Digitale Signatur
Sichere Signaturprozesse für digitale Dokumente
Unterschriften gehören in allen Unternehmen zum Alltag. Bei Auftragsbestätigungen, Vertragsabschlüssen oder auch im Rahmen von Kündigungen sind Unterschriften zwingend erforderlich. Jedoch ist der Signaturprozess meist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der sowohl Kosten erzeugt als auch Ressourcen einfordert. Kunden und auch Geschäftspartner erwarten in Zeiten der Digitalisierung allerdings schlanke, eben digitale Prozesse.
Mit der digitalen Signatur stellt das kein Problem mehr dar! Durch Anbieter für digitale Signaturen wie FP Sign haben Unternehmen die Chance, den Signaturprozess zu optimieren und zu automatisieren sowie ihn gleichzeitig so sicher wie möglich zu gestalten. So haben Sie auf Smartphones, Tablets und auch beim Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs immer die Möglichkeit, Dokumente online zu unterschreiben und innerhalb weniger Minuten auszutauschen.
Setzen auch Sie mit netgo auf FP Sign, passen Sie sich unserer digitalen und mobilen Arbeitswelt an und nutzen die digitale Signatur als Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen.
Was sind digitale Signaturen?
Bei digitalen Signaturen handelt es sich um elektronische Signaturen. Diese basieren auf asymmetrischen Krypto-Algorithmen. Erzeugen lassen sich die digitalen Signaturen nur mit einem privaten Schlüssel, die Prüfung hingegen ist mithilfe der Verwendung eines öffentlichen Schlüssels durch jeden möglich.
Als Pendant zur manuellen Unterschrift sind digitale Signaturen also mathematische Schemata, mit welchen es möglich ist, die Authentizität digitaler Dokumente sicherzustellen. Die Funktionsweise der digitalen Signatur basiert auf Public-Key-Verschlüsselungsverfahren. Daher werden digital signierte Nachrichten über ein kryptografisches Protokoll gesendet und sind somit deutlich schwerer zu fälschen als handschriftliche Unterschriften.
Der Begriff der digitalen Signatur ist allerdings abzugrenzen von der elektronischen Signatur. Während es sich bei digitalen Signaturen um mathematische Begriffe handelt, bezieht sich die elektronische Signatur auf juristische Aspekte und umfasst damit unterschiedliche Kategorien. Im Prinzip ist die digitale Signatur also eine Ausprägung zur technischen Umsetzung der elektronischen Signatur.
Wie funktionieren digitale Signaturen?
Im Rahmen der Public-Key-Verschlüsselung werden innerhalb von Public-Key-Infrastrukturen private und öffentliche Schlüssel erzeugt. Bei diesen Schlüsseln handelt es sich um lange Zahlenketten, die auf mathematischen Algorithmen basieren. Die Benutzenden halten den privaten Schlüssel geheim.
Während des Unterschreibens eines Dokuments wird durch den Algorithmus ein nicht umkehrbarer Hash-Wert erzeugt. Die Verschlüsselung dieses Werts erfolgt durch den privaten Schlüssel. Die daraus resultierende Zeichenfolge wird der Nachricht als digitale Signatur angehängt. Zudem wird der Signatur ein Zeitstempel hinzugefügt.
Mithilfe des öffentlichen Schlüssels hat der Empfangende die Möglichkeit, die digitale Signatur zu entschlüsseln. Der Vergleich des Hashwerts mit dem Hashwert aus der Nachricht gibt dem Empfänger Aufschluss über die Gültigkeit der Signatur. Stimmen die beiden Werte überein, ist die Integrität des Sendenden sichergestellt. Sofern eine Fehlermeldung auftritt, wurde entweder ein falscher Private-Key verwendet oder die Nachricht nachträglich abgeändert. Damit ist die digitale Signatur nicht gültig.
Was sind die Vorteile von digitalen Signaturen?
Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen, die auf digitale Signaturen setzen:
Verträge in Echtzeit
Verträge in Echtzeit
Mit der digitalen Signatur erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Verträge oder Dokumente in Echtzeit unterzeichnen zu lassen, ohne dass die beiden Parteien dafür anwesend sein müssen. Auch das aufwendige Versenden per Post und die damit einhergehende zeitliche Verzögerung sind mit digitalen Signaturen nicht mehr notwendig. Somit sparen digitale Signaturen Unternehmen einiges an Zeit und verkürzen die Bearbeitungsdauer des Signaturprozesses deutlich.
Rechtskonformität
Rechtskonformität
Aufgrund der vielfachen Sicherheitsmaßnahmen, die dafür sorgen, dass digitale Signaturprozesse deutlich besser vor Fälschungen geschützt sind als handschriftliche, sind digitale Signaturen in Deutschland bereits seit 2001 mit der händischen Unterschrift gleichgestellt. Entsprechend sind digitale Signaturen rechtsgültig.
Zudem ermöglichen digitale Signaturen Anbietern wie FP Sign auch die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung. Dies erleichtert Unternehmen die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Verträgen über einen Zeitraum von zehn Jahren.
Orts- und zeitunabhängiger Signaturprozess
Orts- und zeitunabhängiger Signaturprozess
Durch die Digitalisierung des Signaturprozesses mit digitalen Signaturen kann die Unterschrift zu jeder Zeit an jedem Ort gesetzt werden. Voraussetzung ist, dass ein Handy, Tablet, Computer oder anderes Endgerät mit Internetverbindung verfügbar ist. Daraus resultiert für Mitarbeitende und Kunden ein besonders hohes Maß an Flexibilität. Das wiederum hat auch einen Einfluss auf die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden.
Digitalisierung
Digitalisierung
Digitale Signaturen ermöglichen Unternehmen die Digitalisierung eines zentralen Prozesses. Damit leisten digitale Unterschriften einen wertvollen Beitrag auf dem Weg hin zum umweltschonenden Arbeiten. Anstatt von Papier kommen digitale Dokumente zum Einsatz. Auch Drucker und andere Betriebsmittel müssen nicht genutzt werden.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung des Signaturprozesses liegt in der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen ohne Qualitätsverlust. Während handschriftliche Unterschriften nach einigen Jahren verblassen oder unleserlich werden, verändert sich die Qualität der digitalen Unterschriften über die Jahre nicht. Zudem sind sie sicher geschützt gegen Naturkatastrophen oder andere unvorhersehbare Ereignisse, die Akten und Papierdokumente zerstören können.
Warum mit netgo im Bereich der digitalen Signatur zusammenarbeiten?
In Sachen strategisch sinnvolle Digitalisierung sind wir seit Jahren der verlässliche Partner an der Seite zahlreicher Unternehmen. Auch im Bereich der digitalen Signatur sind wir bestens aufgestellt. Neben unserer jahrelangen Erfahrung profitieren Sie auch von unserer Zusammenarbeit mit FP Sign. Zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist die Software für digitale Signaturen eIDAS-konform und ermöglicht die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung.
Aufgrund des innovativen Charakters, der Sicherheitsfeatures und der hohen Skalierbarkeit ist FP Sign eine hervorragende Lösung für den Mittelstand. Dafür wurde FP Sign mit dem Innovationspreis-IT in der Kategorie Cloud Computing ausgezeichnet und gehört damit zu den „Best of 2017“. Profitieren auch Sie von ausgezeichneter Sicherheit für Ihre digitalen Dokumente und vereinbaren Sie jetzt ein Beratungsgespräch mit unseren Experten.
Neugierig?
Kontaktieren Sie uns!
Wir von netgo helfen Ihrem Unternehmen, beim digitalen Wandel Schritt zu halten. Ganz gleich ob digitaler Rechnungseingang oder automatisierte Workflows für DMS und Datenmanagement – netgo steht Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner gerne zur Seite. Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.