DATEV Unternehmen Online

Digitalisierung erfolgreich und nachhaltig umsetzen

Im Zuge der Digitalisierung verlieren Dokumente und Belege in Papierform immer mehr an Bedeutung. Schneller und effizienter gelingt die Finanzbuchführung, aber auch die Lohnabrechnung, mit digitalen Belegen und Dokumenten.

Dennoch setzen laut einer Studie von KPMG nur 23 Prozent der Unternehmen gänzlich auf eine papierlose Buchhaltung. Die Lösung für dieses Problem bietet DATEV Unternehmen Online. Es hilft steuerberatenden Kanzleien und deren Mandanten dabei, einen wesentlichen Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen und steigert dadurch sowohl Effizienz als auch Transparenz und sorgt darüber hinaus für deutliche Zeitersparnisse.

Wir von netgo unterstützen steuerberatende Kanzleien und Unternehmen dabei, Digitalisierung mit DATEV Unternehmen Online clever umzusetzen.

Was ist DATEV Unternehmen Online?

Bei DATEV Unternehmen Online handelt es sich um eine Cloud-Anwendung, die steuerberatende Kanzleien und deren Mandanten eine flexible Arbeitsplattform bietet. Die Anwendung unterstützt Unternehmen in den täglichen betrieblichen Abläufen und erleichtert darüber hinaus den sicheren und schnellen Austausch von Informationen und Dokumenten mit der Kanzlei.

Dabei verbleiben die Originalbelege für die Finanz- und Lohnbuchhaltung im Unternehmen. Die steuerberatende Kanzlei erhält die Belege und Dokumente über das System ausschließlich in digitaler Form. Dadurch stehen die Belege und Informationen umgehend nach der Erfassung für die Finanzbuchführung zur Verfügung.

Die digitalen Belege ermöglichen Unternehmen darüber hinaus auch die Erstellung von Zahlungsträgern. Diese können elektronisch an die Bank gesendet werden. Somit ist auch die Abwicklung des Zahlungsprozesses mit dem System möglich. Damit einher geht auch Transparenz in der Buchführung, da die Kontobewegungen den entsprechenden digitalen Belegen direkt automatisch zugeordnet werden.

Mit DATEV Unternehmen Online erhalten Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über bereits bezahlte und noch offene Rechnungen. So haben Unternehmen permanent eine exakte Übersicht in Bezug auf die Liquidität.

Darüber hinaus wird auch die Aufbewahrung der Papierbelege durch das Einscannen obsolet. Die Übermittlung von Lohnstamm- sowie Bewegungsdaten und Belegen an den steuerlichen Berater verläuft deutlich schneller und unkomplizierter.

Warum benötigen Unternehmen DATEV Unternehmen Online?

Noch vor wenigen Jahren war der Pendelordner ein wesentlicher Bestandteil der Beziehung zwischen Steuerberatern und deren Mandanten. Der monatliche Gang zur steuerberatenden Kanzlei und das vorangegangene Kopieren und Sortieren von Belegen und Dokumenten ist allerdings ein zeitaufwendiges Unterfangen.

Mit dem digitalen Wandel erwarten wir mehr Effizienz und deutlich einfachere und unkompliziertere Lösungen für derartige Angelegenheiten. Eine solche Lösungsmöglichkeit bietet DATEV Unternehmen Online für Unternehmen und steuerberatende Kanzleien.

Die Belege, Dokumente und Verträge werden einfach regelmäßig eingescannt und in die DATEV-Cloud geschickt. Bereits in digitaler Form erhaltene Belege können direkt hochgeladen werden. Somit besteht für Unternehmen nicht mehr die Notwendigkeit, aufwendige Recherchen in Papierordnern vorzunehmen und auch der Gang zum Steuerberater ist nicht mehr erforderlich.

