit können auch Funktionspostfächer wie rechnung@org.de überwacht werden. Auf Wunsch können dabei bereits Anhänge herausgetrennt und in unserem Eingangsrechnungsworkflow zur Verfügung gestellt werden.

    Das führt nicht nur zu einem höheren Digitalisierungsgrad, sondern auch zur nachhaltigen Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Aufwändiges Bearbeiten von eingehenden E-Mails wird damit abgeschafft.

    Server- und clientbasierte E-Mail Archivierung

    Die E-Mail Archivierung kann server- oder clientseitig genutzt werden. Auch ein Mix beider Szenarien ist durchaus üblich. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die richtige Strategie, um E-Mails in Ihrem Unternehmen abzulegen und aufzubewahren.

    icon-orange-38Serverbasiert

    Die serverseitige E-Mail Archivierung überführt ein- und ausgehende E-Mails direkt in ein revisionssicheres Archiv. Dabei werden E-Mails und deren Anhänge in ein langzeitstabiles Format konvertiert und stehen dem Unternehmen somit zu jeder Zeit nach regulativen Vorgaben zur Verfügung. Für den Anwender ändert sich bei der serverseitigen Archivierung des E-Mail-Postfaches in seinem E-Mail Client dabei nichts. Durch ein Attachement gelangt der Anwender wie gewohnt an seine E-Mail Inhalte. Das spart Platz in den Postfächern und entlastet Ihre E-Mail-Server.

    icon-orange-31Clientbasiert

    Die clientbasierte E-Mail Archivierung gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie Informationen in d.velop documents archiviert werden. Mittels Integration von d.velop documents in Ihren E-Mail Client lassen sich digitale Aktenstrukturen dort aufrufen, wo Sie gerade arbeiten. Dabei unterstützen wir die Anwendungen Microsoft Outlook/Exchange und IBM Lotus Notes. Der sachliche Zusammenhang Ihrer E-Mails rückt in den Fokus und E-Mails können per Drag&Drop direkt dort abgelegt werden, wo sie fachlich hingehören.

    Weitere Mehrwerte der E-Mail Archivierung

    Dublettenprüfung

    Nie mehr doppelte Mailablage durch automatische Prüfung von Dopplungen.

    Unabhängigkeit

    Archivierung von E-Mails aller gängigen Systeme.

    Schutz vor Verlust

    Durch d.velop documents als Archiv können auch bereits gelöschte E-Mails wiedergefunden werden.

    Skalierbar

    Skalierbare E-Mail Archivierungslösung zum Archivieren nach bestimmten Regelwerken.

    Darum sollten Sie auf beim E-Mail Management auf netgo setzen

    netgo ist Ihr zuverlässiger Partner, wenn es um Management und Archivierung von E-Mails geht. Als langjähriger Anbieter für ECM & DMS Lösungen unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen.

    Wir beraten Sie gerne zu passenden Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen.

     

    Neugierig?
    Kontaktieren Sie uns! 

    Mit unseren Lösungen stehen wir Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner beim digitalen Wandel zur Seite und schaffen gemeinsam mit Ihnen die Arbeitswelt von morgen. 

    Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.