„SharePoint – Create am more connected workspace“

Heute startete in Las Vegas die SharePoint Conference North America. Wie in den vergangenen Jahren auch, verkündete Microsoft im Mai was die Zukunft für SharePoint (Online) bringen wird. Dieses Jahr leitete Seth Patton das News Feuerwerk auf der Keynote in Las Vegas ein.

Hier nun die wichtigsten News aus der Keynote:

Modern Workplace

Zunächst drehte sich alles um den aktuellen Wandel am Arbeitsplatz, mit dem Hinweis das bis 2025 75% der Arbeitnehmer Millenials sein werden und diese eben ihre eigenen Anforderungen und Vorstellungen haben.

Es geht also bei der digitalen Transformation neben der Technologie auch um die Menschen.

Microsoft 365 bei MGM Ressorts

Im Interview schilderte Sy Esfahani (CIO MGM Ressorts) die Herausforderungen der Digitalen Transformation und wie MGM diesen mit Hilfe von Microsoft 365 begegnet.

Innerhalb von 6 Monaten wir MGM 22.000 Mailboxen in die Cloud verschoben haben und allen Mitarbeitern Tools aus Office 365 bereitgestellt haben, darunter auch OneDrive for Business.

Microsoft 365

Jeff Teper nutzte die Gelegenheit SharePoint im Microsoft 365 Ökosystem zu positionieren und zu betonen das SharePoint die Grundlage für Content Collaboration in Microsoft 365 ist. Außerdem nutzen mittlerweile 400.000 Organisationen SharePoint.

Microsoft 365 stellt die notwendigen Tools zur Verfügung um mobilen Zugriff unabhängig vom Standort zu ermöglichen. Mit Hilfe der Office Apps, Mobil, Desktop und im Web kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Outlook und Microsoft Teams stellen den Einstieg in die Arbeit an geteilten Inhalten bereit. Mit Hilfe von Yammer und Microsoft Stream werden Intranets interaktiver. Unternehmensprozesse können mit Hilfe von Microsoft Flow und PowerApps abgebildet und optimiert werden.

All diese Tools stehen über SharePoint oder mit Integration in SharePoint bereit. Die Basis dafür bildet die Office 365 Security und Governance sowie die künstliche Intelligenz und Machine Learning des Office Graph. Die Erweiterbarkeit über Standardschnittstellen ermöglicht es da eigene Entwicklungen zu nutzen, wo die Standard Funktionen nicht ausreichen.

Die 6 Säulen der Content Collaboration

Im weiteren Verlauf wurden die sechs Säulen der „Content Collaboration“ vorgestellt.

• Teilen und Zusammenarbeit
• Menschen informieren und Interesse wecken
• Nutzen von gemeinsamen Wissen
• Unternehmensprozesse transformieren
• Schützen und verwalten
• Erweitern und entwickeln

Diese sechs Funktionsbereiche stellten dann auch die Überschriften für die nun folgenden Live Demos und Ankündigungen dar.

Share & Work Together

In den kommenden Monaten wird der OneDrive „Teilen“ Dialog über die verschiedenen Platformen wie Mobile, Desktop und Web, vereinheitlicht und um neue Funktionen erweitert.

So wird es in Zukunft möglich sein anonyme Links per Passwort zu schützen oder den Download freigegebener Dokumente zu blockieren. Beides Funktionen die von vielen Kunden gewünscht wurden.

Die Mobile App wird über ein Update ein Re-Design der Benutzeroberfläche erhalten, dadurch wird der Button für Foto Aufnahmen leichter zu erreichen sein:

Außerdem kann der Automatische Upload der Camera Roll nun auch endlich in ein OneDrive for Business erfolgen.

Aus administrativer Sicht wird es auch einige Neuerungen geben. So wird es möglich sein, per Vorgabe Ordner wie Desktop, Eigene Dokumente oder eigene Bilder ins OneDrive for Business zu verschieben.

Außerdem wird es möglich sein, bestimmte Teamsites automatisch synchronisieren zu lassen. Website Administratoren können automatisch einen Bericht generieren lassen um eine Übersicht extern freigegebener Dateien zu erhalten.

In Verbindung mit Azure Active Directory P2 Lizenzen wird es möglich sein die Teilen E-Mails anzupassen.