Über die DATEV-Cloud hat der Steuerberater jederzeit Zugriff auf die hochgeladenen Dokumente und ist so immer auf dem aktuellen Stand. Ab dem Zeitpunkt, in dem sich die Belege in der DATEV Cloud befinden, gibt es keine Wartezeiten mehr. Zusätzlich haben Unternehmen durch die Digitalisierung mit DATEV Unternehmen Online auch den Vorteil, dass die Belege revisionssicher archiviert sind.

Dasselbe Prinzip gilt auch für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Ganz gleich, ob es sich um Personalfragebögen, Krankmeldungen oder andere Dokumente handelt – über die DATEV-Cloud stehen dem Steuerberater alle erforderlichen Dokumente jederzeit zur Verfügung, wodurch die Zusammenarbeit erheblich vereinfacht wird. Originalbelege und -dokumente verbleiben darüber hinaus jederzeit im Unternehmen.

DATEV Unternehmen Online ermöglicht also nicht nur eine vereinfachte Zusammenarbeit von Steuerberatern und deren Mandanten, es simplifiziert auch zahlreiche unternehmensinterne Prozesse und sorgt für Effizienz hinsichtlich der Belegsuche, dem Kassenbuch, den Stammdaten und zahlreichen weiteren Aspekten.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Steuerberatern

DATEV Unternehmen Online ermöglicht einen sicheren und reibungslosen Datenaustausch. Durch die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten und dem Hochladen dieser in die DATEV-Cloud haben sowohl Steuerberater als auch deren Mandanten jederzeit Zugriff. Das spart nicht nur dem Steuerberater Zeit – auch die Unternehmen profitieren temporal, etwa durch den Wegfall des Pendelordners. Das Kopieren und Sortieren von Belegen sowie der Weg zum Steuerberater entfallen ebenfalls.

Digitalisierung von Belegen und Dokumenten

Die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten ist in vielerlei Hinsicht von Vorteil für Unternehmen. Zum einen entfallen dadurch umfangreiche Sortiertätigkeiten und der Platzbedarf, der mit Ordnern, Akten und Dokumententaschen einhergeht. Zum anderen ist durch die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten eine übersichtliche Organisation gewährleistet. Das gezielte Suchen bestimmter Belege ist mit einem Mausklick abgeschlossen. Grundsätzlich ist der Datenzugriff mit DATEV Unternehmen Online deutlich komfortabler. Auch Archive sind nicht mehr notwendig, da die revisionssichere Archivierung in der DATEV Cloud erfolgt.

Übersicht über Zahlungen

Mit DATEV Unternehmen Online ist auch eine Verknüpfung mit dem Unternehmenskonto möglich. Dadurch erfolgt automatisch auch die Zuordnung von Belegen zu den entsprechenden Kontobewegungen. Damit einher geht ein umfassender Überblick über noch offene und bereits getätigte Zahlungen.

Lohnvorwegberechnung

Auch die Lohnvorwegberechnung ist Teil des Anwendungsumfangs von DATEV Unternehmen Online. Dieses Informations- und Auskunftsinstrument ermöglicht Unternehmen eine deutliche Zeitersparnis, da umfangreiche manuelle Berechnungen wie die Ermittlung von Auszahlungsbeträgen, Effektivkostenbelastungen und Nettolohn-Hochrechnungen gänzlich entfallen.

Erfolgsfaktoren für die Einführung von DATEV Unternehmen Online

Obwohl die Einführung von DATEV Unternehmen Online grundlegend unkompliziert ist, gilt es dennoch, folgende Erfolgsfaktoren zu beherzigen, damit die Implementierung von DATEV Unternehmen Online reibungslos abläuft:

Voraussetzungen klären

Damit Unternehmen und Kanzleien DATEV Unternehmen Online nutzen können, gilt es einige allgemeine Voraussetzungen in Bezug auf die Hardware und das System zu erfüllen. Neben der Notwendigkeit eines Scanners gibt es auch Voraussetzungen hinsichtlich des Betriebssystems, des Bildschirms und des Internetzugangs. Klären Kanzleien und Unternehmen im Voraus, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, steht der Einführung von DATEV Unternehmen Online nichts mehr im Weg.

