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User Adoption – Man kann nicht nicht kommunizieren

Kommunikationsplanung

Schon der österreichische Philosoph und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick hat in seinen „Fünf Axiomen der menschlichen Kommunikation“ festgehalten: Man kann nicht nicht kommunizieren.

Diese Aussage stellt dar, dass es uns Menschen unmöglich ist, keine Kommunikation zu anderen Mitmenschen aufzubauen, selbst wenn wir uns bemühen, diese zu ignorieren. In der Planung von Projekten kann man diesen Grundsatz ebenfalls erkennen. Denn wenn bei der Einführung neuer Produkte, welche sich nachhaltig auf unsere Geschäftsprozesse auswirken, die Mitarbeiter nicht rechtzeitig und in einem gesunden Maße informiert werden, wird dies als negative Kommunikationsleistung ausgelegt und bremst die Durchdringung neuer Systeme im Unternehmen, welche wir mit der Umsetzung eines Projektes anstreben.

Eine weitsichtige Kommunikationsplanung beginnt daher schon unmittelbar nach der Projektvergabe. Schon zu Beginn der Einführungs- und Transitionsphase von Microsoft 365 sollte die eigentliche Kommunikation innerhalb des Unternehmens starten, damit Anwender sich informiert und nicht übergangen fühlen und sich persönlich auf die kommenden Umstellungen vorbereiten können.

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Expertise aus bereits durchgeführten Microsoft 365 Projekten bei Ihrer Kommunikationsplanung.

Gemeinsam wird ein auf Ihren geplanten Microsoft 365 Rollout und Ihr Unternehmen zugeschnittener Kommunikationsplan aufgestellt, in welchem festgehalten wird, wann welche Personengruppen neue Informationen über den Projektverlauf erhalten. Diese Informationen können über verschiedene digitale oder auch analoge Kommunikationsmittel den Weg zu Ihren Mitarbeitern finden. Der klassische Newsletter ist hierbei nur einer von vielen Wegen, welchen wir Ihnen an die Hand geben können.

Auch die an Ihr Corporate Design angelehnte Gestaltung und gemeinsam ausgearbeitete Nomenklaturen und Formulierungen, fließen in die Kommunikationsplanung ein, damit Ihre Mitarbeiter sich mit der Art und Weise der Kommunikation identifizieren können und immer auf dem neuesten Stand sind.

Marketing geht auch intern!

Gemeinsam mit einem ausführlichen und auf das Projekt zugeschnittenen Kommunikationsplan spielt das interne Projektmarketing eine nicht unerhebliche Rolle in Bezug auf eine gesunde Akzeptanz- und Informationsgrundlage der Mitarbeiter für ein erfolgreiches Projekt und seine finale Umsetzung.

Für ein Microsoft 365 Projekt ist es daher essenziell, dass aus dem Unternehmen heraus die berühmte Werbetrommel gerührt wird, um die Endanwender zu begeistern und das Projekt von der Planung bis zur Umsetzung in ein positives Licht zu stellen.

Das Projektmarketing bietet unterschiedliche Mittel und Wege, geplante Projektschritte vorzustellen oder die Anwender während des Rollouts Ihrer Microsoft 365 Umgebung zur ersten und daraufhin durchgehenden Nutzung von Microsoft Applikationen zu bewegen. Sei es durch Goodies und Gimmicks, welche den Endanwendern an die Hand gegeben werden, professionell aufbereiteten Ankündigungsvideos oder durch die Einrichtung von Bereichen in Ihrer Microsoft 365 Umgebung, welche die Verwendung ebendieser spielerisch steigern. Auch ein Bereich für eine konstruktive und transparente Behandlung von Feedback stellt einen wichtigen Teil des Projektmarketings dar, aus welchem neue, benutzerorientierte Aufgaben abgeleitet werden können.

Mit den Kapazitäten, welche die netgo Group zur Verfügung stehen hat, können wir Ihr Unternehmen bei der organisatorischen, technischen und auch marketing- und designseitigen Gestaltung eines erfolgreichen Projektmarketings unterstützen.

Gemeinsam mit einem passenden Kommunikationsplan lösen sich interne Barrieren für eine Umstellung in die Microsoft Welt und einem erfolgreichen und übergreifend durchdringendem Rollout steht nichts mehr im Weg.

Nachdem wir in den bisherigen Ausgaben des netgo Microsoft 365 User Adoption Blog vor allem Aspekte besprochen haben, welche Führungskräfte und Mitarbeiter betreffen und vorbereitender und organisatorischer Natur sind, wollen wir in der vierten Ausgabe eine Verknüpfung zu den Applikationen von Microsoft 365 herstellen, indem wir die Themen Use Cases, Pain Points und User Stories beleuchten. Bis dahin: Drive Adoption!

