Schneller, effizienter und sicherer durch Transparenz und Automatisierung: Darauf zielt IT Asset Management ab. Damit hat die IT ein Werkzeug an der Hand, das auch andere Fachbereiche dringend benötigen, um ihre Assets zu verwalten. Was der IT die Chance eröffnet, organisationsübergreifend die Kosten und Risiken zu senken und zugleich ihre Rolle als Servicedienstleister zu stärken.
Herausforderung: Effizienzverluste und Sicherheitslücken durch intransparente Abläufe
Ob IT-Hardware, Fuhrpark oder Firmengebäude - der effiziente Einsatz von Vermögenswerten hat entscheidenden Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Das Asset Management ist jedoch für viele Unternehmen ein leidiges Thema. Die Gründe liegen auf der Hand: Die meisten Abteilungen verwalten ihre Assets entweder händisch per Excel-Liste oder mit unterschiedlichen Tools. Jede Abteilung kämpft dabei mit den gleichen Problemen: ein hoher Zeit- und Personalaufwand sowie Daten, die veraltet oder unvollständig sind.
Dies zeigt sich beispielhaft in der IT: Die Anzahl der Devices ist infolge von Home-Office und Trends wie New Work oder IIOT in der Fertigung in die Höhe geschnellt. Wachsende IT-Umgebungen, Umstrukturierungen oder hybride Infrastrukturen tun ihr Übriges, um den Überblick über Geräte, VMs, Lieferanten, Verträge und Vereinbarungen zu erschweren. So sehen sich viele IT-Abteilungen mit der Herausforderung konfrontiert, sauber nachzuhalten: Welche Assets haben wir? Wo befinden sich diese und wie sind sie konfiguriert? Gleichzeitig muss die IT immer schneller und dynamischer agieren. Das heißt: Das IT Asset Management (ITAM) muss nachziehen und seine Prozesse beschleunigen und effizienter gestalten. Denn ein gut funktionierendes ITAM ist die Voraussetzung, um
- Sicherheitsrisiken zu minimieren
- Mitarbeiter zu entlasten und Kosten einzusparen
- Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden
- Schneller auf Anforderungen zu reagieren
Jedoch stehen vielerorts komplexe, gewachsene Strukturen sowie isolierte oder fehlende Asset-Informationen der benötigten Transparenz und Automatisierung im Wege.
Die Lösung: Alle Assets an einem Ort
netgo hat die Problematik bei seinen Kunden erkannt und holt sie bei ihren spezifischen Pain Points und Wünschen ab. Im Fokus steht dabei, die Asset-Informationen zu konsolidieren und alle Asset-Management-Prozesse end-to-end transparent abzubilden. Basierend auf einem bewährten Vorgehen und Matrix42 werden zunächst alle IT-Assets inventarisiert. Erprobte Methoden und Automatisierungstools minimieren den Aufwand. Das Hinterlegen aller Asset-Informationen (z.B. Kaufdatum, Garantiedauer, End-of-Life-Datum, Beschaffungs- und Wartungsverträge) auf einer zentralen Plattform ermöglicht es, Aufwände zu minimieren und wertvolle Erkenntnisse zu generieren. ITAM bietet folgende Möglichkeiten:
- Bedarfsgerechtes Filtern nach Kriterien, z.B. nach einer bestimmten Betriebssystemversion oder dem End-of-Life-Datum, um Compliance- oder Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
- Aktuelle Bestands- und Bedarfszahlen erleichtern es, vorausschauend zu planen, um auch bei Lieferengpässe handlungsfähig zu bleiben oder bessere Preise auszuhandeln.
- Echtzeit-Updates über die IT-Infrastruktur zeigen alle Geräte im Netzwerk an. Es wird z.B. sichtbar: Werden veraltete Versionen von Firmware, Betriebssystemen, oder Anwendungen verwendet? Sind unerwünschte Geräte oder nicht autorisierte Assets im Netz?
- Erfassen und Mappen der IT-Infrastruktur liefert relevante Informationen über alle Komponenten und Dienste sowie deren Wechselbeziehungen untereinander zur Automatisierung der Konfigurationsmanagement-Datenbank (CMBD), Vermeidung von Störungen und besseren Planung.
netgo steht Unternehmen beratend zur Seite und unterstützt bei Bedarf dabei, die Einblicke gezielt für Maßnahmen zu nutzen: z.B. Geräteprobleme und Sicherheitsbedrohungen beheben, bevor sie Schaden anrichten; die Lösungszeiten im IT Service Management beschleunigen oder teure Lizenzkosten vermeiden. Darüber hinaus hat sich die IT-Abteilung mit ITAM einen Wissensvorsprung erarbeitet, den sie anderen Fachbereiche zur Optimierung ihres Asset Managements bereitstellen kann.
Vom IT Asset Management zum unternehmensweiten Asset Management
netgo unterstützt dabei, ein effizientes ITAM aufzubauen und auf Non-IT-Assets auszuweiten. Das technische Fundament liefert Matrix42 als modular erweiterbare Plattform, über die sich Prozesse vereinfachen, standardisieren und automatisieren lassen. Ein Beispiel für eine solche Prozessautomatisierung ist das On- und Offboarding von Mitarbeitern. Hierbei werden neuen Mitarbeitern entsprechend ihrer Tätigkeit und Rolle automatisch die passende IT-Ausstattung sowie Zugangskarte oder Firmenwagen bereitgestellt. In umgekehrter Richtung wird sichergestellt, dass Mitarbeiter beim Ausscheiden aus der Firma alle Assets zurückgeben und diese im Bestand aktualisiert werden. Das Entfallen manueller Aufgaben entlastet die Mitarbeiter, vermeidet Fehler, strafft die Arbeitsabläufe und erhöht die Unternehmenssicherheit.
Ein zentrales ITAM öffnet die Tür für ein effizientes IT Service Management oder zum Aufbau eines Enterprise Service Managements. Damit kann die IT für andere Abteilungen als Innovator und Service-Provider fungieren, der das gesamte Unternehmen in Sachen Agilität, Nutzerzufriedenheit und Produktivität einen großen Schritt nach vorne bringt.
