Arbeitsplatz der Zukunft

Wie die Digitalisierung die Arbeitswelt verändert

Die Arbeitswelt ist bekanntlich in einem gewaltigen Umbruch. Laut der Studie „Work Transformation in Deutschland 2021“ planen 80 Prozent der deutschen Unternehmen neue Arbeitsmodelle. Die Gründe für diesen Wandel sind vielfältig. Ein wesentlicher Faktor ist natürlich die Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse. Sie ermöglicht es Beschäftigten, ortsunabhängig zu arbeiten. Das Büro der Zukunft wird so zum mobilen Arbeitsplatz.

Aber auch die Einstellung zur Arbeit hat sich grundlegend gewandelt. Laut dem Institut für Generationenforschung legen junge Fachkräfte der Generationen Y (Geburtsjahrgänge 1980-1995) und Z (1996-2010) deutlich mehr Wert auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance sowie eine flexible Gestaltung von Arbeitszeit und Arbeitsort als ältere Beschäftigte. Um als Arbeitgeber attraktiv für Bewerbende dieser Generationen zu sein, muss ein moderner Arbeitsplatz den veränderten Anforderungen Rechnung tragen.

Was bedeutet Arbeitsplatz der Zukunft?

Der moderne Arbeitsplatz zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

Digital: Die digitale Transformation hat auch den Arbeitsplatz revolutioniert. Das Büro der Zukunft ist weitgehend digital, im Digital Workplace sind PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones die wichtigsten Arbeitsmittel. Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgen über Communication & Collaboration Tools.
Ortsunabhängig: Der Modern Workplace ist ein mobiler Arbeitsplatz. Dank der Digitalisierung können Beschäftige remote arbeiten – von zu Hause aus oder von unterwegs, und sind nicht an einen festen Standort gebunden.
Flexibel: Die Flexibilität, die der moderne Arbeitsplatz ermöglicht, wird auch das Büro der Zukunft transformieren. Im Büro 4.0 gehören starre Grundrisse und feste Arbeitsplätze der Vergangenheit an. An ihre Stelle tritt ein flexibles Workspace-Management. Mitarbeitende können beispielsweise zwischen ruhigen Einzelbüros für konzentriertes Arbeiten, Co-Working-Spaces und Räumen für Meetings wählen.
Hybrid: Was das bevorzugte Arbeitsmodell betrifft, geht der Trend in der Arbeitswelt 4.0 klar zum hybriden Arbeitsplatz. Während in der Work Transformation-Studie 2021 von IDC noch 32 Prozent der Befragten keine konkrete Vorstellung davon hatten, wie ihr Arbeitsplatz der Zukunft aussehen sollte, sank dieser Anteil in der darauffolgenden Befragung 2022 deutlich auf nur noch vier Prozent. Der Anteil derer, die hybride Arbeitsplatzmodelle bereits eingeführt hatten oder diese planten, stieg dagegen von 36 Prozent auf 62 Prozent.

Wie hat sich die Arbeitswelt gewandelt?

Noch vor wenigen Jahren war das Modell der Fünf-Tage-Woche in Präsenzarbeit das gängigste und am weitesten verbreitete. Laut dem Statistischen Bundesamt arbeiteten 2017 nur elf Prozent der deutschen Erwerbstätigen gewöhnlich oder gelegentlich im Homeoffice. Dieser Anteil stieg in den folgenden Jahren kaum. Dem Digital Index 2018/2019 der Initiative D21 zufolge arbeiteten 2019 nur 16 Prozent der Arbeitnehmenden ganz oder teilweise mobil oder von zu Hause aus.

Mit der Corona-Pandemie änderte sich dieses Bild ab dem Jahr 2020 grundlegend. Kontaktbeschränkungen und Homeoffice-Pflicht sorgten für einen Boom mobiler Arbeitsplätze, die Zahl der remote Arbeitenden verdoppelte sich innerhalb eines Jahres. Viele lernten dabei die Vorteile des mobilen Arbeitens zu schätzen. Einer Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens PwC zufolge wünschen sich 78 Prozent der Mitarbeitenden langfristig mehr Homeoffice. Die Initiative D21 kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Demnach wollen Angestellte, die Erfahrungen mit dem Homeoffice gemacht haben, nur in einem von zehn Fällen wieder zur ausschließlichen Präsenzarbeit zurück.

