Was vielen Unternehmen fehlt, ist ein ausreichender Überblick über die bereitgestellte und genutzte Software. Das birgt nicht nur lizenzrechtliche (Compliance-) Risiken in Form von teuren Nachzahlungen für Software, auch die Investitionen für Software-Wartungen übersteigen den notwendigen Rahmen. Am Ende fehlt das Geld unter Umständen für wichtige IT-Investitionen.
Ohne klare Ziele, keine Erfolgsmessung – so viel ist klar. Bei vielen SAM-Projekten wird dieser Punkt allerdings immer wieder außer Acht gelassen. In der Vergangenheit ging es häufig darum, die Compliance gegenüber dem Softwarehersteller einzuhalten und möglichst aufwandsarm ein Software Audit zu überstehen. Die heutigen SAM-Projekte und Einführung von Lizenzmanagement in Unternehmen gehen einige Schritte weiter:
Die Zielsetzung kann nur erreicht werden, wenn nachhaltige, valide Transparenz über Informationen wie Organisation, Rahmenverträge und Beschaffungen, Softwareinstallationen sowie deren Verwendung, Spezifikationen physischer und virtueller Computer, Beziehungen, Cloud Nutzung sowie Cloud Strategie geschaffen wird. Hierbei hilft der Einsatz eines SAM Tools.
Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass diese Informationen durch verschiedene Abteilungen und Prozesse im Unternehmen hervorgerufen oder verändert werden. Aus diesem Grund muss es ein grundlegendes Ziel sein, SAM als eine Integration in verschiedenen Prozessbereichen zu verankern, um alle relevanten Informationen in einer hohen Qualität generieren und auswerten zu können.
An erster Stelle steht das Beschreiben der Projektphasen und die Definition eines klaren Umfangs bezüglich der im Fokus liegenden Software-Hersteller. Üblicherweise sind es herstellerseitig jene 20%, für die 80% aller Softwarekosten anfallen. Daher ist es empfehlenswert, sich auf diese wichtigsten Software-Hersteller zu beschränken – denn: Lizenzmanagement ist umfangreich und nicht wenige Projekte scheitern an dem Vorhaben, sämtliche Software aktiv verwalten zu wollen.
Bei der Vorbereitung und Umsetzung bietet es sich an, externe Berater hinzuzuziehen. Das beugt unnötigen Fehlern vor, die unter Umständen nicht nur viel Zeit kosten, sondern auch den Projekterfolg gefährden könnten. Denn je nach Ausgangssituation und Begleitumständen kann ein SAM-Projekt variieren.
SAM und Lizenzmanagement ist eine komplexe Angelegenheit, in die mehrere Abteilungen innerhalb einer Organisation involviert sind: der IT-Betrieb, das IT-Servicemanagement (ITSM), Datenschutz, der Einkauf und das Finanzcontrolling. Deshalb ist das Lizenzmanagement vor allem eine organisatorische Herausforderung.
Nach der Identifizierung des individuellen Bedarfs, werden Prozesse pragmatisch aufgesetzt und von dieser Basis aus umsichtig skaliert – ansonsten droht schnell ein „Overkill“. Es ist besser, zügig eine 80%-Erfolgsquote zu erreichen, als beim verzweifelten Versuch, eine 100%-Abdeckung aller möglichen Details herzustellen, zu scheitern.
Der Ansatz einer „100%-Abdeckung“ ist ohnehin unrealistisch, da die IT-Umgebung aller Wahrscheinlichkeit nach während des Lizenzmanagementprojekts nicht stillsteht, sondern sich weiterentwickeln wird. Dies macht einen pragmatisches, wiederkehrendes Lizenzmanagement zum einzig gangbaren Weg.