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Autohaus am Tannenkamp: Mit netgo freie Fahrt fürs Geschäft

Autohaus am Tannenkamp: Mit netgo freie Fahrt fürs Geschäft

Das Autohaus am Tannenkamp in Varel punktet mit seiner jährlich ausgezeichneten Kundenbetreuung. Ob Autos verkaufen, warten oder reparieren – das Rückgrat aller Abläufe ist eine funktionierende IT. Gemeinsam mit netgo wurde daher die IT-Infrastruktur nachhaltig auf Vordermann gebracht – und dadurch die Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Produktivität im Geschäftsbetrieb auf eine neue Stufe gehoben.

Kunde

  • Autohaus am Tannenkamp GmbH
  • Branche: Automotive
  • Mitarbeitende: 45

Lösungen

  • netgo Managed Services inkl. Veeam Backup for O365
  • Microsoft 365
Autohaus am Tannenkamp: Mit netgo freie Fahrt fürs Geschäft

Ausgangssituation

Beim Autohaus am Tannenkamp ist eine zuverlässige IT inzwischen fast so wichtig wie die KFZ-Mechaniker in der Werkstatt. Von der Serviceannahme und Terminvereinbarung bis zur Werkstattplanung – alles läuft digital. Umso schwerwiegender war es, als immer wieder Systeme ausfielen und Applikationen nicht verfügbar waren: „Die Mitarbeiter konnten nicht arbeiten, die Lohnkosten liefen trotzdem weiter“, erklärt Jürgen Kustos, Serviceleiter After Sales beim Autohaus am Tannenkamp. Da der externe IT-Administrator sich weder strukturiert um die IT kümmerte noch zeitnah auf die gemeldeten Probleme reagierte, nahm Kustos die Zügel selbst in die Hand.

Lösung

In Absprache mit der Geschäftsführung wandte er sich an netgo. Genauer: an einen zu netgo gewechselten früheren Arbeitskollegen, der als IT-Leiter bei einem Autohaus gearbeitet hatte. „Ich brauchte jemanden mit IT-Expertise, der ähnlich tickt wie ich“, so Kustos. Nach einem Telefonat war man sich einig, eine Risikobewertung der gesamten IT durchzuführen. Das Ergebnis bestätigte Kustos Befürchtungen: „Es lag vieles im Argen. Beispielsweise gab es keine Datensicherung, die Server waren veraltet, der Hersteller-Support war ausgelaufen und die Firewall abenteuerlich installiert.“ Die einzelnen Mängel summierten sich zu einem erheblichen Betriebsrisiko.

Zunächst wurde gemeinsam mit der Geschäftsführung geklärt: Welche Punkte sind am dringlichsten und wie teuer wird das? Ziel war, einen stabilen und kosteneffizienten IT-Betrieb aufzubauen. Innerhalb von zwei Wochen lag der Projektplan samt den veranschlagten Kosten vor. „Bei jedem Meilenstein hatten wir volle Transparenz: Was wird gemacht, was kostet das und was bringt uns das? Das war wichtig, um die volle Unterstützung der Geschäftsführung zu gewinnen“, sagt Kustos.

Schritt für Schritt stellte netgo eine leistungsfähige IT auf die Beine. Die größten Risiken wurden zuerst in Angriff genommen. Den Anfang machte die Ablösung der veralteten Server durch aktuelle Technologie samt Migration der VMware-Umgebung. Durch die neue Hardware-Plattform erhielt die gesamte IT ein solides Fundament. Die positiven Effekte waren rasch spürbar: Anwendungen liefen nicht nur einwandfrei, sondern auch deutlich performanter.

Als nächstes wurden alle Clients und Server abgesichert, um einen lückenlosen Endpoint-Schutz herzustellen. Im gleichen Schritt erweiterte netgo gemeinsam mit Volkswagen den für den Autohersteller bestimmten IP-Bereich und verbesserte die Konnektivität des WLAN-Netzwerks in der Werkstatt – beides zur Freude der KFZ-Mechaniker: Ihnen steht zur Integration weiterer Geräte jetzt wieder ausreichend Adressraum bereit. Außerdem sind WLAN-Abbrüche passé. Statt Prozesse wie etwa das Auslesen des Fehlerspeichers zeitaufwändig immer wieder neu starten zu müssen, laufen diese auf Anhieb durch.

Darüber hinaus löste netgo den lokalen Mailserver durch Exchange Online ab und ersetzte das sporadisch genutzte Microsoft 365 Apps for Business durch Microsoft Teams für alle Mitarbeiter. Neben den Vorteilen hinsichtlich der Lizenzierung erleichtern beide Lösungen die Kommunikation und Zusammenarbeit.

Als letzter Meilenstein wurde die Datensicherung eingerichtet. Ein lokaler Backup-Server als Primärspeicher sowie ein Network Attached Storage (NAS), das als zweite Instanz in einem getrennten Brandabschnitt installiert ist, sorgen für mehr Sicherheit im K-Fall. Mittelfristig soll das Backup zudem in die Cloud wandern.

Mit anderen Systemhäusern wäre für uns vieles umständlicher und aufwändiger. Auch deshalb, weil die meisten unsere Branche und die VW-Welt nicht kennen. Bei netgo reicht es, eine kurze E-Mail an den IT-Support zu schicken. 15 Minuten später ist die Antwort da, aus der ich erkenne: Die wissen was zu tun ist, die denken mit. Das ist viel wert.

Ergebnisse

Nach drei Monaten war die Modernisierung abgeschlossen – und eine neue Zeitrechnung begann. „Es gab plötzlich keine Anrufe mehr von Mitarbeitern, die Probleme meldeten. Stattdessen kam positives Feedback von der Mannschaft: Wir können unseren Job machen. Alles funktioniert!“, sagt Kustos. Damit das so bleibt, hält netgo im Rahmen eines Managed-Services-Vertrags die IT aktuell und sicher.