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Was sind die wichtigsten Tools eines modernen Arbeitsplatzes?

Um langfristig sicher und produktiv am Arbeitsplatz der Zukunft arbeiten zu können, benötigen Beschäftigte vor allem folgende Tools.

Notebook oder Virtual Desktop:

Das häufigste Endgerät, das für mobiles Arbeiten eingesetzt wird, ist das Notebook. Es lässt sich leicht zwischen Homeoffice und Büro transportieren und ist von der Ausstattung her gut für alle typischen Büroarbeiten geeignet. In den meisten Fällen wird das Notebook noch um ein Smartphone ergänzt, das vor allem das mobile Arbeiten unterwegs erleichtert und ortsunabhängig Zugriff auf Dokumente, Kontakte und andere Unternehmensinformationen bietet.

Eine Alternative zum von der Firma bereitgestellten Notebook ist ein Virtual Desktop. Dabei stellt der Arbeitgeber digitale Arbeitsplätze aus einer zentralen Virtual Desktop Infrastructure (VDI) oder einer Cloud-Umgebung bereit. Arbeitnehmende können über eine gesicherte Internetverbindung und einen Web-Client oder eine Applikation geräte- und standortunabhängig auf seine Ressourcen zugreifen. Dies kann auf einem bereits vorhandenen privaten oder auch auf einem vom Unternehmen bereitgestellten Endgerät erfolgen. Allerdings sind primär bei privaten Devices bestimmte Vorkehrungen in Bezug auf die Datensicherheit zu treffen.

Monitor, Maus, Tastatur:

Zu einem ergonomischen Arbeitsplatz gehören neben ausreichenden Lichtverhältnissen, einem bequemen Bürostuhl und einem Tisch in der richtigen Höhe auch Peripheriegeräte wie Monitor, Maus und Tastatur. Diese sollten an jedem regelmäßig genutzten Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Docking Stations erleichtern den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice, da das Notebook einfach nur mit ihr verbunden werden muss, statt jedes Peripheriegerät einzeln anzuschließen.

Software für Communication & Collaboration:

In verteilten Teams und hybriden Arbeitsmodellen kommt digitalen Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit eine besonders große Bedeutung zu. Produktivitäts-Software wie Microsoft 365 tragen dem Rechnung. Über den Cloud-Speicher OneDrive können Nutzende von Word, Excel und PowerPoint beispielsweise Dateien teilen und von überall darauf zugreifen. Mit Outlook stellt Microsoft 365 eine zentrale Verwaltung für E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakten zur Verfügung, und Microsoft Teams bringt Besprechungen, Chats und Anrufe an einem Ort zusammen.

Konnektivität:

Verteiltes Arbeiten ist nur möglich, wenn alle Beteiligten über ausreichend Bandbreite und eine zuverlässige Internetverbindung verfügen. Wenn sich Familienmitglieder oder Hausgemeinschaften ein WLAN oder einen Internet-Anschluss teilen, kann es im Homeoffice zu Engpässen kommen. Unternehmen sollten daher gegebenenfalls unterstützend eingreifen und beispielsweise einen dedizierten Internetanschluss zur Verfügung stellen. Das kann auch über Mobilfunk erfolgen. Schon LTE stellt in der Regel genügend Bandbreite für einen Homeoffice-Anschluss zur Verfügung. Mit der zunehmenden Verbreitung von 5G werden sich Bandbreite und Qualität der Datenverbindungen über Mobilfunk noch einmal deutlich verbessern.

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Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung des Arbeitsplatzes der Zukunft?

Bei der Transformation ihrer Arbeitsumgebungen zum Modern Workplace sehen sich Unternehmen vor allem folgenden Herausforderungen gegenüber:

Transformation der Unternehmenskultur:

Traditionell basiert die Führungskultur in deutschen Unternehmen sehr stark auf physischer Präsenz, detaillierten Vorgaben und Kontrolle. Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und Vertrauen in deren Kompetenzen spielen dagegen häufig eine untergeordnete Rolle. Es ist daher kein Wunder, dass Beschäftigte Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen deutlich offener gegenüber stehen als ihre Vorgesetzten. Während sich 78 Prozent der Arbeitnehmenden langfristig mehr Homeoffice wünschen, befürchten laut einer vom Marktforschungsunternehmen YouGov im Auftrag des Business-Portals LinkedIn durchgeführten Studie fast 40 Prozent der befragten Führungskräfte negative Folgen für Ihr Unternehmen, wenn sie Mitarbeitenden flexibles Arbeiten ermöglichen.