Eine weitere administrative Neuerung ist die Möglichkeit, ein OneDrive for Buisness eines ausgeschiedenen Mitarbeiters an einen beliebigen anderen Mitarbeiter zu delegieren.

Auch Dokument Bibliotheken und Listen in SharePoint Online werden einige neue Funktionen erhalten. So wird das „moderner“ Bibliothekswebpart bald alle Funktionen bekommen, die man aus einer Bibliothek kennt.

Ähnliches gilt für den „Dateien“ Reiter in Microsoft Teams, dieser wird bald die gleichen Funktionen wie eine Dokument Bibliothek zur Verfügung stellen.

Inform & Engage People

Im Fokus dieses Slots stand die SharePoint Mobile App in Verbindung mit Communication und Hub Sites.

Vor einigen Tagen wurde der SharePoint News Feed, den wir seit SharePoint 2010 kennen, endgültig abgekündigt. Neben der Ablösung des Newsfeeds durch Yammer wurden heute die SharePoint News, die auf Modern Teamsites und Communication Sites vorhanden sind, als Alternative ins Spiel gebracht.

Über die SharePoint App erhält man über neue News eine Push Benachrichtigungen und kann mit den News per Kommentar oder „Gefällt mir“ interagieren.

Über den Microsoft Teams Connector können SharePoint News auch in Microsoft Teams angezeigt werden. Das „Teilen“ von News in Yammer ist ebenfalls möglich. Neben News von Team- oder Communication Sites wird es zukünftig auch Organisations News geben, die als offizielle Mitteilung gekennzeichnet sind.

Auch die SharePoint App wird ein Update erhalten, dass den Schwerpunkt auf die Suche und Benachrichtigungen legt. So wird die Benutzeroberfläche deutlich vereinfacht und über die Suche werden Empfehlungen angezeigt und Informationen aus Office 365 zugänglich.

Moderne Seiten in SharePoint Online können bald mit Metadaten versehen werden. Diese Metadaten können in der Suche verwendet und im neuen Seiteneigenschaften WebPart angezeigt werden. Außerdem wird es möglich sein, basierend auf den Metadaten einer Seite, Anwendern angepasste Inhalte anzuzeigen.

Für Moderne Seiten wird es einen neuen Genehmigungsworkflow basierend auf Microsoft Flow geben, der Out Of The Box funktioniert, aber auch angepasst werden kann. Die Genehmigung erfolgt dann über die Seite oder aus der Workflow E-Mail heraus.

Für Hub Sites wird es in Zukunft möglich sein, die Site Informationen anzupassen und über Custom Site Scripts die Zuordnung zu einem Hub zu automatisieren.

Transforming Content Collaboration

SharePoint goes Hololens!

So könnte man die Ankündigung auch überschreiben, die Microsoft hier raus gehauen hat. Untermauert von einer Live Demo wurde hier vorgestellt, wie man Browser basiert virtuelle Räume im SharePoint erstellen kann. Die so genannten Spaces.

Im Browser lassen sich also, wenn man so will, Hololens oder Mixed Reality Headset kompatible Sites erstellen. Dabei lassen sich Texte, Videos, Audio, Grafiken und Objekte aus SharePoint Bibliotheken verwenden

Microsoft stellte verschiedene mögliche Einsatzszenarien vor, darunter Recruiting, Schulungen und Produktenwicklung. Sicherlich ist es nur ein kleiner Schritt, VR einer breiteren Nutzerbasis zugänglich zu machen, aber mit Sicherheit ist es aktuell der einfachste Weg VR Inhalte zu erstellen. Es wird sich zeigen müssen, wie intuitiv das Erstellen von Spaces tatsächlich ist und welche Vorteile sich aus Spaces für Unternehmen in der praktischen Anwendung ergeben.

Harnessing collective Knowledge

Wenn es darum geht, dass im Unternehmen vorhandene Wissen zu nutzen, liegt es Nahe die Enterprise Search dafür zu verwenden.  In den letzten Wochen wurde daran gearbeitet die Benutzerführung konsistent zu gestalten, egal von wo aus man in die Suche einsteigt. In einer Live Demo wurde auch kurz „Bing for Business“ vorgestellt, bei diesem Online Dienst werden Office 365 Suchergebnisse in Bing integriert und auch als solche „Unternehmensergebnisse“ gekennzeichnet.

