Beiträge

Microsoft Cloud Update – September 2019

Unsere Microsoft Consultants Thorsten Pickhan und Adrian Ritter bringen Sie auf den aktuellen Stand der Microsoft Cloud Technologien. Was gibt es Neues aus der Microsoft Cloud? Thorsten und Adrian verraten Ihnen die „hot news“ aus September 2019. Viel Spaß!

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Shownotes

Office 365

Azure

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Teams

SharePoint

  • Custom Queries im Highlighted Content WebPart (AND OR NOT)
  • CAD File Preview

Intune

Security

Microsoft Cloud Update – August 2019

Microsoft Outlook Mobile erhält Shared-Folder Zugriff und ganz nebenbei auch den heißersehnten Dark Mode. Damit aber nicht genug, Thorsten Pickhan und Adrian Ritter haben die Highlights der Microsoft-Ankündigungen aus August zusammengefasst.

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Shownotes

Microsoft Cloud Update – Juli 2019

Unsere Consultants Adrian Ritter und Thorsten Pickhan berichten über Neues aus der Microsoft Welt. Welche neuen Features hat Microsoft im Juli angekündigt? Was wird sich ändern? Antworten gibts in diesem Video. Viel Spaß!

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Shownotes

Microsoft Cloud Update Juni 2019

Neuer Monat, neue Infos! Thorsten und Adrian berichten über Neuigkeiten aus der Microsoft Cloud vom Juni 2019.

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In dieser Folge geht es u.a. um:

Microsoft Office 365

Office Online

  • Datei Historie wird im Datei Menü angezeigt und nicht mehr „nur“ im SharePoint Kontext.

Office 365 Client (Windows)

  • Vorgeschlagene Dateien im Dateimenü -> Woran arbeitet das Umfeld?

PowerPoint Presenter Coach

PowerPoint Company Branding Templates

  • Designvorschläge in PowerPoint können der CI angepasst werden

PowerPoint AI Based licensed Images

  • Basierend auf Überschriften werden passende Bilder vorgeschlagen.

Neue O365 Themes

Microsoft OneDrive

Neue OneDrive Gruppenrichtlinien

OneDrive personal vault

OneDrive Storage Plans

  • Erweiterung des OneDrive for Business Speichers wird flexibler

OneDrive cross-organization sync

  • Ordner können nun Tennant übergreifend syncronisiert werden

PW Protected Sharing with anyone Links

  • Freigaben per Link können zusätzlich per Kennwort geschützt werden.

Neue Voraussetzung für Multi-Geo

  • die Möglichkeit mehrere Speicherregionen für OneDrive Daten in einem Tenant anzugeben, wurde von 2500 Seats auf 500 heruntergesetzt

Microsoft SharePoint Online

Microsoft Yammer

Microsoft PowerPlattform / Dynamics365

Microsoft Azure

Azure Bastion

  • Abgesicherter Zugriff auf Azure VMs (Windows und Linux) über den Browser

Microsoft Teams

  • Kaizala wird Teams
  • Informations-Barrieren für Benutzergruppen in Teams
  • Chrome (Edge Chromium) unterstützt Teams Video Meetings

Microsoft Cloud Update Mai 2019

Was gibt es Neues aus der Microsoft Cloud? Diese Frage werden unsere Consultants Adrian Ritter und Thorsten Pickhan nun im monatlichem Rythmus beantworten. Sehen Sie in unserem ersten Teil alle Neuerungen, die Microsoft im Laufe des Mais angekündigt hat.

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Microsoft OneDrive

Delta Sync

Mit Microsoft Delta Sync werden ab sofort lediglich Dateiänderungen per OneDrive syncronisiert.

File Request

Dateien anfragen mit OneDrive.

VDI

Microsoft OneDrive ist nun auch für VDI Umgebungen supportet.

Quelle: https://aka.ms/OneDrive/Blog/SPC19

Microsoft Search

Microsoft Search steht in immer mehr Office-Applikationen bereit.

Microsoft Yammer

Q&A Funktion

Einfache Antworten auf einfache Fragen: die neue Q&A-Funktion in Microsoft Yammer.

Europe Data Location

Microsoft Yammer ist nun auch aus europäischen Rechenzentren verfügbar.

