DATEV Unternehmen Online

Digitalisierung erfolgreich und nachhaltig beim Mandanten einsetzen

DATEV Unternehmen Online

Digitalisierung erfolgreich und nachhaltig beim Mandanten einsetzen

Wir unterstützen Sie aktiv bei der erfolgreichen Einführung von DATEV Unternehmen Online bei Ihren Mandanten. Für mehr Zeitersparnis, Flexibilität und Transparenz. Denn DATEV Unternehmen Online sorgt für schnelle digitale Prozesse und einen sicheren, reibungslosen Datenaustausch.

Dabei werden die Daten für Buchführung oder Lohn in der Cloud-Anwendung DATEV Unternehmen Online erfasst und zwischen Ihrem Unternehmen und der Kanzlei ausgetauscht. Auf dieser Basis erledigt Ihr steuerlicher Berater die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung und stellt Ihnen direkt im Anschluss Ihre Auswertungen zur Verfügung.

DATEV Unternehmen Online unterstützt Sie
in der Buchführung und Lohnabrechnung

DATEV Unternehmen Online unterstützt Sie in der Buchführung und Lohnabrechnung

Wir begleiten Sie bei DATEV Unternehmen Online

Wir begleiten Sie bei DATEV Unternehmen Online

Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde. DATEV besetzt dieses Thema – seit mittlerweile fast 10 Jahren – unter anderem mit dem Produkt „DATEV Unternehmen Online“. Mit der Erfahrung von über 5.600 umgesetzten Projekten begleiten wir Sie und Ihre Mandanten auf dem Weg in die neuen, „digitalen“ Welten.

  • Schritt 1

     

    Argumente für den Mandanten

    Erfahren Sie, mit welchen Argumente Sie Ihre Mandanten für den Einsatz von Unternehmen Online begeistern können. Nur, wer den Nutzen der zunehmenden Digitalisierung gegenüber Mandanten schlüssig argumentieren kann, wird selbst diesen Weg erfolgreich beschreiten können.

  • Schritt 2

     

    Kanzleischulung "Digitalisierung"

    Mit unseren auf Praxis ausgerichteten Kanzleischulungen erfahren Sie und Ihre Mitarbeiter vieles über die Möglichkeiten und praktischen Umsetzungen rund um das Thema „Digitalisierung“ – egal ob „Anfänger“ oder „Fortgeschrittene“.

  • Schritt 3

     

    Implementierung beim Mandanten

    Sie – als Kanzlei – wollen und sollten sich nicht mit der eigentlichen Einführung von „Unternehmen Online“ beim Mandanten beschäftigen. Wir – als qualifizierter Partner – übernehmen diesen Teil, installieren alle erforderlichen Komponenten und weisen Ihre Mandanten verständlich und motivierend in die Bedienung ein. Nach unserer Einführung kann Ihr Mandant „sofort durchstarten“!

  • Schritt 4

     

    Schnittstelleneinsatz im Mandantenbetrieb

    DATEV öffnet sich zunehmend dem Markt für beim Mandanten eingesetzte Software. Nutzen Sie dieses Potential – wir unterstützen Sie und ihre Mandanten bei der Implementierung von funktionalen Schnittstellen „Mandant <-> Kanzlei“. Entlasten Sie sich von Erfassungsarbeit und tauschen Sie Daten mit Vorsystemen digital aus!
  • Schritt 5

     

    Durchführung einer Mandantenveranstaltung

    Die „Initialzündung“ für die digitale Zusammenarbeit! Wir unterstützen Sie bei der Durchführung Ihrer Mandantenveranstaltung zum Thema „Digitalisierung“. Nach ihren Grußworten halten wir den praxiserprobten, spannenden, ca. 1,5-stündigen Vortrag, der ihre Mandanten für das Thema interessieren wird – garantiert.
  • Schritt 6

     

    Ergänzende Produkte

    Das zunehmend „papierlose“ Büro ist für viele Ihrer Mandanten ein erklärtes Ziel. Stellen Sie sich an die Spitze dieser Bemühungen und begleiten Sie Ihre Mandanten – mit unserer Unterstützung – Schritt für Schritt auf diesem zukunftsweisenden Weg.