Auch die Geschäftsführung spürt die Verbesserungen. Es gibt keine teuren Leerzeiten mehr, weil Mechaniker oder Servicemitarbeiter untätig rumstehen müssen. Stattdessen sorgen verlässliche IT-Systeme für eine höhere Produktivität und bessere Planbarkeit im Tagesgeschäft. IT-Standards ermöglichen einen kosteneffizienten Regelbetrieb und die Ausgaben für die Managed Services sind als laufende Betriebskosten steuerlich absetzbar.

IT-seitig ist das Autohaus am Tannenkamp für die Zukunft gut gerüstet. „Durch die Servicepartnerschaft mit netgo sind wir dauerhaft auf der sicheren Seite. Was mich regelrecht begeistert, sind die kurzen Wege und schnellen Reaktionszeiten. Wenn’s mal brennt, dann weiß ich: uns wird sofort geholfen“, resümiert Kustos.

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Tierney @adobestock.com

5 Ursachen für Datenverlust in Microsoft 365 und wie Backup-Lösungen dem vorbeugen

Datenverluste sind ein Alptraum, den kein Unternehmen erleben möchte. Bereits ein einziges versehentlich gelöschtes Dokument kann ernsthafte Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Im heutigen Zeitalter der Cloud-Technologie – insbesondere im Microsoft 365-Ökosystem – gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten zu verlieren, ob absichtlich oder nicht. Sei es durch einen einzigen Fehlklick oder durch die Zuweisung falscher Einstellungen und Berechtigungen – Mitarbeiter auf allen Ebenen müssen Vorkehrungen gegen Datenverluste treffen.

Es gibt verschiedene Datenverlustszenarien, über die man allgemein Bescheid wissen sollte. Schauen wir uns an, wie es zu diesen Szenarien kommt, damit Sie einen Eindruck davon erhalten, wie Sie deren Eintreten verhindern können – und wie Backup- und Wiederherstellungslösungen von Drittanbietern Ihnen helfen können. So kommt es zu Datenverlust in Microsoft 365:

Beschädigte Datei durch Versionierung

Die Beschädigung von Dokumenten ist eine der häufigsten Arten, wie Unternehmen Daten verlieren. Mitarbeitende haben die Eigenart, viele Versionen eines einzigen Dokuments zu erstellen, die sich Version um Version ansammeln. Die Unterscheidung der Versionen erfolgt dann anhand ihrer Titel. So weit, so nachvollziehbar. Wird die Datei in diesem Szenario beschädigt, wird es unmöglich, die Version wiederherzustellen, die Sie benötigen, da sie an verschiedene Nutzer im Team weitergeleitet wird. Hier erweist sich eine effiziente externe Backup-Lösung als nützlich: Sie stellt nicht nur eine bestimmte Datei wieder her, sondern auch genau die von Ihnen gewünschte Version. Mit AvePoints Cloud Backup können Sie den Wiederherstellungspunkt auswählen, um die korrekte Dateiversion wiederherzustellen, wie auf dem folgenden Screenshot zu sehen ist:

Löschung von Planner-Registerkarten durch Nutzer

Auch wenn es andere Fälle gibt, in denen Microsoft 365-Datenverluste in größerem Umfang auftreten, handelt es sich bei diesem Szenario eher um den Verlust einzelner Dateien. Obwohl Planner noch relativ neu und daher nicht so gebräuchlich ist, eignet sich die Anwendung zur effektiven Überwachung Ihrer Aufgaben und Fortschritte. Es schafft einen Kollaborationsbereich für Teams, in dem Berechtigungen nicht so eng gefasst sind. Aus diesem Grund können Nutzer im Handumdrehen Aufgaben löschen.

Die Wiederherstellung eines gelöschten Elements scheint hier allerdings schier unmöglich, da Ihnen nur wenige Sekunden bleiben, um die Löschung wieder rückgängig zu machen. Glücklicherweise hilft Ihnen auch hier das gleiche Backup-Tool dabei, bestimmte Elemente wiederherzustellen. Gelöschte Buckets können in Sekundenschnelle wiederhergestellt werden!

Rollback von Site-Inhalten durch Teambesitzer oder Administratoren

Ein weiteres großartiges Tool, das von vielen genutzt wird, ist Microsoft Teams, obwohl Datenverluste auch dort ein Problem sind. Teambesitzer haben den höchsten Berechtigungsstatus und damit die Möglichkeit, bestimmte Tätigkeiten innerhalb eines Teams und des zugehörigen SharePoint-Pendants auszuführen. Im Webinar wurde gezeigt, wie ein Rollback von einem bestimmten Punkt aus eine Datenversion wiederherstellen kann, aber auch alle nicht ausgewählten Wiederherstellungspunkte verwirft, was zu einem Verlust aller Änderungen und Dokumente führt, die die Zusammenarbeit beeinträchtigen könnten. Cloud Backup ist hier von großem Nutzen, da Sie mit zahlreichen Wiederherstellungsoptionen von höchster Ebene bis zum Einzelelement verschiedene Arten von Microsoft Teams-Inhalten wiederherstellen können.

Administratorenfehler in Bezug auf Metadaten und Berechtigungen

„Citizen Developer“ ist eine von Microsoft entwickelte Funktion, die es Administratoren oder bestimmten Nutzern ermöglicht, Prozesse mit Low-Code- oder No-Code-Lösungen wie der Power Platform zu entwickeln. Obwohl diese Funktion eine einfache Lösung für bestimmte Probleme bietet, ist sie auch anfällig für Fehler, die zu Datenverlusten führen können. Diese No-Code-Flows könnten sich in größerem Umfang auswirken, da sie Massenänderungen an Inhalten ermöglichen; eine Bewegung und ein großer Teil der Inhalte kann verschwinden. Eine einfache Handlung wie das Löschen oder Verschieben einer Spalte kann sich gravierend auf Metadaten und Berechtigungen auswirken.