27. Juli 2021/von Jonathan Braun

Love the wind @adobestock.com

User Adoption – Gemeinsam.Eine.Vision.

Blog

Eine gemeinsame Vision.

In der Geschichte sind Visionäre und ihre richtungsweisenden Erkenntnisse schon immer von Bedeutung gewesen. Auch in der IT haben große Visionäre ihre Spuren hinterlassen: ob Bill Gates bei Microsoft, Steve Jobs bei Apple oder in jüngster Neuzeit Elon Musk mit seinen diversen technologischen Innovationen. Allesamt hatten sie die Zeichen der Zeit erkannt und konnten Menschen von ihren Visionen überzeugen.

Auch im kleineren, unternehmerischen Kontext kann eine Vision von erheblicher Relevanz für die künftige organisatorische Ausrichtung sein. Doch was genau ist hiermit gemeint?

Änderungen in der Unternehmens-IT bringen häufig auch Änderungen in der Arbeitsorganisation und den Prozessabläufen mit sich. Typische Stichwörter sind „Digitalisierung“, „Vereinfachung“ oder „Automatisierung“. Wenn die Endanwender, welche diesen Änderungen in ihrer Arbeitsweise betroffen sind, nicht nachvollziehen können, warum diese Änderungen vorgenommen werden, ist es schwierig, eine grundlegende Akzeptanz für neue Organisation und Systeme zu schaffen.

Genau hier muss jedem Mitarbeiter im Unternehmen von führenden Positionen eine Vision an die Hand gegeben werden, welche verständlich beschreibt, warum Änderungen für die Erreichung übergreifender Firmenziele relevant sind.

Unsere Mitarbeiter unterstützen Sie dabei, in Ihrem Führungskreis für die Einführung von Microsoft 365 eine kurze und prägnante Vision zu formulieren, welche diverse Fragestellungen beinhaltet. Unter anderem: Was sind die Herausforderungen innerhalb Ihrer Organisation? Mit welchen Zielen ändert die Organisation ihre Arbeitsweisen? Welche Vorteile bieten neue, sozialere und transparente Arbeitsweisen? Wie wird der Erfolg aussehen, wenn Arbeitsweisen übernommen werden?

Anhand dieser Fragestellungen und in den passenden Worten für Ihre Mitarbeiter kann eine Leitlinie erstellt werden, welche die Akzeptanz und das Verständnis für die Veränderungen steigern, welche Microsoft 365 mit sich bringt, und somit die Chance für eine erfolgreiche Einführung.

Gemeinsam an einem Strang ziehen!

Um eine allgemeingültige Vision formulieren zu können, sollten die wichtigsten Stakeholder eines Microsoft 365 Projektes zusammenarbeiten und dabei die Zielgruppen im Blick behalten.

Die Stakeholder und deren Verantwortlichkeiten, sowie Ziel- und Interessengruppen müssen vor dem Start eines Projektes festgelegt werden. Im User Adoption Initialworkshop der netgo definieren wir mit Ihnen gemeinsam die wichtigsten Zielgruppen und Stakeholder, legen Verantwortlichkeiten fest und sorgen dafür, dass aus jedem Bereich Ihres Unternehmens Ideen in den Projektverlauf Ihrer Microsoft 365 Einführung einfließen.

Wenn ein gefestigter Kreis, bestehend aus Führungskräften und Mitarbeitern, gemeinsam ein Projekt lenkt und zusammen die in Kooperation angefertigte Leitlinie innerhalb Ihres Unternehmens verbreitet, besteht die Chance, Ihre Mitarbeiter für die Idee zu begeistern und die Vision innerhalb des Unternehmens aufleben zu lassen.

Wenn die Vision lebt und die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gleichermaßen mit den Führungskräften an einem Strang ziehen, werden organisatorische und technische Veränderungen akzeptiert und neue Arbeitsweisen angenommen und erfolgreich umgesetzt. Die Offenheit gegenüber neuen Technologien und den damit einhergehenden Veränderungen in der Organisation und der täglichen Arbeit ist ein Grundpfeiler für eine erfolgreiche Transition nach Microsoft 365.

Die spezifische Planung der internen Kommunikation und des internen Marketings sind unerlässlich, um eine Vision im Unternehmen zu verbreiten. In der dritten Ausgabe des netgo Microsoft 365 User Adoption Blog werden wir deshalb verschiedene Aspekte und Methoden der Kommunikationsplanung und interner Projektmarketingstrategien beleuchten. Bis dahin: Drive Adoption!