Projektmanagement

Sowohl für Kanzleien als auch für Unternehmen ist der Einstieg in die Digitalisierung der Belege und Dokumente ein strategisches Projekt. Es sichert, sofern es erfolgreich verläuft, die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei bzw. des Unternehmens. Dementsprechend ist auch die Planung des Projekts ein Faktor, der von hoher Relevanz ist.

Eindeutige Berichtswege und klare Verantwortlichkeiten sowie ein geeignetes Projektteam sind Aspekte, die im Rahmen des Projektmanagements von zentraler Bedeutung sind. Besonders wichtig ist es auch, die Mitarbeitenden in den Kanzleien und Unternehmen einzubeziehen und diese mithilfe von Schulungen mit dem System, der neuen Organisation und den veränderten Arbeitsprozessen vertraut zu machen.

Kompetente Partner

Externe Berater können im Prozess der Umstellung auf DATEV Unternehmen Online einen entscheidenden Beitrag für das Gelingen des Projekts leisten. Neben einer Beteiligung am Projektmanagement sind diese auch in der Lage, die Organisationsentwicklung mit fachkundigen Ratschlägen und mit IT-Beratung zu begleiten.

Sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten sind fachkundige externe Partner bei der Implementierung ein wesentlicher Erfolgsfaktor, da diese basierend auf langjähriger Erfahrung auch über die Umsetzung hinaus Support leisten und Fragen oder Probleme fachkundig auflösen. Grundsätzlich ist es sogar möglich, die gesamte Implementierung durch kompetente Partner abwickeln zu lassen.

Warum netgo im Bereich DATEV Unternehmen Online?

netgo unterstützt seit Jahren Kanzleien und Unternehmen dabei, Digitalisierung intelligent umzusetzen. Im Rahmen dieser Tätigkeit haben wir mittlerweile über 100 steuerberatende Kanzleien und rund 600 Unternehmen bei der Umstellung auf DATEV Unternehmen Online begleitet. Den daraus gewonnenen Erfahrungsschatz teilen wir in Form von Schulungen für Mitarbeitende oder als kompetenter Partner gerne mit Ihnen.

Als fester Ansprechpartner stehen wir Ihnen bei allen Fragen und Anliegen jederzeit zur Seite. Wir unterstützen Sie vom Bestell- und Einrichtungsprozess über die Rechte-Administration im System bis hin zur Nutzung des DATEV Online-Bankings. Dabei teilen wir mit Ihnen Praxis-orientierte Tipps, Tricks und Best Practices. Kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren auch Sie von unserer Expertise.

Schritte

Schritt 1: Argumente für den Mandanten

Erfahren Sie, mit welchen Argumente Sie Ihre Mandanten für den Einsatz von Unternehmen Online begeistern können. Nur, wer den Nutzen der zunehmenden Digitalisierung gegenüber Mandanten schlüssig argumentieren kann, wird selbst diesen Weg erfolgreich beschreiten können.

Schritt 2: Kanzleischulung "Digitalisierung"

Mit unseren auf Praxis ausgerichteten Kanzleischulungen erfahren Sie und Ihre Mitarbeiter vieles über die Möglichkeiten und praktischen Umsetzungen rund um das Thema „Digitalisierung“ – egal ob „Anfänger“ oder „Fortgeschrittene“.

Schritt 3: Implementierung beim Mandanten

Sie – als Kanzlei – wollen und sollten sich nicht mit der eigentlichen Einführung von „Unternehmen Online“ beim Mandanten beschäftigen. Wir – als qualifizierter Partner – übernehmen diesen Teil, installieren alle erforderlichen Komponenten und weisen Ihre Mandanten verständlich und motivierend in die Bedienung ein. Nach unserer Einführung kann Ihr Mandant „sofort durchstarten“!

