Digitaler Rechnungseingang

Effizienter arbeiten und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen

Digitale Eingangsrechnungen sind mittlerweile weit verbreitet. Im Online-Handel gehört diese Form der Rechnungsstellung bereits zum anerkannten Standard und immer mehr Lieferanten sind von den daraus resultierenden Vorteilen überzeugt. Doch elektronische Eingangsrechnungen verursachen einen Mehraufwand in der Kreditorenbuchhaltung, da die Rechnungen erst ausgedruckt und dann in Papierform verarbeitet werden.

Derartige Vorgehensweisen sind jedoch veraltet. Dennoch werden die Vorteile der Digitalisierung oft noch immer nicht genutzt. Dabei bietet die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen zahlreiche Vorteile. So werden durch sie etwa Medienbrüche vermieden, die immer einen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Mit dem digitalen Rechnungseingang haben Unternehmen die Möglichkeit, die elektronischen Eingangsrechnungen kostengünstig, sicher und schnell zu verarbeiten.

Machen auch Sie mit den Lösungen zum digitalen Rechnungseingang von netgo in kürzester Zeit einen profitablen Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens!

Was ist ein digitaler Rechnungseingang?

In vielen Unternehmen sind im Rechnungseingangsprozess immer noch zahlreiche papierbasierte Arbeitsschritte üblich. Doch das Ausdrucken, manuelle Erfassen, Abtippen, Kopieren und physische Ablegen von Rechnungen und Belegen ist zeit- sowie ressourcenaufwendig und darüber hinaus fehleranfällig. Zudem ist diese Art der Rechnungseingangsverarbeitung schon lange nicht mehr zeitgemäß.

Mit Software-Lösungen für den digitalen Rechnungseingang beschleunigen Unternehmen die Verarbeitungsprozesse, die erforderlich sind, damit die Zahlungen getätigt werden können. Lange Durchlaufzeiten, die aus gesetzlichen Vorgaben und komplexen Freigabeprozessen resultieren, werden mit automatisierten Workflows vereinfacht und der Weg vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe wird optimiert.

Was macht eine digitale Rechnungsverarbeitung?

Digitale Lösungen für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen sorgen mithilfe von Workflows für die gesetzeskonforme und unkomplizierte Erfassung, Prüfung, Buchung und Zahlung von Eingangsrechnungen. Dafür bieten die Lösungen Workflows, die Unternehmen individuell an die Betriebsstrukturen anpassen können. Klassischerweise umfassen diese Workflows fünf Schritte:

Rechnungseingang und -erfassung

Der erste Schritt bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist die Erfassung der Rechnung oder des Belegs. Der entscheidende Unterschied zu einer digitalen Lösung ist, dass die Rechnung direkt im System erfasst wird und automatisch Workflows angestoßen werden, die weitere Schritte einleiten. Die Integration und die Verschlagwortung der Eingangsrechnung in einer zentralen Plattform sorgen zudem dafür, dass die Rechnungen schnell und einfach auffindbar sind.

Die formale Prüfung

Im Rahmen der formalen Prüfung erfolgt die automatische Überprüfung von Eingangsrechnungen hinsichtlich der Vorgaben des §14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Sofern alle erforderlichen Angaben enthalten sind, ist der nächste Schritt die sachliche Prüfung.

Sachliche Prüfung und Freigabe

Entsprechend des UstG sind auch die Echtheit und die Herkunft der Rechnung durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherzustellen. Die Software überprüft automatisch anhand von Lieferanten- und Bestellakten zu Rechnungen die Identität des Rechnungsstellers. Somit werden alle Fehler oder Unstimmigkeiten umgehend aufgedeckt.

In einem weiteren Schritt erfolgt die Prüfung durch die Mitarbeitenden. Durch den Gesetzgeber ist eine Vier-Augen-Freigabe erforderlich. Entsprechend werden die Rechnungen an die zuständigen Mitarbeitenden und Prüfer*innen weitergeleitet. In digitalen Rechnungseingangsanwendungen lässt sich der zweite Prüfer hinterlegen. Somit sind aufwendige Einarbeitungen und Suchen nicht mehr notwendig. Der Zugriff auf alle Daten ist durch die Ablage auf einer zentralen Plattform deutlich einfacher.

Buchung

Nach Abschluss des vordefinierten Prüfungsprozesses erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung. Digitale Lösungen übermitteln dafür voll automatisiert alle erforderlichen Daten der digitalen Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung.

Zahlung

Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, kann die fristgerechte Zahlung der Rechnung erfolgen.

Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs?

Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen, die auf einen digitalen Rechnungseingang setzen:

Flexibel
netgo-Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind flexibel und einfach integrierbar in unterschiedliche Prozesse und Systeme. Darüber hinaus ist auch ein schrittweiser Ausbau jederzeit unkompliziert möglich.

Zeitsparend
Unternehmen sparen durch den digitalen Transport und die permanente Verfügbarkeit Ihrer Rechnungen erheblich Zeit. Dank unterschiedlicher Workflows werden zahlreiche Arbeitsschritte automatisiert und laufen dadurch schneller und deutlich unkomplizierter ab.

Fristgerecht
Mit dem digitalen Rechnungseingang werden Skonti und Zahlungsfristen stets eingehalten.

Digitalisiert
Mit den Lösungen zum digitalen Rechnungseingang von netgo werden bis zu 90% der Rechnungsverarbeitungsprozesse in Unternehmen digitalisiert. Das spart nicht nur Unternehmensressourcen, sondern ist auch umweltfreundlich und sorgt für eine gesteigerte Effizienz.

Plausibel
Bei der manuellen Erfassung und dem händischen Abtippen von Rechnungen schleichen sich häufig Fehler ein. Mit digitalen Lösungen für die Rechnungsverarbeitung ergibt sich aufgrund zahlreicher Automatisierungen eine um 80% verringerte Fehlerquote. Auch die Fehlererkennung und die Plausibilitätsprüfung verlaufen deutlich genauer und sicherer.

Gesetzeskonform
Der digitale Rechnungseingang erfüllt aktuelle und zukünftige Gesetzgebungen wie beispielsweise das neue E-Rechnungsgesetz.

Warum mit netgo im Bereich digitaler Rechnungseingang zusammenarbeiten?

Wir von netgo unterstützen seit Jahren Unternehmen dabei, Digitalisierung clever umzusetzen, um effiziente und ressourcenschonende Prozesse zu etablieren. Daher sind wir der ideale Partner, um Ihr Unternehmen bei der Implementierung einer Lösung für den digitalen Rechnungseingang zu unterstützen.

Basierend auf eingehenden Analysen des Ist-Zustands helfen wir Ihnen dabei, die richtige Lösung zu finden, diese zu implementieren und an die individuellen Betriebsstrukturen anzupassen. Bei Bedarf übernehmen wir gerne auch die Mitarbeiterschulungen für Sie, damit Sie das volle Potenzial der neuen Anwendung entfalten können.

Sparen auch Sie bis zu 80% der Kosten und reaktivieren Sie Ihr Arbeitspotenzial mit dem Umstieg auf digitale Rechnungen. Unsere Experten beraten Sie gerne persönlich zu spezifisch abgestimmten Lösungen für Ihr Unternehmen.