Microsoft SharePoint Online

HomeSites

Microsoft kündigt neues SharePoint Online Site-Template „HomeSites“ an.

SiteCollection Rename

SiteCollection Rename ermöglicht das Ändern der URLs.

Quelle: https://aka.ms/SharePoint/Blog/SPC19-HomeSites

Microsoft Fluent Framework

Die neue Fluent Plattform ermöglicht u.a. ein flüssigeres gleichzeitiges Arbeiten an Office-Dokumenten.

Quelle: (Live Demo ab Minute 46 SPC19) https://aka.ms/spc/summit

Microsoft Teams

Proximity via Bluetooth

Proximity bietet per Bluetooth an, einem physisch nahegelegenden Teams-Besprechungsraum beizutreten.

Direct Routing

Mit einem Update zu Auto Attendant und Call Queue, dass Microsoft vor wenigen Tagen bereitgestellt hat, kann man nun auch Rufnummern aus dem eigenen Rufnummernblock mit Teams Direct Routing bereitstellen. So kann man einfache Hotline Funktionen mittels Direct Routing abbilden.

PrivacyOptions

Private Teams können für Teams-Mitglieder suchbar gestellt werden.

AppSecurity

App Security ermöglicht nun das individuelle Anpassen der Teams-Apps im Userfrontend.

Microsoft Teams Usergroup MeetUp

Schließen Sie Sich der Microsoft Teams UserGroup an. Am 12.06.2019 findet das nächste MeetUp u.a. bei uns in Bochum statt.

Microsoft Azure

VDI

Windows10 ist nun als virtueller Desktop aus der Azure-Umgebung verfügbar.

Microsoft und Starbucks

Microsoft und Starbucks gehen strategische Partnerschaft ein

Polycom Video Interop mit Microsoft Teams

Microsoft Teams und Videokonferenzen

Microsoft Teams ist ein fantastisches Werkzeug, um mit Online-Besprechungen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen weiter zu verbessern. Mit dem Microsoft Teams Desktop-, Web- oder Mobile-Client ist es kein Problem Audio, Video und Bildschirmfreigaben innerhalb einer Onlinebesprechung zu nutzen. Was aber, wenn Sie in einem Besprechungsraum sitzen und Ihre bestehenden Videokonferenzanlage in einer Microsoft Teams Besprechung verwenden möchten?

Für diesen Fall gibt es derzeit zwei Lösungen. Die eine Lösung ist ein von Microsoft entwickelter Videoendpunkt, bei dem ein Surface Pro auf eine Dockingstation gesetzt wurde, die verschiedene Anschlüsse für Videohardware besitzt. Die andere Lösung hat der Hersteller Polycom entwickelt. Polycom stellt einen Service aus der Microsoft Azure Cloud zu Verfügung: Polycom Real Connect for Office 365. Über diesen Cloud Dienst möchte ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag einen ersten Überblick verschaffen. 

Was verbirgt sich hinter diesem Service aus der Cloud?  

Hinter dem Dienst Real Connect for Office 365 verbirgt sich eine Polycom Infrastruktur, die in Microsoft Azure gehostet  und  direkt von Polycom administriert wird. Diese sorgt für eine Interoppebility zwischen Microsoft Teams oder Microsoft Skype for Business Online und klassischen Videoendpunkten die nicht direkt mit Teams kommunizieren können. 

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen der Service? 

Nun, was bietet Ihnen jetzt dieser Service aus der Cloud. Zunächst einmal können Sie ihre bestehende Hardware weiterhin nutzen, um an Microsoft Teams Online-Besprechungen teilzunehmen. Denn mit Real Connect for Office 365 erhalten Sie zur Teilnahme an einem geplanten Teams Meeting einen direkten Einwahlpunkt per SIP oder H.323. Dabei benötigen Sie keine direkte Registrierung an Microsoft Teams.   

Aber nicht nur das eigene Unternehmen kann diesen Einwahlpunkt nutzen. Auch Ihre Geschäftspartner können über Real Connect for Office 365 an ihren Teams Meetings teilnehmen. Das heißt, auch ein Geschäftspartner oder ein Kunde kann die eigenen Videokonferenzräume nutzen um das optimale Erlebnis in der Videokonferenz zu erhalten. Er ist somit nicht darauf angewiesen Microsoft Teams zu nutzen. 

