Digitales Rechnungsmanagement
Nie wieder Belege suchen
In allen Unternehmen fallen täglich zahlreiche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Belege an. Je größer das Unternehmen, desto mehr Rechnungen und Belege gibt es. Mittlerweile erhalten die Betriebe Rechnungen auch nicht mehr nur per Post – digitale Rechnungen über unterschiedliche Portale gehören heutzutage zum Standard. Die Organisation gestaltet sich für die Buchhaltung aufgrund der Fülle an Rechnungen und der unterschiedlichen vorliegenden Formen meist sehr aufwendig.
Mit digitalem Rechnungsmanagement lässt sich diese Problematik unkompliziert beseitigen. Die digitalen Lösungen rufen Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden von Quellen automatisch ab. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort und lassen sich bequem an den Steuerberater, in die Buchhaltungssoftware und weitere Anwendungen übertragen.
Setzen auch Sie mit netgo auf digitales Rechnungsmanagement. Mit GetMyInvoices verfügen Sie über eine Rechnungsmanagement-Software, die Ihnen viel Zeit und aufwendige Buchhaltungsprozesse spart.
Was ist digitales Rechnungsmanagement?
Grundsätzlich umfasst das Rechnungsmanagement alle Prozesse, die Rechnungen in Unternehmen durchlaufen. Dazu gehören neben dem Rechnungseingang auch die Erfassung, Weiterleitung, Verarbeitung und die Prüfung der Rechnungen. Aber auch Freigabe und Bezahlung sind Teil des Rechnungsmanagements.
Digitale Rechnungsmanagement-Systeme sorgen dafür, dass alle diese Verarbeitungsprozesse beschleunigt, automatisiert und optimiert ablaufen. Ermöglicht wird das durch die gänzlich digitale Handhabung von Rechnungen im System. Entsprechend geht mit einem digitalen Rechnungsmanagement auch ein deutlicher Schritt in Richtung papierloses Office und damit auch in Richtung Digitalisierung einher.
Was sind die Bestandteile des digitalen Rechnungsmanagements?
Digitale Rechnungsmanagement-Lösungen weisen in der Regel vier Kernbestandteile auf. Innerhalb jedes Bestandteils stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die die Optimierung der Prozessschritte einer digitalen Rechnungsverarbeitung ermöglichen:
Import
Im Rahmen des Imports sorgen unterschiedliche Funktionen dafür, dass alle Rechnungen an zentraler Stelle gespeichert werden. Hierfür stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:
Zentrales PostfachMit Rechnungsmanagement-Lösungen wie GetMyInvoices haben Unternehmen die Möglichkeit, ein spezielles E-Mail-Konto für die zentrale Sammlung der Rechnungen zu erstellen. Mitglieder eines Teams und auch die Lieferanten können ihre Rechnungen so sicher an eine zentrale Adresse weiterleiten.
Beleg-ScannerDa nicht alle Rechnungen und Belege direkt in digitaler Form eintreffen, ist gelegentlich das Scannen oder Abfotografieren erforderlich. Damit dieser Prozess sich so einfach und unkompliziert wie möglich gestaltet, sind in zahlreichen Abonnements auch Scan-Apps für iOS und Android enthalten. Damit können Mitarbeitende von unterwegs Quittungen per Smartphone erfassen – sogar wenn Sie offline sind.
ImportOb OneDrive, Dropbox, Google Drive oder andere Lösungen – die Rechnungen und Dokumente werden auch aus Cloud-Diensten, Rechnungserstellungs-Tools und Dokumentenmanagement-Systemen importiert.
Klassifizierung
Mit der Klassifizierung sind die Organisation und Strukturierung aller Rechnungen an zentraler Stelle gemeint:
ArchivDie Rechnungen und Dokumente sind in Archiven gut strukturiert, leicht und schnell auffindbar und können nach Lieferanten, Rechnungsdatum oder sogar nach benutzerdefinierten Tags gruppiert werden.