Leider lassen sich diese klaffenden Lücken durch native Wiederherstellungsmöglichkeiten nicht schließen. Seien Sie also extravorsichtig bei der Erstellung und Bearbeitung dieser Projekt-Workflows. Auch bei der Vergabe von Berechtigungen und Zugang an bestimmte Nutzer sollten Admins und Teambesitzer vorsichtig vorgehen. Glücklicherweise deckt die gleiche Drittanbieterlösung, die wir bereits erwähnt haben, auch hier Ihren Bedarf ab! Mit Cloud Backup können Sie alle Metadaten und Berechtigungen wiederherstellen, die Sie brauchen.

Aufbewahrung der Inhalte ehemaliger Mitarbeiter

Dieses Szenario könnte möglicherweise größere Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben als die oben genannten. In Fällen, in denen Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder nur für kurze Zeit bleiben, stellt sich die Frage, ob Admins deren Lizenzen und damit Inhalte beibehalten oder die Lizenzen deaktivieren und entfernen sollten, um ihren Zugriff auf Outlook-Postfächer oder OneDrive zu sperren.

Auch hier kann eine starke Microsoft 365-Backup-Lösung eines Drittanbieters wie Cloud Backup entscheidend sein. Mit dem AvePoint Tool können Sie ein ganzes Postfach exportieren, für zusätzliche Sicherheit verschlüsseln und am gleichen oder einem anderen Ort wiederherstellen, wenn der Mitarbeiter zurückkehren sollte oder Sie wichtige Inhalte überprüfen müssen.

Cloud Backup bietet zudem die Möglichkeit, ein eigenes Speichergerät zur Wiederherstellung der Daten einzusetzen. Das ist besonders für Anwender wie Behörden nützlich, bei denen Sicherheit den höchsten Stellenwert einnimmt.

Die native Datenwiederherstellung von Microsoft 365 ist zwar hilfreich, deckt aber nicht alles ab, was Sie benötigen. In manchen Fällen können Sie Ihre Daten innerhalb von zwei Wochen nach der Löschung wiederherstellen; in anderen haben Sie (wie bei Planner) keinerlei Wiederherstellungsmöglichkeit. Sehen Sie sich die Beispielszenarien unten an:

Es ist kein Geheimnis, dass Daten stets anfällig für Datenschutzverletzungen und Angriffe sind. Deshalb liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass in Ihrer Organisation alles richtig eingerichtet ist, um die aufgeführten Szenarien zu vermeiden. Erfahren Sie, wie die Backup- und Wiederherstellungslösungen von AvePoint Ihnen dabei helfen, kritische Microsoft 365-Daten zu sichern und zu schützen.

Dieser Artikel erschien zuvor bei AvePoint.

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mobene: Modernes Intranet mit SharePoint Online

mobene: Modernes Intranet mit SharePoint Online

Die mobene Unternehmensgruppe ist mit ihren Tochtergesellschaften ein in Deutschland führendes Handelsunternehmen für Heizöl, Kraftstoffe, Schmierstoffe, Erdgas und Strom mit Sitz in Hamburg und Verwaltungssitz in Essen. Rund 520 Mitarbeiter an bundesweit über 30 Standorten betreuen mehr als 20.000 gewerbliche und behördliche Verbraucher sowie über 270.000 private Endkunden.

Kunde

  • Mobene GmbH & Co. KG
  • Branche: Energiehandel
  • Mitarbeiter: ca. 520

Lösungen

  • SharePoint Online
  • Microsoft Forms
  • Microsoft Stream
netgo Success Story: Modernes Intranet mit SharePoint Online bei mobene (Whitepaper)

Ausgangssituation

Vor Projektbeginn stellte mobene seinen Mitarbeitern Informationen über ein PHP-basiertes Intranet zur Verfügung, welches vornehmlich verlinkte PDF-Dokumente enthielt. Die Gestaltung von Inhalten war aufwändig, die Pflege umständlich und Inhalte waren aufgrund einer fehlenden Volltextindizierung oftmals nicht auffindbar. Um Inhalte in mehreren Bereichen verfügbar zu machen, musste ein Dokument zudem redundant abgelegt werden, was an einigen Stellen zu unterschiedlichen Versionen führte. Das Unternehmen setzte u.a. mit Exchange Online schon die ersten Lösungen aus Microsoft 365 ein. Da SharePoint Online bereits lizenziert war, lag es auf der Hand, die Neugestaltung eines gruppenweiten Intranets mit dieser Technologie umzusetzen.

Lösung

netgo konnte durch zahlreiche erfolgreich durchgeführte Projekte bereits nachweisen, Intranets mit SharePoint Online in agiler Weise umsetzen zu können. Ein initialer Anforderungsworkshop, der aufgrund der Corona-Pandemie mittels Microsoft Teams durchgeführt wurde, konnte mobene zudem von der Leistungsfähigkeit der netgo überzeugen. Bereits wenige Wochen später konnte zum Projektstart mit einem ersten grundlegend strukturierten Prototyp die weitere Ausgestaltung des Intranets mit der Marketingabteilung besprochen werden. Während die Inhalte und die Gestaltungselemente durch die Marketingabteilung bereitgestellt wurden, kümmerte sich netgo um die technischen Anpassungs- und Ergänzungswünsche unter Microsoft 365. Mittels SharePoint Hub, eigenen Farbgestaltungen, Site Scripts, JSON-angepasster Listen und über das lokale Active Directory steuerbare Sicherheitsgruppen konnten alle Wünsche des Kunden zu den Themen Strukturierung, Design, Navigation, Informationsaggregation und Berechtigung umgesetzt werden.