Es ist jedoch noch einiges mehr was dieser Dienst bietet. Ein weiterer Vorteil ist die Anbindung von „fremder“ Hardware, das heißt haben Sie selbst Cisco, Lifesize, etc. können Sie auch diese Hardware weiterhin verwenden und können auch damit an Teams Meetings teilnehmen. Gleiches gilt natürlich auch für ihre Kunden und Partner. Planen Sie also ein Teams Meeting mit Kunden oder Partnern müssen diese nicht auf den Teams Client oder Web Client zurückgreifen sondern können sich in einen Besprechungsraum mit einer Videokonferenzanlage setzen und darüber dem Teams Meeting beitreten.  

Apropos Planen von Teams Meetings: Ein weiterer Vorteil ist die nahtlose Integration in die Microsoft Teams Besprechungseinladung.  Der Polycom Real Connect for Office 365 Dienst erweitert die bekannte Teams Einladung, um die Informationen, die ein klassischer Videoendpunkt benötigt.  

So schafft Polycom einen Weg, wie sich die klassische Videokonfrenzlösung im modernen Arbeitsumfeld immer noch perfekt einfinden kann.

Microsoft Teams mit „klassischer“ Telefonie koppeln

Microsoft Teams finden Sie total interessant, wollen aber Ihren lokalen Telefonanschluss weiter nutzen oder können nicht auf klassische Telefonie-Elemente wie z.B. Fax-Lösungen verzichten? Nutzen Sie die Vorteile aus beiden Welten: Mit Direct Routing für Microsoft Teams machen Sie Ihren vorhandenen Telefonanschluss cloudfähig.

Bereits in den Anfängen von Microsoft Teams konnten Sie mit sog. Calling Plans neue Rufnummern bei Microsoft beantragen oder Ihre vorhandenen Rufnummern zu Microsoft portieren. Durch diesen Schritt stand der reinen Telefonie mit Microsoft Teams nichts mehr im Wege. Für z.B. Ihre Fax-Lösung sah es da noch nicht so rosig aus. Da die Telefonie-Plattform von Microsoft Teams keine Fax-Services unterstützen, mussten dafür erst aufwändig Alternativen geschaffen werden.

Direct Routing macht’s hybrid

Mit Direct Routing für Microsoft Teams gibt es dafür eine Lösung: Mit einem zertifizierten Session Border Controller (SBC) z.B. von der Firma AudioCodes ist es möglich, zum einen Ihren vorhanden Telefonanschluss weiter zu nutzen und zum anderen weitere Telefonie-Dienste wie z.B. Fax anzubinden. Anders als bei Skype for Business werden keine Server mehr benötigt, um Ihren Telefonanschluss cloudfähig zu machen.

Unterm Strich bedeutet das, dass eingehende Anrufe auf Ihrem Telefonanschluss eingehen, vom AudioCodes SBC entgegengenommen und in das O365 Rechenzentrum geroutet werden. Egal wo der Teams-Anwender sich dann gerade mit seinem Laptop oder seiner Teams-App befindet – es klingelt bei einem eingehenden PSTN-Anruf. Genauso kann über die Teams-App oder den Laptop ein ausgehender PSTN-Anruf ausgeführt werden, ohne dass der Anrufer mitbekommt, ob sich der User gerade im Büro oder ganz wo anders befindet. All das zu den Konditionen, die Sie mit Ihrem Provider ausgehandelt haben und ohne die Rufnummern zu Microsoft portieren zu müssen. Ganz nebenbei können über den AudioCodes SBC weiterhin z.B. Fax Dienste über die bekannten Rufnummern erreicht werden.

Natürlich können auch beide Optionen gemischt werden. D.h. es können User entweder mit einer Rufnummer vom Telefonieanschluss via Direct-Routing versehen werden oder für bestimmte User ein Calling-Plan und eine Rufnummer von Microsoft gebucht werden.

Tür an Tür: Co-Existenz Microsoft Teams und Skype for Business Online

Microsoft Teams und Microsoft Skype for Business Online, zwei Tools mit einer großen Schnittmenge. Beides kann genutzt werden, um miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen. Ob es ein Audio- oder Video-Anruf ist, eine Chat-Nachricht oder ein Online-Meeting. Viele Unternehmen möchten Teams einsetzen, sind aber mit Skype for Business gestartet. Vielleicht noch nicht im vollen Funktionsumfang, wie es sich Microsoft wünscht. Aber Microsoft Teams bietet ja doch das ein oder andere Gimmick oder auch die ein oder andere Funktion, die man bei Skype for Business vermisst. Was tun?