Argumente für Mandanten

Immer wieder hören wir das Argument, Unternehmen Online sei nur etwas für „technikaffine“ Mandanten. Diesem Argument widersprechen wir nachdrücklich. Alle zur Verfügung stehenden Bedienelemente sind in den letzten Jahren so einheitlich und intuitiv geworden, dass jeder nach kürzester Einarbeitungszeit auch Unternehmen Online umfassend und effektiv nutzen kann. Der Focus ist dabei eindeutig: Der Einsatz von Unternehmen Online im Mandantenbetrieb ist eben gerade nicht gleichbedeutend damit, dass der Mandant seiner Kanzlei etwa „Arbeit abnehmen“ würde. Diese oder ähnliche Argumentationen hören wir von Seiten der Berater/in tatsächlich immer wieder. Im Gegenteil muss der Focus – und die Argumentationskette – aber dahin gehen klarzumachen, dass mit dem Einsatz von Unternehmen Online eine echte Effizienzsteigerung und Zeitersparnis für den Mandanten einhergeht.

Beispiele für die Nutzerargumentation

Beispiele für die Nutzerargumentation

Digitale Belegablage

Weniger Papier. Erfüllung gesetzlicher Vorschriften durch langfristiges, revisionssicheres Archiv.

Belegsuche

Erhebliche Zeitersparnis durch einfache Belegsuche am PC. Keine weitere Aktensuche.

Online-Banking

Zeitersparnis im Zahlprozess durch Texterkennung (OCR). Arbeitsteiliges Arbeiten, bequeme Zahlvorbereitung.

Kassenbuch

Keine „Zettelwirtschaft“ mehr. Erfüllung gesetzlicher Vorschriften. Alles auf einen Blick.

Einheitliche Stammdaten

Verbesserte Zusammenarbeit. Nutzung der Stammdaten für  Zahlvorbereitung und Vorkontierung

Lohnvorerfassung

Zeitersparnis durch online-Erfassung von relevanten Daten. Deutlich verbesserte Zusammenarbeit.

Kanzlei-Schulung

Unternehmen-Online spart Ihren Mandanten bereits kurzfristig Zeit bei den täglichen Büroabläufen – und durch die eng verzahnte Zusammenarbeit mit der Kanzlei steigt gleichzeitig die Mandantenbindung. Wichtig ist, dass nicht nur Sie – seitens der Kanzleileitung – sondern auch Ihre Mitarbeiter über die Möglichkeiten und Vorteile der Online-Anwendungen umfassend informiert sind. Es sind ja in der Regel hauptsächlich die Mitarbeiter bzw. Sachbearbeiter, die regelmäßig die ersten Ansprechpartner der Mandanten sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Schulungen angedeihen lassen. Wir sind seit Anbeginn im Bereich „Unternehmen Online“ tätig und haben in der Zwischenzeit über 600 Mandanten umgestellt sowie mehr als 100 Kanzleien auf diesem Weg begleitet. Der daraus resultierende Erfahrungsschatz fließt ganz unmittelbar in unser Schulungskonzept ein.

Themenbereiche

Themenbereiche

  • Mandanten-Neuanlage in Unternehmen-Online
  • Bestell- und Einrichtungsprozess
  • Rechteadministration in Unternehmen-Online
  • Vorstellung der unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten
  • Darstellung der Bearbeitungsvarianten "Standard" und "Erweitert"
  • Vorstellung des Prozessablaufs beim Mandanten mit LIVE-Vorführung
  • Nutzung des digitalen Belegarchivs in Unternehmen Online
  • Nutzung des DATEV Online-Bankings inklusive Zahlvorbereitung
  • Führung des Kassenbuchs online
  • Buchen digitaler Belege in DATEV Rechnungswesen
  • Bereitstellen von Auswertungen für den Mandanten
  • Tipps, Tricks und Erfahrungen aus der Praxis
  • Zusatzprodukte, z.B. Upload mobil und GetmyInvoices
  • Blick auf zukünftige Entwicklungen