Erhöhte Kosten:

Die Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle ist in der Regel mit Investitionen verbunden. Für die Homeoffice-Arbeitsplätze müssen zusätzliche Geräte, neue Software und Anschlussmöglichkeiten beschafft werden. Auch der Aufwand für die Bereitstellung, Wartung und Reparatur von Endgeräten steigt, wenn diese nicht mehr zentral gemanagt werden können. Gegebenenfalls sind außerdem bauliche Maßnahmen notwendig, um die Bürogebäude an die veränderten Nutzungsbedingungen anzupassen.

Mittelfristig kann ein hybrides Arbeitsplatzkonzept allerdings auch dazu beitragen, die Kosten zu senken. Wenn ein Teil der Belegschaft mobil arbeitet, lassen sich Büroflächen reduzieren, die Aufwendung für Miete oder den Unterhalt von Immobilien sinken. Auch die Kosten für Heizung und Strom verringern sich – angesichts der aktuellen Entwicklung der Energiepreise ein nicht zu unterschätzender Faktor.

Erhöhter Supportaufwand:

Für die IT-Abteilung stellen mobile Arbeitsplätze eine besondere Herausforderung dar. Der direkte Kontakt zum Nutzenden ist nicht oder nur noch eingeschränkt möglich. Neue Geräte können oft nicht direkt am Arbeitsplatz eingerichtet werden, sondern lassen sich nur remote konfigurieren. Um überhaupt eine Verbindung herstellen zu können, muss der Mitarbeitende über IT-Grundkenntnisse verfügen und in der Lage sein, das Gerät per LAN oder WLAN und VPN mit den Firmennetz zu verbinden.

Ähnlich problematisch ist das Troubleshooting in hybriden Arbeitsumgebungen. Da die IT keine Kontrolle darüber hat, mit welcher Bandbreite und mit welcher Dienstgüte Homeoffice-Plätze angebunden sind, lassen sich Konnektivitätsprobleme oder Verbindungsabbrüche nur mit Mühe analysieren und beheben.

Zusätzliche Sicherheitsrisiken:

Remote Work und mobiles Arbeiten vergrößern die Angriffsfläche für Cyber-Kriminelle. Mitarbeitende sind im Homeoffice oft sorgloser im Umgang mit verdächtigen Mails oder sensiblen Daten als in ihrer gewohnten Büroumgebung. Wie eine Untersuchung des Security-Anbieters HP Wolf Security ergab, steigt die Bereitschaft, im Homeoffice auf Phishing-Links zu klicken, um rund 30 Prozent.

Auch die Fernwartung von Homeoffice-Rechnern stellt ein zusätzliches Sicherheitsrisiko dar. Laut dem IT-Online-Portal Heise sind rund vier Millionen Systeme direkt aus dem Internet über das Remote Desktop Protocol (RDP) erreichbar. Angreifer haben so leichtes Spiel, um diese Zugänge etwa durch Brute Force-Attacken zu knacken. Da viele Systeme nicht auf dem neuesten Stand sind, können Kriminelle sogar häufig die Sicherheitslücke „Bluekeep“ ausnutzen, obwohl für diese bereits seit 2019 ein Patch zur Verfügung steht.

Agile Firmenkultur und vertrauensbasierte Führung

Kollaboratives Arbeiten in der Arbeitswelt der Zukunft wird von einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Flexibilität gekennzeichnet sein. Agile Konzepte wie Scrum, die aus der Software-Entwicklung stammen, werden auch in anderen Bereichen übernommen werden.

Agiles Arbeiten bedeutet, dass kleine Teams iterativ Projekte bearbeiten, deren Ziele und Fortschritte kontinuierlich auf den Prüfstand gestellt und gegebenenfalls an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden.

Mit den neuen Arbeitsmodellen wird sich auch die Art der Führung verändern. Statt Befehle zu erteilen und Arbeitsergebnisse zu prüfen, werden Vorgesetzte zum Dienstleister ihrer Abteilung, die für ein möglichst ungestörtes und produktives Umfeld sorgen.