Wir standen vor der Herausforderung, während einer Reorganisation der Unternehmensgruppe, eine zentrale Informationsplattform für alle Mitarbeiter aufzubauen. Die Flexibilität von SharePoint Online hatte uns von Beginn an überzeugt und ermöglichte uns während der agilen Neugestaltung unseres Intranets, auf Änderungen schnell reagieren zu können.

Die Zusammenarbeit mit der netgo war dabei in jeder Phase des Projekts hervorragend! Wir konnten sofort von der enormen Erfahrung unseres Partners profitieren und wurden sowohl bei der Gestaltung und Strukturierung als auch bei der Lösungsfindung und Administration stets kompetent beraten. So ließ sich unser Intranet in kürzester Zeit realisieren. Auch die ausgezeichnete Unterstützung beim Intranet-Launch durch Video-Material und Schulungen unserer Redakteure haben uns in jedem Fall überzeugt.

Ergebnis

Anfang 2022 konnte das zentrale Intranet der mobene Unternehmensgruppe für alle Mitarbeiter zeitgerecht wie gewünscht bereitgestellt werden. Alle Kollegen waren im Vorfeld über die Neuerungen informiert und konnten vom ersten Tag mit dem verbesserten Informationssystem arbeiten. Alle Inhalte werden volltextindiziert und sind nun jederzeit auffindbar. Die starke Verzahnung mehrerer Onlinedienste in Microsoft 365 wie SharePoint Online, Microsoft Forms und Microsoft Stream konnten den Kunden vollständig überzeugen und haben den Einkauf zusätzlicher Lösungskomponenten überflüssig gemacht.

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Vossko: Neue IT-Infrastruktur stützt starkes Wachstum

Bei Vossko muss die IT mit einem starken Unternehmenswachstum Schritt halten können: Seit Anfang 2019 kann sich der Spezialist für Tiefkühlprodukte auf eine hoch moderne Infrastruktur mit neuen Servern und Storage-Systemen, Microsoft Office 365 und Teams als zentrales Kommunikationswerkzeug verlassen. Ein Zeitplan, der mit dem Abschluss nur wenige Wochen vor Ausbruch der weltweiten Pandemie perfekt getimt war.

Kunde

  • Vossko GmbH & Co. KG
  • Branche: Spezialist für Tiefkühlbrodukte
  • Mitarbeiter: ca. 1.200
  • Umsatz: ca. 210 Mio. €
  • Produktionskapazität: 65.000 t

Lösungen

Von Ostbevern in die ganze Welt: Innerhalb weniger Jahre hat sich die 1982 gegründete Vossko GmbH & Co. KG weltweit einen hervorragenden Ruf mit Tiefkühlwaren erarbeitet. Ob Convenience-Produkte aus Hähnchen-, Puten-, Schweine- oder Rindfleisch, vegane und vegetarische Artikel, oder Halal- und Beter-Leven-Menüs – Vossko macht seine Rezepturen, Garprozesse und Zubereitungsempfehlungen immer wieder ein bisschen besser. Neben dem Lebensmitteleinzelhandel beliefert der Anbieter mit seinen 700 Mitarbeitern am Stammsitz in Nordrhein-Westfalen und weiteren 500 in der brasilianischen Niederlassung Hersteller von Fertigmenüs, Pfannengerichten, Feinkostsalaten und anderen Nahrungsmitteln. Hinzu kommt seit 2006 ein separates Sortiment für Kantinen, Krankenhäuser, Seniorenheime oder Bildungseinrichtungen.

Mit Vertrauen und Know-how

Ein Wachstum, das nach dem kontinuierlichen Ausbau der Produktions- und Bürogebäude auch die IT-Infrastruktur des Lebensmittelunternehmens an die Leistungsgrenze gebracht hatte. „Unsere gesamten Server waren rund sechs Jahre alt, hatten fast keine Garantie mehr und die Wartung lief aus.“, begründet Tobias Kleimann, Leiter IT bei Vossko, den Entschluss, die IT zu modernisieren und sich dafür einen passenden Dienstleister zu suchen. Wichtig für die Wahl des Implementierungspartners, das Vertrauen: „Ich kannte netgo bereits von früher und hatte damals sehr gute Erfahrungen mit der Firma gemacht.“ Die endgültige Entscheidung fiel allerdings erst nach einem Evaluierungsprozess, in dem sich mehrere Beratungsunternehmen um den Auftrag bewarben. Kleimann: „Dabei kam heraus, dass auch das Soft- und Hardware-Portfolio von netgo unsere Anforderungen abdecken konnte.“ So galt es schließlich in einem ersten Schritt, die zwei gespiegelten Unternehmensserver und das Storage-System aufzubauen, bevor das Netzwerk-Tuning und die Exchange-Migration mitsamt E-Mail-Diensten angegangen werden konnte. „Im Sommer 2019 stand dann Office 365 und das Thema Teams auf dem Programm“. Ein geschäftskritisches Thema, wie sich später herausstellen sollte.

Ich kannte netgo bereits von früher und hatte damals sehr gute Erfahrungen mit der Firma gemacht.

Und mit Teams in die Pandemie

Um das remote Arbeiten zu ermöglichen und die sowieso schon knappen Büroräume zu entlasten, sollten Mitarbeiter zunehmen auch von zuhause aus tätig sein können. „Innerhalb von zwei Wochen waren alle Mitarbeiter komplett ausgestattet und konnten im Home-Office arbeiten“, so der IT-Leiter. Waren die Mitarbeiter in Deutschland und Brasilien früher noch an Konferenzräume oder Telefone gebunden, um tägliche Besprechungen durchzuführen, so sind heute Teams-Konferenzen alltäglich geworden. Vom Azubi bis zum Geschäftsführer verfügt jeder Mitarbeiter seitdem über ein Surface-Tablet, mit denen sich sogar Wartungen und Reparaturen zwischen den beiden Standorten virtuell durchführen lassen. „Ich habe von der Geschäftsleitung mehrfach die Rückmeldung bekommen, wie perfekt das alles geklappt hat“, so Kleimann, der allerdings auch das Glück des Tüchtigen hatte: „Wir waren einen Monat vor Corona fertig.“