Implementierung beim Mandanten

Sobald in der Kanzlei Mandanten für die Nutzung von Unternehmen Online anstehen, stellt sich regelmäßig die Frage, was genau die nächsten Schritte sind und wer die Installation sowie die Einweisung der Mitarbeiter des Mandanten vornimmt. Hier stehen wir Ihnen mit unseren Leistungen vollumfänglich zur Seite. Hier stehen wir Ihnen mit unseren Leistungen vollumfänglich zur Seite. Bereits bei den ersten Schritten, die in der Kanzlei durchgeführt werden müssen, sind wir Ihnen – sofern notwendig – behilflich: In der Folge stellt sich die Frage nach der fachgerechten Installation von „Unternehmen Online“ im Mandantenbetrieb sowie die Einweisung/Schulung der dortigen Mitarbeiter. Unsere Empfehlung ist hier eindeutig: Lassen Sie diese Leistungen von einem Partner erbringen, der Erfahrung in diesem Segment hat und der zukünftig den Support erbringt, wenn Fragen oder Probleme beim Mandanten auftreten sollten.

Die Einführung von DATEV Unternehmen-Online im Überblick

Die Einführung von DATEV Unternehmen-Online im Überblick

Ganz gleich ob für Unternehmen, Kanzleien oder steuer- und rechtsberatende Berufe – wir unterstützen Sie mit den passenden DATEV-Lösungen und unserem langjährigem Know-How. Als DATEV-Lösungspartner profitieren Sie von unseren erfahrenen Spezialisten, die Sie im Bereich DATEV von der Beratung und Betreuung bis zur Wartung und Pflege begleiten.

  • Schritt 1

    Bestellung von „Unternehmen Online“ im DATEV-Shop.

  • Schritt 2

    Bestellung der Authentifizierungsmedien z.B. myDentity oder DATEV SmartLogin.

  • Schritt 3

    Einrichtung von „Unternehmen Online“ im Mandantenbetrieb und Einweisung in die effiziente Bedienung.

  • Schritt 4

    Administrative Rechtevergabe für den/die Benutzer.

Unsere Leistungen

Unsere Leistungen

  • Vorabcheck der vorhandenen Hardware per Fernwartung(kostenfrei)
  • Installation der benötigten DATEV-Software
  • Darstellung der Bearbeitungsvarianten "Standard" und "Erweitert"
  • Anbindung des Scanners (falls vorhanden)
  • Konfiguration der DATEV Belegtransfer-Software
  • Ausführliche Einweisung des Mandanten, u.a. mit:
  • Belege scannen, heften, übertragen, bereitstellen
  • Effektive Handhabung elektronischer Belege
  • Belegablage, Belegstruktur und Belegsuche
  • Effektive Nutzung des Bank- und Zahlungsverkehrs
  • Führung des Kassenbuchs
  • Abrufen und Einsehen von Auswertungen
  • Rückmeldung an die Kanzlei und Besprechung der weiteren Vorgehensweise

Unsere Leistungspakete
mit DATEV Unternehmen Online

Unsere Leistungspakete mit DATEV Unternehmen Online

Installation und Einweisung im Mandantenbetrieb

Unsere Leistungspakete

Installation und Einweisung im Mandantenbetrieb

Unsere Leistungspakete

Starter

Für Mandanten, die ausschließlich Belege scannen und digitalisieren möchten.

Dauer max. 2 Stunden

Nur per Fernwartung

Advanced

Für Mandanten, die digitalisieren und zusätzlich Funktionen wie Bank und Kasse nutzen möchten.

Dauer max. 3 Stunden

Per Fernwartung oder Vor-Ort (Fahrtkosten exklusive)

Individuell

Für Mandanten mit individuellen Anforderungen oder bei unklaren Auftragsverhältnissen.