Ortsunabhängiges Arbeiten

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden. Beschäftigte können situativ und je nach Arbeitsanfall entscheiden, ob sie lieber im Homeoffice, in einem offenen Co-Working-Space in Meeting-Räumen oder einem Einzelbüro arbeiten wollen. Erste Unternehmen wie der Versandhändler Otto tragen dieser Entwicklung bereits Rechnung. So müssen Mitarbeitende nicht mehr nach Hamburg an den Standort des Unternehmens ziehen, um bei Otto arbeiten zu können.

Neben einer Reorganisation des Büros 4.0 ist diese Form der Zusammenarbeit nur durch eine konsequente Digitalisierung aller Workflows zu erreichen. Das betrifft nicht nur Communication & Collaboration, sondern auch alle Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse. Automatisierung, KI-basierte Entscheidungsunterstützung sowie die digitale Signatur werden deshalb den Arbeitsplatz der Zukunft bestimmen.

Klein anfangen:

Die Transformation der Arbeitswelt ist ein Mammutprojekt, das alle Strukturen und Prozesse auf den Prüfstand stellt. Um sich nicht entmutigen zu lassen, sollten Verantwortliche mit einzelnen kleinen Projekten beginnen. So können Führungskräfte und Beschäftigte Erfahrungen sammeln und herausfinden, was funktioniert und was nicht.

Im Idealfall sind alle Projektteilnehmenden von den Veränderungen so begeistert, dass sie als Multiplikatoren ihre Erfahrungen mit Kolleg*innen teilen und so den Change-Prozess vorantreiben.

Unterstützung suchen:

Neue Arbeitsmodelle einzuführen ist keine leichte Aufgabe und überfordert oft die ohnehin schon überlastete IT-Abteilung. Es kann deshalb sinnvoll sein, eine Modern Workplace-Infrastruktur als Service einzukaufen. Die Modelle reichen dabei von der Bereitstellung virtueller Desktops als Workplace as a Service aus der Cloud oder dem Rechenzentrum des Anbieters bis hin zur kompletten physischen Ausstattung mit Notebooks und Peripheriegeräten im PC as a Service-Modell.

Da für diese Angebote meist eine monatliche Gebühr pro Arbeitsplatz erhoben wird, müssen die Nutzenden nicht selbst in den Aufbau einer Modern Workplace-Infrastruktur investieren. Je nach Modell umfassen die Services auch Installation, Wartung, Reparatur, Austauschgeräte, Support und eine datenschutzkonforme Entsorgung beziehungsweise Wiederverwertung nach dem Ende der Laufzeit. Das sorgt für Planungssicherheit und senkt das finanzielle Risiko einer Workplace-Transformation.

Sicherheit nicht vergessen:

Modern Workplace Security ist ein wesentlicher Faktor, wenn es um die Transformation zum Arbeitsplatz der Zukunft geht. Wie bereits dargestellt, vergrößert eine hybride, ortsunabhängige und verteilte Arbeitsumgebung die Angriffsfläche für Cyber-Kriminelle erheblich. IT Security-Verantwortliche sollten dem mit technischen und organisatorischen Maßnahmen entgegentreten. Technisch ist ein umfassender Endgeräteschutz zu realisieren, am besten über eine moderne Endpoint Detection and Response-Lösung (EDR).

Idealerweise wird der Endgeräteschutz in ein Zero Trust Network Access-Konzept eingebettet (ZTNA). Zero Trust bedeutet, das jedem Zugriff auf Unternehmensressourcen zunächst einmal misstraut wird, egal von wo er erfolgt. Erst nach Authentifizierung und Autorisierung erhält der Nutzende beziehungsweise die Applikation eine Zugangserlaubnis, die allerdings auf das absolut Notwendige beschränkt ist.

Selbst wenn Angreifer über eine Schwachstelle oder einen kompromittierten Account Zugang zum Firmennetz erhalten, können sie sich dort nicht weiter ausbreiten, da Zero Trust Network Access ihnen nur die absolut notwendigen Rechte einräumt. Häufig erkennen Verfahren zur Anomalie Detektion bereits beim Zugriffsversuch, dass es sich nicht um einen legitimierten Account handelt, etwa wenn der Angreifer mitten in der Nacht oder aus dem Ausland Zugriff verlangt. So ist jederzeit die höchstmöglich zu realisierende Sicherheit gewährleistet.

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