Schritt 4: Schnittstelleneinsatz im Mandantenbetrieb

Unsere Spezialisten beraten Sie hinsichtlich Analyse, Prozessoptimierung, Konzeptionierung sowie Projekt- und Qualitätsmanagement so, dass Sie anschließend Workflows und Prozesse eigenständig und flexibel automatisieren können.

Schritt 5: Durchführung einer Mandantenveranstaltung

Die „Initialzündung“ für die digitale Zusammenarbeit! Wir unterstützen Sie bei der Durchführung Ihrer Mandantenveranstaltung zum Thema „Digitalisierung“. Nach ihren Grußworten halten wir den praxiserprobten, spannenden, ca. 1,5-stündigen Vortrag, der ihre Mandanten für das Thema interessieren wird – garantiert.

Schritt 6: Ergänzende Produkte

Das zunehmend „papierlose“ Büro ist für viele Ihrer Mandanten ein erklärtes Ziel. Stellen Sie sich an die Spitze dieser Bemühungen und begleiten Sie Ihre Mandanten – mit unserer Unterstützung – Schritt für Schritt auf diesem zukunftsweisenden Weg.

Argumente für Mandanten

Immer wieder hören wir das Argument, Unternehmen Online sei nur etwas für „technikaffine“ Mandanten. Diesem Argument widersprechen wir nachdrücklich. Alle zur Verfügung stehenden Bedienelemente sind in den letzten Jahren so einheitlich und intuitiv geworden, dass jeder nach kürzester Einarbeitungszeit auch Unternehmen Online umfassend und effektiv nutzen kann. Der Focus ist dabei eindeutig: Der Einsatz von Unternehmen Online im Mandantenbetrieb ist eben gerade nicht gleichbedeutend damit, dass der Mandant seiner Kanzlei etwa „Arbeit abnehmen“ würde. Diese oder ähnliche Argumentationen hören wir von Seiten der Berater/in tatsächlich immer wieder. Im Gegenteil muss der Focus – und die Argumentationskette – aber dahin gehen klarzumachen, dass mit dem Einsatz von Unternehmen Online eine echte Effizienzsteigerung und Zeitersparnis für den Mandanten einhergeht.

Digitale Belegablage

Weniger Papier. Erfüllung gesetzlicher Vorschriften durch langfristiges, revisionssicheres Archiv.

Belegsuche

Erhebliche Zeitersparnis durch einfache Belegsuche am PC. Keine weitere Aktensuche

Kompetente Partner

Online-Banking

Bring Your Own Device (BYOD)

A large proportion of all attacks on IT security are carried out via phishing e-mails with manipulated links or attachments. Although phishing e-mails are not a new phenomenon, they are being used with increasing sophistication and are sometimes almost indistinguishable from genuine messages.

They aim to obtain company data and access or to spread malware. The method of phishing belongs to the so-called “social engineering” and relies on security gaps caused by human behavior.

Phishing e-mails can go out as mass messages to various companies or be directed specifically at a single company.

Unpatched computers

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Kanzlei-Schulung

Unternehmen-Online spart Ihren Mandanten bereits kurzfristig Zeit bei den täglichen Büroabläufen – und durch die eng verzahnte Zusammenarbeit mit der Kanzlei steigt gleichzeitig die Mandantenbindung. Wichtig ist, dass nicht nur Sie – seitens der Kanzleileitung – sondern auch Ihre Mitarbeiter über die Möglichkeiten und Vorteile der Online-Anwendungen umfassend informiert sind. Es sind ja in der Regel hauptsächlich die Mitarbeiter bzw. Sachbearbeiter, die regelmäßig die ersten Ansprechpartner der Mandanten sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Schulungen angedeihen lassen. Wir sind seit Anbeginn im Bereich „Unternehmen Online“ tätig und haben in der Zwischenzeit über 600 Mandanten umgestellt sowie mehr als 100 Kanzleien auf diesem Weg begleitet. Der daraus resultierende Erfahrungsschatz fließt ganz unmittelbar in unser Schulungskonzept ein.