Abrechnung im 1/4 Stunden Takt

Per Fernwartung oder Vor-Ort (Fahrtkosten exklusive)

Schnittstellen

Ein Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, betrifft die Fragestellung, wie Daten, die im Fakturierungssystem des Mandantenbetriebs erzeugt werden, in die Buchhaltung der Kanzlei gelangen. Am Markt hat in den letzten Jahren eine Entwicklung eingesetzt, die zeigt, dass mehr und mehr – im Mandantenbetrieb eingesetzte – Fakturierungssysteme über eine funktionsfähige, teilweise sogar zertifizierte DATEV-Schnittstelle verfügen. Konkret heißt dies: Die Vorsysteme, mit denen im Mandantenbetrieb Ausgangsrechnungen geschrieben und Eingangsrechnungen erfasst werden, sind in der Lage, strukturierte Daten auszugeben in einem Format, dass diese mittelbar oder unmittelbar in die Rechnungswesen-Programme der DATEV eingelesen werden können. Relativ neu ist hierbei, dass aus den Vorsystemen – neben den reinen Datensätzen – auch die dazugehörigen Belegbilder mit ausgegeben bzw. übermittelt werden können.

Mögliche DATEV-Schnittstellen Mandat > Kanzlei

Mögliche DATEV-Schnittstellen Mandant > Kanzlei

Einfache DATEV-Schnittstelle

Diese übermittelt ausschließlich Datensätze, wahlweise für Ausgangsrechnungen und/oder Eingangsrechnungen, jedoch ohne dazu gehörige Belegbilder.

XML-Schnittstelle

Diese Schnittstelle zwischen Vorsystem des Mandanten und Rechnungwesen der Steuerkanzlei bietet die Möglichkeit, neben Datensätzen (ggf. bereits vorkontiert), auch die zugehörigen Belegbilder zu übermitteln. Dies führt – im besten Fall – dazu, dass fertige Buchungssätze inklusive der entsprechenden Belegbilder in DATEVRechnungswesen importiert werden können.

DATEV Connect / Connect Online

Diese Schnittstelle ist die derzeitige „Königsdisziplin“ innerhalb der DATEV-Schnittstellenwelt. Es werden hier – wie auch bei der XML-Schnittstelle – Datensätze und Belegbilder übermittelt, jedoch so, dass für die Übermittlung keinerlei Zutun auf Mandantenseite mehr notwendig ist. Der Mandant übermittelt seine Daten sozusagen vollständig „auf Knopfdruck“.

Automatisierte Datenübergabe inklusive Belegbilder am Beispiel „Lexoffice“

„Lexware“ bietet seit ca. 2 Jahren eine mittlerweile vielgenutzte Online-Lösung namens „Lexoffice“ an, die in allerbester Weise die zuvor beschriebene „DATEV Connect-Online“- Schnittstelle bedient. Hierbei werden z.B. alle mandantenseitig geschriebenen Ausgangsrechnungen auf Knopfdruck an „Unternehmen Online“ übergeben – sofern eingerichtet sogar mit zuvor ermittelter Sachkontenfindung.

In der Kanzlei werden in DATEV-Rechnungswesen die so zur Verfügung gestellten Rechnungsdaten über „Mandant ergänzen“ eingelesen und als nahezu fertige Buchungssätze übernommen. Der Clou dabei ist, dass die Belegbilder der Ausgangsrechnungen bereits an den Buchungssätzen angeheftet sind – ganz ohne weiteres Zutun.

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DATEV Marktplatz

Der DATEV-Marktplatz wurde geschaffen, um:

  • die Lösungen zu beschreiben und vorzustellen, die im Schnittstellenmarkt vorhanden sind
  • Softwarehersteller vorzustellen, die solche Schnittstellen am Markt anbieten
  • technische Dokumentationen zur Verfügung zu stellen (teilweise kostenpflichtig), die Softwarehersteller für die Programmierung solcher Schnittstellen benötigen.