Wie schon in den Ankündigungen für die SharePoint Mobile App beschrieben, erhält die Suche in der App den Fokus und ermöglicht dem Anwender schnellen Zugriff auf „beliebte Suchvorgänge“ im Unternehmen, die Dokumente an denen und die Personen mit denen man zuletzt gearbeitet hat. AI kuratierte Ergebnisse sind auf den aktuell suchenden Benutzer angepasst

Bald wird es möglich sein weitere Datenquellen aus dem Unternehmen einzubinden und in den Suchergebnissen darzustellen.

Dabei können die Suchergebnisse so aufbereitet werden, dass sie in gleicher Form dargestellt werden wie die SharePoint eigenen Suchergebnisse. So wird auch dabei eine einheitliche Benutzerführung erreicht die auch beinhaltet das externen Suchergebnisse in der SharePoint Suche über das Verfeinerungspanel gefiltert werden können.

Mit den Microsoft Training Service wurde ein komplett neuer Dienst angekündigt, der es ermöglicht Schulungsunterlagen in SharePoint Communication Sites per WebPart bereit zu stellen. Administrativ kann eingestellt werden welche Trainings den Anwendern angezeigt werden sollen, beispielsweise nur für die Office 365 Tools die auch im Einsatz sind. Aktualisierungen der Inhalte erfolgen automatisch.

Ich bin gespannt, wie die Trainingsunterlagen verfasst sind und wie gut sie für die unterschiedlichen Unternehmen und Anwendungsfälle passen. Aber mit Sicherheit ist das Angebot schon mal ein Schritt in die richtige Richtung, die Anwender bei der Nutzung von Office 365 Diensten besser zu unterstützen.

Transform Business Prozesses

In der Vergangenheit hat SharePoint schon komplexe Technik auf einfache Weise zugänglich gemacht. Diese „Tradition“ wird nun auch im Bereich AI / Cognitive Analytics fortgesetzt. Über Flow wird es möglich sein SharePoint Online Inhalte zu analysieren um Beispielsweise ein Bewertung von Twitter Nachrichten zu erhalten oder SharePoint Inhalte zu übersetzen.

Ebenfalls über Cognitive Analytics werden Bilder untersucht und erkannte Objekte und Texte automatisch in den Bild Metadaten gepflegt.

Auf diesem Weg sind Inhalte über die Suche zugänglich oder lassen sich beispielsweise verwenden um die Darstellung in SharePoint Online anzupassen.

In einer Live Demo wurde gezeigt wie Fotos aus einem OneDrive in eine Teamsite kopiert wurden. Dabei wurden sie nach Aufnahmeort in Ordner sortiert. Außerdem wurde der Inhalt im Hinblick auf ein Contoso Unternehmenslogo untersucht und Fotos mit „altem“ Logo mit Hilfe von bedingter Zeilenformatierung rot markiert.

Neben der Darstellung Listeninhalten wird auch das Erstellen von Listen neue Funktionen erhalten. So wird man schon beim Erstellen einer neuen Liste durch einen Dialog geführt um Spalten hinzuzufügen. Hierbei kann auch aus eine Auswahl der zuletzt vom Anwender erstellter Listen als Vorlage getroffen werden.

Das füllen von Listen mit Excel Daten wird per Copy and Paste im Browser möglich sein. In der Liste fehlende Spalten werden automatisch hinzugefügt und der passende Datentyp für die Spalte gewählt.

Eine weitere interessante Funktion ist das erstellen von Planer oder Outlook Aufgaben basierend auf SharePoint Listen Einträgen. Dabei wird es nicht nötig sein die Liste zu verlassen sondern man arbeitet im Kontext der Liste weiter.

Auch PowerBi erhält eine weitere Integration in SharePoint Online. Listen und Bibliotheken werden mit PowerBi analysiert und stehen dort direkt zur Verfügung.

Alle Funktionen die für SharePoint Online vorgestellt wurden, werden sich natürlich in Microsoft Teams integrieren lassen.

Extend and develop

Im Bereich erweitern und entwickeln wurde der überragende Erfolg des SharePoint Frameworks herausgestellt. Die Nutzerzahlen des Frameworks verdoppeln sich aktuell alle 90 Tage.

Als zentrale Schnittstelle für eigene Entwicklungen basierend auf dem SharePoint Framework wird der Office Graph genutzt.