Mandanten-Neuanlage in Unternehmen-Online
Bestell- und Einrichtungsprozess
Rechteadministration in Unternehmen-Online
Vorstellung der unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten
Darstellung der Bearbeitungsvarianten "Standard" und "Erweitert"
Vorstellung des Prozessablaufs beim Mandanten mit LIVE-Vorführung
Nutzung des digitalen Belegarchivs in Unternehmen Online
Nutzung des DATEV Online-Bankings inklusive Zahlvorbereitung
Führung des Kassenbuchs online
Buchen digitaler Belege in DATEV Rechnungswesen
Bereitstellen von Auswertungen für den Mandanten
Tipps, Tricks und Erfahrungen aus der Praxis
Zusatzprodukte, z.B. Upload mobil und GetmyInvoices
Blick auf zukünftige Entwicklungen

Implementierung beim Mandanten

Sobald in der Kanzlei Mandanten für die Nutzung von Unternehmen Online anstehen, stellt sich regelmäßig die Frage, was genau die nächsten Schritte sind und wer die Installation sowie die Einweisung der Mitarbeiter des Mandanten vornimmt. Hier stehen wir Ihnen mit unseren Leistungen vollumfänglich zur Seite. Hier stehen wir Ihnen mit unseren Leistungen vollumfänglich zur Seite. Bereits bei den ersten Schritten, die in der Kanzlei durchgeführt werden müssen, sind wir Ihnen – sofern notwendig – behilflich: In der Folge stellt sich die Frage nach der fachgerechten Installation von „Unternehmen Online“ im Mandantenbetrieb sowie die Einweisung/Schulung der dortigen Mitarbeiter. Unsere Empfehlung ist hier eindeutig: Lassen Sie diese Leistungen von einem Partner erbringen, der Erfahrung in diesem Segment hat und der zukünftig den Support erbringt, wenn Fragen oder Probleme beim Mandanten auftreten sollten.

Schritt 1

Bestellung von „Unternehmen Online“ im DATEV-Shop.
Schritt 2

Bestellung der Authentifizierungsmedien z.B. myDentity oder DATEV SmartLogin.
Schritt 3

Einrichtung von „Unternehmen Online“ im Mandantenbetrieb und Einweisung in die effiziente Bedienung.
Schritt 4

Administrative Rechtevergabe für den/die Benutzer.

Unsere Leistungen

Vorabcheck der vorhandenen Hardware per Fernwartung (kostenfrei)
Installation der benötigten DATEV-Software
Darstellung der Bearbeitungsvarianten "Standard" und "Erweitert"
Anbindung des Scanners (falls vorhanden)
Konfiguration der DATEV Belegtransfer-Software
Ausführliche Einweisung des Mandanten, u.a. mit:
Belege scannen, heften, übertragen, bereitstellen
Effektive Handhabung elektronischer Belege
Belegablage, Belegstruktur und Belegsuche

Effektive Nutzung des Bank- und Zahlungsverkehrs
Führung des Kassenbuchs
Abrufen und Einsehen von Auswertungen
Rückmeldung an die Kanzlei und Besprechung der weiteren Vorgehensweise

Starter

Für Mandanten, die ausschließlich Belege scannen und digitalisieren möchten.
Dauer max. 2 Stunden
Nur per Fernwartung

Advanced

Für Mandanten, die digitalisieren und zusätzlich Funktionen wie Bank und Kasse nutzen möchten.
Dauer max. 3 Stunden
Per Fernwartung oder Vor-Ort (Fahrtkosten exklusive)

Individuell

Für Mandanten mit individuellen Anforderungen oder bei unklaren Auftragsverhältnissen.
Abrechnung im 1/4 Stunden Takt
Per Fernwartung oder Vor-Ort (Fahrtkosten exklusive)

DATEV Unternehmen Online

Was ist DATEV Unternehmen Online?

Warum benötigen Unternehmen DATEV Unternehmen Online?

Was sind die Vorteile von DATEV Unternehmen Online?

Verbesserte Zusammenarbeit mit Steuerberatern