Co-Existenz

Für dieses Szenario stellt Microsoft verschiedene Wege einer Co-Existenz beider Welten zur Verfügung, damit man als Unternehmen seine Mitarbeiter an die neuen Funktionen und Werkzeuge von Microsoft Teams langsam heranführen und die Mitarbeiter auf die Änderungen einstimmen kann. Über die Co-Existenz kann man einzelne Workloads aus Skype for Business Online nach Teams verschieben. So lernen die Mitarbeiter die Vorteile von Microsoft Teams zu nutzen und es stellt sich als eine weiche Migration dar.

Hierzu stellt Microsoft verschiedene Co-Existenz Szenarien zur Verfügung: Islands Mode, Skype for Business with Teams Collabs, Skype for Business with Teams Collabs & Meetings. Der Vollständigkeit halber seien noch die beiden anderen Betriebsmodi erwähnt: SfB Only und Teams Only. Dies sind allerdings keine Co-Existenzen, sondern, wie der Name schon vermuten lässt, ein entweder oder.

Skype-for-Business-Teams-Coexistence
Skype-for-Business-Teams-Coexistence

Islands Mode

Der Islands Mode ist bei einem Office 365 Tenant standardmäßig aktiviert. Im Islands Mode sind beide Programme und Workloads vollständig getrennt. Die jeweilige Kommunikation bleibt immer in dem Programm, aus dem diese auch initiiert wurde. Startet man einen Chat aus der Skype for Business Anwendung zu einem Kollegen, so öffnet sich beim Empfänger auch das Skype for Business Chat Fenster und es wird über Skype for Business kommuniziert.

Startet man hingegen die Kommunikation über Teams, so erfolgt diese innerhalb des Teams Client. Es sind also wirklich zwei getrennte Welten und werden nicht vermengt. Dies stellt sich an verschiedenen Stellen für den Anwender dar. So ist zum Beispiel der Präsenzstatus in beiden Programmen unabhängig. Ist man im Skype for Business Online und verfügbar, so kann man in Teams einen ganz anderen Präsenzstatus pflegen. Möchte man zu einem Online Meeting einladen, so hat man im Outlook die Möglichkeit entweder ein Skype for Business Online Meeting zu erstellen oder ein Teams Meeting.

skype-teams-outlook
skype-teams-outlook

Dies hat den vermeintlichen Vorteil, dass die Anwender sich nicht so schnell umstellen müssen und mit beiden Programmen zeitgleich arbeiten können. Vermeintlich, da in dem Augenblick eben keine einheitliche Kommunikationsplattform im Unternehmen mehr gegeben ist. Anwender finden Informationen an verschiedenen Stellen (Chat im Skype for Business, Chat im Teams, Gruppenchat im Teams), der Präsenzstatus kann irreführend sein, da in beiden Welten unterschiedlich und vieles mehr. Diese Phase können Unternehmen nutzen, um nach jahrelanger Nutzung von Skype for Business die Anwender langsam auf etwas Neues einzustimmen und die Anwender mit Teams vertraut werden zu lassen. Es sollte dann aber möglichst schnell die nächste Phase eingeleitet werden.

Skype for Business with Teams Collabs

Dieser Co-Existenz Modus integriert die ersten Funktionen von Teams in Skype for Business und lässt eine erste sinnvolle, gemeinsame Nutzung der beiden Welten zu. Im Skype for Business with Teams Collabs Modus werden die Collaboration Funktionen in Teams freigeschaltet, der Workload für Kommunikation (Chat, Audio-,Videocall und Meetings) bleiben aber in Skype for Business bestehen. Der perfekte Einstiegspunkt für Unternehmen, die Skype for Business Online schon lange einsetzen und Teams ins Unternehmen einführen wollen. Gerade im Bereich Zusammenarbeit und Dateiaustausch bietet Teams viele Vorteile und Stärken, die Skype for Business als Echtzeitkommunikationsplattform perfekt ergänzen.

