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DATEV DMS

Beschleunigte Geschäftsprozesse durch Dokumenten-Management

Der Wunsch, eine Umstellung auf ein papierloses Dokumentenmanagement-System (DMS) vorzunehmen, besteht bei zahlreichen Unternehmen und Kanzleien. Das liegt zu großen Teilen daran, dass mit der Digitalisierung der Dokumente und der damit verbundenen Ordnung in den Massen an Dateien eine Zeitersparnis und auch deutlich mehr Überblick einhergehen. 

Komplizierte Dokumentensuchen und lange Durchlaufzeiten behindern effiziente Arbeitsprozesse und sorgen für teilweise lange Wartezeiten. Mit dem DATEV DMS erhalten Kanzleien und Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse deutlich zu beschleunigen und die geschäftsrelevanten Informationen jederzeit zur Hand zu haben. 

Profitieren auch Sie von unserer langjährigen Erfahrung und beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse mit dem DATEV Dokumentenmanagement-System – für effiziente und transparente Prozesse im Alltag von Kanzleien, Steuerberatungen und Unternehmen. 

Was ist DATEV DMS? 

Bei DATEV DMS handelt es sich um ein Dokumentenmanagement-System. Es dient der datenbankgestützten Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Mit DATEV DMS erfolgt die Organisation von Dokumenten, E-Mails und Belegen zentral und digital. Dadurch lassen sich zahlreiche Geschäftsprozesse wie beispielsweise das Suchen von Dokumenten deutlich beschleunigen. 

Neben der Versionierung für die Änderungsverfolgung und der Dokumentensuche basierend auf Metadaten ist auch die revisionssichere Archivierung der Dokumente Teil des Funktionsumfangs des DATEV Dokumentenmanagement-Systems. 

Daraus resultiert für die Anwender eine lückenlose Nachvollziehbarkeit in Bezug auf alle vorangegangenen Bearbeitungsschritte. Somit handelt es sich bei DATEV DMS um ein Workflow-Instrument, welches gezielte Unterstützung hinsichtlich der Firmenabläufe leistet und die gesamten geschäftsrelevanten Informationen auf allen Kanälen zur Verfügung stellt. 

Dabei bietet das System Schnittstellen zu anderen DATEV-Lösungen. Aber auch mit Microsoft Office-Programmen ist das DATEV Dokumentenmanagement-System kompatibel. Dadurch entfallen Medienbrüche und die durchgängig digitale Gestaltung von Kanzlei- oder Unternehmensprozessen ist möglich. 

Warum benötigen Unternehmen DATEV DMS? 

Ein zentraler Aspekt in allen Kanzleien und Unternehmen ist der sichere und einfache Umgang mit wichtigen Informationen und Dokumenten. Geschäftsinformationen können nur dann für die fundierte Entscheidungsfindung oder für den Erkenntnisgewinn genutzt werden, wenn sie stets griffbereit und auffindbar sind. 

Die digitale Ablage aller Informationen im DATEV DMS ermöglicht Kanzleien und Unternehmen kurze Suchzeiten, definierte Ordnerstrukturen und intelligente Volltextsuchen. Dadurch ist es möglich, zentrale Geschäftsprozesse signifikant zu beschleunigen und somit einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. 

Mit digitalen Umlaufmappen und Workflows, intelligenten Freigabeprozessen und Definitionsmöglichkeiten für Zugriffsrechte und Rollenkonzepte ist das flexible und parallele Arbeiten aller beteiligten Mitarbeitenden gewährleistet. Diese Form der digitalen Organisation ermöglicht Unternehmen ein gesteigertes Niveau an abteilungsübergreifendem Teamwork. 

Zudem sichert das DATEV DMS, dass für den Geschäftserfolg entscheidende Dokumente und Informationen im Unternehmen nicht verloren gehen. Durch die Dokumenten-Versionierung ist die Bearbeitung lückenlos nachvollziehbar und mithilfe der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente nicht veränderlich an einem schreibgeschützten Speicherort abgelegt. 

 

Was sind Vorteile von DATEV DMS?

Mit dem DATEV DMS gehen für Kanzleien und Unternehmen folgende Vorteile einher: 

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Digitale Dokumente

Die Bearbeitung und Archivierung aller Dokumente und Belege erfolgt zentral und ausschließlich digital. Dementsprechend sind mit dem DATEV DMS auch digitale Notizzettel, Stempel, Markierungen oder sogar Schwärzungen möglich. 

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Informationsfluss

Mithilfe des DATEV DMS wird der Informationsfluss innerhalb der Kanzlei oder des Unternehmens deutlich beschleunigt. Die Digitalisierung der Dokumente ermöglicht eine wesentliche Beschleunigung der Prozesse. Digitale Umlaufmappen und automatisierte Workflows gewährleisten kurze Durchlaufzeiten. 