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Modern Work: Lapmaster Wolters geht in die Cloud

Feinschleifen, Läppen, Honen, Entgraten oder Polieren – geht es um die Bearbeitung von Werkstücken, nimmt es die Lapmaster Wolters GmbH ganz genau: Die Maschinen des norddeutschen Traditionsunternehmens sind in der Lage, Werkstücke mit einer Präzision bis in den Nanometerbereich herzustellen. Höchste Qualität erwartete der Maschinenbauer aus Rendsburg in Schleswig-Holstein, der zur Unternehmensgruppe Precision Surfacing Solutions gehört, deshalb auch vom bevorzugten IT-Berater netgo, als Anfang 2021 eine standortübergreifende Migration der On-Premises-basierten Exchange-Infrastruktur nach Microsoft Exchange Online und Microsoft 365 anstand.

Kunde

Lapmaster Wolters GmbH

  • Branche: Maschinenbau
  • Mitarbeiter: > 700

Lösungen

  • netgo Cloud-Intelligenz
  • Microsoft-Tools
  • netgo SaaS-Lösung

Ausgangssituation

Lange Zeit galt Linux als bevorzugte Betriebssystembasis für die IT von Lapmaster Wolters. Mit der Übernahme durch Novellus Systems im Jahr 2004 erfolgte für den Maschinenbauer der Aufbruch in die Microsoft-Welt. Nun hat ein neues IT-Kapitel begonnen: die Migration nach Microsoft 365. Das Ziel: den rund 700 Benutzern an diversen Standorten der Unternehmensgruppe Zugriff auf E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben über PCs, das Web und mobile Endgeräte zu ermöglichen.

Modern Workplace in der Cloud

„Lapmaster Wolters hatte zu dem Zeitpunkt bereits Microsoft Teams und einzelne Microsoft-365-Services wie OneDrive und SharePoint im Einsatz. Es war logisch, das volle Potenzial der Cloud ausschöpfen zu wollen“, skizziert Pascal Werda, Senior Consultant bei netgo, ein typisches Einstiegsszenario für aktuelle Migrationsprojekte. Und auch für Stefan Blohm-Sievers, IT-Leiter bei Lapmaster Wolters, stand die durchgehende Effizienz und Produktivität im Mittelpunkt der Transformation: „Load Balancing, Netzwerk-Konfiguration, Supportkosten – wir wollten eine homogene Infrastruktur, um die Administration zu vereinheitlichen und die Wartungsaufgaben zu reduzieren.“

Hinzu kam nach den Worten des IT-Leiters die Anforderung, die Verfügbarkeit von Services und die Sicherheit mithilfe der Cloud zu erhöhen. Seitdem Mitarbeiter sich von Außerhalb nicht mehr über das Virtual Private Network (VPN) einwählen müssen und Zugriffe per Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt sind, „haben sich nun auch die Probleme mit hohen Latenzen erledigt,“ konkretisiert Blohm-Sievers.

Ein solches Projekt hätte sich ohne die Unterstützung von netgo nicht umsetzen lassen.

Sicherheit im Fokus

Eine der größten Herausforderung für Lapmaster Wolters und den Implementierungspartner netgo bestand schließlich darin, die bislang verwendeten Security-Lösungen von Symantec durch Microsoft-Alternativen auszutauschen und das Regelwerk beziehungsweise die Erkennungsalgorithmen für die Abwehr von Schadsoftware anzupassen. Ein Projektziel, das sich bereits kurze Zeit später auszahlte: „In der Vergangenheit mussten IT-Mitarbeiter regelmäßig E-Mails prüfen und zur Zustellung an den finalen Adressaten freigeben, die in die Quarantäne aufgenommen worden waren.

Dieser manuelle Prozess hatte durchschnittlich einen Tag pro Woche in Anspruch genommen. Mit der Cloud-Intelligenz und den Microsoft-Tools läuft das jetzt ohne unser Zutun“, so Blohm-Sievers. Durch den Umstieg auf die SaaS Lösung entfällt auch das zeitaufwändige Installieren von Updates und die dafür notwendigen Ressourcen werden frei für andere Tätigkeiten. Positive Erfahrungen, die der Lapmaster Wolters Manager auch dem Implementierungspartner aus Borken zuschreibt: „Ein solches Projekt hätte sich ohne die Unterstützung von netgo nicht umsetzen lassen.“

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Microsoft Defender for Identity, oder „Absicherung des lokalen ADs mit der Cloud“

Bei der Entscheidung zur Nutzung der Microsoft 365 Cloud, sei es vollumfänglich oder nur einzelne Dienste wie beispielsweise Microsoft Teams, werden in den meisten Fällen die „On-Premises Zelte“ nicht komplett abgerissen. Der häufigste Anwendungsfall ist eine hybride Nutzung, also eine Kombination aus den bestehenden Diensten im eigenen Rechenzentrum und den Diensten und Funktionen aus Microsoft 365. Unumgänglich ist dabei natürlich die Verwaltung der User bzw. etwas allgemeiner ausgedrückt der Identitäten. In der bestehenden IT-Infrastruktur ist dafür in den meisten Fällen das Active Directory (kurz AD) verantwortlich. Auf Cloud Seite gibt es das Azure Active Directory (kurz AAD). Dazwischen kommt Azure Active Directory Connect, welches u.a. die Synchronisierung der Identitäten durchführt und fertig ist die hybride Identitätsverwaltung.

