Im Zuge der Pandemiesituation mussten viele Unternehmen in kürzester Zeit mobile Endgeräte und Collaboration-Lösungen einführen und ihre Prozesse auf die verteilte Zusammenarbeit vorbereiten. Doch nach den ersten holprigen, wenn auch erfolgreichen Wochen und Monaten steht für einen Großteil der Unternehmen heute fest: Hybrid- und Remote Work sind viel mehr als kurzfristige Trends. Räumlich und zeitlich flexible Arbeitsmodelle haben sich zum festen Bestandteil der Arbeitswelt entwickelt und sind nicht mehr aus dem Office- und Homeoffice-Alltag wegzudenken.
Und das hat triftige Gründe. Modern Workplace-Konzepte ermöglichen es Mitarbeitenden und Unternehmen, ihre Arbeitsbedingungen in vielen Aspekten individuell zu gestalten. Sie dienen aber auch als Werkzeug, um dringend gesuchte Fachkräfte in verschiedensten Bereichen zu gewinnen – unabhängig vom eigenen Standort. Das gilt vor allem im IT-Umfeld. Denn IT-Teams führen die durch das Marktforschungsunternehmen Gartner veröffentlichte Liste der Berufsgruppen mit dem höchsten Remote- und Hybrid-Work-Anteil in Stellenausschreibungen (Stand Nov. 2021) mit 37 % an, dicht gefolgt von Marketing und PR (35 %) sowie HR (29 %).
Ganzheitliche Konzepte schaffen
Unternehmen sollten Hybrid- und Remote Work als wichtige Zukunftsentwicklungen auf ihrer Agenda haben und sowohl ihre Infrastruktur als auch ihre Abläufe auf die neuen Anforderungen ausrichten. Denn die Ausstattung mit mobilen Endgeräten macht noch keinen Modern Workplace, eine ganzheitliche Strategie reicht weit über reine Hardware hinaus. Sie muss Anwendungslandschaft, Unternehmenskultur und Prozesse einschließen. Hinzu kommen Teilbereiche wie Cloud- und Managed Services, Collaboration und Kommunikation, IT-Security und Datenschutz, Lifecycle Management sowie nicht zuletzt ein gezieltes Change Management. Ziel ist es, eine einheitliche, sichere, Device-unabhängige und allem voran nutzerfreundliche IT-Umgebung bereitzustellen – und das ohne Medienbrüche und an jedem Arbeitsort.
Modern Workplace: mehr als ein IT-Thema
Entscheidend ist darüber hinaus, dass Modern Workplace-Strategien kein reines IT-Thema sind. Wer Remote Work forcieren möchte, muss für Mitarbeitende auch den administrativen Rahmen schaffen. Dazu zählen beispielsweise die Prüfung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für flexible Arbeitsplätze und Heimarbeit, die Gewährleistung von Sicherheitsstandards auch im Homeoffice und die Anpassung von klassischen „Vor-Ort-Prozessen“ an die neue verteilte Struktur. Hinzu kommen notwendige Entscheidungen beispielsweise zur Frage, ob grundsätzlich jeder Mitarbeitende beziehungsweise jede Abteilung das eigene Arbeitsmodell frei wählen kann – oder ob gegebenenfalls einzelne Tätigkeiten ausgenommen sind. Auch ein unternehmensweit geltender maximaler Remote-Anteil kann sinnvoll sein, um Bürostandorte weiterhin ausreichend auszulasten. Verändern sich die räumlichen Anforderungen hingegen, sollten Unternehmen Büroflächen womöglich anpassen, Großraumbüros bilden oder auch Besprechungsräume verkleinern.
Grundsätzlich gilt: Richtwerte gibt es nicht, Erfahrungswerte hingegen schon. Modern Workplace-Spezialisten können dabei unterstützen, individuelle Eckpunkte der eigenen Strategie zu definieren. Denn Unternehmen sollten die Einführung von Hybrid- beziehungsweise Remote Work-Modellen schrittweise planen und eng begleiten. Die User Adoption ist eines der wichtigsten Ziele und in keinem der genannten Bereiche selbstverständlich. Unterstützen können daher Kommunikations-, Feedback- und Trainingsmaßnahmen sowie das Angebot von Webinaren und On-Demand-Trainings. Informations- und Schulungsmaterial sollte dabei ebenfalls von allen Arbeitsorten aus zugänglich und abrufbar sein. Jeder Heimarbeitsplatz ist ein zusätzlicher Standort, der in alle relevanten Unternehmensprozesse integriert werden muss.