Seit dem 30. Oktober 2018 rollt Microsoft auch einen letzten, fehlenden Baustein für diese Konstellation für jeden Tenant aus: die Präsenz wird in diesem Modus in Teams von Skype for Business übernommen. Wechselt die Präsenz im Skype for Business auf beschäftigt, so übernimmt Teams diese Präsenz für den Anwender.

Skype for Business with Teams Collabs & Meetings

Dieser Modus ergänzt den Teams Client um die Komponente Online Meetings. Neben der Collaboration Komponente in Teams, wird Teams als primäre Meetingplattform aktiviert. Ein schöner Weg, um seinen Anwendern nochmals die Mehrwerte von Microsoft Teams und Office 365 zur Verfügung zu stellen. So können die Anwender während eines Meetings mit Microsoft Teams schon Funktionen wie Video Blur, Transkription (=Live Untertitel in einem Meeting ) oder Translation (= Live Übersetzung als Untertitel) nutzen. Auch die neuen Funktionen zu Aufzeichnung eines Meetings mittels Microsoft Stream oder Microsoft Teams Live Event (1:n Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern) stehen dann zur Verfügung.

Wird dieser Modus für Anwender aktiv, so verschwindet das Skype for Business Besprechungs-AddIn in Outlook und es ist nur noch das Teams Besprechungs-AddIn verfügbar. Hierüber wird gewährleistet, dass die Meetings nur noch über Teams erfolgen. Erhält ein Anwender eine SfB Meeting Einladung eines externen Partners, so öffnet sich natürlich für Anwender der Skype for Business Softclient und das Online Meeting erfolgt dann über den SfB Softclient. Erhalten externe Partner die Teams Einladung zu einem Meeting, nutzen Teams aber noch nicht, so können diese per Webbrowser (idealerweise Microsoft Edge Browser) an dem Meeting teilnehmen oder sich an einem mobilen Endgerät die Teams Mobile App herunterladen und als Gast an einem Meeting teilnehmen. Auch in diesem Modus wird der Präsenzstatus zwischen beiden Welten (Skype for Business und Teams) abgeglichen, wobei Skype for Business nach wie vor der Taktgeber ist.

co-existenz-teams-skype-uebersicht
co-existenz-teams-skype-uebersicht

Microsoft Teams – Was bringt die Zukunft?

In den vergangenen Blogbeiträgen haben wir uns damit beschäftigt, was Microsoft Teams heute schon leistet. Aber die Weiterentwicklung ist damit ja nicht beendet. Microsoft hat hier schon einige Interessante Funktionen auf der Roadmap, mit denen wir uns in diesem Blogbeitrag näher beschäftigen wollen. Einige der Funktionen haben wir schon in der Telefonie Roadmap gesehen, aber es kommen auch neue Funktionen im Bereich Inhalte und Zusammenarbeit.

Intelligente Kommunikation und Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Um die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Hilfe des Microsoft Teams Clients weiter zu verbessern hat Microsoft sich einiges vorgenommen und auf die Roadmap gesetzt. Teilweise handelt es sich dabei um Funktionen die wir schon von Skype for Business kennen und die jetzt um neue Cloud Features ergänzt auch in Microsoft Teams Einzug halten sollen. Zum anderen auch bessere Integration anderer Cloud Dienste.

SharePoint Integration

Schon jetzt ist möglich über den Microsoft Teams Client auf SharePoint Bibliotheken zuzugreifen oder SharePoint Online Communication Sites einzubinden. In Zukunft wird die Integration weiter gehen und die volle SharePoint Dokumentbibliotheks- oder Listenerfahrung in einem Karteireiter in Microsoft Teams zur Verfügung stellen. Das beinhaltet dann auch die Vorschau für unterstützte Dateiformate, ohne das das Dokument in Teams vollständig geöffnet werden muss.

Cloud Recording

Unter Cloud Recording versteht man das Aufzeichnen von Videokonferenzen direkt in der Cloud. Es wird dann möglich sein, die Aufzeichnung herunterzuladen oder das Video direkt in Microsoft Stream bereitzustellen.

Chat Übersetzung

Aus Skype kennt man ja schon die Möglichkeit Chat Nachrichten automatisch übersetzen zu lassen. Diese Funktionalität wird auch in Microsoft Teams Einzug halten.