Das SharePoint Framework wird um eine Methode erweitert die es ermöglicht eigene Erweiterungen im ganzen Office 365 Tenant bereitzustellen und nicht nur in einer Site. In einer Live Demo wurde gezeigt wie ein Website Footer zunächst auf einer Site und dann für alle Sites, auch neu erstellte, bereitgestellt wurde.

Mit Hilfe neuer Schnittstellen können Erweiterungen entwickelt werden die untereinander Daten austauschen können, eine Funktion, wie wir es von den klassischen SharePoint WebParts schon kennen. Außerdem können mit dem SharePoint Framework erstellte WebParts Verbindung mit Azure aufnehmen.

Natürlich durfte eine Ankündigung in Bezug auf Microsoft Teams nicht fehlen ;) Mit dem SharePoint Framework entwickelte Erweiterungen werden sich auch in Microsoft Teams integrieren lassen!

Manage and Protect

Für den Bereich „Manage and Protect“ wurde zunächst die Preview des neuen SharePoint Admin Centers vorgestellt. Das Admin Center ist aktuell in Preview und verfügt noch lange nicht über alle Funktionen die man aus der Zentraladministration kennt.

Moderne Team- oder Communication Sites lassen sich aber schon über das neue Admin Center verwalten. Die neue Multi GEO Funktion lässt sich auch nur über das neu Admin Center konfigurieren. Also ist es aktuell notwendig beide Admin Center zu verwenden um alle Optionen in SharePoint Online und OneDrive for Business zu administrieren.

Die Multi-Geo Funktion ist heute  schon verfügbar und ermöglicht es pro Benutzer festzulegen wo die Daten in SharePoint Online und OneDrive for Business gespeichert werden. Dafür wird eine Geo Location Site angelegt und den Benutzern zugewiesen. Erstellen diese Benutzer nun eine neu Teamsite wird diese in der Geo Location Site, also beispielsweise in Europa, angelegt.

Pünktlich zum Inkrafttreten der DSGVO steht im Security & Compliance Center das neue GDPR Dashboard bereit. Es unterstützt unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen in Office 365. In unserem letzten Webinar zu Microsoft Teams sind wir auch schon auf das neue Dashboard und seine Funktionen eingegangen: DSGVO und Microsoft Teams

Mit der öffentlichen Preview auf die Beta von Version 2 steht ein deutlich erweiterter Funktionsumfang im SharePoint Migration Tool bereit. Nun werden deutlich mehr Listen Typen für eine Migration von On-Premises nach SharePoint Online unterstützt. Ein Unterstützung für SharePoint 2016 fehlt allerdings leider bisher.

In einer weiteren Live Demo wurde gezeigt wie mit Hilfe von OneDrive File restore, durch Ransomeware verlorene Daten, wieder hergestellt werden können. Zwar werden die verschlüsselten Dateien noch synchronisiert, Windows Defender unterbindet aber die weitere Verbreitung und OneDrive erkennt das es eine verdächtige Massenoperation gab. Per Push Benachrichtigung wird der Benutzer darüber informiert und erhält direkt die Möglichkeit die Änderungen rückgängig zu machen. Weitere Details zum OneDrive File Restore finden Sie auch in unserem Artikel zum Thema: OneDrive for Business File Restore

Welcome SharePoint 2019

Last but not Least war natürlich auch die kommende SharePoint On-Premises Version, SharePoint Server 2019, ein Thema. Wie bereits bekannt fließen teile der SharePoint Online Entwicklung in die On-Premises Variante ein.

Zu diesen Funktionen zählen Moderne Team und Communication Sites, die Unterstützung für den „NextGen“ OneDrive Sync Client nebst Files On-Demand sowie Verbesserungen im Bereich der Hybrid Konfiguration. Eine Preview Version wird es im Sommer geben, dann wird man sicher mehr zu den Details sagen können. Das Release ist für den Herbst diesen Jahres geplant.

Die Keynote hielt also die ein oder andere Überraschung bereit und die  Menge der Ankündigungen war deutlich größer als in den vergangenen Jahren, zum Beispiel im Vergleich zur Virtual Summit 2017 des letzten Jahres. Es bleibt also spannend in der „SharePoint Welt“ und wir dürfen uns auf viele neue Funktionen und Möglichkeiten freuen.