Der DATEV-Marktplatz ist in den vergangenen Jahren so wichtig geworden, dass er im Internet mittlerweile als eigenständige Rubrik bereits auf der DATEV-Startseite erscheint: Zum DATEV Marktplatz

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Mandantenveranstaltung

Viele Kanzleien haben bereits erste Mandanten auf die Nutzung von „Unternehmen Online“ umgestellt, sind jedoch mit der Bandbreite der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten noch nicht vertraut. Ebenfalls stellen viele Kanzleien fest, dass – sofern nur eine geringe Anzahl an „Online“- Mandaten vorhanden ist – keine echte Effizienzsteigerung in der Kanzlei zu beobachten ist. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Der Kanzleimitarbeiter muss permanent zwischen konventioneller Bearbeitung und digitaler Bearbeitung wechseln bzw. springen. Die effektivste Art, effizent und kurzfristig zu mehr „digitalen Mandaten“ zu kommen, ist die Durchführung einer Mandantenveranstaltung. Wir haben in den letzten Jahren einige dutzend solcher Mandantenveranstaltungen begleitet und können aus unserer Erfahrung berichten, dass diese relegmäßig mit durchschlagendem Erfolg endeten.

Vorbereitung und Ablauf der Mandantenveranstaltung

Vorbereitung und Ablauf der Mandantenveranstaltung

  • Mandanten auswählen

    Im Zuge des Auswahlprozesses sichtet die Kanzlei Ihre Mandantenliste und wählt die angestrebte Anzahl an geeigneten Mandanten aus.

  • Mandanten einladen

    Sehr gerne stellen wir einen Mustereinladungstext zur Verfügung, mit dem bereits erfolgreich für entsprechende Veranstaltungen eingeladen wurde.

  • Mandantenveranstaltung

    Wir zeigen fast ausschließlich die praktischen Seiten der Nutzung von „Unternehmen Online“ im Mandantenbetrieb – also in Form einer echten „Live“-Vorführung.

  • Nachbearbeitung

    Sollte in der Kanzlei Sorge bestehen, mit der dann kurzfristig anstehenden Vielzahl an Online-Umstellungen nicht zurecht zu kommen, können wir diese Sorge entkräften. Nutzen Sie unser Know-How für Installation und Einweisung im Mandantenbetrieb.

Ergänzende Produkte zu
DATEV Unternehmen Online

Ergänzende Produkte zu DATEV Unternehmen Online

GETMYINVOICES

Nie wieder Belege suchen! GetMyInvoices ist Ihre Rechnungsmanagement-Software. Die Lösung ruft Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort und lassen sich bequem an den Steuerberater, in Ihre Buchhaltungssoftware und weitere Anwendungen übertragen. GetMyInvoices ist somit die ideale Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online.

  • Online-Download und E-Mail-Import
  • Zentrales Postfach und Beleg-Scanner
  • Import
  • Archivsystem sowie Rechnungsaustausch
  • Workflows (demnächst verfügbar)

Mehr erfahren, Jetzt Anfragen oder 14 Tage kostenfrei testen

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Pleo

Die Komplettlösung für Ihre Unternehmensausgaben: Mit Pleos smarten Kreditkarten kaufen Teams, das was sie brauchen, während Sie Ihrer Buchhaltung ein ganz neues Maß an Kontrolle geben.

  • Sofortbenachrichtigungen mit allen Details bei jedem Kauf mit Ihrer Pleo-Karte
  • Fotografieren Sie den Beleg und fügen Sie der Pleo-App alle wichtigen Details hinzu
  • Kein Warten auf Kostenerstattung, keine Spesenabrechnungen
  • DATEV-Schnittstelle
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scannerbox.

Mit unseren Scanlösungen haben Sie die Möglichkeit, Belege einfach zu digitalisieren und diese an DATEV Unternehmen online, DATEV DMS oder Ihre eigenen Ablagestrukturen zu übermitteln.

  • Hohe und standardisierte Qualität
  • Einfache Bedienung – Zeiteinsparung
  • Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online oder DMS
  • Optimierte Dokumente – reduziert Speicherplatz und Kosten
  • Mandantenzuordnung
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Wir sind gerne für Sie da!