Vorteile für das Unternehmen

Aus dieser Synchronisierung ergeben sich viele Vorteile für das Unternehmen und auch für die User, ganz davon abgesehen, dass es für bestimmte Szenarien sogar zwingend nötig ist.
Ein großer Vorteil für das Unternehmen ist die dadurch weiterhin bestehenbleibende zentrale Userverwaltung. Das Anlegen neuer User oder Änderungen an bestehenden Usern werden weiterhin im lokalen Active Directory durchgeführt und dann automatisch ins Azure AD übertragen.

Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass er weiterhin nur einen User besitzt, mit dem er sich in beiden Welten anmelden kann und im Optimalfall sogar per Single Sign-On transparent hin und her „springen“ kann. Dies trägt ebenfalls zur Sicherheit bei, da der User beispielsweise nicht mit mehreren Passwörtern hantieren muss.

Cloud & Lokales Active Directory

Jetzt fragen Sie sich bestimmt, was das mit dem Titel dieses Beitrags zu tun hat. Naja, wenn man sich den gerade dargestellten Zusammenhang einmal vor Augen führt, bedeutet das, dass trotz Cloudnutzung, das lokales Active Directory weiterhin eine extrem wichtige Rolle beim Schutz der Identitäten spielt. Leider wird dies in den Planungen der Sicherheitsstrategie für die Cloud häufig etwas außer Acht gelassen. Bei der Implementierung von Conditional Access, Azure MFA und allem Weiteren, was das Azure AD an Sicherheitswerkzeugen zu bieten hat, denken die wenigsten an das On-Premises AD.
Bitte verstehen Sie mich nicht falsch, die ganzen Maßnahmen zur Absicherung des Azure AD sind absolut sinnvoll und notwendig, aber bedingt durch die Tatsache, dass die Quelle der Identitäten weiter im AD liegt, sollte diesem die gleiche Beachtung geschenkt werden!

Microsoft Defender for Identity

Selbstverständlich, Sie haben es bestimmt schon geahnt, hat Microsoft hier auch was im Angebot: Microsoft Defender for Identity, eine cloudbasierte Lösung, zur Erkennung von Bedrohungen, gefährdeten Identitäten und schädlichem Verhalten im lokalen Active Directory. Dazu überwacht, analysiert und lernt der Defender for Identity die gesamten Benutzeraktivitäten und -informationen, um anschließend entsprechende Anomalien erkennen zu können. Technisch wird das mit Hilfe von Sensoren umgesetzt, die auf den Domänencontrollern installiert werden. Hier passiert auch der Hauptteil der Analyse, so dass eben nicht, wie der ein oder andere jetzt vielleicht befürchtet hat, die gesamten Daten in die Cloud übermittelt werden. Die Ergebnisse wandern natürlich in die Cloud. Hieraus ergibt sich dann aber auch die enorme Stärke, im Rahmen der (hoffentlich) sowieso vorhanden Cloud-Sicherheitsstrategie besteht noch eine zusätzliche Quelle, die in die Betrachtung und Auswertung der Sicherheit der gesamten Umgebung mit einfließt. Denn auch bei den ganzen Sicherheits- und Compliance Tools in der Cloud gilt: Gemeinsam sind wir stark.

Quelle: Bereitstellen von Bedrohungsschutzfunktionen über Microsoft 365 | Microsoft Docs

Wenn ich nun Ihr Interesse geweckt habe und Sie etwas tiefer unter die „Motorhaube“ des Defender for Identity schauen wollen, dann kommen Sie gerne auf uns zu und vereinbart einen Termin. Zusätzlich steht die netgo natürlich auch bei alle anderen Fragen Rund um die Sicherheit von Microsoft 365 zur Verfügung.

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User Adoption – Man kann nicht nicht kommunizieren

Kommunikationsplanung

Schon der österreichische Philosoph und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick hat in seinen „Fünf Axiomen der menschlichen Kommunikation“ festgehalten: Man kann nicht nicht kommunizieren.

Diese Aussage stellt dar, dass es uns Menschen unmöglich ist, keine Kommunikation zu anderen Mitmenschen aufzubauen, selbst wenn wir uns bemühen, diese zu ignorieren. In der Planung von Projekten kann man diesen Grundsatz ebenfalls erkennen. Denn wenn bei der Einführung neuer Produkte, welche sich nachhaltig auf unsere Geschäftsprozesse auswirken, die Mitarbeiter nicht rechtzeitig und in einem gesunden Maße informiert werden, wird dies als negative Kommunikationsleistung ausgelegt und bremst die Durchdringung neuer Systeme im Unternehmen, welche wir mit der Umsetzung eines Projektes anstreben.

Eine weitsichtige Kommunikationsplanung beginnt daher schon unmittelbar nach der Projektvergabe. Schon zu Beginn der Einführungs- und Transitionsphase von Microsoft 365 sollte die eigentliche Kommunikation innerhalb des Unternehmens starten, damit Anwender sich informiert und nicht übergangen fühlen und sich persönlich auf die kommenden Umstellungen vorbereiten können.

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Expertise aus bereits durchgeführten Microsoft 365 Projekten bei Ihrer Kommunikationsplanung.

Gemeinsam wird ein auf Ihren geplanten Microsoft 365 Rollout und Ihr Unternehmen zugeschnittener Kommunikationsplan aufgestellt, in welchem festgehalten wird, wann welche Personengruppen neue Informationen über den Projektverlauf erhalten. Diese Informationen können über verschiedene digitale oder auch analoge Kommunikationsmittel den Weg zu Ihren Mitarbeitern finden. Der klassische Newsletter ist hierbei nur einer von vielen Wegen, welchen wir Ihnen an die Hand geben können.

Auch die an Ihr Corporate Design angelehnte Gestaltung und gemeinsam ausgearbeitete Nomenklaturen und Formulierungen, fließen in die Kommunikationsplanung ein, damit Ihre Mitarbeiter sich mit der Art und Weise der Kommunikation identifizieren können und immer auf dem neuesten Stand sind.

Marketing geht auch intern!