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Verkürzte Suchzeiten

Das DATEV DMS ermöglich die Organisation mithilfe einheitlicher Verschlagwortung und Ablage der Dokumente in einem zentralen und digitalen Archiv. So lassen sich alle Dokumente und Informationen innerhalb weniger Sekunden wiederfinden. Dabei ist die Suche standortübergreifend von allen Arbeitsplätzen aus möglich. 
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Revisionssichere Archivierung

Durch die umfassende Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist auch die revisionssichere Archivierung an einem schreibgeschützten Speicherplatz möglich. Durch die Versionierung der Dokumente ist darüber hinaus jederzeit auch die Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungen gegeben. Dadurch bietet das DATEV DMS ein hohes Maß an Transparenz in Bezug auf den Dokumentenstatus und die jeweiligen Zuständigkeiten. 

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Sicherheit

Auch der Schutz vertraulicher Dokumente vor unberechtigtem Zugriff ist mit dem DATEV DMS gewährleistet. Durch intelligente Freigabeprozesse und Definitionsmöglichkeiten für Zugriffsrechte und Rollenkonzepte ist der Schutz vertraulicher Akten sichergestellt. 

Erfolgsfaktoren für die Einführung von DATEV DMS 

Folgende Erfolgsfaktoren sind entscheidend, damit die Einführung des DATEV Dokumentenmanagement-Systems erfolgreich verläuft: 

Vorbereitung 

Im Zuge der Einführung des DATEV DMS vertrauen Anwender dem elektronischen System das gesamte Unternehmenswissen an. Daher ist es sinnvoll, im Vorfeld Vorbereitungen und Anpassungen vorzunehmen. So lässt sich sicherstellen, dass bereits bestehende Probleme und Ineffizienzen nicht einfach automatisiert werden. 

Mit der Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Dokumente gehen gravierende Veränderungen einher. Sowohl Arbeitsprozesse als auch die Informationsnutzung und die grundlegende Organisation verändern sich. Eine langfristige Strategie, die auch zukünftige Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens umfasst, ist daher unerlässlich. 

Management und Mitarbeitende 

Die Unterstützung durch das Management auf allen Ebenen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden sind ebenfalls Erfolgsfaktoren, die über das Gelingen des Projekts entscheiden. Aktive Unterstützung und eine positive Haltung aufseiten des Managements sind wichtige Faktoren, damit sich bei den Mitarbeitenden Akzeptanz einstellt. 

Aber auch Transparenz gegenüber allen Involvierten ist gefragt. Die Wünsche und Bedenken, Vorbehalte und Ängste der Mitarbeitenden sind durch starke Argumente und Impulse aus dem Management zu beseitigen. Darüber hinaus ist es besonders förderlich für die Motivation, wenn die beteiligten Mitarbeitenden umfassende Informationen erhalten und von Anfang an in das Projekt einbezogen werden. 

Projektmanagement 

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems handelt es sich um ein eigenständiges Projekt. Wie bei allen Projekten ist die Planung eines ausreichenden Budgets, der personellen Ressourcen, eindeutiger Berichtswege und der Verantwortlichkeiten essenziell. Auch die Zusammenstellung eines geeigneten Projektteams mit den notwendigen Qualifikationen ist Teil des Projektmanagements. 

Insbesondere das Projektteam ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Das DATEV DMS betrifft alle Abteilungen. Daher ist es notwendig, aus allen betroffenen Bereichen Mitarbeitende in das Projekt einzubeziehen. Dabei ist es von besonderer Relevanz, dass die Mitarbeitenden mit dem Arbeitsalltag und den Prozessen in der jeweiligen Abteilung vertraut sind, aber auch über kommunikative Fähigkeiten verfügen. 

Vorgehensweise 

Da es sich bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems um ein komplexes Projekt handelt, ist es empfehlenswert, stufenweise und kleinschrittig vorzugehen. Durch diese Arbeitsweise wird das Risiko eines Fehlschlags minimiert und die Beteiligten haben ausreichend Möglichkeiten, eigene Erfahrungen mit dem System und den neuen Prozessen zu sammeln. 

Aber auch externe Berater*innen können insbesondere in der anfänglichen Orientierungsphase ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein. Deren Know-how und Spezialwissen sorgen dafür, dass das System ideal an die Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens angepasst wird. 

 

Warum netgo im Bereich DATEV DMS?

netgo unterstützt seit Jahren Kanzleien und Unternehmen dabei, Digitalisierung intelligent umzusetzen. Mithilfe unseres Know-hows und unserer langjährigen Erfahrung wissen wir um die Anforderungen der branchenspezifischen IT-Bereiche. Dieses Wissen teilen wir in Form von individuellen Beratungen gerne mit Ihnen! 

Als fester Ansprechpartner stehen wir Ihnen bei allen Fragen und Anliegen in Bezug auf das DATEV DMS jederzeit zur Seite. Wir beraten und betreuen Sie auf dem Weg vom papierbasierten Chaos hin zum papierlosen Office. Gerne helfen wir Ihnen dabei, die Umstellung auf das DATEV DMS einfach und unkompliziert umzusetzen. Kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren auch Sie von unserer Expertise. 

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Als langjähriger DATEV Solution Partner unterstützen wir Kanzleien, Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfungsunternehmen und deren Mandanten professionell mit den passenden IT-Lösungen. Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.