Cortana Integration

Mit Hilfe von Cortana soll es zukünftig möglich sein, beispielsweise mit einem Besprechungsraum-Konferenzsystem eine Besprechung über die Sprachsteuerung zu starten. In welche Richtung hier die Reise gehen soll, hat Microsoft eindrucksvoll auf der Build Konferenz vorgestellt:

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Hintergrund Blur für Videos

Diese neue Funktion ermöglicht es in einer Umgebung an Video Konferenzen teilzunehmen, in denen man nicht möchte, dass die Gesprächspartner die Umgebung bzw. den Hintergrund sehen. Der Hintergrund wird hier automatisch unkenntlich gemacht.

Microsoft Teams Background Blur
Microsoft Teams Background Blur

Umgebungserkennung für Teams Besprechungsräumen

Mit Hilfe der Umgebungserkennung wird es leichter möglich sein, Microsoft Teams Besprechungsräume zu finden und eine Besprechung zu starten.

Mobile Freigabe in Besprechungen -> Jetzt verfügbar

Die mobile Freigabe wird es ermöglichen Inhalte freizugeben, auch wenn man von einem Smartphone oder Tablet an einer Besprechung teilnimmt.

Geräte für die Intelligente Kommunikation

Es gibt also viele Neuerungen in Microsoft Teams Online oder den entsprechenden Anwendungen auf die man sich freuen kann. Aber wie auch Skype for Business verwendet man Microsoft Teams ja nicht nur im Browser oder mobil. Daher stellt sich die Frage wie Microsoft Teams zukünftig in Besprechungsräumen oder Tischtelefonen verfügbar sein wird. Im folgenden ein kleiner Ausblick wie es in Sachen Telefonie und Konferenz Hardware weitergeht.

Surface Hub 2

Der vor kurzem angekündigte Microsoft Surface Hub der Version 2 wird für die Kommunikation auch auf Microsoft Teams setzen. Einen Eindruck wie das aussehen wird, kann man in den offiziellen Videos gewinnen:

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Besprechungsraum Systeme / Tischtelefone und Mobile Telefonie Lösungen

Systeme, die bisher Skype for Business unterstützen werden in vielen Fällen in Zukunft auch ein Update für Microsoft Teams erhalten. Hersteller, die bereits eine entsprechende Firmware angekündigt haben sind:

Einfluss nehmen

Wie für andere Tools aus Office 365 hat Microsoft auch für Microsoft Teams eine eigene Uservoice Seite für Feedback eingerichtet, über die man Einfluss auf die Weiterentwicklung nehmen kann:
https://microsoftteams.uservoice.com

Die Office 365 Roadmap lässt sich auf Microsoft Teams filtern: https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap?filters=microsoft%20teams

Noch nicht genug von Microsoft Teams?

Wer sich weiter mit dem Thema Microsoft Teams beschäftigen und mit anderem Anwendern, Administratoren oder Interessierten austauschen möchte, ist in unserer Microsoft Teams User Group herzlich willkommen. NETGO Smartwork ist Mitorganisator der Usergroup und richtet regelmäßig das Meetup in der Niederlassung Bochum aus. Die Anmeldung zum nächsten Meetup finden Sie hier: https://www.meetup.com/de-DE/Microsoft-Teams-MeetUp-Bochum/

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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Bots – Intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams

In unserem vorletzten Blog Beitrag wollen wir einen Blick auf die intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams werfen. „Intelligente Kommunikation“ kommt als Begrifflichkeit natürlich aus der Marketing Abteilung von Microsoft. Die Intelligenz, die das Marketing hier adressieren möchte, kommt durch kleine Helferlein, die sich perfekt in Teams integrieren lassen, den Bots.

Bots sind kleine Programme, die einem im täglichen (Arbeits-) Alltag unterstützen und helfen sollen. Die bekanntesten Beispiele für einen Bot sind mit Sicherheit Cortana, Siri oder auch Alexa. Kleine Assistenten, die auf Sprache reagieren und mit denen man Informationen abrufen, Bestellungen bei Online Shops aufgeben oder auch die Hausautomatisierung steuern kann.

Bots sind kleine Programme, die menschlich wirken sollen und eine Interaktion zwischen Mensch und Anwendung ermöglichen.