Gemeinsam mit einem ausführlichen und auf das Projekt zugeschnittenen Kommunikationsplan spielt das interne Projektmarketing eine nicht unerhebliche Rolle in Bezug auf eine gesunde Akzeptanz- und Informationsgrundlage der Mitarbeiter für ein erfolgreiches Projekt und seine finale Umsetzung.

Für ein Microsoft 365 Projekt ist es daher essenziell, dass aus dem Unternehmen heraus die berühmte Werbetrommel gerührt wird, um die Endanwender zu begeistern und das Projekt von der Planung bis zur Umsetzung in ein positives Licht zu stellen.

Das Projektmarketing bietet unterschiedliche Mittel und Wege, geplante Projektschritte vorzustellen oder die Anwender während des Rollouts Ihrer Microsoft 365 Umgebung zur ersten und daraufhin durchgehenden Nutzung von Microsoft Applikationen zu bewegen. Sei es durch Goodies und Gimmicks, welche den Endanwendern an die Hand gegeben werden, professionell aufbereiteten Ankündigungsvideos oder durch die Einrichtung von Bereichen in Ihrer Microsoft 365 Umgebung, welche die Verwendung ebendieser spielerisch steigern. Auch ein Bereich für eine konstruktive und transparente Behandlung von Feedback stellt einen wichtigen Teil des Projektmarketings dar, aus welchem neue, benutzerorientierte Aufgaben abgeleitet werden können.

Mit den Kapazitäten, welche die netgo Group zur Verfügung stehen hat, können wir Ihr Unternehmen bei der organisatorischen, technischen und auch marketing- und designseitigen Gestaltung eines erfolgreichen Projektmarketings unterstützen.

Gemeinsam mit einem passenden Kommunikationsplan lösen sich interne Barrieren für eine Umstellung in die Microsoft Welt und einem erfolgreichen und übergreifend durchdringendem Rollout steht nichts mehr im Weg.

Nachdem wir in den bisherigen Ausgaben des netgo Microsoft 365 User Adoption Blog vor allem Aspekte besprochen haben, welche Führungskräfte und Mitarbeiter betreffen und vorbereitender und organisatorischer Natur sind, wollen wir in der vierten Ausgabe eine Verknüpfung zu den Applikationen von Microsoft 365 herstellen, indem wir die Themen Use Cases, Pain Points und User Stories beleuchten. Bis dahin: Drive Adoption!

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Vögel fliegen in PfeilformationLove the wind @adobestock.com

User Adoption – Gemeinsam.Eine.Vision.

Eine gemeinsame Vision.

In der Geschichte sind Visionäre und ihre richtungsweisenden Erkenntnisse schon immer von Bedeutung gewesen. Auch in der IT haben große Visionäre ihre Spuren hinterlassen: ob Bill Gates bei Microsoft, Steve Jobs bei Apple oder in jüngster Neuzeit Elon Musk mit seinen diversen technologischen Innovationen. Allesamt hatten sie die Zeichen der Zeit erkannt und konnten Menschen von ihren Visionen überzeugen.

Auch im kleineren, unternehmerischen Kontext kann eine Vision von erheblicher Relevanz für die künftige organisatorische Ausrichtung sein. Doch was genau ist hiermit gemeint?

Änderungen in der Unternehmens-IT bringen häufig auch Änderungen in der Arbeitsorganisation und den Prozessabläufen mit sich. Typische Stichwörter sind „Digitalisierung“, „Vereinfachung“ oder „Automatisierung“. Wenn die Endanwender, welche diesen Änderungen in ihrer Arbeitsweise betroffen sind, nicht nachvollziehen können, warum diese Änderungen vorgenommen werden, ist es schwierig, eine grundlegende Akzeptanz für neue Organisation und Systeme zu schaffen.

Genau hier muss jedem Mitarbeiter im Unternehmen von führenden Positionen eine Vision an die Hand gegeben werden, welche verständlich beschreibt, warum Änderungen für die Erreichung übergreifender Firmenziele relevant sind.

Unsere Mitarbeiter unterstützen Sie dabei, in Ihrem Führungskreis für die Einführung von Microsoft 365 eine kurze und prägnante Vision zu formulieren, welche diverse Fragestellungen beinhaltet. Unter anderem: Was sind die Herausforderungen innerhalb Ihrer Organisation? Mit welchen Zielen ändert die Organisation ihre Arbeitsweisen? Welche Vorteile bieten neue, sozialere und transparente Arbeitsweisen? Wie wird der Erfolg aussehen, wenn Arbeitsweisen übernommen werden?

Anhand dieser Fragestellungen und in den passenden Worten für Ihre Mitarbeiter kann eine Leitlinie erstellt werden, welche die Akzeptanz und das Verständnis für die Veränderungen steigern, welche Microsoft 365 mit sich bringt, und somit die Chance für eine erfolgreiche Einführung.

Gemeinsam an einem Strang ziehen!

Um eine allgemeingültige Vision formulieren zu können, sollten die wichtigsten Stakeholder eines Microsoft 365 Projektes zusammenarbeiten und dabei die Zielgruppen im Blick behalten.

Die Stakeholder und deren Verantwortlichkeiten, sowie Ziel- und Interessengruppen müssen vor dem Start eines Projektes festgelegt werden. Im User Adoption Initialworkshop der netgo definieren wir mit Ihnen gemeinsam die wichtigsten Zielgruppen und Stakeholder, legen Verantwortlichkeiten fest und sorgen dafür, dass aus jedem Bereich Ihres Unternehmens Ideen in den Projektverlauf Ihrer Microsoft 365 Einführung einfließen.

Wenn ein gefestigter Kreis, bestehend aus Führungskräften und Mitarbeitern, gemeinsam ein Projekt lenkt und zusammen die in Kooperation angefertigte Leitlinie innerhalb Ihres Unternehmens verbreitet, besteht die Chance, Ihre Mitarbeiter für die Idee zu begeistern und die Vision innerhalb des Unternehmens aufleben zu lassen.