20. Juli 2021/von Jonathan Braun

Drei Comicfiguren ziehen mit einem Seil eine vierte Person aus seiner Couch

User Adoption – Der Mensch ist ein Gewohnheitstier

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Gewohnheitstiere

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Diese Phrase begegnet uns in allerlei Lebenslagen und Situationen. In manchen Geschäftsbereichen, so auch in der Informationstechnik, spielen die Gewohnheiten der Menschen bzw. Anwender, eine große Rolle für die dauerhaft erfolgreiche Umsetzung eines Projektes. Denn mit der Einführung neuer Systeme, Anwendungen und Arbeitsweisen, ändert sich das Bekannte, was dem Gewohnheitstier Mensch nicht immer direkt gefällt. Und was dem Gewohnheitstier nicht gefällt, kann nicht zur neuen Gewohnheit werden.

Genau an dieser Stelle setzen wir mit dem Themenbereich der User Adoption in Microsoft 365 Projekten an, denn die Einführung von Neuem sollte nicht nur auf technischer, sondern auch auf organisatorischer und vor allem menschlicher Ebene stattfinden. Im Zuge von Systemwechseln sollen alte Gewohnheiten aufgebrochen und Platz für neue Arbeitsmittel und -wege geschaffen werden, um aus Gewohnheitstieren Champions für neue Systeme zu formen.

Drive Adoption!

„Drive Adoption!“ wird auch durch Microsoft selbst gepredigt. Der amerikanische Tech-Riese hat bereits vor Jahren erkannt, dass gerade im Bereich des Cloud-Computing neben der technischen Perspektive auch die menschliche Perspektive eine Schlüsselrolle für den Erfolg eines Projektes spielt. Für Partner stellt Microsoft grundlegende Adoption Richtlinien zur Verfügung, welche helfen die Mitarbeiter der Kunden erfolgreich in Einführungsprozesse zu integrieren und an Neues heranzuführen. Die User Adoption steht hierbei für einen dauerhaften Prozess, welcher sich an die Gegebenheiten und Zyklen der neuen „Evergreen IT“ anpasst und die Akzeptanz der Benutzer in einem Unternehmen steigert.

Als netgo wollen wir Sie bei der Umsetzung dieser Ansätze unterstützen und bieten dafür eine breite Palette von Maßnahmen an, welche gemeinsam mit Ihren Stakeholdern auf die geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten und mit Tiefgang ausgearbeitet werden.

Mit unseren Dienstleistungspaketen im Bereich User Adoption begleiten wir Sie während der Einführungs- und Transitionsphase von Microsoft 365 mit dem Ziel, diese erfolgreich, transparent und für die Endanwender zugänglich zu gestalten. Hierfür verwenden wir unsere Expertise in verschiedenen Ansätzen, von der Visionserstellung, über die Planung von Kommunikations- und Projektmarketingstrategien, bis hin zur Anfertigung von Use Cases und Persona Konzepten. Auch die Planung und Durchführung von personen- und gruppenspezifischen Trainings im Bereich Microsoft 365 verbessert den Blick der Mitarbeiter auf ein Projekt und schult die Anwender in der fachgerechten Nutzung neuer Werkzeuge.

Der User Adoption Prozess endet jedoch nicht mit dem Zeitpunkt einer erfolgreichen Microsoft 365 Transition. Auch während des laufenden Betriebs gilt es, in einem stetigen Austausch mit allen wichtigen Stakeholdern und den Endanwendern zu stehen, deren Anforderungen festzuhalten und auf Basis dieser Informationen das System benutzerorientiert weiterzuentwickeln. Mit dem Paket „Managed User Adoption“ der netgo unterstützen wir Sie bei allen Adoption-Maßnahmen während des laufenden Betriebs. Durch Regeltermine zwischen Ihren Stakeholdern und netgo Experten, in denen Pain Points ausgearbeitet, Nutzungs- und Effizienzmessungen vorgestellt oder Neuerungen in der Welt von Microsoft 365 umfassend besprochen werden, entlasten wir Sie bei der Erarbeitung und Präsentation von Entwicklungspotenzialen, damit Sie sich Ihrem Kerngeschäft zuwenden können.

Durch die Umsetzung von passenden User Adoption Maßnahmen in Einführungsphase, Transitionsphase und laufendem Betrieb können Sie es schaffen, die Durchdringung von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen auf technischer, organisatorischer und menschlicher Ebene voranzutreiben und aus Gewohnheitstieren Innovationstreiber zu machen.

In der nächsten Ausgabe des netgo Microsoft 365 User Adoption Blog werden wir näher auf die Erstellung einer Vision und die Definition von Zielgruppen eingehen, und die Auswirkung dieser Schritte auf Ihr Microsoft 365 Projekt beleuchten. Bis dahin: Drive Adoption!

6. Juli 2021/von Jonathan Braun