Bots und Microsoft Teams

Im Kontext von Microsoft Teams werden Bots mittels Chat Funktion eingebunden. Bots lassen sich über das Präfix @ ansteuern und bekommen dadurch schon einen leichten menschlichen Zug. Denn sie sind genauso wie jedes Teammitglied darüber ansprechbar, haben in Teams auch ein Avatar, sind quasi ein vollständiges Teammitglied.
Unterschieden werden in Microsoft Teams zwei Arten von Bots: der 1:1 Bot und der Gruppen-Bot. Wie die Begriffe schon erahnen lassen, ermöglicht der 1:1 Bot immer eine direkte Kommunikation zu einem Anwender und ist ein persönlicher Chat. Bei dem Gruppen Bot ist der Chat Verlauf auch von anderen Teams Mitgliedern einsehbar. Dieser steht also dem ganzen Team zur Verfügung.

Machen wir den Anfang mit T-Bot

Als einfaches Beispiel für einen Bot, den jeder Teams Anwender verwenden kann, ist der T-Bot. Die Office Büro Klammer der Neuzeit quasi.
Für die jüngeren Leser dieses Blogs: als man früher eine Funktion im Office gesucht hat, konnte man die Taste F1 drücken und es erschien eine kleine, animierte Büroklammer als Hilfe Assistent. Dem Assistenten konnte man dann die Frage stellen und es kamen dann (mehr oder weniger) hilfreiche Lösung zum Vorschein.

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Innerhalb Microsoft Teams übernimmt diese Funktion nun T-Bot. T-Bot ist ein 1:1 Chat-Bot, den man über den Reiter Chat innerhalb Teams findet und eine Unterhaltung starten kann. Möchte man etwas zu Teams wissen, kann man hier seine Fragen rund um Microsoft Teams loszuwerden. Öffnet man die Chat-Historie von T-Bot , so wird einem neben dem eigentlichen Chat auch ein Reiter mit einer Hilfe Website zu Microsoft Teams angeboten. Stellt man T-Bot eine Frage, so antwortet der Bot mit Auszügen aus den Microsoft Docs Universum und Verlinkungen zu den entsprechenden Artikel. Gleichzeitig kann man die Ausgabe bewerten und dem Entwicklerteam Rückmeldung zur Qualität der Antwort geben.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Wer ist eigentlich Herr Einstein?

Auch gibt es viele weitere Bots, die über den Microsoft Teams Store bereitgestellt werden und für ein Team installiert werden können. So z.B. auch der von Microsoft bereitgestellte Who-Bot. Der Who-Bot liefert einem Teams Anwender Informationen zu einer Person aus dem Unternehmen und kann auch Informationen zu den Personen über die MySite von SharePoint Online bereitstellen.
Zunächst muss man dafür aber den Who-Bot installieren. Dazu kann man z.B. über das Befehlsfenster „who“ eingeben und es wird der Who Bot bereits als App vorgeschlagen:

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Wählt man den Vorschlag aus, wird man aufgefordert den Bot zu installieren und der Bot steht dann im Chat Reiter zur Nutzung bereit.
Über einfache Fragen wie „who is Frank Sinatra“ wird das Unternehmensadressbuch durchsucht und bei einem Ergebnis wird eine Ergebniskarte mit Kontaktinformationen und weiteren Aktionsmöglichkeiten präsentiert:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Über den Button „Manager“ kann man sich z.B. den Vorgesetzten von Frank Sinatra anzeigen lassen, sofern diese Information im Ad hinterlegt ist:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Auch sieht man an diesem Beispiel, dass über den Button letztendlich nur eine neue Frage an den Bot generiert wird, nämlich „Who i the manager of Frank Sinatra“

Was ist, wenn die Bots aus dem Microsoft Store mir nicht die Funktionen liefern, die ich benötige?

Über den Microsoft App Store lassen sich zahlreiche Bots installieren, unter Umständen gibt es aber dennoch Anforderungen, die so out-of-the-Box noch nicht verfügbar sind. Denkbar wäre z.B. eine Kopplung an die eigene Hausautomatisierung zur Steuerung von Klimaanlagen in Räumen, ein Buchungsbot für Poolfahrzeuge oder ein Bot der Daten aus einem ERP System anzeigt. Für Anforderungen, für die es keinen fertigen Bot gibt, kann man über das Bot Framework von Microsoft neue Bots schreiben und bereitstellen. Und auch hier gibt es fertige Funktionen, die man kombinieren kann.
So z.B. der QandAMaker von Microsoft, zu finden unter https://www.qandamaker.ai.