Wenn die Vision lebt und die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gleichermaßen mit den Führungskräften an einem Strang ziehen, werden organisatorische und technische Veränderungen akzeptiert und neue Arbeitsweisen angenommen und erfolgreich umgesetzt.  Die Offenheit gegenüber neuen Technologien und den damit einhergehenden Veränderungen in der Organisation und der täglichen Arbeit ist ein Grundpfeiler für eine erfolgreiche Transition nach Microsoft 365.

Die spezifische Planung der internen Kommunikation und des internen Marketings sind unerlässlich, um eine Vision im Unternehmen zu verbreiten. In der dritten Ausgabe des netgo Microsoft 365 User Adoption Blog werden wir deshalb verschiedene Aspekte und Methoden der Kommunikationsplanung und interner Projektmarketingstrategien beleuchten. Bis dahin: Drive Adoption!

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Titelbild des Microsoft Cloud Updates

Microsoft Cloud Update 06 / 2021

Unsere Consultants Adrian Ritter und Marvin Bangert haben wieder einen Blick in die Microsoft Cloud geworfen. Welche Neuerungen und Features können Sie in Kürze bei Microsoft erwarten? Wir verraten es Ihnen. Viel Spaß!

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Microsoft 365

Teams

SharePoint/ OneDrive

Yammer

Power Platform

Teams User Group am 28. Juli

Teams UserGroup – Save the Date – Event 22 | Meetup

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Notebook mit Exchange- Office 365 und Outlook LogoAngelov - stock.adobe.com

Hafnium und mehr – Ein unruhiges Jahr für Exchange Administratoren

Microsoft Exchange Administratoren haben in diesem Jahr eine unruhige Zeit hinter sich. Die letzten Monate waren geprägt von verschiedenen Sicherheitslücken, allen voran natürlich der sogenannte „Hafnium-Exploit“ im März. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hatte die Lage als „extrem kritisch“ eingestuft und sprach allein in Deutschland von ca. 26.000 betroffenen und aus dem Internet erreichbaren Exchange Servern.

Da aber auch hier vermutlich „Nach der Sicherheitslücke ist vor der Sicherheitslücke“ gilt, möchten wir Ihnen mit diesem Artikel nun Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie und Ihr Unternehmen der nächsten Sicherheitslücke entspannter entgegensehen können. Und dabei muss man gar nicht weit suchen, denn Microsoft selbst bietet effektive Möglichkeiten und Maßnahmen.

Wechsel zur Cloud

Der naheliegendste Ansatz ist natürlich: „Was ich nicht habe, kann auch nicht angegriffen werden.“ Hiermit ist die Nutzung von bzw. der Umstieg auf Exchange Online gemeint, denn der Onlinedienst der Microsoft 365 Cloud Plattform war bisher von keiner der Sicherheitslücken betroffen, oder für diese anfällig. Die erfahrenen Exchange Administratoren unter Ihnen werden jetzt natürlich zu Recht anmerken, dass bei einer Migration zu Exchange Online bzw. in einem Exchange Hybrid Szenario weiterhin ein Server on-premises bestehen bleiben muss. Aber auch hier ist ein besserer Schutz geboten, da der verbleibende on-premises Server im Optimalfall keine Postfächer mehr vorhält. So kann die Erreichbarkeit des Servers aus dem Internet reduziert werden, so dass sich dadurch auch der Angriffsvektor deutlich verringert.

Aber auch wenn eine Exchange Online Migration aktuell noch nicht eingeplant ist, kann die Microsoft Cloud helfen. Mit Microsoft Defender for Endpoint bietet Microsoft eine Komplettlösung für die Endpunktsicherheit, die auf dem Anti-Virus Client Microsoft Defender aufsetzt und über die Cloud um zahlreiche Funktionalitäten erweitert wird. Viele denken bei „Endpunkt“ primär an die Windows 10 Geräte der User, aber weit gefehlt. Das gesamte System lässt sich auch auf Windows Servern nutzen und bietet auch hier enorme Sicherheitsvorteile. Selbst für Linux Server ist Defender for Endpoint verfügbar. Im Gartner „2021 Magic Quadrant for Endpoint Platforms“ wurde Microsoft als „Leader“ ausgezeichnet.

Schutz mit Microsoft Defender

Eine der primären Funktionen und Stärken des Defender für Endpunkt ist das Erkennen und Nachvollziehen von schädlichen und ungewollten Aktivitäten auf den Clients und Servern. So hat Microsoft sehr schnell den Microsoft Defender Anti-Virus Client um Funktionen ergänzt, so das automatisch Veränderungen an den Systemen abgemildert bzw. rückgängig gemacht werden können. Defender for Endpoint unterstützt dies zusätzlich durch detaillierte Analyse-Möglichkeiten, um eine weitere Ausbreitung eines möglichen Angreifers zu erkennen und unterbinden zu können. Auch hier hat Microsoft schnell vordefinierte Guides bereitgestellt.  

Gerade bei den aktuellen Server-Versionen ist ein Umstieg von Ihrem bisherigen Anti-Virus Hersteller auf Microsoft ohne großen Aufwand realisierbar, da der Defender schon fester Bestandteil des Windows Servers ist.

Sollten Sie sich für eine Migration zu Exchange Online interessieren oder den Microsoft Defender for Endpoint mal in Aktion sehen wollen, unterstützen wir Sie gerne. Zusätzlich bieten wir sowohl für Exchange Online als auch für Security & Compliance Themen in Office 365 Managed Services an, die eine weitere Entlastung der IT-Abteilung ermöglichen. Unsere Microsoft Cloud Experten beraten Sie zu all den genannten Themen und weiteren Managed Services gerne und sorgen dafür, dass Exchange Administratoren wieder ruhiger schlafen können.

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