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Die Zukunft der Prozessdigitalisierung im ECM-Umfeld

Lesedauer 7 Minuten

Die aktuelle Ära der Digitalisierung von unternehmensweiten Prozessen erscheint durchaus spannend. In nahezu allen Bereichen der IT-Branche hat die Innovationsgeschwindigkeit atemberaubend an Tempo gewonnen – nicht zuletzt dank den neuen Möglichkeiten von KI. 

 Als Experten im ECM-Umfeld stellen wir fest, dass sich durch die aktuellen Entwicklungen riesige Potenziale für die Abbildung von dokumentenorientierten Prozessen in Unternehmen ergeben. Dieser Eindruck wird beispielsweise durch die Bereitstellung neuer KI-basierender Services für ECM-Lösungen, wie dem d.velop pilot, bestätigt. Erfahren Sie hier mehr zum d.velop pilot 

Dokumentenbasierte Prozesse digitalisieren. Diese Fragen sollten Sie sich stellen: 

Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? 

Identifizieren Sie die Abläufe, die von der Digitalisierung am meisten profitieren würden, sei es das Vertragsmanagement, die Rechnungsbearbeitung oder andere wiederkehrende Aufgaben. 

Wer ist zuständig für die Prozesse?

Die Zuständigkeiten sollten auf allen Ebenen der Prozessbeteiligten klar definiert werden. Dazu zählen logischerweise die Prozessausführenden, die Prozessgestalter (z.B. Fach-Verantwortliche) und diejenigen die den Prozess implementieren (z.B. IT-Administratoren). 

Welche Funktionen werden benötigt?

Überlegen Sie, welche spezifischen Funktionen die Software bieten muss, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. automatische Datenextraktion, Workflow-Steuerung oder Integration in bestehende Systeme. 

Wie hoch ist die Benutzerfreundlichkeit?

Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, um die Akzeptanz der Mitarbeiter sicherzustellen und Schulungskosten zu minimieren.  

Welche Skalierbarkeit bietet die Lösung?

Stellen Sie sicher, dass die verwendeten Tools mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten können, ohne dabei an Leistung einzubüßen. 

Für jeden Prozess das richtige Werkzeug. 

Mit der ECM-Plattform d.velop documents erhalten Sie unterschiedliche Möglichkeiten Ihre Dokumentenmanagement-Prozesse, je nach Komplexitätsgrad, zu gestalten: 

Einfache Prozesse

d.velop bietet ein no-code-basiertes Tool für die Abbildung von einfachen Prozessen. Auf Basis einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Prozesse erstellt und verwaltet werden. Neben Workflow-Abläufen können Anwender dabei sogar auf eine Sammlung von Formular-Elementen zurückgreifen und die selbst erstellten Formulare im Prozess bereitstellen.  

Beispiele aus der Unternehmenspraxis: 

  • Kenntnisnahme einer Geheimhaltungsvereinbarung 
  • Weiterleitung eines Prüfprotokolls über mehrere Beteiligte 
  • Einfacher Genehmigungsprozess für einen Vertrag 

Low-Code Prozess-Designer

Für viele ECM-Prozesse sind weiterführende Möglichkeiten zur Prozessabbildung gefragt. Das d.velop process studio ist ein umfangreiches Prozess-Tool zur Gestaltung Ihrer eigener Unternehmensprozesse in Verbindung mit einer der führenden ECM/DMS-Lösungen. Dabei bietet das d.velop process studio neben einem Formular-Designer (BPMN-Standard) auch eine intuitive Drag & Drop-Oberfläche zu Modellierung Ihrer Prozesse.  

Darüber hinaus wird das Tool mit Möglichkeiten zur Integration/Interaktion mit führenden (Fremd-)Systemen, weitgehender Automatisierung, Monitoring, und individuellen Erweiterung (bspw. Skripting) ausgeliefert.  

Der Vorteil: Als Nutzer des d.velop process studio behalten Sie jederzeit die Oberhand über Ihre Prozesse. Der externe Beratungs- und Unterstützungsaufwand kann, bei Bedarf, auf ein Minimum reduziert werden.  

Beispiele aus der Unternehmenspraxis: 

  • Ideen- / Innovationsprozesse
  • Urlaubsantrag
  • Mehrstufiger Prozess zur Bauabnahme

Anpassungsfähige Standard-Templates für komplexe Prozesse

In vielen Unternehmen existieren wiederkehrende Prozesse, deren Komplexität wir in unseren langjährigen Projekterfahrungen immer wieder begegnen. Deshalb haben wir daraus Standards entwickelt, sodass Ihr Unternehmen von unserer Expertise profitiert. Dazu haben wir den Technologie-Mix der d.velop documents Plattform so eingesetzt, dass Prozesse mit vielen Abhängigkeiten möglichst effizient implementiert werden können. Bestes Beispiel dazu sind unsere Eingangsrechnungslösungen für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Neben vielen Prozessbeteiligten (z.B. Prüfer, Freigeber, Buchhaltung) existieren häufig Systemabhängigkeiten zu Stammdaten (Kreditoren, Zahlungsbedingungen) oder prozessualen Bedingungen (z.B. Freigabegrenzen). Durch Anpassung des Standards auf unternehmenseigene Anforderungen werden auch solch komplexere Prozesse für Ihr Unternehmen nachhaltig digitalisiert.  

Weitere Beispiele: 

  • Posteingangsverarbeitung
  • Reisekostenabrechnung
  • Beschaffungsprozesse

Fazit

Die Prozessdigitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements eröffnet faszinierende Möglichkeiten im Zeitalter der IT-Innovation, insbesondere durch die Nutzung moderner Prozess-Tools wie in diesem Beitrag vorgestellt. Die gezielte Identifizierung, klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Auswahl passender Softwarefunktionen für optimierte Abläufe und die Betonung der Benutzerfreundlichkeit sind Schlüsselaspekte, um den Erfolg der Digitalisierung sicherzustellen. Lösungen wie d.velop documents bieten vielseitige Ansätze von einfachen bis hin zu komplexen Prozessen, wodurch Unternehmen ihre Effizienz steigern und sich nachhaltig an die Anforderungen der modernen Geschäftswelt anpassen können.

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