Microsoft Teams - FAQ
Microsoft Teams – FAQ

Hierbei handelt es sich um eine Azure Funktion, die entsprechend formatierte FAQ oder Wiki Seiten analysiert und in Fragen/Antwort teilt. Diese Fragen und Antworten werden in einer Datenbank gespeichert und dem Bot zugänglich gemacht. Nun kann der Anwender in Teams einen Chat mit dem Bot starten und eine Frage stellen. Findet der Wiki Bot den Eintrag in dem angelernten Content, so gibt er die Antwort an den Anwender zurück.

Zum Erstellen einer QandAMaker Services wird ein entsprechender Azure Service benötigt.

Ist dieser vorhanden, kann man seine Knowledgebase in wenigen Klicks aufbauen. Zunächst ist der QandAMaker Service mit Informationen zu füttern, welche Webseiten oder Dokumente der Service crawlen soll:

Microsoft Teams - KB
Microsoft Teams – KB
Microsoft Teams - Settings
Microsoft Teams – Settings

Danach wird der erste Index aufgebaut und zur Verfügung gestellt.

Microsoft Teams - load
Microsoft Teams – load

Ein erstes Ergebnis, das man nun auch schon anpassen kann, ist nach dem Crawl Vorgang sichtbar:

Microsoft Teams - Knowledge base
Microsoft Teams – Knowledge base

Über „Save and train“ wird die Knowledgebase mit diesen Einstellungen gespeichert und trainiert. Zum Abschluss muss dieses Training noch veröffentlicht werden, damit der Teams Bot auch darauf zugreifen kann.

Microsoft Teams - edit
Microsoft Teams – edit

Über die Test Funktion kann man den antrainierten Inhalt testen und gegebenenfalls auch bessere Antworten auf eine Frage definieren.
Auch hier gilt wieder: der Bot kann nur auf Fragen antworten, die er schon kennt oder für die er ein Muster erkennt.
Sollen die Antworten möglichst valide sein, so kann man über das Plus-Zeichen neben der Frage weitere mögliche Fragebildungen hinterlegen und den Bot erneut antrainieren. Die Antwort ist dann für mehrere Fragestellungen gültig bzw. kann der Bot dann auch besser auf ähnlich gestellte Fragen antworten.

Microsoft Teams - test
Microsoft Teams – test

Sollte der Anwender mal eine Frage stellen, zu der der Bot keine Antwort hat, kann der Programmierer hier eine Standardantwort/-aktion hinterlegen (z.B. „Ich kann Ihnen aktuell an der Stelle leider nicht weiterhelfen, ich leite Sie nun aber an einen Kollegen weiter.“). Auch werden nicht beantwortbare Fragen in deiner Datenbank gespeichert, die man dann regelmäßig auswerten kann um eine Anpassung des Bots vorzunehmen.

Ist die Wikipage auf SharePoint Online bereitgestellt, so kann man auch hier wieder Azure Funktionen nutzen und bei Änderungen oder neuen Wiki Inhalten den QandAMaker Service per Trigger zu einem neuen Crawl-Vorgang starten.

Das Microsoft Bot Framework – ein wichtiger Baustein

Die Möglichkeiten, die einem das Microsoft Bot Framework hier bietet, sind nahezu unbegrenzt. So kann der Bot für Web Chat, eMail, Facebook, Skype, Skype for Business oder Teams (um nur einige zu nennen) programmiert und genutzt werden.
Über die Microsoft Cognitive Services stehen Funktionen zur Verfügung, um Personen oder Emotionen in hochgeladenen Bildern zu erkennen, Speech-2-Text einzubinden oder auch Echtzeitübersetzungen.

Microsoft Teams - Bots
Microsoft Teams – Bots

Somit sind viele Anwendungsszenarien denkbar, angefangen bei den hier beschriebenen Bots, die lediglich Informationen aus einer Quelle wiedergeben, bis hin zu komplexen Ausgaben, über die man dann das Hotelzimmer, mit Klimaanlage, Kingsize Bett und Meerblick, sowie Flug und Mietwagen buchen kann.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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