OCR-DatenIn Rechnungsmanagement-Lösungen wie GetMyInvoices extrahieren OCR-Engine aus unstrukturierten Rechnungen alle relevanten Daten. Da diese Funktion auf maschinellem Lernen basiert, erhalten Unternehmen Tag für Tag immer weiter optimierte Ergebnisse.
Workflow
Durch Workflows, die individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können, optimieren digitale Rechnungsmanagement-Systeme zahlreiche Prozesse und sorgen für automatisierte Abläufe:
WorkflowsSmarte Workflows erledigen aufwendige manuelle Arbeitsschritte wie Rechnungsfreigaben, Zahlungen, Auslagenerstattungen, Reisekostenabrechnungen, u.v.m. in nur wenigen Minuten.
SteuerberaterRechnungsmanagement-Lösungen wie GetMyInvoices vereinfachen die Workflows zwischen Steuerberatern und Mandanten. Durch die zentrale Dokumentenablage können Rechnung direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Übergabe an ein System
Auch die Übertragung von Rechnungen an andere Systeme ist mit digitalen Rechnungsmanagement-Systemen so einfach wie nie zuvor. Mit zahlreichen Funktionen gewährleisten die Anwendungen den sicheren und unkomplizierten Austausch:
RechnungsaustauschModerne Rechnungsmanagement-Lösungen verfügen über Funktionen, die die Synchronisierung der Accounts mit den bevorzugten Buchhaltungssystemen oder Dokumentenmanagement-Systemen ermöglichen.
SicherheitFür die sichere Datenübertragung und den Schutz der Privatsphäre sorgen Rechnungsmanagement-Systeme durch umfassende Maßnahmen und fortschrittliche Technologien.
APIAPI und API-Schlüssel ermöglichen in Rechnungsmanagement-Lösungen die sichere Abfrage von Rechnungen und Metadaten auch über Drittanwendungen. Außerdem ist es einfach möglich, neue Rechnungen hochzuladen.
Was sind die Vorteile von einem digitalen Rechnungsmanagement?
Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen mit digitalen Rechnungsmanagement-Systemen wie GetMyInvoices:
Mehr Zeit
Die Digitalisierung der Prozesse durch Rechnungsmanagement-Systeme spart einiges an Zeit. Die Durchlaufzeit wird durch die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte und Workflows für die Verteilung, Prüfung und Freigabe um ein Vielfaches verkürzt.
Weniger Fehler
Das manuelle Auslesen und Abtippen von Rechnungsinformationen ist fehleranfällig. Mit digitalen Rechnungsmanagement-Lösungen lassen sich diese Fehler vermeiden. Die Software übernimmt sowohl das Auslesen als auch die Überprüfung der Rechnungen, woraus deutlich weniger Fehler resultieren.
Mit digitalen Rechnungsmanagement-Systemen haben Unternehmen einen zentralen Ablageort für alle Rechnungen und Belege. Durch die Strukturierung und die Zuordnung benutzerdefinierter Tags sind alle Rechnungen leicht auffindbar und jederzeit verfügbar. Zudem werden alle Änderungen an Rechnungen und Dokumenten protokolliert. Unternehmen profitieren mit digitalen Rechnungsmanagement-Lösungen also auch von mehr Übersicht und Transparenz.
Warum mit netgo im Bereich des digitalen Rechnungsmanagements zusammenarbeiten?
Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung im Rahmen der strategisch sinnvollen Digitalisierung von Unternehmen sind wir von netgo der ideale Partner, um Sie bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagement-Systems zu unterstützen. Wir wissen um die branchenspezifischen Anforderungen und verfügen über umfangreiche Kenntnisse zu den auf dem Markt verfügbaren Lösungen.
Mit starken Partnern wie GetMyInvoices an unserer Seite unterstützen wir Sie gerne und meistern gemeinsam mit Ihnen die Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse. Profitieren auch Sie von einer digitalen Lösung, die alle Rechnungen und Dokumente aus Tausenden von Quellen automatisch abruft und alle Belege an einem zentralen Ort für Sie ablegt. Kontaktieren Sie uns jetzt und machen auch Sie sich unsere Fachkenntnisse zunutze.
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